Datenschutzverletzungen sind in der heutigen Messaging-Landschaft nur allzu häufig. Von Telegram und Facebook Messenger bis Slackist kein Unternehmen vor Vorfällen sicher. Allein im Jahr 2023 wurden 8 Milliarden Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe verzeichnet.

Aber bei diesen Statistiken geht es nicht wirklich um Zahlen - sie sind ein Weckruf für Unternehmen wie Ihres, die Datensicherheit und sicheres Messaging ernst zu nehmen.

Es ist zwar unmöglich, einen vollständigen Schutz vor Sicherheitsverletzungen zu garantieren, aber Sie können das Risiko minimieren, indem Sie einen proaktiven Sicherheitsansatz verfolgen, um Ihr Unternehmen und vor allem Ihre Kunden besser zu schützen.

Was ist Datensicherheit?

Im Kern geht es bei der Datensicherheit um den Schutz Ihrer digitalen Informationen.

Ähnlich wie Ihre Wertsachen in einer Bank sicher aufbewahrt werden, schützt die Datensicherheit Ihre Daten sowohl vor böswilligen (z. B. Phishing) als auch vor nicht böswilligen (z. B. menschliches Versagen) Vorfällen durch eine Vielzahl von Methoden wie Zugangskontrolle, Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitsaudits.

Der Grad der Sorgfalt, den Ihr Unternehmen der Datensicherheit widmen muss, ist von Branche zu Branche sehr unterschiedlich. Denken Sie zum Beispiel an ein Finanzinstitut oder ein Krankenhaus, das sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Die potenziellen Folgen eines Sicherheitsverstoßes sind für sie wesentlich größer, da sie spezielle Vorschriften wie HIPAA und GDPR einhalten müssen, als für ein Familienunternehmen, das gebrauchte Elektronik über Facebook Marketplace verkauft.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche muss die Datensicherheit zur Priorität gemacht werden, da die Glaubwürdigkeit Ihres gesamten Unternehmens davon abhängt.

Sichere Instant Messaging-Nachrichten und E-Mails: Warum Datensicherheit wichtig ist

Die richtige Datensicherheit ist nicht verhandelbar. Im Jahr 2023 betrugen die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung weltweit 4,45 Mio. USD. Darüber hinaus ergab eine Studie von McKinsey, dass 87 % der Kunden angaben, sie würden keine Geschäfte mit einem Unternehmen machen, wenn sie Bedenken hinsichtlich dessen Sicherheitspraktiken hätten.

Diese beiden Statistiken bedeuten eines: Es gibt keinen Raum für Fehler, denn es steht viel auf dem Spiel. Sicherheit ist nicht nur ein "Nice-to-have", sondern eine Notwendigkeit, denn die Folgen eines Fehlers sind vielfältig:

Finanzielle Kosten

Sicherheitsverletzungen sind nicht billig, und die damit verbundenen finanziellen Kosten lassen selbst Großkonzerne zusammenzucken. Abgesehen von rechtlichen und behördlichen Strafen müssen Sie damit rechnen, dass Sie erhebliche Ressourcen für die Reaktion auf Vorfälle, die Entschädigung Ihrer Kunden, das Krisenmanagement und die Entwicklung einer moderneren Sicherheitsinfrastruktur aufwenden müssen.

Schlimmer noch: Wenn Ihr Unternehmen börsennotiert ist, wirkt sich eine Sicherheitsverletzung fast immer auf den Aktienkurs aus und lässt den Marktwert sinken.

Rechtliche Auswirkungen

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eindeutige Maßnahmen zum Schutz der Daten ihrer Kunden zu ergreifen, und unabhängig davon, ob ein Verstoß absichtlich oder versehentlich begangen wurde, werden sie die volle Last der Strafen tragen.

Obwohl die Strafen je nach Gerichtsbarkeit und Branche sehr unterschiedlich ausfallen, müssen Unternehmen mit einer Kombination aus Geldstrafen, behördlichen Sanktionen, öffentlichen Bekanntmachungspflichten und sogar Einzelklagen von Kunden selbst rechnen.

