هل تضيع الرسائل غير المرغوب فيها وقت وكلائك وتحولهم بعيدا عن عملائك؟ يمكن أن تساعدك إدارة الرسائل غير المرغوب فيها في التخلص من الفوضى حتى تتمكن من التركيز على عملائك. في هذه المقالة ، ستتعرف على ماهية البريد العشوائي ، وكيف يؤثر على الأنشطة التجارية واستراتيجيات إدارة الرسائل غير المرغوب فيها عبر المراسلة الفورية.

ما هو البريد المزعج؟

يشير البريد العشوائي إلى الرسائل غير المرغوب فيها التي يتم إرسالها عبر قنوات الاتصال المختلفة. إنه مصدر إزعاج شائع ويمكن العثور عليه بأشكال مختلفة عبر العديد من المنصات ، بما في ذلك برامج المراسلة الفورية مثل WhatsApp ، Viber و Telegramوالبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والمدونات والمنتديات.

تحتوي هذه الرسائل على جميع أنواع المحتوى. يمكن أن تأتي في شكل الترويج للمنتجات أو الخدمات أو عمليات الاحتيال. في حين أن البريد العشوائي مزعج ، إلا أنه يمثل أيضا مشكلة خطيرة للشركات التي تتلقاه. إذن ، ماذا يحدث عندما لا تنفذ الشركات استراتيجيات إدارة البريد العشوائي؟

ما هو تأثير الرسائل غير المرغوب فيها على الشركات؟

يؤثر البريد العشوائي على الجميع. في الواقع ، حوالي نصف حركة مرور البريد الإلكتروني هي رسائل غير مرغوب فيها. إن الحجم الكبير للرسائل وحده أمر مثير للقلق ، ولكن الافتقار إلى إدارة البريد العشوائي سيكون له تأثيرات أخرى على الشركات.

يمكن أن يعيق الإنتاجية ، ويؤدي إلى ضياع الفرص ، ويعطل العمليات ويعرض أمن البيانات للخطر. دعونا نستكشف هذه القضايا بمزيد من التفصيل.

البريد العشوائي عبر الرسائل الفورية: فقدان الإنتاجية

تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في رسائل البريد العشوائي في أنها تضيع الوقت والموارد الثمينة. يتعين على الوكلاء فحص الرسائل غير المرغوب فيها لتحديد الرسائل الشرعية ومعالجتها. هذا يستغرق وقتا طويلا ويحول تركيزهم بعيدا عن احتياجات العملاء.

علاوة على ذلك ، قد يضطر الوكلاء أيضا إلى تخصيص وقت إضافي للإبلاغ عن رسائل البريد العشوائي إلى فرق تكنولوجيا المعلومات أو الأمان الخاصة بهم. في حين أن الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها ضروري لتحسين أنظمة التصفية ، إلا أنه يضيف إلى عبء العمل ، مما يقلل من الإنتاجية الإجمالية.

البريد العشوائي عبر الرسائل الفورية: الخسائر المالية

يمكن أن تتسبب الرسائل غير المرغوب فيها في ضياع الرسائل الشرعية من العملاء أو الشركاء أو أصحاب المصلحة الآخرين أو التغاضي عنها بسهولة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى مخاطر عالية تتمثل في ضياع فرص العمل أو عدم معالجة المعلومات المهمة على الفور ، مما قد يؤدي إلى فقدان المبيعات أو تأخر المشاريع أو تفويت المواعيد النهائية.

على سبيل المثال ، قد يتم تصنيف استفسار العميل المحتمل أو اقتراح حساس للوقت من شريك عن طريق الخطأ على أنه بريد عشوائي ، مما يتسبب في فقدان الشركة للصفقات المحتملة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤثر البريد العشوائي سلبا على مشاركة العملاء والاحتفاظ بهم. إذا فقدت الرسائل المشروعة من العملاء أو تم التغاضي عنها ، فقد تكون هناك ردود متأخرة أو حتى لا توجد استجابة على الإطلاق. هذا يمكن أن يؤدي إلى خسارة في الأعمال المحتملة.

