Le violazioni dei dati sono fin troppo comuni nel panorama della messaggistica odierna. Da Telegram e Facebook Messenger a Slacknessuna azienda è al sicuro dagli incidenti. Solo nel 2023 si prevede un'impressionante cifra di 8 miliardi di violazioni di dati e attacchi informatici.

Ma queste statistiche non riguardano solo i numeri: sono un campanello d'allarme per le aziende come la vostra, che devono prendere sul serio la sicurezza dei dati e la messaggistica sicura.

Sebbene sia impossibile garantire una protezione completa contro le violazioni, è possibile ridurre al minimo il rischio adottando un approccio proattivo alla sicurezza per proteggere meglio la vostra organizzazione e, soprattutto, i vostri clienti.

Che cos'è la sicurezza dei dati?

La sicurezza dei dati consiste essenzialmente nella protezione delle informazioni digitali.

Proprio come quando si tengono al sicuro gli oggetti di valore in una banca, la sicurezza dei dati li tiene al riparo da incidenti sia dolosi (ad esempio, il phishing) che non dolosi (ad esempio, l'errore umano) attraverso una serie di metodi come il controllo degli accessi, la crittografia, l'autenticazione a due fattori e gli audit di sicurezza.

Il livello di diligenza che la vostra organizzazione deve porre sulla sicurezza dei dati varia notevolmente da settore a settore. Si pensi, ad esempio, a un istituto finanziario o a un ospedale che gestisce dati personali sensibili. Le potenziali conseguenze di una violazione della sicurezza sono significativamente più elevate per loro, data la necessità di conformarsi a normative specifiche, come l'HIPAA e il GDPR, rispetto a un'azienda a conduzione familiare che vende elettronica usata attraverso Facebook Marketplace.

Detto questo, a prescindere dalle dimensioni o dal settore, la sicurezza dei dati deve essere una priorità, poiché da essa dipende la credibilità dell'intera azienda.

Messaggistica istantanea sicura e posta elettronica: Perché la sicurezza dei dati è importante

La sicurezza dei dati è fondamentale. Il costo medio globale di una violazione nel 2023 è stato di 4,45 milioni di dollari. Inoltre, uno studio di McKinsey ha rilevato che l '87% dei clienti ha dichiarato che non farebbe affari con un'azienda se avesse dei dubbi sulle sue pratiche di sicurezza.

Queste due statistiche significano una cosa: non c'è spazio per gli errori perché la posta in gioco è alta. La sicurezza non è solo una cosa da avere, ma una necessità, perché le conseguenze di un errore sono molteplici:

Costi finanziari

Le violazioni non sono economiche e i costi finanziari associati possono far trasalire anche i conglomerati. Al di là delle sanzioni legali e regolamentari, ci si aspetta di spendere risorse sostanziali per la risposta agli incidenti, il risarcimento dei clienti, la gestione delle crisi e lo sviluppo di un'infrastruttura di sicurezza più aggiornata.

Peggio ancora, se la vostra organizzazione è quotata in borsa, una violazione avrà quasi sempre un impatto sul prezzo delle vostre azioni, facendo crollare il vostro valore di mercato.

Ripercussioni legali

Le aziende hanno l'obbligo legale di adottare misure chiare per proteggere i dati dei propri clienti e, indipendentemente dal fatto che la violazione sia stata intenzionale o accidentale, le sanzioni saranno a loro carico.

Sebbene le sanzioni varino notevolmente in base alla giurisdizione e al settore specifico, le aziende possono aspettarsi una combinazione di multe, sanzioni regolamentari, obblighi di notifica pubblica e persino azioni legali individuali da parte dei clienti stessi.

Danni alla reputazione

La linfa vitale di qualsiasi organizzazione risiede nei suoi clienti, senza i quali non ci sarebbe nessuno a cui vendere prodotti e servizi. Una violazione della sicurezza è anche una violazione della fiducia dei clienti. Nessuno vuole che le proprie informazioni personali, siano esse indirizzi o dati di carte di credito, finiscano nelle mani sbagliate.

Anche i clienti parlano. Quindi, oltre a portare la loro attività altrove, non sorprendetevi se iniziano a condividere le loro esperienze con amici e familiari, oltre che con recensioni negative online e post sui social media.

Migliori pratiche di sicurezza dei dati per la messaggistica aziendale

In un giorno vengono inviati 23 miliardi di messaggi istantanei e 361,6 miliardi di e-mail, il che dovrebbe farvi capire il compito monumentale di garantire la sicurezza della vostra messaggistica aziendale. Questo compito può sembrare scoraggiante, poiché la vostra organizzazione e la vostra soluzione sono valide solo quanto la sicurezza che le supporta, quindi è consigliabile fare un passo alla volta.

