تحتاج الشركات اليوم إلى الاستجابة للعملاء بسرعة وإلا فسوف يتخلفون عن الركب. أصبح الاتصال الفوري هو القاعدة بسبب التقدم السريع في التكنولوجيا. على هذا النحو ، يجب أن تكون الشركات مستعدة للرد على الاستفسارات والمخاوف في الوقت الفعلي. أدخل رسائل الرد التلقائي للأنشطة التجارية. في هذه المقالة، سنتعرف على رسالة الرد التلقائي أو الرد التلقائي، وسبب استخدامها، ونموذج رسالة الرد التلقائي للشركات، وأين يمكنك استخدام الردود التلقائية.

ما المقصود برسالة الرد التلقائي للأعمال؟

تشير رسالة الرد التلقائي أو الرد التلقائي إلى استجابة تلقائية يتم تشغيلها بواسطة حدث أو إجراء معين، مثل تلقي رسالة على تطبيق مراسلة فورية. يتم استخدامه لإبلاغ المرسل بأنه تم استلام رسالته.

لا يمكن فقط إعداد الردود التلقائية على قنوات مثل WhatsApp و Messenger ، Instagram, LINE, WeChat و Viber، ولكن أيضا على تعليقات Facebook. ولكن لماذا يجب على الشركات استخدام الرد الآلي للرد على العملاء؟

5 أسباب لماذا تحتاج إلى رد آلي

تتلقى الشركات التي لديها قاعدة عملاء كبيرة عددا كبيرا من الرسائل. يمكن أن تطغى هذه على الوكلاء ، خاصة عندما يتوقع منهم الرد على هذه الرسائل بسرعة.

تكون رسالة الرد التلقائي مفيدة لأنها تسد الفجوة الزمنية بين استعلام العميل واستجابة الوكيل. ومع ذلك ، هذا ليس كل ما يمكن أن يفعله الرد التلقائي لعملك. في ما يلي 5 أسباب تدفعك إلى استخدام رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري.

الرد الآلي: الرد الفوري على استفسارات العملاء

الانطباعات الأولى مهمة. يمكن للإقرار الفوري برسالة العميل عبر الرد التلقائي أن يحدث فرقا كبيرا. إن معرفة أن استفسارهم قد تم تلقيه يمكن أن يعزز تجربتهم الإجمالية.

كما أنه يحدد نغمة المحادثة للمضي قدما. الاستجابة السريعة تنقل الشعور بالاحتراف والانتباه.

الرد الآلي: توفير وقت الوكلاء

مع الحجم الهائل من الاستفسارات التي تتلقاها الشركات يوميا ، من المستحيل معالجة كل منها على الفور. توفر الردود التلقائية وقت الوكلاء لأنها تلغي الحاجة إلى إنشاء رسائل الترحيب أو المقدمة يدويا.

في الأساس ، تعمل الردود التلقائية كمخزن مؤقت ضد الرسائل الواردة. يتيح هذا الجانب الموفر للوقت لفريقك التفاعل مع المزيد من العملاء بفعالية وكفاءة.

الرد الآلي: ضمان الاتساق في الاتصال

تضمن الردود التلقائية أن يتلقى كل عميل استجابة موحدة ومصقولة حتى عندما يتعامل الوكلاء مع عبء عمل ثقيل.

يساعد إرسال الرسالة نفسها فريقك على تقديم معلومات متسقة حول نشاطك التجاري. هذا الاتساق يبني الثقة والموثوقية ويعزز تجربة العملاء الشاملة

الرد الآلي: الحفاظ على سمعة العلامة التجارية

كل نقطة اتصال هي فرصة لتعزيز صورة علامتك التجارية. يمكن أن تعكس الردود التلقائية المصممة جيدا شخصية علامتك التجارية ، سواء كانت احترافية أو مرحة أو متعاطفة ، مما يضمن لك ترك انطباع إيجابي في كل مرة.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يظهر الرد السريع للعميل أن وقته ومخاوفه موضع تقدير. يمنح هذا العملاء تصورا أفضل لعملك وعلامتك التجارية.