البريد العشوائي عبر الرسائل الفورية: الخسائر التشغيلية

تخاطر الشركات بالتباطؤ التشغيلي إذا تلقت الكثير من الرسائل غير المرغوب فيها. يمكن أن تستهلك الرسائل التي تحتوي على مرفقات أو صور كبيرة قدرا كبيرا من النطاق الترددي. مع زيادة حجم الرسائل الواردة ، فإنه يجهد الشبكة ، مما يقلل من النطاق الترددي المتاح للاتصالات التجارية المشروعة.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي الحجم الكبير من البريد العشوائي الذي يشغل تخزين الخادم إلى تقليل مساحة التخزين المتاحة لرسائل العملاء ، مما يتطلب استثمارات إضافية في البنية التحتية للتخزين.

البريد العشوائي عبر الرسائل الفورية: الخروقات الأمنية

يمكن أن تشكل الرسائل غير المرغوب فيها التي تحتوي على روابط ضارة مخاطر أمنية كبيرة على الأنشطة التجارية. يمكن أن تؤدي هذه الروابط إلى انتهاكات أمنية مختلفة. مثالان شائعان هما التصيد الاحتيالي وتوزيع البرامج الضارة.

التصيد الاحتيالي هو أسلوب يرسل فيه مرسلو الرسائل غير المرغوب فيها رسائل احتيالية تبدو وكأنها من مصادر جديرة بالثقة ، مثل الشركات المعروفة. إذا وقع الموظفون في محاولات التصيد الاحتيالي هذه وشاركوا المعلومات الحساسة دون علمهم ، فقد يؤدي ذلك إلى خروقات البيانات والوصول غير المصرح به إلى الأنظمة الحيوية.

يمكن أن يتضمن البريد العشوائي أيضا روابط تؤدي إلى تنزيل ملفات ضارة ، مثل الفيروسات أو برامج التجسس أو برامج الفدية الضارة أو أحصنة طروادة. بمجرد تثبيتها على جهاز كمبيوتر ، يمكنها إحداث فوضى عن طريق سرقة البيانات الحساسة أو تعطيل العمليات أو المطالبة بدفع فدية.

من الواضح أن التعامل مع البريد العشوائي أمر بالغ الأهمية. إنه يوفر لوكلائك وقتا ثمينا عن طريق تقليل الحاجة إلى التفاعل مع رسائل البريد العشوائي. يتيح لهم ذلك تحسين معدل استجابتهم الإجمالي لأن لديهم المزيد من الوقت للتركيز على الاستفسارات المشروعة. تعرف على كيفية تنفيذ استراتيجيات إدارة الرسائل غير المرغوب فيها في القسم التالي.

إدارة البريد العشوائي: 5 استراتيجيات لمنع الرسائل غير المرغوب فيها

تساعد استراتيجيات إدارة البريد العشوائي الجيدة الوكلاء على تحديد البريد العشوائي والتعامل معه ، مما يقلل من تأثيره على سير عملهم. ولكن لتنفيذ واحد ، فأنت بحاجة إلى الأدوات المناسبة لمساعدتك ، مثل respond.io.

Respond.io هو برنامج لإدارة محادثة العملاء مصمم للتعامل مع حجم كبير من محادثات العملاء. فهو يجمع بين قنوات الاتصال مثل البريد الإلكتروني وواتساب وغيرهما في صندوق وارد واحد متعدد القنوات.

ويساعد ذلك وكلاءك في التعامل مع الرسائل غير المرغوب فيها عبر جميع القنوات في مكان واحد. الآن ، دعنا نلقي نظرة على أفضل استراتيجيات إدارة البريد العشوائي مع respond.io.

إدارة البريد العشوائي: وضع علامة على البريد العشوائي يدويا

إذا راسلك أحد مرسلي الرسائل غير المرغوب فيها لأول مرة، يمكنك الإبلاغ عنه يدويا ببضع نقرات فقطrespond.io. يعد إعداد هذا الأمر أمرا سهلا باستخدام قالب وضع علامة على جهة الاتصال كبريد عشوائي في وحدة أتمتة مهام سير العمل.

فيما يلي دليل لإنشاء هذا الاختصار الذي يشير إلى الرسائل غير المرغوب فيها.

1. حدد وحدة سير العمل .

2. انقر فوق + إضافة سير عمل.