Schädigung des Rufs

Das Lebenselixier eines jeden Unternehmens sind seine Kunden, denn ohne sie gäbe es niemanden, dem man Produkte und Dienstleistungen verkaufen könnte. Eine Verletzung der Sicherheit ist auch eine Verletzung des Vertrauens Ihrer Kunden. Niemand möchte, dass seine persönlichen Informationen, seien es Adressen oder Kreditkartendaten, in die falschen Hände geraten.

Kunden reden auch. Abgesehen davon, dass sie ihr Geschäft woanders hin verlagern, sollten Sie sich nicht wundern, wenn sie ihre Erfahrungen mit Freunden und Verwandten sowie durch negative Online-Bewertungen und Beiträge in sozialen Medien teilen.

Beste Datensicherheitspraktiken für Business Messaging

Täglich werden 23 Milliarden Sofortnachrichten und 361,6 Milliarden E-Mails verschickt, was Ihnen die gewaltige Aufgabe vor Augen führen sollte, die Sicherheit Ihrer Geschäftsnachrichten zu gewährleisten. Dies kann sich entmutigend anfühlen, da Ihr Unternehmen und Ihre Lösung nur so gut sind wie die Sicherheit, die sie unterstützt, daher ist es ratsam, einen Schritt nach dem anderen zu tun.

Es ist unmöglich, sicherzustellen, dass alle gesendeten und empfangenen Daten lückenlos sind, aber wenn Sie diese wichtigen Praktiken einhalten, können Sie Ihre Sicherheitsprozesse erheblich optimieren:

#1 Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Benutzer

Das menschliche Element ist oft das schwächste Glied bei Datenschutzverletzungen, wobei sowohl Mitarbeiter als auch Kunden gleichermaßen gefährdet sind. Um dies abzumildern, sollten Sie umfassende und häufige Schulungen zu den besten Verfahren für die Datensicherheit und den sicheren Nachrichtenaustausch durchführen.

Diese Sitzungen könnten Workshops über Sicherheitsrichtlinien, Phishing-Bewusstsein und sogar Präventivmaßnahmen umfassen. Der Einsatz einer Mischung aus Webinaren, Newslettern und interaktiven E-Learning-Plattformen trägt ebenfalls dazu bei, dass Ihre Inhalte für ein möglichst breites Publikum zugänglich und ansprechend sind.

#2 Erstellen Sie einen Plan zur Reaktion auf Vorfälle

Im Falle eines Sicherheitsverstoßes zählt jede Minute, um den Schaden zu begrenzen und eine Verschlimmerung der Situation zu verhindern.

Pläne zur Reaktion auf einen Vorfall sind hier Gold wert, da sie einen klaren Fahrplan enthalten, in dem festgelegt ist, welche Maßnahmen zu ergreifen sind und welche Beteiligten im Falle eines Verstoßes kontaktiert werden sollten. Von der Identifizierung des Vorfalls über die Wiederherstellung bis hin zur Bewältigung von PR-Problemen sorgen diese Pläne dafür, dass eine ansonsten chaotische Angelegenheit systematisch abläuft.

#3 Regelmäßige Audits durchführen

Unternehmen müssen stets zwei Ziele anstreben: ihre Sicherheitspraktiken kontinuierlich zu verbessern und die Selbstzufriedenheit zu minimieren. Eine bewährte Methode, um dies zu erreichen, sind interne Sicherheitsaudits, die die Wachsamkeit der Teams aufrechterhalten.

Bei Sicherheitsaudits wird beurteilt, ob Ihre etablierten Sicherheitsstandards eingehalten werden, und es werden potenzielle Schwachstellen und Lücken ermittelt, die behoben werden müssen, bevor sie ausgenutzt werden können, was Ihnen letztlich hilft, in Zukunft hohe Kosten zu vermeiden.

#4 Eine klare Datensicherheitspolitik

Eine klare, gut definierte Datensicherheitsrichtlinie beschreibt nicht nur, wie Sie Gesetze und Vorschriften einhalten, mit der Datennutzung und -erfassung umgehen und festlegen, wer Zugriff hat. Sie signalisieren den Kunden, dass Sie sich voll und ganz dem Schutz ihrer Daten verschrieben haben und dabei transparent vorgehen, was letztlich Ihren Ruf als verantwortungsbewusstes Unternehmen stärkt.