الرد التلقائي: إعداد الردود التلقائية لمواقف مختلفة

يكمن جمال رسائل الرد التلقائي في تنوعها. سواء كانت ملاحظة خارج المكتب أو تحية احتفالية أو قائمة أسئلة وأجوبة ، يمكن تخصيص هذه الرسائل لمواقف وقنوات مختلفة.

في القسم التالي، سنلقي نظرة على أنواع الردود التلقائية التي يمكنك إرسالها ونقدم أمثلة يمكنك استخدامها.

نماذج رسائل الرد التلقائي لعملك

الآن بعد أن عرفت فوائد استخدام الرد التلقائي لنشاطك التجاري ، فقد حان الوقت لصياغتها. إذا كنت لا تعرف كيف ، فلا تقلق. في ما يلي 12 عينة من رسائل الرد التلقائي يمكنك استخدامها لنشاطك التجاري.

نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري: رسائل "بالخارج"

يمكنك إرسال رسائل لجميع أنواع المواقف ، سواء كان ذلك بسبب عدم التوفر العام ، مثل خلال عطلات نهاية الأسبوع أو أثناء أحداث معينة مثل العطلات.

1. "مرحبا! نحن حاليا خارج المكتب ولكننا سنعود في [التاريخ]. تشبث بإحكام ، وسنعود إليك بعد ذلك ".
2. "مرحبا [اسم العميل]. نحن نحتفل حاليا ب [عطلة / حدث] ، لكن لا تقلق. سنعاود الاتصال بك في [التاريخ]. الهتافات! 🥳"

وتذكر ، تأكد دائما من إخبار عملائك بموعد عودتك.

نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري: رسائل الترحيب

يعد الترحيب بالعملاء ، وخاصة الجدد منهم ، أمرا بالغ الأهمية للحصول على انطباع أول جيد. مثلما تحدد المصافحة الدافئة أو الابتسامة الترحيبية نغمة إيجابية في التفاعلات وجها لوجه ، تلعب رسائل الترحيب نفس الدور على تطبيقات المراسلة الفورية.

1. "مرحبا! شكرا لزيارتكم. كيف يمكنني أن أجعل يومك رائعا؟ 😊"
2. "مرحبا [اسم العميل] ، شكرا على التواصل. ماذا يمكننا أن نفعل لك اليوم؟ "

يساعدك هذا على إقامة علاقة بمجرد أن يراسلك العميل.

نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري: رسائل عدم التوفر المؤقت

في بعض الأحيان ، يتجاوز عدد الاستفسارات مؤقتا توافر الوكلاء ولا يستطيع الوكلاء الرد بسهولة.

1. قف! نحن غارقون في الرسائل في الوقت الحالي ، لكن نعلق بإحكام. أنت مهم بالنسبة لنا!"
2. "نحن نشهد حاليا عددا كبيرا من الرسائل الواردة. سنصل إليك في أقرب وقت ممكن".

هذه الفئة من الردود التلقائية هي يد مطمئنة على كتف العميل ، مما يؤكد له التزام الشركة واهتمامها.

نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري: إشعارات الطوارئ والتحديث

كل نظام له أيام عطلة أو أخطاء. لكن الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع هذه الفواق يمكن أن تصنع أو تحطم سمعتها.

1. "أوه أوه! لدينا بعض الفواق التكنولوجي في الوقت الحالي. شنق بإحكام بينما نحصل على الأشياء مرتبة. 🛠️"
2. "نعتذر إذا كنت تواجه أي مشاكل. نظامنا قيد الصيانة. في غضون ذلك ، نحن هنا لمساعدتك في كل ما تحتاجه ".

تحدد الردود التلقائية للطوارئ والتحديث التوقعات مع عملائك وتبقيهم على اطلاع عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها.

نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري: رابط الأسئلة الشائعة

يمكن أن يؤدي حل المشكلات الاستباقي إلى تحسين تجربة المستخدم بشكل كبير. تعمل الردود التلقائية للأسئلة الشائعة كدليل ، حيث توجه العملاء إلى الموارد التي يمكنها معالجة استفساراتهم مباشرة وتعزيز الكفاءة.