3. حدد وضع علامة على جهة الاتصال كقالب بريد عشوائي .

4. انقر فوق استخدام القالب.

5. حدد نشر.

لقد انتهيت. بمجرد وضع علامة على جهة اتصال كرسالة غير مرغوب فيها ، سيتم إغلاق المحادثة.

إدارة البريد العشوائي: تصفية البريد العشوائي تلقائيا

لا يتعين عليك دائما وضع علامة على جهات الاتصال غير المرغوب فيها التي يتم إرجاعها يدويا. بمجرد تحديد جهة اتصال كمرسل بريد عشوائي ، يمكنك تضمين عامل تصفية البريد العشوائي في أي أتمتة دردشة Workflows ، مما يوفر وقت الوكلاء للتفاعل مع عملاء حقيقيين بدلا من ذلك.

يمكنك إعداد عامل التصفية التلقائي للبريد العشوائي عن طريق إضافة خطوة فرع إلى سير عمل محادثة واردة حالية أو جديدة.

إدارة البريد العشوائي: تثقيف الوكلاء حول تكتيكات البريد العشوائي

ساعد الوكلاء على البقاء على اطلاع بأساليب البريد العشوائي الشائعة للتعرف على الرسائل غير المرغوب فيها المحتملة وتجنبها. من خلال تزويد الوكلاء بالمعرفة والوعي اللازمين ، يمكن للشركات تقليل مخاطر الوقوع ضحية للتهديدات الأمنية المتعلقة بالبريد العشوائي.

تتضمن بعض الأمثلة على الرسائل غير المرغوب فيها أو المشبوهة الأخطاء الإملائية والنحوية السيئة والوعود بفرص غير واقعية والمرفقات غير المرغوب فيها.

إدارة الرسائل غير المرغوب فيها: تجنب النقر على الروابط المشبوهة

سواء في رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية أو قنوات الاتصال الأخرى ، يحتاج الوكلاء إلى توخي الحذر بشأن النقر على الروابط من مرسلين غير معروفين أو مشبوهين. هذا لحماية المعلومات الحساسة والحفاظ على سلامة جهازك وشبكتك. قد تؤدي هذه الروابط إلى مواقع ويب أو تنزيلات تعرض الأمان للخطر.

مارس اليقظة دائما وتحقق من شرعية الروابط قبل التفاعل معها. يجب أن يكون الوكلاء حذرين واستباقيين في إخطار قائد الفريق أو السلطات المختصة بالرسائل المشبوهة.

إدارة الرسائل غير المرغوب فيها: الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها لمزيد من التحقيق

يعد الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها لمزيد من التحقيق أمرا بالغ الأهمية لاكتشاف ومعالجة عدد كبير من المحادثات غير المرغوب فيها بشكل فعال. يجب تشجيع الوكلاء على الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها عن طريق وضع علامات على الرسائل غير المرغوب فيها وتقديم ملخص للمحادثة مع الملاحظات الختامية ، حتى يتمكن المديرون من تحديد المشكلات المتعلقة بالبريد العشوائي وتتبعها بسهولة.

وهي توفر رؤى قيمة حول طبيعة الرسائل غير المرغوب فيها والأنماط التي ربما تكون قد تهربت من التصفية الأولية. يمكن استخدام هذه المعلومات لإجراء مزيد من التحقيقات لفهم التكتيكات التي يستخدمها مرسلو البريد العشوائي.

من خلال المعرفة والأدوات اللازمة لإدارة البريد العشوائي تحت تصرفك ، يمكنك المساعدة في توفير وقت وكلائك لمساعدة العملاء وتجنب الخسائر ومنع الانتهاكات الأمنية المحتملة. هل أنت مستعد لتحسين الطريقة التي تتعامل بها مع المحادثات مع عملائك؟ قم بالتسجيل للحصول على خال respond.io محاكمة اليوم.

مواصلة القراءة

إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذا المقال ، فراجع مدوناتنا حول إدارة محادثات العملاء أدناه:

• توجيه الدردشة: كيفية إنشاء مسار دردشة إلى الفريق المناسب
• إدارة التصعيد: دليل لتصعيد العملاء
• دعم المحادثة: كيف يحسن تجربة العملاء