Eine Richtlinie ist jedoch nur dann wirksam, wenn sie auch gelesen wird. Denken Sie an Ihre Zielgruppe: Wahrscheinlich sind nicht alle Juristen. Vermeiden Sie also Fachjargon und sorgen Sie dafür, dass Ihre Richtlinie in einfacher Sprache verfasst ist.

Worauf Sie bei einer sicheren Messaging- und CRM-Plattform achten sollten

Sie könnten die oben genannten bewährten Verfahren genau befolgen, aber wenn die von Ihnen verwendete Plattform von Natur aus anfällig ist, wäre alles umsonst. Die Plattform, die Sie für die Interaktion mit Ihren Kunden wählen, ist genauso wichtig wie die Praktiken, die Sie anwenden.

Um Ihnen bei der Auswahl der sichersten Messaging-Plattform zu helfen, sollten Sie sich die folgenden Fragen zu Ihrer Wahl stellen:

Verfügt es über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Muss, um Ihre Daten nicht nur vor bösartigen Organisationen, sondern auch vor Regierungen und sogar großen Unternehmen zu schützen. Diese Verschlüsselung gewährleistet, dass die Nachrichten vom Moment des Versands bis zur erfolgreichen Zustellung an den Empfänger vollständig gesichert sind, was für die Kommunikation besonders wichtig ist.

Verwendet es einen sicheren Cloud-basierten Speicher?

Die Speicherung von Daten in der Cloud ist bequem und weit verbreitet, und obwohl sie einen beträchtlichen Datenschutz bieten kann, ist zu beachten, dass der Grad der Sicherheit ganz vom Anbieter abhängt. Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) und Amazon Web Services (AWS) sind beispielsweise als einige der seriösesten und sichersten Anbieter bekannt.

Ist das Unternehmen transparent in Bezug auf seine Datensicherheitspraktiken?

Eine wirklich sichere Messaging-Plattform ist hinsichtlich ihrer Sicherheitspraktiken transparent. Das bedeutet, dass sie nicht nur ihre Verfahren darlegen, sondern auch offen darüber sprechen sollten, wie sie mit Sicherheitsverletzungen umgehen, welche Sicherheitsprotokolle sie verwenden und welche Pläne sie für die Verbesserung der Sicherheit haben.

Wie viele Metadaten werden dort gespeichert?

Metadaten, darunter Standorte, Namen, Telefonnummern, Internetverläufe und mehr, können eine schockierend große Menge an Informationen offenbaren, wenn sie zusammengesetzt werden. Es ist wichtig, genau zu wissen, wie viele und welche Art von Daten Ihre Plattform speichert. Überlegen Sie, ob Sie mit den gesammelten Daten einverstanden sind, bevor Sie sich für ein sicheres CRM oder eine sichere Plattform entscheiden.

Hat sie eine nachweisliche Erfolgsbilanz?

Eine gute Messaging-Plattform ist mehr als die auf einer Seite angepriesenen Funktionen. Sie sollte in der Vergangenheit getestet, aktiv genutzt und von tatsächlichen Kunden genehmigt worden sein. Wenn Sie sich über eine potenzielle Plattform informieren, sollten Sie unbedingt Bewertungsportale wie G2 und Capterra besuchen, um zu erfahren, wie sicher und zuverlässig sie ist.

Erkundung der Sicherheitsmaßnahmen von Respond.io

Respond.io hat der Sicherheit schon immer einen hohen Stellenwert eingeräumt und einen sorgfältigen und proaktiven Ansatz verfolgt, um sicherzustellen, dass alle ergriffenen Maßnahmen den Anforderungen an sicheres Instant Messaging sowohl jetzt als auch in Zukunft gerecht werden.

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen, die im vergangenen Jahr umgesetzt wurden:

ISO 27001:2022 Zertifizierung

Die von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) vergebene Zertifizierung ISO 27001:2022 ist ein weltweit anerkannter Standard, der sich auf die Einrichtung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung eines systematischen Systems zum Management von Datensicherheitsrisiken konzentriert.