1. "مرحبا [اسم العميل]. إذا كان لديك سؤال ، يرجى مراجعة الأسئلة الشائعة [رابط الأسئلة الشائعة]. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى مساعدة ، فاكتب "نعم" ، وسيكون شخص ما معك قريبا "
2. "هل لديك أسئلة؟ 🤔 طاقمنا في الطريق إليك. يمكنك أيضا النقر هنا [رابط الأسئلة الشائعة] للحصول على قسم الأسئلة الشائعة. قد تكون إجابتك على بعد نقرة واحدة!

وبالتالي ، في هذه الحالة ، يمكن لارتباط أو قائمة الأسئلة الشائعة حل المشكلات الشائعة التي يواجهها العميل.

نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري: جمع التعليقات

يمكن أن يؤدي البحث بنشاط عن آراء العملاء حول تجربة علامتهم التجارية إلى تسليط الضوء على نقاط الضعف في وكلائك أو عملياتك أو أنظمتك. احصل على رؤى قيمة من عملائك حتى تتمكن من تحسين محادثات العملاء.

1. "مرحبا ، [اسم العميل]. ما مدى جودة خدمتنا لك اليوم؟ اسمحوا لنا أن نعرف على مقياس من 1 - 10 ، من سيء جدا إلى ممتاز. شكرا مقدما على ردكم."
2. "لقد أحببنا الدردشة معك! هل أعجبك التحدث إلينا؟ اسمحوا لنا أن نعرف من خلال إعطائنا 👍 أو 👎 "

للحصول على أفضل النتائج ، يجب عليك تعديل هذه العينات بحيث تناسب عملك وعملائك. ولكن إذا كنت ترغب في إنشاء رد تلقائي من البداية ، فقم بإلقاء نظرة على أفضل الممارسات هذه عند صياغة واحدة.

أفضل الممارسات لإعداد الرد التلقائي على الرسائل

عند صياغته بعناية ، لا يؤدي الرد الآلي إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية فقط. كما أنه يحسن تجربة المستخدم حيث يتم الاهتمام بالعملاء على الفور ، حتى لو لم يكن هناك أي وكلاء متاحين في تلك اللحظة.

في ما يلي أفضل 5 ممارسات يجب وضعها في الاعتبار عند صياغة رسالة رد تلقائي لنشاطك التجاري.

اجعلها واضحة وموجزة

يجب أن ينقل الرد التلقائي المعلومات بكفاءة. تجنب كتابة جمل طويلة إن أمكن. استخدم الرسائل المباشرة والموجزة لتجنب إرباك عملائك. تذكر أنك قد لا تعرف من هم عملاؤك.

قد لا يكونون على دراية بالصناعة أو المصطلحات التقنية. لذا اختر لغة بسيطة وخالية من المصطلحات. هذا يضمن أن يفهم الجميع رسالتك على الفور ، مما يوفر وقت وكلائك على المدى الطويل.

ضع التوقعات مقدما

عند إرسال رد تلقائي ، تأكد من أن عميلك لديه المعلومات ذات الصلة. يمكن أن يشمل ذلك ساعات العمل خارج المكتب ، وتعطل النظام ، وجمع ملاحظات العملاء ، وغيرها. هذا يدير توقعات عملائك ويعزز الصبر.

أضف لمسة شخصية

على الرغم من أن الرسالة قد تكون آلية ، إلا أنها لا ينبغي أن تشعر بأنها آلية. خصص ردودك بناء على توقعات جمهورك المستهدف. بالنسبة للجمهور الأصغر سنا وغير الرسمي ، قد تعمل النغمة غير الرسمية بشكل أفضل. وفي الوقت نفسه ، قد يتوقع عملاء الشركات ردا رسميا.

يمكن أن يؤدي التخصيص ، مثل استخدام الاسم الأول للعميل ، إلى جعل الرسالة تبدو أكثر واقعية. قد تشعر وكأنك تتحدث إلى العملاء بدلا من التحدث إليهم.

