رسالة الرد التلقائي للأعمال التجارية: تعزيز تجربة العملاء

تحتاج اليوم الشركات إلى الاستجابة بسرعة للعملاء أو ستبقى خلف الركب. أصبح الاتصال الفوري هو القاعدة نتيجة التقدم السريع في التكنولوجيا. وعلى هذا النحو، يتعين على الأعمال التجارية أن تكون مستعدة للرد على الاستفسارات والشواغل في الوقت الحقيقي. أدخل رسائل الرد التلقائي للأعمال التجارية. في هذه المقالة، سنتعرف على ما هي رسالة الرد التلقائي أو الرد الآلي، ولماذا ينبغي استخدامها، ونموذج رسالة الرد التلقائي للأعمال، وأين يمكنك استخدامها.

ما هي رسالة الرد التلقائي للأعمال التجارية؟

رسالة الرد التلقائي، أو الرد التلقائي، تشير إلى رد تلقائي يطلق من حدث معين أو إجراء معين، مثل تلقي رسالة على تطبيق الرسائل الفورية. يستخدم لإبلاغ المرسل بأن رسالته قد تم استلامها.

يمكن إعداد الردود التلقائية على قنوات مثل WhatsApp ، Messenger ، Instagram ، LINE ، WeChat و Viber، وأيضاً على تعليقات فيسبوك. ولكن لماذا ينبغي للشركات أن تستخدم الرد الآلي للرد على العملاء؟

5 أسباب لضرورة استخدامك للرد الآلي.

وتتلقى الأعمال التجارية التي لديها قاعدة كبيرة من العملاء حجما كبيرا من الرسائل. وهذه يمكن أن تطغى على الوكلاء، لا سيما عندما يتوقع منهم الرد على هذه الرسائل بسرعة.

تأتي رسالة الرد التلقائي في متناول اليد لأنها تسد الفجوة الزمنية بين استفسار العميل ورد الموظف. ومع ذلك، فهذا ليس كل ما يمكن أن يفعله الرد الآلي لعملك. إليك 5 أسباب تجعلك تستخدم رسائل الرد الآلي لعملك.

الرد التلقائي: الرد الفوري على استفسارات العملاء

الانطباعات الأولى مهمة. يمكن أن يكون اعترافك الفوري برسالة العميل عن طريق الرد التلقائي هو الفرق بين التجربة الإيجابية والسلبية. ومن شأن معرفة أن استفساراتهم قد تم تلقيها أن يعزز تجاربها العامة.

كما أنه يحدد نبرة المحادثة التي تمضي قدما. والرد العاجل ينقل الإحساس بالروح المهنية والحرص.

الرد التلقائي: حفظ وقت الوكلاء

مع حجم الاستفسارات التي تستقبلها الشركات يوميًا، من المستحيل معالجة كل واحدة منها على الفور. الردود التلقائية توفر الوقت للوكلاء بإلغاء الحاجة لتكوين التحيات أو الرسائل التقديمية يدويًا.

بشكل أساسي، تعمل الردود التلقائية كحاجز مؤقت ضد الرسائل الواردة. هذا الجانب من توفير الوقت يسمح لفريقك بالمشاركة مع المزيد من العملاء بفعالية وكفاءة.

الرد الآلي: ضمان الاتساق في الاتصال

وتكفل الردود التلقائية أن يتلقى كل عميل استجابة موحدة ومصقولة حتى عندما يقوم الوكلاء بعبء عمل ثقيل.

إرسال نفس الرسالة يساعد فريقك في تسليم معلومات متسقة عن عملك. وهذا الاتساق يبني الثقة والموثوقية ويعزز الخبرة العامة للعملاء

الرد الآلي: الحفاظ على سمعة العلامة التجارية

كل نقطة اتصال تمثل فرصة لتعزيز صورة علامتك التجارية. يمكن أن تعكس الردود التلقائية المصممة بشكل جيد هوية علامتك التجارية، سواء كانت احترافية، مرحة أو متعاطفة، مما يضمن لك ترك انطباع إيجابي في كل مرة.

