垃圾邮件是否浪费了座席的时间并转移了他们与客户的联系？垃圾邮件管理可以帮助您清除混乱，以便您可以专注于客户。在本文中，您将了解什么是垃圾邮件、它如何影响企业以及通过即时消息管理垃圾邮件的策略。
什么是垃圾邮件？
垃圾邮件是指通过各种通信渠道发送的不需要的邮件。这是一种常见的麻烦，可以在多个平台上以不同的形式找到，包括 WhatsApp 等即时通讯工具， Viber 和 Telegram、电子邮件、社交媒体、博客和论坛。
这些消息包含各种内容。它们可以以推广产品、服务或诈骗的形式出现。虽然垃圾邮件很烦人，但它也给收到垃圾邮件的企业带来了严重的问题。那么，当企业不实施垃圾邮件管理策略时会发生什么？
垃圾邮件对企业有什么影响？
垃圾邮件影响到每个人。事实上，大约 一半的电子邮件流量 是垃圾邮件。仅大量邮件就令人担忧，但缺乏垃圾邮件管理将对企业产生其他影响。
它可能会阻碍生产力，导致错失机会，扰乱运营并危及数据安全。让我们更详细地探讨这些问题。
即时消息上的垃圾邮件：生产力损失
垃圾邮件的主要问题之一是它们浪费了宝贵的时间和资源。代理必须筛选不需要的消息，以识别和处理合法消息。这很耗时，而且会分散他们的注意力，让他们的注意力从客户需求上转移开。
此外，代理可能还必须花费额外的时间向其 IT 或安全团队报告垃圾邮件。虽然报告垃圾邮件对于改进过滤系统至关重要，但它会增加工作量，进一步降低整体生产力。
即时消息垃圾邮件：经济损失
垃圾邮件可能会导致来自客户、合作伙伴或其他利益相关者的合法邮件容易丢失或被忽视。这可能导致错失商机或关键信息未得到及时处理的高风险，从而可能导致销售损失、项目延迟或错过最后期限。
例如，潜在客户的询问或合作伙伴的时效性建议可能会被错误地归类为垃圾邮件，从而导致企业错过潜在的交易。
此外，垃圾邮件会对客户参与度和保留率产生不利影响。如果来自客户的合法消息丢失或被忽视，则可能会延迟响应，甚至根本没有响应。这可能导致潜在业务的损失。
即时消息垃圾邮件：运营损失
如果企业收到过多的垃圾邮件，他们可能会面临运营放缓的风险。包含大型附件或图像的邮件可能会消耗大量带宽。随着传入消息量的增加，它会使网络紧张，从而减少合法业务通信的可用带宽。
此外，大量垃圾邮件占用服务器存储会减少客户邮件的可用存储空间，需要对存储基础设施进行额外投资。
即时消息垃圾邮件：安全漏洞
包含恶意链接的垃圾邮件可能会给企业带来重大的安全风险。这些链接可能导致各种安全漏洞。两个常见的例子是网络钓鱼和有害软件的分发。
网络钓鱼是一种技术，垃圾邮件发送者发送看似来自可信赖来源（例如知名公司）的欺诈性消息。如果员工上当受骗并在不知不觉中共享敏感信息，可能会导致数据泄露和对关键系统的未经授权的访问。
垃圾邮件还可能包含指向下载恶意文件（如病毒、间谍软件、勒索软件或特洛伊木马）的链接。一旦安装在计算机上，它们就会通过窃取敏感数据、中断操作或要求支付赎金来造成严重破坏。
显然，处理垃圾邮件至关重要。它通过减少与垃圾邮件交互的需要，为您的座席节省了宝贵的时间。这使他们能够提高整体回复率，因为他们有更多时间专注于合法查询。在下一节中了解如何实施垃圾邮件管理策略。
管理垃圾邮件：防止有害邮件的 5 种策略
良好的垃圾邮件管理策略可帮助代理识别和处理垃圾邮件，从而减少其对工作流程的影响。但是要实现一个，您需要正确的工具来帮助您，例如 respond.io.
Respond.io 是一款客户对话管理软件，旨在处理大量客户对话。它将 电子邮件、 WhatsApp 等通信渠道合并到 一个全渠道收件箱中。
这有助于您的座席在一个地方处理所有渠道的垃圾邮件。现在，让我们来看看最好的垃圾邮件管理策略 respond.io.
垃圾邮件管理：手动标记垃圾邮件
如果垃圾邮件发送者是第一次向您发送消息，您 只需单击几 下即可手动标记他们 respond.io.使用工作流自动化模块中的“ 将联系人标记为垃圾邮件 ”模板可以轻松进行设置。
下面是创建此垃圾邮件标记快捷方式的指南。
1. 选择“工作流”模块。
2. 单击 + 添加工作流。
3. 选择将联系人标记为垃圾邮件模板。
4. 单击“使用模板”。
5. 选择 发布。
大功告成。将联系人标记为垃圾邮件后，它将关闭对话。
垃圾邮件管理：自动过滤垃圾邮件
您不必总是手动标记返回的垃圾邮件联系人。一旦联系人被识别为垃圾邮件发送者，您就可以在任何工作流聊天自动化中加入 垃圾邮件过滤器 ，从而腾出座席与真实客户互动的时间。
您可以通过向现有或新的入站对话工作流 添加分支步骤 来设置自动垃圾邮件筛选器。
垃圾邮件管理：对代理进行垃圾邮件策略教育
帮助代理随时了解常见的垃圾邮件策略，以识别和避免潜在的垃圾邮件。通过为代理提供必要的知识和意识，企业可以最大限度地降低成为垃圾邮件相关安全威胁受害者的风险。
垃圾邮件或可疑邮件的一些示例包括拼写和语法错误、不切实际的机会承诺和未经请求的附件。
垃圾邮件管理：避免点击可疑链接
无论是电子邮件、即时消息还是其他通信渠道，代理在点击来自未知或可疑发件人的链接时都需要谨慎。这是为了保护敏感信息并维护设备和网络的完整性。这些链接可能会导致危及安全性的网站或下载。
在与链接交互之前，请始终保持警惕并验证链接的合法性。座席应谨慎主动地将可疑消息通知团队负责人或相关当局。
垃圾邮件管理：举报垃圾邮件以供进一步调查
报告垃圾邮件以进行进一步调查对于有效检测和处理大量垃圾邮件对话至关重要。应鼓励座席通过 标记 垃圾邮件并提供带有 结束语的对话摘要来报告垃圾邮件，以便管理人员可以轻松识别和跟踪与垃圾邮件相关的问题。
它们提供了有关垃圾邮件的性质和模式的宝贵见解，这些模式可能逃避了初始过滤。此信息可用于进行进一步调查，以了解垃圾邮件发送者采用的策略。
借助管理垃圾邮件的专业知识和工具，您可以帮助座席腾出时间来帮助客户、避免损失并防止潜在的安全漏洞。准备好改进您处理与客户对话的方式了吗？注册 自由 respond.io 今天开庭。
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