وكانت الشركة تدير في البداية استفسارات عن الدورات الدراسية من خلال أرقام شخصية متعددة في WhatsApp، ولكن هذا النهج أدى إلى ثلاث مسائل رئيسية.
أولا، فقدت إمكانية التسجيل لعدم الرد على الطلاب في الوقت المحدد. إن إدارة الأعداد المتعددة تجعل من الصعب تتبع جميع الطلاب الوافدين وتعيينهم للوكلاء. وأدى ذلك إلى إغفال الطلاب المحتملين أو عدم الاستجابة لهم في الوقت المحدد.
ثانياً، واجهت شركة Innov821 DMCC صعوبة في زيادة عدد المسجلين بسبب القيود المفروضة على استخدام أرقام WhatsApp الشخصية. ولا يمكنها سوى بث البرامج والمناسبات إلى 256 جهة اتصال في كل قائمة إذاعية. وبما أنه كان من غير العملي إرسال بث متعدد عبر أرقام عدة، فقد واجهت الشركة اختناًقًا في النمو.
وأخيرا، من الصعب تقييم فعالية الخبراء الاستشاريين لأن محادثاتهم موزعة على أعداد وأجهزة متعددة. وليس للمديرين أي رؤية للكيفية التي تتعامل بها أفرقتهم مع التحقيقات، مما يجعل من الصعب تقييم من هو حسن الأداء ومن هو في حاجة إلى التحسين. ونتيجة لذلك، فقد ضاعت فرص البيع الإضافية.
ولمعالجة المسائل التي واجهها هؤلاء الموظفون باستخدام أرقام شخصية متعددة في WhatsApp، لجأت شركة Innov821 DMCC إلى الرد. وأرادوا تحسين احتياجاتهم في مجال الاتصال بالطلاب وزيادة عدد الملتحقين بالطلاب.
انتقل Innov821 DMCC من استخدام أرقام شخصية متعددة لـ WhatsApp إلى حساب منصة أعمال واحدة لـ WhatsApp (API) وانتقل إلى الرد .io. وقد أدى ذلك إلى تبسيط عملياتها.
بدلاً من إدارة الرسائل على هواتف أو تطبيقات متعددة، تأتي جميع استفسارات الطلاب إلى صندوق بريد واحد. من الأسهل تتبع رسائل التلاميذ، مما يقلل من فقدان إمكانية التسجيل.
ومن الممكن الآن أيضا تحديد حملات التسويق التي يأتيها الطلاب وتقسيمهم حسب اهتمامهم بالمقررات الدراسية. وكان هذا سبباً في تحسين أداء الوكلاء من خلال السماح لهم بالرد فوراً على تفاصيل الدورة ذات الصلة، وتوفير تجربة مصممة خصيصاً لكل رصاص.
ومن خلال الاستفادة من أدوات التشغيل الآلي المختلفة التي استخدمتها شركة Innov821 DMCC زادت شركة Innov821 عدد الطلاب المقيدين.
مكنت وحدة إنشاء التشغيل الآلي لمحادثة سير العمل من توجيه الطلاب وتعيين المستشارين المناسبين لاحتياجاتهم تلقائياً. تأخذ التشكيلة في الاعتبار قدرة الوكيل لضمان استجابة الوكلاء للاستفسارات في الوقت المناسب وتقليل عدد حالات فقدان العملاء.
كما زادت شركة Innov821 DMC من حجم حملاتها الترويجية بإرسال برامج ترويجية وتسويقية للمناسبات على القنوات الشعبية مثل WhatsApp.
يمكن أن يرسل رسائل محددة الهدف إلى الجمهور المناسب في الوقت المناسب. على سبيل المثال، أرسل البث التلقائي لإخطار العملاء المحتملين بشأن الحلقات الدراسية القادمة. وكانت هذه الرسائل شخصية لكل طالب، حسب مجرى اهتمامهم، وأسفرت عن زيادة عدد الطلاب الملتحقين بها.
وقد عالجت أدوات الإبلاغ القوية التي استخدمتها الاستجابة التحديات المتمثلة في مراقبة وتقييم أداء الخبراء الاستشاريين في لجنة التنسيق الإداري المنشأة في إينوف821 بشكل فعّال. واكتسبت رؤية قيِّمة في المقاييس مثل أوقات الاستجابة الأولى والحل وحددت مجالات التحسين.
كما تمكّن المديرون من فهم أوقات الذروة في الرسائل، مما سمح لهم بتحسين توافر مستشاريهم ومواءمة عمليّاتهم مع سلوك الطلاب بشكل أفضل.
وقد مكنت هذه الرؤى المديرين من اتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذ استراتيجيات لتحسين الفعالية في تأمين التسجيل.
لقد ساعدتنا الاستجابة في توسيع نطاق أعمالنا والنمو بمعدل سريع. فقد قلل من تعقيد عملياتنا حتى نتمكن من الرد بسرعة على استفسارات الطلاب مع تحسين نوعية الاستجابة. وكان ذلك هو المفتاح الذي أدى إلى نجاحاتنا الأخيرة. - أحمد حجازي، المدير العام لشركة Innov821 DMCC
شهدت شركة Innov821 DMCC تحسينات كبيرة بعد استخدامها لـ respond.io في عمليات المبيعات والتسويق، مما أدى إلى زيادة معدلات التسجيل.
وقد أرسلت المنظمة ما متوسطه مليون رسالة بث شهرياً، مما ساعد في تحفيز الطلاب على التسجيل في المناهج. وفي غضون ذلك، تكفل أدوات التشغيل الآلي الرد على كل استفسار بسرعة، مما يقلل إلى أدنى حد من ضياع الفرص المحتملة.
وأسفر هذا المزيج من البرامج الموجهة، وتدفقات العمل المؤتمتة والوكلاء الذين يستجيبون بسرعة من صندوق داخلي مركزي عن معدل تحويل مذهل قدره 73.2 في المائة. وباختصار، تمكنت شركة Innov821 DMC من مضاعفة معدلات التسجيل في المدارس بتسجيلها 448 730 طالباً في غضون 7 أشهر.
وقد حققت شركة Innov821 DMC زيادة بنسبة 100 في المائة في عدد الطلاب الذين استفادوا على مدى 7 أشهر باستخدام رؤى من وحدة التقارير. وأتاحت لهم هذه الرؤى الاستفادة إلى أقصى حد من استراتيجياتهم الخاصة بالمشاركة، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين، واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات والتي عززت التسجيل بصورة فعالة.