وعلاوة على ذلك، فإن الرد الفوري يمكن أن يبين للزبون أن وقته وشواغله يحظى بالتقدير. وهذا يتيح للعملاء تصورا أفضل لعملك التجاري والعلامة التجارية الخاصة بك.

الرد التلقائي: تعيين الردود التلقائية لمختلف الحالات

جمال رسائل الرد التلقائي يكمن في تنوعها. يمكنك إرسال رسائل بعيداً لجميع أنواع الحالات، سواء بسبب عدم التوافر العام، كما هو الحال أثناء عطلات نهاية الأسبوع أو أثناء أحداث معينة مثل العطلات.

في القسم التالي، سوف ننظر في أنواع الردود التلقائية التي يمكنك إرسالها وتوفير أمثلة يمكنك استخدامها.

نموذج رسائل الرد التلقائي لعملك.

الآن بعد أن كنت تعرف فوائد استخدام الرد الآلي لعملك، حان الوقت لصياغة هذه الردود. إذا كنت لا تعرف كيف تفعل ذلك، لا تقلق. فيما يلي 12 نموذج رسالة الرد التلقائي التي يمكنك استخدامها لعملك.

نموذج رسائل الرد التلقائي لعملك: رسائل بعيداً.

يمكنك إرسال رسائل بعيداً لجميع أنواع الأوضاع، سواء كان ذلك بسبب عدم توافره بشكل عام، كما أثناء عطلة نهاية الأسبوع أو أثناء أحداث محددة مثل العطلة.

1. "مرحبًا! نحن حاليا خارج المكتب ولكن سنعود إلى [date]. تمسك، وسنعود إليك لاحقًا.

2. "مرحبًا [اسم العميل]. نحن نحتفل حاليًا بـ [Holiday/Event]، لكن لا تقلق. سنعود إليك في [Date]. تحية! 🥳"

وتذكروا، تأكد دائمًا من أنك تخبر زبائنك بوقت عودتك.

نماذج رسائل الرد التلقائي لعملك: رسائل الترحيب

والترحيب بالعملاء، ولا سيما الجدد منهم، أمر حاسم لإحداث انطباع أول جيد. تماما كما أن المصافحة الدافئة أو الابتسامة الترحيبية تضع نغمة إيجابية في التفاعلات وجها لوجه، تلعب رسائل التحية نفس الدور على تطبيقات الرسائل الفورية.

1. "مرحبًا! شكرًا لتوقفك. كيف يمكنني جعل يومك رائعا؟ 😊"

2. "مرحبًا [اسم العميل]، شكرًا لتواصلك معنا. ماذا يمكننا أن نفعل من أجلك اليوم؟ "

هذا يساعدك على إنشاء صلة حالما يقوم العميل برسائلك.

أمثلة رسائل الرد التلقائي لعملك: رسائل عدم التوفر المؤقتة.

وفي بعض الأحيان، يتجاوز عدد الاستفسارات مؤقتا مدى توافر الوكلاء ولا يستطيع الوكلاء الرد بسهولة.

1. !واو! نحن مشغولون بالرسائل الآن، لكن تمسك. أنت مهم لنا!"

2. “إننا نشهد حاليا حجما كبيرا من الرسائل الواردة. سوف نصل إليك في أقرب وقت ممكن."

تعتبر هذه الفئة من الردود التلقائية بمثابة يد مريحة على كتف العميل، مما يؤكد التزام العمل باهتمامه.

أمثلة رسائل الرد التلقائي لعملك: إشعارات الطوارئ والتحديث.

كل نظام لديه أيام عطلة أو أخطاء لكن الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع هذه المشكلات يمكن أن تصنع أو تخرق سمعتها.

1. "Uh-oh! نحن لدينا بعض المشاكل التكنولوجية الآن. تمسك بينما نقوم بترتيب الأمور. 🛠️"

2. "نعتذر إذا كنت تواجه أي مشاكل. ونظامنا قيد الصيانة. في هذه الأثناء، نحن هنا لمساعدتك في أي شيء تحتاجه."

تحديد ظروف الطوارئ وتحديث الردود التلقائية توقعات مع عملائك والحفاظ على المعلومات عند عدم حدوث الأمور كما هو مخطط.

