إدارة البريد المزعج: مسح صندوق الوارد الخاص بك [Aug 2023]

هل تضيع الرسائل غير المرغوب فيها وقت وكلائك وتبعدهم عن عملائك؟ يمكن لإدارة البريد المزعج أن تساعدك على إزالة الفوضى حتى تتمكن من التركيز على زبائنك. في هذه المقالة، ستتعلم ما هو البريد المزعج، وكيف يؤثر على الأعمال التجارية واستراتيجيات إدارة البريد المزعج عبر الرسائل الفورية.

ما هو البريد المزعج؟

يشير البريد المزعج إلى الرسائل غير المرغوب فيها التي ترسل عبر قنوات اتصال مختلفة. إنه إزعاج شائع ويمكن العثور عليه في أشكال مختلفة عبر العديد من المنصات، بما في ذلك الرسائل الفورية مثل WhatsApp، Viber و Telegram، البريد الإلكتروني ، الوسائط الاجتماعية والمدونات والمنتديات.

تحتوي هذه الرسائل على جميع أنواع المحتويات. ويمكن أن تأتي في شكل ترويج للمنتجات أو الخدمات أو الاحتيال. ورغم أن البريد المزعج يثير الانزعاج، فإنه يطرح أيضا مشكلة خطيرة بالنسبة للأعمال التجارية التي تتلقاه. إذن، ماذا يحدث عندما لا تنفذ الشركات استراتيجيات لإدارة البريد المزعج؟

ما هو تأثير الرسائل المزعجة على الأعمال التجارية؟

البريد المزعج يؤثر على الجميع. في الواقع، حوالي نصف حركة البريد الإلكتروني غير مرغوب فيه. ورغم أن الحجم الكبير للرسائل وحده يعد مثيرًا للقلق، فإن نقص إدارة البريد المزعج سيكون له آثار سلبية أخرى على الأعمال التجارية.

فهو يمكن أن يعوق الإنتاجية، ويؤدي إلى ضياع الفرص، ويعرقل العمليات، ويعرض أمن البيانات للخطر. دعونا نستكشف هذه القضايا بمزيد من التفصيل.

البريد المزعج عبر الرسائل الفورية: فقدان الإنتاجية

وإحدى المسائل الرئيسية التي تنطوي على رسائل غير مرغوب فيها هي أنها تضيع الوقت والموارد القيمة. ويتعين على الوكلاء أن ينقلوا عبر رسائل غير مرغوب فيها لتحديد ومعالجة الرسائل المشروعة. وهذا يستغرق وقتاً طويلاً ويحول تركيزه بعيداً عن احتياجات العملاء.

وعلاوة على ذلك، قد يتعين على الوكلاء أيضا أن يكرسوا وقتا إضافيا لإبلاغ أفرقتهم المعنية بتكنولوجيا المعلومات أو الأمن برسائل غير مرغوب فيها. وفي حين أن الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها ضروري لتحسين نظم الترشيح فإنه يضيف إلى عبء العمل ويزيد من تقليص الإنتاجية عموما.

البريد المزعج عبر الرسائل الفورية: الخسائر المالية

ويمكن أن تتسبب الرسائل المزعجة في سهولة ضياع الرسائل المشروعة من العملاء أو الشركاء أو غيرهم من أصحاب المصلحة أو تجاهلها. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى ارتفاع خطر فقدان فرص الأعمال التجارية أو عدم معالجة المعلومات الحاسمة على وجه السرعة، ومن المحتمل أن يؤدي ذلك إلى فقدان المبيعات أو تأخير المشاريع أو عدم الوفاء بالمواعيد النهائية.

وعلى سبيل المثال، فإن استفسار العميل المحتمل'أو اقتراحا حساسا زمنيا من شريك قد يصنف خطأ على أنه غير مرغوب فيه، وتسبب في إخفاق الأعمال التجارية في إبرام صفقات محتملة.

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤثر البريد المزعج تأثيرا سلبيا على إشراك العملاء والاحتفاظ بهم. وإذا ما ضاعت أو أغفلت الرسائل المشروعة من العملاء، فقد تكون هناك ردود متأخرة أو حتى عدم استجابة على الإطلاق. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى خسارة في الأعمال التجارية المحتملة.