È impossibile garantire che tutto ciò che viene inviato e ricevuto sia a prova di bomba, ma se mantenete queste pratiche chiave, sarete in grado di semplificare in modo significativo i vostri processi di sicurezza:

#1 Educare i dipendenti e gli utenti

L'elemento umano è spesso l'anello più debole delle violazioni: sia i dipendenti che i clienti sono ugualmente vulnerabili. Per attenuare questo problema, considerate l'implementazione di sessioni di formazione complete e frequenti sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati e di messaggistica sicura.

Queste sessioni potrebbero includere workshop sulle politiche di sicurezza, sulla consapevolezza del phishing e persino sulle misure preventive. L'utilizzo di un mix di webinar, newsletter e piattaforme interattive di e-learning aiuta a garantire che i contenuti siano accessibili e coinvolgenti per un pubblico il più ampio possibile.

#2 Creare un piano di risposta agli incidenti

In caso di violazione della sicurezza, ogni minuto è importante per controllare i danni ed evitare che la situazione peggiori.

I piani di risposta agli incidenti valgono oro, in quanto forniscono una chiara tabella di marcia che delinea le azioni da intraprendere e gli stakeholder da contattare durante una violazione. Dall'identificazione dell'incidente al recupero, fino alla gestione dei problemi di PR, questi piani mantengono sistematica una situazione altrimenti caotica.

#3 Conduzione di audit regolari

Le aziende devono sempre cercare di raggiungere due obiettivi: migliorare continuamente le pratiche di sicurezza e ridurre al minimo l'autocompiacimento. Un metodo collaudato per raggiungere questo obiettivo è rappresentato dagli audit di sicurezza interni, che aiutano a mantenere vigili i team.

Gli audit di sicurezza valutano se gli standard di sicurezza stabiliti vengono rispettati e identificano le potenziali vulnerabilità e lacune che devono essere affrontate prima che possano essere sfruttate, aiutandovi in ultima analisi a evitare costi elevati in futuro.

#4 Avere una chiara politica di sicurezza dei dati

Una politica di sicurezza dei dati chiara e ben definita non si limita a delineare il modo in cui rispettate le leggi e le normative, gestite l'utilizzo e la raccolta dei dati e definite chi può accedervi. Segnala ai clienti il vostro impegno a proteggere i loro dati e la vostra trasparenza, rafforzando la vostra reputazione di organizzazione responsabile.

Detto questo, una policy è efficace solo se viene letta. Ricordate il vostro pubblico: è probabile che non siano tutti avvocati, quindi evitate il gergo tecnico e assicuratevi che la vostra policy sia scritta in un linguaggio semplice.

Cosa cercare in una piattaforma sicura di messaggistica e CRM

Potreste seguire alla lettera le best practice di cui sopra, ma se la piattaforma che state utilizzando è intrinsecamente vulnerabile, non servirebbe a nulla. La piattaforma che scegliete di utilizzare per interagire con i vostri clienti è importante quanto le pratiche che implementate.

Per aiutarvi a scegliere la piattaforma di messaggistica più sicura, ponetevi le seguenti domande sulla vostra scelta:

È dotato di crittografia end-to-end?

La crittografia end-to-end è un must per proteggere i dati non solo da entità malintenzionate, ma anche da governi e grandi aziende. La crittografia assicura che i messaggi siano completamente protetti dal momento dell'invio fino alla consegna al destinatario, una caratteristica particolarmente importante per la comunicazione.

Utilizza uno storage sicuro basato su cloud?

L'archiviazione dei dati nel cloud è comoda e diffusa e, sebbene possa offrire una notevole protezione dei dati, il livello di sicurezza dipende interamente dal fornitore. Ad esempio, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) e Amazon Web Services (AWS) sono noti per essere alcuni dei provider più affidabili e sicuri.

È trasparente sulle sue pratiche di sicurezza dei dati?

Una piattaforma di messaggistica veramente sicura sarà trasparente sulle sue pratiche di sicurezza. Ciò significa che non si limita a dichiarare le proprie procedure, ma deve anche discutere apertamente il modo in cui gestisce le violazioni, i protocolli di sicurezza utilizzati e i piani futuri per migliorare la sicurezza.

Quanti metadati vengono memorizzati?

I metadati, che comprendono località, nomi, numeri di telefono, cronologie internet e altro ancora, possono rivelare una quantità impressionante di informazioni quando vengono messi insieme. È fondamentale capire esattamente quanti e quali dati vengono memorizzati dalla piattaforma. Prima di scegliere un CRM o una piattaforma sicura, valutate quanto siete a vostro agio con i dati raccolti.

Ha un'esperienza comprovata?