نموذج رسائل الرد التلقائي لعملك: رابط الأسئلة الشائعة.

ويمكن لحل المشاكل الاستباقية أن يعزز بشكل جذري تجربة المستخدم. وتعمل الردود التلقائية على الأسئلة الشائعة كدليل، وتشير إلى العملاء إلى الموارد التي يمكن أن تعالج استفساراتهم مباشرة وتعزز الكفاءة.

1. "مرحبًا [اسم العميل]. إذا كان لديك سؤال، يرجى مراجعة الأسئلة الشائعة [رابط الأسئلة الشائعة]. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى المساعدة، فارسل "نعم"، وسيتواصل معك أحدهم قريبًا.

2. "هل لديك أسئلة؟🤔 طاقمنا في طريقه إليك. يمكنك أيضا النقر هنا [رابط الأسئلة الشائعة] لقسم الأسئلة الشائعة. قد تكون إجابتك على بعد نقرة واحدة فقط!"

وبالتالي، في هذه الحالة، يمكن لرابط أو قائمة الأسئلة الشائعة أن تحل المشاكل التي يواجهها العميل.

نماذج رسائل الرد التلقائي لعملك: جمع الملاحظات.

البحث النشط عن آراء العملاء حول تجربتهم التجارية يمكن أن يبرز نقاط الضعف في عملائك أو العمليات أو النظم. احصل على رؤى قيمة من عملائك حتى تتمكن من تحسين محادثات العملاء.

1. "مرحبًا، [اسم العميل]. إلى أي مدى قمنا بخدمتك اليوم؟ دعونا نعرف على نطاق يتراوح بين 1 و 10، من سيئ جدا إلى ممتاز. شكرا مسبقا على ردك."

2. "لقد أحببنا الدردشة معك! هل أحببت التحدث إلينا؟ دعنا نعرف من خلال إعطائنا 👍 أو 👎"

للحصول على أفضل النتائج، يجب عليك تعديل هذه العينات بحيث تناسب عملك وعملائك. ولكن إذا كنت ترغب في إنشاء رد آلي من الصفر، ألقي نظرة على أفضل هذه الممارسات عند صياغتها.

أفضل الممارسات لإعداد رسائل الرد التلقائي

عند صياغتها بعناية، لا تعزز الردود الآلية الكفاءة التشغيلية فقط. كما أنه يحسن تجربة المستعملين حيث يجري الاهتمام بالعملاء على الفور، حتى وإن لم يكن هناك أي وكلاء متاحين في تلك اللحظة.

فيما يلي خمس ممارسات أفضل لمراعاة عند صياغة رسالة الرد التلقائي لعملك.

احتفظ به واضحًا ومختصرًا.

الرد التلقائي الخاص بك يجب أن ينقل المعلومات بكفاءة. تجنب كتابة جمل طويلة إن أمكن. استخدم رسالة مباشرة وموجزة لتجنب إرباك العملاء. تذكر، قد لا تعرف من هم عملاؤك.

وقد لا يكونون على دراية بالمصطلحات الصناعية أو التقنية. لذا اختر اللغة البسيطة الخالية من المصطلحات الفنية. وهذا يضمن أن يفهم الجميع رسالتك على الفور، مما يوفر الوقت لوكلائك على المدى الطويل.

حدد التوقعات مسبقًا.

عند إرسال رد تلقائي، تأكد من أن العميل لديه المعلومات ذات الصلة. ويمكن أن يشمل ذلك ساعات العمل الخاصة بك، وتعطل النظام، وجمع ردود فعل العملاء، وغيرهم. وهذا يدير توقعات زبائنك ويعزز الصبر.

إضافة لمسة شخصية

في حين أن الرسالة قد تكون تلقائية، ينبغي ألا تشعر وكأنها آلية. قم بتخصيص ردودك بناءً على توقعات جمهورك المستهدف. وبالنسبة لجمهور أصغر سنا وغير رسمي، قد تعمل النغمة العرضية بشكل أفضل. وفي غضون ذلك، قد يتوقع عملاء الشركات ردا رسميا.

يمكن أن يجعل التخصيص، مثل استخدام الاسم الأول للعميل، الرسالة تبدو أكثر أصالة. قد تشعر أنك تتحدث مع العملاء بدلاً من الحديث معهم.

