垃圾邮件管理：清除收件箱杂乱[2023年8月]

垃圾信息是否浪费了您的代理时间，并使他们远离客户？ 垃圾邮件管理可以帮助您清理杂乱，以便您可以专注于客户。 在这篇文章中，您将学习垃圾邮件是什么，垃圾邮件如何影响业务以及管理垃圾邮件的策略。

什么是垃圾信息？

垃圾信息是指通过各种通信渠道发送的不需要的消息。 这种常见的干扰可以在多个平台上以不同的形式出现，包括即时通讯工具，如WhatsApp, Viber 和 Telegram、电子邮件、社交媒体、博客和论坛。

这些消息包含所有类型的内容。 它们可以以促销产品、服务或欺诈的形式出现。 垃圾邮件虽然令人烦恼，但也给收到垃圾邮件的企业造成严重问题。 所以，当企业不执行垃圾邮件管理战略时会发生什么情况？

垃圾邮件对企业的影响如何？

垃圾邮件影响到所有人。 事实上，大约 一半的电子邮件流量 是垃圾邮件。 仅仅大量的信息是令人关切的，但缺少垃圾邮件管理将对企业产生其他影响。

它可能阻碍生产力，导致错失机会，扰乱业务，并危及数据安全。 让我们更详细地探讨这些问题。

即时通讯垃圾邮件：生产率损失

垃圾信息的一个主要问题是它们浪费了宝贵的时间和资源。 代理人必须通过不必要的信息进行筛选以识别和处理合法的信息。 这耗费时间，分散了对顾客需要的注意力。

此外，代理人还可能需要花更多时间向其信息技术或安全小组报告垃圾信息。 虽然报告垃圾邮件对改进过滤系统至关重要，但它增加了工作量，进一步降低了总体生产率。

短信发送垃圾邮件：金融损失

垃圾信息可能导致客户、合作伙伴或其他利益攸关方的合法信息轻易丢失或被忽视。 这可能导致失去商业机会或关键信息得不到及时处理的高度风险。 可能导致销售损失、项目拖延或错过截止日期。

例如，潜在客户的咨询或来自合作伙伴的具有时间敏感的提案可能被错误地标记为垃圾邮件，导致企业错过潜在交易。

此外，垃圾邮件可能对客户的参与和留住产生不利影响。 如果客户的合理信息丢失或被忽视，可能会有延误的答复，甚至根本没有答复。 这可能导致潜在企业的损失。

即时通讯垃圾邮件：业务损失

企业如果遇到太多的垃圾，就会面临业务放缓的风险。 带有大量附件或图像的信息可以消耗大量带宽。 随着收到消息的数量增加，网络变得更加紧张，减少了合法商业通信的可用带宽。

此外，占用服务器存储空间的大量垃圾邮件可减少客户信息的现有存储空间，需要对储存基础设施进行额外投资。

短信发送垃圾邮件：安全违规行为

含有恶意链接的垃圾信息可能对企业构成严重的安全风险。 这些链接可能会导致各种安全漏洞。 两个常见的例子是钓鱼和传播有害软件。

钓鱼是一种技术，垃圾邮件人可以发送似乎来自可靠来源的欺诈信息，例如著名的公司。 如果员工受骗而不知情地分享敏感信息，可能会导致数据泄露和未经授权访问关键系统。

垃圾邮件还可以包含导致下载恶意文件的链接，如病毒、间谍软件、勒索软件或特洛伊木马。 一旦安装在计算机上，它们就可以通过盗窃敏感数据、扰乱业务或要求支付赎金来造成严重破坏。

显然，处理垃圾邮件至关重要。 它减少了与垃圾邮件交互的需要，从而节省了您的代理人宝贵的时间。 这使它们能够提高总的答复率，因为它们有更多的时间集中于合法的调查。 在下一节学习如何执行垃圾邮件管理战略。

管理垃圾邮件：5 个防止不想要的消息的策略

良好的垃圾管理战略有助于代理人识别和处理垃圾邮件，从而减少垃圾邮件对其工作流程的影响。 但要实现一个，你需要正确的工具来帮助你，如应答.io。

Respond.io是一种客户对话管理软件，用于处理大量客户对话。 它将诸如 Email、 WhatsApp 等通信频道合并到 一个 omnichannel 收件箱。

这有助于您的代理在一个地方处理所有频道的垃圾信息。 现在，让我们看看与respond.io一起实现最佳垃圾邮件管理策略。

垃圾邮件管理：手动标记垃圾邮件。

如果您第一次收到垃圾邮件消息，您可以在 中手动标记它们，只需点击一个 回复。 在工作流自动化模块中，使用 标记联系人为垃圾邮件 模板设置这个非常简单。

这是一个创建此垃圾邮件标记快捷方式的指南。

1. 选择 工作流 模块。

2. 点击 on + 添加工作流程。

3. 选择 将联系人标记为垃圾邮件 模板。

4. 点击 使用模板。

5. 选择 发布。

你已经完成了。 一旦您将联系人标记为垃圾邮件，它将关闭对话。

垃圾信息管理：自动过滤垃圾信息

您不必手动标记返回垃圾邮件联系人。 一旦联系人被识别为垃圾邮件发送者，您可以在任何工作流聊天自动化中包含 垃圾邮件过滤器 ，从而释放代理的时间与真实客户互动。

您可以通过 向现有或新的入站对话工作流添加分支步骤 来设置自动垃圾邮件过滤器。

垃圾信息管理：对代理人进行垃圾信息战术教育

帮助代理人随时了解常见的垃圾邮件策略，以识别和避免潜在的垃圾邮件信息。 通过向代理人提供必要的知识和认识，企业能够最大限度地减少遭受与垃圾邮件有关的安全威胁的受害风险。

垃圾邮件或可疑信息的示例包括拼写和语法错误、承诺不切实际的机会和未经请求的附加文件。

垃圾信息管理：避免点击可疑链接

无论是在电子邮件、即时消息或其他通信渠道，代理人在点击未知或可疑发送者的链接时都需要谨慎行事。 这是为了保护敏感信息和保持您的设备和网络的完整性。 这些链接可能会导致网站或下载，从而损害安全性。

在与这些联系进行互动之前，始终保持警惕并核实这些联系的合法性。 代理人在将可疑信息通知领导小组或有关当局时，应谨慎和积极主动地行事。

垃圾信息管理：报告垃圾信息以便进一步调查

为进一步调查报告垃圾邮件对于有效发现和处理大量垃圾邮件谈话至关重要。 应鼓励代理通过 标记 垃圾邮件并提供对话摘要和 结束语 来报告垃圾邮件，以便管理人员可以轻松识别和跟踪与垃圾邮件相关的问题。

它们对可能逃避初步过滤的垃圾信息和模式的性质提供了宝贵的见解。 这种信息可用于进一步调查，以了解垃圾邮件人所使用的战术。

掌握管理垃圾邮件的技能和工具， 您可以帮助腾出您的代理人的时间来帮助客户，避免丢失和防止潜在的安全侵犯。 准备好改进与客户的对话方式？ 立即注册 免费试用Respond.io。

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