يمكن أن تساعد قوالب استجابة خدمة العملاء في تبسيط عمليات خدمة العملاء من خلال توفير استجابات قياسية. يمكن استخدام قوالب خدمة العملاء هذه لمجموعة متنوعة من الأغراض والسيناريوهات ، بما في ذلك الترحيب بالعملاء والرد على الاستفسارات وإغلاق محادثة وطلب مراجعة والمزيد. تابع القراءة لمعرفة كيف يمكن لقوالب خدمة العملاء تحسين طريقة تواصل عملك مع العملاء.

ما هي قوالب استجابة خدمة العملاء

قالب استجابة خدمة العملاء هو رسالة مكتوبة مسبقا يمكن استخدامها للرد بسرعة وكفاءة على استفسارات العملاء الشائعة.

تؤدي كتابة نفس الإجابات إلى إضاعة الوقت بشكل متكرر ، بينما قد يكون النسخ واللصق مملا لأنك تتطلب فتح نوافذ أو مراجع متعددة ، وهو أمر أكثر إزعاجا على الهاتف المحمول.

تسمح القوالب للوكلاء بقضاء وقت أقل في تحية العملاء والرد على الاستفسارات العامة أو الأسئلة الشائعة. يمكنهم بعد ذلك استخدام الوقت الذي تم توفيره لمعالجة المشكلات الأكثر صعوبة أو التوكيل مع العديد من العملاء في وقت واحد.

تضمن قوالب استجابة خدمة العملاء معلومات متسقة وصوت العلامة التجارية حيث يمكن فحص الرسائل مسبقا. يمنح هذا العملاء تجربة موحدة مع عملك بغض النظر عن الوكيل الذي تم تعيينه لهم أو النظام الأساسي الذي يستخدمونه للاتصال بك.

اعتمادا على الهدف ، يمكن استخدام قوالب خدمة العملاء بعدة طرق. على سبيل المثال، يمكنك إرسال رسائل ترحيب إلى العملاء الذين يتصلون بنشاطك التجاري من خلال إعلان واستخدام الرسائل الخارجية لإعلام العملاء عندما لا يكون الوكلاء متاحين.

يمكنك أيضا استخدام القوالب لإغلاق المحادثات وطلب المراجعات وتقديم الأسئلة الشائعة والمزيد. الآن بعد أن عرفت قوالب خدمة العملاء التي يمكن استخدامها ، ما هي تطبيقات المراسلة الأفضل لإرسالها؟

أفضل تطبيقات المراسلة لإرسال قوالب استجابة خدمة العملاء

في حين أن هناك العديد من برامج المراسلة الفورية المختلفة المتاحة حول العالم ، فمن السهل جدا اختيار الأفضل لعملك لاستخدامه. يتم تضييق اختياراتك إلى القنوات التي تحظى بشعبية بين الديموغرافية المستهدفة وحيث يعمل عملك.

سواء كان ذلك WhatsApp أو Facebook Messenger، فإن أفضل تطبيق مراسلة لإرسال قوالب خدمة العملاء هو التطبيق الذي يستخدمه عملاؤك أكثر من غيرهم. الهدف هو التواصل مع عملائك ، ولن تتمكن من القيام بذلك إلا إذا كنت على نفس القنوات.

إذا كان عملاؤك يستخدمون العديد من التطبيقات المختلفة للتواصل ، ففكر في إرسال القوالب الخاصة بك من برنامج إدارة محادثات العملاء الذي يدعم قنوات متعددة ، مثل respond.io.

تدعم كل قناة قدرات مراسلة مختلفة ، مثل تضمين مقاطع الفيديو والروابط والأزرار والمزيد. ولكن نظرا لأن الجزء الأكبر من رسائل القوالب يتكون من نص ، وهو أمر تدعمه جميع القنوات ، فستركز هذه المدونة عليها.

دعنا ننتقل إلى بعض أفضل الممارسات لكتابة قوالب استجابة خدمة العملاء.

أفضل الممارسات لإنشاء قوالب استجابة خدمة العملاء

لا توجد قواعد صارمة وسريعة لإعداد قوالب استجابة خدمة العملاء ، ولكن إليك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها.

نظرا لأن العملاء سيتلقون هذه الرسائل على تطبيقات المراسلة الفورية ، فاستفد من ذلك واستخدم نغمة محادثة. لا تكتب رسائل فورية كما لو كانت رسائل بريد إلكتروني. اجعل رسائلك مهذبة وقصيرة ومباشرة.

قم بإنشاء قوالب سهلة التخصيص لأنه سيتم إرسالها إلى أشخاص مختلفين. بهذه الطريقة ، يمكنك بسهولة تضمين أسماء العملاء أو التفاصيل الأخرى ذات الصلة لجعل الرسائل تبدو أكثر خصوصية.