وقت ردودك بشكل مناسب

تذكر أن أهمية الردود التلقائية كثيرا ما تكون مرتبطة بأطر زمنية محددة. من الضروري إيقاف تشغيل بعض الأنواع، مثل الرسائل الخاصة بالخروج من المكتب أو رسائل العطلات، بمجرد عدم انطباقها. وهذا يمنع اللبس ويضمن بقاء اتصالك في الوقت الراهن.

يضمن دمج هذه الممارسات الجيدة أن ردودك التلقائية لا تؤدي وظيفتها الأساسية فقط، بل تعمل أيضًا كامتداد لصوت وقيم علامتك التجارية. إنها أداة خفية ولكنها قوية لتعزيز الثقة، عرض الاحتراف، وتعزيز العلاقات مع العملاء.

الآن بعد أن لديك الأدوات لتصميم رسائل رد تلقائي جذابة، دعونا نلقي نظرة على القنوات التي يمكنك تنفيذها.

أين يمكنك تنفيذ الرد التلقائي؟

يمكنك استخدام رسائل الرد التلقائي على مختلف تطبيقات الرسائل مثل WhatsApp Business Appو WeChat و LINE ومع ذلك، فإن استخدام الردود التلقائية على هذه التطبيقات له حدود. على سبيل المثال، في تطبيق WhatsApp Business، تقتصر على إعداد رد تلقائي واحد لرسالة غياب ورسالة تحية لكل منهما.

قد يكون هذا كافياً إذا كنت تدير شركة صغيرة. ولكن مع نمو عملك، ستحتاج إلى مزيد من المرونة في رسائل الرد التلقائي التي يمكنك استخدامها. عن طريق توصيل قنوات المراسلة هذه ببرمجية إدارة محادثات العملاء مثل respond.io، يمكنك أتمتة رسائل الرد، توجيه الاتصال، تعيينات الوكيل والمزيد.

الرد التلقائي لتعزيز نجاح الأعمال على respond.io.

الأعمال التجارية في صناعات مختلفة مثل عقارات، الضيافة، التجارة الإلكترونية وأكثر من ذلك يمكن أن يستفيد من الاستجابة. الميزات القوية لإنشاء وإرسال الردود التلقائية.

فعلى سبيل المثال، يمكن لوكيل عقاري أن يقوم بإعداد رسالة رد تلقائي تسأل العميل عن ذلك الوقت، التاريخ والخصائص التي يرغبون في عرضها، في حين يمكن لموقع التجارة الإلكترونية أن يرسل رسالة ما بعد الشراء تطلب من العميل الانضمام إلى برنامج الولاء.

يمكنك فعل كل ذلك من خلال وحدة التشغيل الآلي في وحدة سير العمل، يمكن للشركات أن تعمل تلقائياً على الاستجابات استناداً إلى استفسارات العملاء.

يمكنك أيضًا التقاط معلومات الاتصال عن طريق طلب البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف الخاص بهم لتحديد ما إذا كانوا عميل موجود. ويساعد هذا السياق الوكلاء على تقديم دعم أفضل للعملاء، مما يزيد من مشاركة العملاء ورضاهم.

يمكنك إرسال رسائل الترحيب والغياب وإعداد قوائم الأسئلة الشائعةو رسائل جمع التعليقاتوالمزيد. يمكنك أيضًا إنشاء ردود تلقائية مُخصصة باستخدام المتغيرات الديناميكية.

وهذا هو الأمر. هذا ما تحتاج إلى معرفته عن رسائل الرد التلقائي للأعمال التجارية. استخدم العينات المقدمة للبدء وتعديلها لتتناسب مع احتياجاتك الأفضل.

المزيد من القراءة

هل وجدت هذه المقالة مفيدة؟ تحقق من هذه المدونات الأخرى التي ستساعدك على إدارة محادثات العملاء:

• إدارة البريد المزعج: مسح صندوق الوارد الخاص بك

• توجيه المحادثات: كيف تبني مسار دردشة إلى الفريق الصحيح.

• فعّل إدارة محادثاتك بتعيين تلقائي.