Una buona piattaforma di messaggistica va oltre le caratteristiche pubblicizzate su una pagina. Deve avere una storia di test, utilizzo attivo e approvazione da parte di clienti reali. Quando cercate una potenziale piattaforma, assicuratevi di visitare siti di recensioni come G2 e Capterra per capire quanto sia sicura e affidabile.

Esplorare le misure di sicurezza di Respond.io

Respond.io ha sempre dato priorità alla sicurezza con un approccio meticoloso e proattivo, garantendo costantemente che tutte le misure adottate soddisfino le esigenze di una messaggistica istantanea sicura, sia oggi che in futuro.

Vediamo ora da vicino alcune delle principali misure di sicurezza implementate nell'ultimo anno:

Certificazione ISO 27001:2022

La certificazione ISO 27001:2022, rilasciata dall'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO), è uno standard riconosciuto a livello mondiale che si concentra sulla creazione, il mantenimento e il miglioramento continuo di un sistema sistematico di gestione dei rischi per la sicurezza dei dati.

Ottenere la certificazione ISO 27001:2022 non è un'impresa da poco. Sottolinea un approccio sofisticato e sistematico alla protezione delle informazioni sensibili.

Nell'agosto del 2023, respond.io ha raggiunto una tappa fondamentale ottenendo la certificazione ISO 27001:2022, a conferma del suo costante impegno a salvaguardare i dati dei suoi clienti da ogni tipo di minaccia.

Per gli attuali utenti di respond.io , questa certificazione non significa solo tranquillità. Significa maggiore fiducia nelle capacità della piattaforma di proteggere i dati sensibili con i protocolli di sicurezza e i quadri di gestione del rischio più rigorosi, riducendo in modo significativo il potenziale di accesso non autorizzato e di violazione dei dati.

Accesso singolo

Per migliorare le misure di sicurezza esistenti e l'esperienza dell'utente, respond.io ha introdotto la funzione Security Assertion Markup Language (SAML) Single Sign-On (SSO).

Questo semplifica notevolmente l'esperienza di login tra i diversi servizi e reparti online di una stessa organizzazione, richiedendo l'uso di un unico set di credenziali. Ma al di là della comodità, l'SSO elimina la necessità di affidarsi a più password, riducendo il rischio di violazioni legate alle password e offrendo un'esperienza più fluida e sicura a tutti gli utenti.

Autenticazione a due fattori

Oltre all'elenco delle solide misure di sicurezza, respond.io ha incorporato l'Autenticazione a due fattori (2FA), rafforzando ulteriormente la sicurezza e affrontando le vulnerabilità della protezione con sola password.

L'idea alla base della 2FA è semplice ma efficace. Richiede che gli utenti, dopo aver inserito la password, inseriscano un codice fornito da un'app di autenticazione esterna sui loro dispositivi mobili. Anche se può sembrare una seccatura, fornisce un ulteriore livello di difesa quando le password finiscono nelle mani sbagliate.

In sostanza, questo processo di verifica in due fasi riduce la probabilità di accesso non autorizzato, rafforzando la fiducia degli utenti nella sicurezza dei loro dati.

Mascheramento del numero di telefono e dell'e-mail

Riuscire a nascondere il proprio numero di telefono e l'indirizzo e-mail è un modo sicuro per scongiurare potenziali minacce, dai tentativi di phishing agli attacchi di social engineering fino al semplice spam.

Questa funzione è nota come mascheratura ed è stata introdotta di recente da respond.io.

Ma al di là dell'utente medio, il mascheramento è particolarmente prezioso per chi gestisce dati personali sensibili. Nel mondo digitale di oggi, dove le violazioni dei dati sono sempre più frequenti, la possibilità di mascherare i dati di contatto non è solo una comodità, ma una necessità che rende più difficile per le entità non autorizzate sfruttare i vostri utenti.

Siete alla ricerca di un software leader nella gestione delle conversazioni con i clienti che prenda sul serio la sicurezza quanto le sue funzionalità? Registrate un account gratuito su respond.io per sperimentare come le nostre misure di sicurezza avanzate si integrino perfettamente con la nostra suite di funzioni.

Ulteriori letture

Se avete trovato interessanti i nostri approfondimenti sulla sicurezza dei dati, vi invitiamo a dare un'occhiata a quanto segue:

• Eccellenza riconosciuta: Respond.io Ottenimento della certificazione ISO
• Aggiornamenti di dicembre 2023: Autenticazione a due fattori, Onboarding della piattaforma migliorato e Dark Mode per respond.io - Inbox
• Aggiornamenti di novembre 2023: Respond AI Agente, SAML Single Sign-on (SSO), miglioramento dell'esperienza di messaggistica delle app mobili e altro ancora