البريد المزعج عبر الرسائل الفورية: الخسائر التشغيلية

فالأعمال التجارية تخاطر بالتباطؤ في العمل إذا ما تلقت الكثير من الرسائل غير المرغوب فيها. الرسائل ذات المرفقات الكبيرة أو الصور يمكن أن تستهلك كمية كبيرة من عرض النطاق الترددي. ومع تزايد حجم الرسائل الواردة، فإن ذلك يؤدي إلى إجهاد الشبكة، مما يقلل من عرض النطاق الترددي المتاح للاتصالات التجارية المشروعة.

وعلاوة على ذلك، فإن وجود كمية كبيرة من الرسائل غير المرغوب فيها التي تشغل خادم البريد الإلكتروني يمكن أن يقلل من مساحة التخزين المتاحة لرسائل الزبائن، مما يتطلب استثمارات إضافية في الهياكل الأساسية للتخزين.

البريد المزعج عبر الرسائل الفورية: خروقات الأمان

والرسائل المزعجة التي تحتوي على روابط خبيثة يمكن أن تشكل مخاطر أمنية كبيرة على الأعمال التجارية. ويمكن أن تؤدي هذه الروابط إلى انتهاكات أمنية مختلفة. وهناك مثالان شائعان هما التصيد الاحتيالي وتوزيع البرمجيات الضارة.

ويعتبر صيد السمك أسلوباً يرسلون فيه رسائل احتيالية يبدو أنها من مصادر جديرة بالثقة، مثل الشركات المعروفة جيداً. وإذا سقط الموظفون في محاولات التصيد الاحتيالي هذه وتبادلوا دون علم المعلومات الحساسة، فإن ذلك يمكن أن يؤدي إلى الإخلال بالبيانات والوصول غير المأذون به إلى النظم الحساسة.

ويمكن أن تشمل الرسائل المزعجة أيضا وصلات تؤدي إلى تنزيل ملفات خبيثة، مثل الفيروسات، أو برامج التجسس، أو برامج الفدية، أو تروخان. وبمجرد تركيبها على جهاز كمبيوتر، يمكنها أن تلحق الدمار بسرقة البيانات الحساسة، أو تعطيل العمليات، أو المطالبة بدفع فدية.

ومن الواضح أن التعامل مع البريد المزعج أمر حاسم. يوفر هذا وقتًا ثمينًا لوكلائك عن طريق تقليل الحاجة إلى التفاعل مع رسائل البريد المزعج. وهذا يتيح لها تحسين معدل ردودها عموما لأن لديها مزيدا من الوقت للتركيز على الاستفسارات المشروعة. تعلم كيف يمكنك تنفيذ استراتيجيات إدارة البريد المزعج في القسم التالي.

إدارة الرسائل غير المرغوب فيها: 5 استراتيجيات لمنع الرسائل غير المرغوب فيها

وتساعد استراتيجيات إدارة الرسائل غير المرغوب فيها الوكلاء على تحديد ومعالجة الرسائل غير المرغوب فيها، مما يقلل من تأثيرها على سير عملهم. لكن لتنفيذ واحدة ، تحتاج إلى الأدوات الصحيحة لمساعدتك، مثل جواب.io.

Respond.io هو برنامج لإدارة محادثة العملاء مصمم للتعامل مع حجم كبير من محادثات العملاء. يجمع بين قنوات الاتصال مثل البريد الإلكترونيو WhatsApp وأكثر في صندوق الوارد omnichannel.

هذا يساعد عملائك على التعامل مع الرسائل غير المرغوب فيها عبر جميع القنوات في مكان واحد. الآن، دعونا نلقي نظرة على أفضل استراتيجيات إدارة البريد المزعج مع المجيب.يو.

إدارة البريد المزعج: البريد المزعج

إذا كانت الرسائل غير المرغوب فيها لديك لأول مرة، يمكنك تعليمها يدويًا في فقط ببضع نقرات على respond.io. إعداد هذا سهل مع قالب علامة جهة الاتصال كالبريد المزعج في وحدة التشغيل الآلي لسير العمل.

إليك دليل لإنشاء هذا الاختصار لوضع العلامات على البريد المزعج.

1. حدد وحدة سير العمل .

2. انقر على + إضافة سير العمل.