Die Zertifizierung nach ISO 27001:2022 ist keine kleine Leistung. Sie unterstreicht einen ausgefeilten, systematischen Ansatz zur Sicherung sensibler Informationen.

Im August 2023 erreichte respond.io mit der Zertifizierung nach ISO 27001:2022 einen wichtigen Meilenstein und untermauerte damit sein unermüdliches Engagement für den Schutz der Daten seiner Kunden vor allen Arten von Bedrohungen.

Für die derzeitigen Benutzer von respond.io bedeutet diese Zertifizierung mehr als nur ein beruhigendes Gefühl. Sie bedeutet ein größeres Vertrauen in die Fähigkeiten der Plattform, sensible Daten mit den strengsten Sicherheitsprotokollen und Risikomanagement-Rahmenwerken zu schützen, wodurch das Potenzial für unbefugten Datenzugriff und Datenverletzungen erheblich reduziert wird.

Einzelanmeldung

Um die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen zu verbessern und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, hat respond.io die Funktion Security Assertion Markup Language (SAML) Single Sign-On (SSO ) eingeführt.

Dadurch wird die Anmeldung bei verschiedenen Online-Diensten und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erheblich vereinfacht, da nur ein einziger Satz von Anmeldedaten verwendet werden muss. Doch SSO ist nicht nur bequem, sondern macht auch die Verwendung mehrerer Passwörter überflüssig, wodurch das Risiko von Passwortverstößen verringert und ein nahtloseres und sichereres Erlebnis für alle Benutzer geschaffen wird.

Zwei-Faktoren-Authentifizierung

Zusätzlich zu den robusten Sicherheitsmaßnahmen hat respond.io die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eingeführt, die die Sicherheit weiter erhöht, indem sie die Schwachstellen des reinen Passwortschutzes beseitigt.

Die Idee hinter 2FA ist einfach, aber effektiv. Sie verlangt von den Nutzern, dass sie bei der Eingabe ihres Passworts einen Code eingeben, der von einer externen Authentifizierungs-App auf ihren mobilen Geräten bereitgestellt wird. Das mag zwar lästig klingen, bietet aber eine weitere Verteidigungsebene, wenn Passwörter in die falschen Hände geraten.

Dieser zweistufige Verifizierungsprozess verringert die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs und stärkt das Vertrauen der Benutzer in die Sicherheit ihrer Daten.

Rufnummern- und E-Mail-Maskierung

Wenn Sie Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adressen verbergen können, ist das ein sicherer Weg, um potenzielle Bedrohungen abzuwehren, von Phishing-Versuchen über Social-Engineering-Angriffe bis hin zu ganz normalem Spam.

Dies wird als Maskierung bezeichnet und ist eine kürzlich von respond.io eingeführte Funktion.

Aber nicht nur für den Durchschnittsnutzer ist die Maskierung von unschätzbarem Wert, sondern vor allem für diejenigen, die persönliche sensible Daten verwalten. In der heutigen digitalen Welt, in der Datenschutzverletzungen immer häufiger vorkommen, ist die Möglichkeit, Kontaktdaten zu maskieren, nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern eine Notwendigkeit, die es Unbefugten erschwert, Ihre Nutzer auszunutzen.

Sind Sie auf der Suche nach einer führenden Software für die Verwaltung von Kundengesprächen, die die Sicherheit ebenso ernst nimmt wie ihre Funktionen? Melden Sie sich für ein kostenloses respond.io Konto an und erfahren Sie, wie sich unsere fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen nahtlos in unsere Funktionssuite integrieren.

Weitere Lektüre

Wenn Sie unsere Einblicke in die Datensicherheit interessant fanden, laden wir Sie ein, sich die folgenden Seiten anzusehen:

• Hervorragende Leistungen werden anerkannt: Respond.io Erlangung der ISO-Zertifizierung
• Dezember 2023 Updates: Zwei-Faktor-Authentifizierung, verbessertes Plattform-Onboarding und Dark Mode für respond.io - Posteingang
• November 2023 Aktualisierungen: Respond AI Agent, SAML Single Sign-on (SSO), verbessertes Mobile App Messaging-Erlebnis und mehr