توقيت ردودك بشكل مناسب

تذكر أن أهمية الردود التلقائية غالبا ما ترتبط بأطر زمنية محددة. من الضروري إيقاف تشغيل أنواع معينة ، مثل رسائل خارج المكتب أو العطلات ، بمجرد أن تصبح غير قابلة للتطبيق. هذا يمنع الارتباك ويضمن بقاء اتصالاتك محدثة.

يضمن دمج أفضل الممارسات هذه أن ردودك التلقائية لا تؤدي وظيفتها الأساسية فحسب ، بل تعمل أيضا كامتداد لصوت علامتك التجارية وقيمها. إنها أداة خفية لكنها قوية لتعزيز الثقة وإظهار الاحتراف وتوطيد علاقات العملاء.

الآن بعد أن حصلت على الأدوات اللازمة لصياغة رسائل الرد التلقائي الجذابة ، دعنا نلقي نظرة على الوسائط حيث يمكنك تنفيذها.

أين يمكنك تنفيذ الرد الآلي؟

يمكنك استخدام رسائل الرد التلقائي على تطبيقات المراسلة المختلفة مثل تطبيق WhatsApp Business ، WeChat و LINE. ومع ذلك ، فإن استخدام الردود التلقائية على هذه التطبيقات له حدود. على سبيل المثال، في تطبيق واتساب للأعمال، أنت مقيد بإعداد رد تلقائي واحد لرسالة "خارج أوقات العمل" ورسالة ترحيب لكل منهما.

قد يكون هذا كافيا إذا كنت تدير شركة صغيرة. ولكن مع نمو نشاطك التجاري ، ستحتاج إلى مزيد من المرونة في رسائل الرد التلقائي التي يمكنك استخدامها. من خلال توصيل قنوات المراسلة هذه ببرنامج إدارة محادثات العملاء مثل respond.io، يمكنك أتمتة رسائل الرد وتوجيه جهات الاتصال وتعيينات الوكيل والمزيد.

الرد التلقائي على الأعمال يفوز respond.io

يمكن للشركات في مختلف الصناعات مثل العقارات والضيافة والتجارة الإلكترونية والمزيد الاستفادة من respond.ioميزات قوية لإنشاء وإرسال الردود التلقائية.

على سبيل المثال ، يمكن للوكيل العقاري إعداد رسالة رد تلقائي تسأل العميل عن الوقت والتاريخ والممتلكات التي يرغب في عرضها ، في حين يمكن لموقع التجارة الإلكترونية إرسال رسالة ما بعد الشراء تطلب من العميل الانضمام إلى برنامج ولاء.

يمكنك القيام بكل هذا من خلال منشئ الأتمتة في وحدة سير العمل ، ويمكن للشركات أتمتة الردود بناء على استفسارات العملاء.

يمكنك أيضا التقاط معلومات الاتصال عن طريق طلب بريدهم الإلكتروني أو رقم هاتفهم لتحديد ما إذا كانوا عملاء حاليين. يساعد هذا السياق الوكلاء على تقديم دعم أفضل للعملاء ، مما يزيد من مشاركة العملاء ورضاهم.

يمكنك إرسال رسائل الترحيب ورسائل " بعيدا" وإعداد قوائم الأسئلة الشائعة ورسائل جمع الملاحظات والمزيد. يمكنك أيضا إنشاء ردود تلقائية مخصصة باستخدام المتغيرات الديناميكية.

وهذا كل شيء. هذا ما تحتاج إلى معرفته حول رسائل الرد التلقائي للأعمال. استخدم العينات المقدمة للبدء وتعديلها لتناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

قراءة متعمقة

هل وجدت هذه المقالة مفيدة؟ تحقق من هذه المدونات الأخرى التي ستساعدك على إدارة محادثات العملاء:

• إدارة البريد العشوائي: مسح فوضى البريد الوارد
• توجيه الدردشة: كيفية إنشاء مسار دردشة إلى الفريق المناسب
• اشحن إدارة محادثتك بالشحن التوربيني باستخدام التعيين التلقائي