تجنب استخدام المصطلحات التي قد لا يعرفها عملاؤك. إذا كانت رسائلك واضحة وسهلة الفهم ، فلن تضطر إلى قضاء وقت إضافي في شرحها لعملائك.

اختبر رسائلك وحسنها للحصول على أفضل النتائج. إذا وجدت أن بعض الرسائل لا تجيب على الاستفسارات أو تصل إلى النقطة ، فقم بتعديلها حتى تفعل ذلك.

تأكد من تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) عند الاقتضاء. إذا كنت تريد أن يتخذ عملاؤك إجراء بعد قراءة رسائلك ، فقم بتوضيح ذلك.

في القسم التالي ، سنشارك بعض الأمثلة على قوالب استجابة خدمة العملاء.

20 أمثلة على قوالب استجابة خدمة العملاء

فيما يلي بعض الأمثلة على قوالب خدمة العملاء لنسخها أو استخدامها كمصدر إلهام لرسائلك الخاصة. لا تتردد في تعديلها أو تعديلها لجعلها مناسبة لعملك.

قوالب استجابة خدمة العملاء: تحية عملائك

تعمل قوالب خدمة العملاء على تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في التحية وتوديع العملاء ، مما يتيح لك قضاء المزيد من الوقت في المحادثات الفعلية بدلا من ذلك.

إليك بعض التحيات التي يمكنك استخدامها:

1. " 👋 مرحبا! نشكرك على التواصل مع [اسم النشاط التجاري]. أنا [اسم الوكيل]، كيف يمكنني مساعدتك؟"

2. "👋 صباح الخير / بعد الظهر / المساء] ، كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟"

رسالة الرد المتأخر

استخدم هذه الرسائل إذا لم تتمكن من الرد على عملائك على الفور.

1. "مرحبا ، [اسم العميل] ، شكرا لك على رسالتك. نحن حاليا بعيدون لقضاء العطلات حتى [التاريخ]. سنكون على اتصال بمجرد عودتنا".

2. " 👋 شكرا لك على رسالتكم. نحن حاليا بعيدون عن عطلة نهاية الأسبوع الطويلة. سنعود إليك بمجرد عودتنا يوم الاثنين ".

إبلاغ العملاء بساعات عملك

هذه القوالب مفيدة لإعلام عملائك بسرعة بساعات عملك أو قنوات اتصال بديلة للمسائل العاجلة.

1. "📆 نحن منفتحون من الاثنين إلى السبت (بما في ذلك أيام العطل الرسمية) ، من الساعة 9:00 صباحا حتى 9:00 مساء."

2. "شكرا لك على رسالتك. لسوء الحظ ، نحن مغلقون اليوم. مكاتبنا مفتوحة من الأحد إلى الخميس ، من الساعة 10:00 صباحا حتى 10:00 مساء. إذا كانت لديك استفسارات عاجلة ، فيرجى الاتصال بالخط الساخن للطوارئ 🚨 على: [الرقم]"

قوالب خدمة العملاء: أجب عن الأسئلة المتداولة

تعد قوالب استجابة خدمة العملاء مثالية للإجابة على الأسئلة المتداولة. سيتمكن وكلاؤك من استخدام هذه الرسائل الجاهزة للرد بسرعة على هذه الأسئلة.

يمكنك تقديم إجابات كاملة على الأسئلة الشائعة في الرد السريع نفسه أو ربط العملاء بمصادر خارجية للحصول على تفاصيل إضافية.

1. "يقع مقرنا الرئيسي في [العنوان]" 📍

2. "Respond.io يدعم قنوات متعددة مثل WhatsApp ، Telegram و Facebook Messenger. تحقق من القائمة الكاملة للقنوات المدعومة هنا: [رابط]"

جدولة المواعيد

يمكن أيضا استخدام قوالب استجابة خدمة العملاء لجدولة المواعيد مع عملائك.

1. " 🗓️ يسعدنا تحديد موعد معك! يرجى الرد بالتاريخ والوقت المفضل لديك أو تحديده من التقويم الخاص بنا: [رابط]"

2. "مرحبا ، [اسم جهة الاتصال] ، شكرا لك على التواصل. نود التحدث إليكم عبر الهاتف لمناقشة القضية بشكل أكبر. يرجى الرد بالتاريخ والوقت المفضلين لديك وسيتواصل معك وكيلنا ".

إرسال رسائل تتبع الطلب

رسالة القالب حيث يمكنك إدخال رابط تتبع الطلب بسرعة مفيدة أيضا للعملاء الذين يرغبون في معرفة مكان طلباتهم.