3. حدد قالب علامة جهة الاتصال كالبريد المزعج.

4. انقر فوق استخدم القالب.

5. حدد نشر.

لقد انتهيت. بمجرد وضع علامة على جهة اتصال كغير مرغوب فيها، سيتم إغلاق المحادثة.

إدارة البريد المزعج: تصفية البريد المزعج تلقائياً

لا يتوجب عليك دائماً وضع علامة على عودة جهات الاتصال غير المرغوب فيها يدوياً. بمجرد أن يتم تحديد جهة اتصال كرسالة غير مرغوب فيها، يمكنك تضمين فلتر البريد المزعج في أي تلقائية لمحادثة سير العمل، تحرير وقت الوكلاء للعمل مع العملاء الحقيقيين بدلاً من ذلك.

يمكنك إعداد عامل تصفية البريد المزعج التلقائي بواسطة إضافة خطوة فرع إلى سير العمل الخاص بالمحادثة إذا كان موجوداً أو جديداً.

إدارة البريد المزعج: تعليم الوكلاء حول تكتيكات البريد المزعج

يساعد وكلاء المساعدة على البقاء على علم بتكتيكات البريد المزعج الشائعة للتعرف على رسائل البريد المزعج المحتملة وتجنبها. ومن خلال تزويد الوكلاء بالمعرفة والوعي اللازمين، يمكن للأعمال التجارية أن تقلل إلى أدنى حد من خطر الوقوع ضحية للتهديدات الأمنية المتصلة بالبريد الإلكتروني غير المرغوب فيه.

وتشمل بعض الأمثلة على الرسائل غير المرغوب فيها أو المشبوهة التهجئة السيئة والنحو، والوعود بفرص غير واقعية وملحقات غير ملتمسة.

إدارة البريد المزعج: تجنب النقر على الروابط المشبوهة

سواء في رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية أو غيرها من قنوات الاتصال، يحتاج الوكلاء إلى توخي الحذر عند النقر على الروابط من مرسلين غير معروفين أو مشبوهين. هذا لحماية المعلومات الحساسة والحفاظ على سلامة جهازك وشبكتك. وقد تؤدي هذه الروابط إلى مواقع ويب أو تنزيلات تعرض الأمن للخطر.

التحلي دائما باليقظة والتحقق من مشروعية الصلات قبل التفاعل معها. وينبغي أن يتوخى الوكلاء الحذر والاستباقية في إخطار قيادة الفريق أو السلطات المختصة بالرسائل المشبوهة.

إدارة الرسائل المزعجة: تقرير الرسائل المزعجة لمزيد من التحقيق

ويعد الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها لإجراء مزيد من التحقيقات أمرا حاسما لكشف عدد كبير من المحادثات غير المرغوب فيها ومعالجتها على نحو فعال. يجب تشجيع الوكلاء على الإبلاغ عن الرسائل المزعجة من خلال علامة الرسائل المزعجة وتوفير ملخص للمحادثة مع ملاحظات الإغلاق، حتى يتمكن المديرون من تحديد وتتبع المسائل المرتبطة بالبريد المزعج بسهولة.

فهي توفر رؤى قيمة لطبيعة الرسائل غير المرغوب فيها وأنماطا يمكن أن تكون قد تهربت من التصفية الأولية. ويمكن استخدام هذه المعلومات لإجراء مزيد من التحقيقات لفهم الأساليب التي يستخدمها مرسلو الرسائل غير المرغوب فيها.

مع الدراية الفنية والأدوات لإدارة البريد المزعج تحت تصرفك، يمكنك المساعدة في تحرير وقت عملائك لمساعدة العملاء، وتجنب الخسائر ومنع المخالفات الأمنية المحتملة. هل أنت مستعد لتحسين طريقة التعامل مع المحادثات مع العملاء؟ قم بالتسجيل للحصول على تجربة مجانية من respond.io اليوم.

المزيد من القراءة

إذا كنت تستمتع بقراءة هذه المقالة، تحقق من مدوناتنا في إدارة محادثات العملاء أدناه:

• مسار الدردشة: كيفية بناء طريق الدردشة إلى الفريق الأيمن

• إدارة التصعيد: دليل لتصعيد العملاء.

• الدعم المحادثاتي: كيف يساهم في تحسين تجربة العملاء.