1. "يمكن تتبع طلبك هنا: [رابط]. إذا كان لديك أي مشاكل بخصوص التسليم ، يرجى الاتصال بالخط الساخن على مدار 24 ساعة على: [رقم]"

2. "طلبك في طريقه! إذا كنت ترغب في تتبع موقعه في الوقت الفعلي ، يرجى زيارة: [رابط]"

سياسات الإرجاع والاسترداد

تأكد من حصول جميع عملائك على نفس الرسالة حول سياسات الإرجاع الخاصة بك لتجنب أي صداع محتمل من سوء التواصل.

1. " ✅ يمكنك إلغاء خطتك في أي وقت ، دون رسوم إضافية. ما عليك سوى الاتصال بنا وإخبارنا برغبتك في القيام بذلك ".

2. "لدينا سياسة ✅ استرداد كاملة بدون طرح أسئلة ، قم بشحنها إلينا في العبوة الأصلية في غضون 14 يوما من التسليم وستسترد أموالك. لمزيد من المعلومات ، تحقق من سياسة الإرجاع الخاصة بنا هنا: [رابط]"

قوالب لخدمة العملاء: معالجة المشكلات الفنية

لا أحد يحب أن يترك في الظلام فيما يتعلق بالأمور العاجلة أو غير المريحة. استخدم قوالب استجابة خدمة العملاء لإبقاء العملاء على اطلاع دائم بأي مشكلات فنية قد تواجهها.

فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل الرد السريع للحصول على تحديثات المشكلات الفنية:

1. " ⚠️ تخضع منصتنا حاليا للصيانة المجدولة وسيتم تشغيلها بحلول الساعة 8:00 صباحا يوم الثلاثاء الموافق 07/02/2023. نعتذر عن أي إزعاج تسبب " 🙇

2. " 💥 عفوا! تواجه خوادمنا حاليا بعض الصعوبات الفنية. نحن نعمل بالفعل على هذه القضية ونأمل أن يتم تشغيلها في الساعات ال 12 القادمة. نعتذر عن أي إزعاج!"

تحديث مخزون المنتج

تعد قوالب استجابة خدمة العملاء رائعة أيضا لتحديث العملاء حول مخزون المنتج.

1. "شكرا لك على التواصل. سيعود [اسم المنتج] إلى المخزون الأسبوع المقبل. لحجز وحدة ، قم بزيارة متجرنا على الإنترنت: [link]."

2. "مرحبا [اسم العميل] ، [اسم المنتج] متوفر حاليا. هل ترغب في تقديم طلب؟"

اطلب من العملاء الراضين مراجعة

تتمثل إحدى طرق معرفة ما إذا كان عملاؤك سعداء بخدمتك في تذكيرهم بترك مراجعة لنشاطك التجاري بعد التوكيل مع استفساراتهم.

1. " 🙏 نأمل أن تكون جميع مشاكلك قد تم حلها! إذا كان لديك أي تعليقات حول تجربة العملاء الخاصة بك ، يرجى ترك لنا مراجعة على [رابط]. ونحن نتطلع إلى خدمتك مرة أخرى."

2. "شكرا لك على الاتصال ب [اسم النشاط التجاري]. إذا كان لديك دقيقة ، يرجى ترك مراجعة لتجربتك معنا على [رابط]. نحن نقدر ونذهب من خلال جميع التعليقات المقدمة 🙂 "

تعمل قوالب استجابة خدمة العملاء على تحسين وتسريع عملية الرد على عملائك ، ولكن إذا كان عملك يواجه مشكلة في مواكبة حجم الرسائل الواردة ، ففكر في استخدام برنامج إدارة محادثات العملاء مثل respond.io

يتيح لك Repond.io حفظ العشرات من الردود السريعة لخدمة العملاء أو حتى أتمتة الردود في وحدة سير العمل القوية. هذا يحرر وقت وكلائك ، مما يسمح لهم بالتركيز على الاستفسارات غير العادية أو المعقدة.

Respond.io يدعم أيضا قنوات متعددة ، لذا ستتمكن من مراسلة جميع عملائك على تطبيقات مختلفة دون تبديل منصات المراسلة. أعد استخدام نفس القوالب عبر جميع القنوات دون إعادة كتابتها.

المهتمه؟ اشترك للحصول على نسخة تجريبية مجانية اليوم!

مواصلة القراءة

إذا وجدت هذه المقالة مفيدة ، فإليك بعض المنشورات الأخرى التي قد تكون مفيدة لك:

• كيفية إرسال رسالة بعيدا للأعمال
• ما هو CSAT؟ دليل عملية رضا العملاء
• أتمتة الدردشة: كيفية البدء