垃圾郵件是否在浪費座席的時間並將其從客戶身上轉移開？垃圾郵件管理可以説明您清除混亂，以便您可以專注於您的客戶。在本文中，您將了解什麼是垃圾郵件、它如何影響企業以及通過即時消息管理垃圾郵件的策略。
什麼是垃圾郵件？
垃圾郵件是指通過各種通信渠道發送的不需要的郵件。這是一個常見的麻煩，可以在多個平臺上以不同的形式找到，包括 WhatsApp等即時通訊工具， Viber 和 Telegram、電子郵件、社交媒體、博客和論壇。
這些消息包含各種內容。它們可以以促銷產品、服務或詐騙的形式出現。雖然垃圾郵件很煩人，但它也給接收它的企業帶來了嚴重的問題。那麼，當企業不實施垃圾郵件管理策略時會發生什麼？
垃圾郵件對企業有什麼影響？
垃圾郵件會影響每個人。事實上，大約 一半的電子郵件流量 是垃圾郵件。僅郵件量大就令人擔憂，但缺乏垃圾郵件管理將對企業產生其他影響。
它可能會阻礙生產力，導致錯失機會，中斷運營並危及數據安全。讓我們更詳細地探討這些問題。
即時消息傳遞垃圾郵件：生產力損失
垃圾郵件的主要問題之一是它們浪費了寶貴的時間和資源。代理必須篩選不需要的消息，以識別和處理合法消息。這很耗時，並且將他們的注意力從客戶需求上轉移開。
此外，代理可能還需要花費額外的時間來向其IT或安全團隊報告垃圾郵件。雖然報告垃圾郵件對於改進過濾系統至關重要，但它會增加工作量，進一步降低整體生產力。
即時消息垃圾郵件：經濟損失
垃圾郵件可能會導致來自客戶、合作夥伴或其他利益相關者的合法郵件很容易丟失或被忽略。這可能導致錯失商機或關鍵資訊未得到及時處理的高風險，可能導致銷售損失、項目延遲或錯過最後期限。
例如，潛在客戶的詢問或合作夥伴的時效性提案可能會被錯誤地歸類為垃圾郵件，從而導致企業錯過潛在的交易。
此外，垃圾郵件會對客戶參與度和保留率產生不利影響。如果來自客戶的合法消息丟失或被忽略，則可能會延遲回應，甚至根本沒有回應。這可能導致潛在業務的損失。
即時消息上的垃圾郵件：運營損失
如果企業收到過多的垃圾郵件，則可能會面臨運營放緩的風險。帶有大型附件或圖像的郵件可能會佔用大量頻寬。隨著傳入消息量的增加，它會使網路緊張，從而減少合法業務通信的可用頻寬。
此外，大量垃圾郵件佔用伺服器存儲會減少客戶消息的可用存儲空間，需要對存儲基礎設施進行額外投資。
即時消息垃圾郵件：安全漏洞
包含惡意連結的垃圾郵件可能會給企業帶來重大安全風險。這些連結可能導致各種安全漏洞。兩個常見的例子是網路釣魚和有害軟體的分發。
網路釣魚是一種技術，垃圾郵件發送者發送看似來自可靠來源（如知名公司）的欺詐性郵件。如果員工陷入這些網路釣魚嘗試並在不知不覺中共用敏感資訊，則可能導致數據洩露和未經授權訪問關鍵系統。
垃圾郵件還可能包含導致下載惡意文件的連結，例如病毒、間諜軟體、勒索軟體或特洛伊木馬。一旦安裝在計算機上，它們就會通過竊取敏感數據、中斷操作或要求支付贖金來造成嚴重破壞。
顯然，處理垃圾郵件至關重要。它通過減少與垃圾郵件交互的需要來節省您的代理的寶貴時間。這使他們能夠提高整體回復率，因為他們有更多時間專注於合法查詢。在下一節中瞭解如何實施垃圾郵件管理策略。
管理垃圾郵件：防止不需要的郵件的5種策略
良好的垃圾郵件管理策略可説明代理識別和處理垃圾郵件，減少其對工作流程的影響。但是要實現一個，您需要正確的工具來説明您，例如 respond.io.
Respond.io 是一種客戶對話管理軟體，旨在處理大量客戶對話。它結合了 電子郵件， WhatsApp等通信管道， 谷歌 Business Messages 以及更多內容到 一個全管道收件匣中。
這有助於您的代理在一個位置處理所有管道中的垃圾郵件。現在，讓我們看一下最佳的垃圾郵件管理策略 respond.io.
垃圾郵件管理：手動標記垃圾郵件
如果垃圾郵件發送者是第一次向您發送消息，您只需 按下即可 手動標記它們 respond.io.使用工作流自動化模組中的「 將聯繫人標記為垃圾郵件」 範本可以輕鬆進行設置。
以下是創建此垃圾郵件標記快捷方式的指南。
1. 選擇工作流模組。
2. 點擊 + 添加工作流程。
3. 選擇將聯絡人標記為垃圾郵件範本。
4. 按兩下“使用範本”。
5. 選擇 發佈。
大功告成。將聯繫人標記為垃圾郵件后，它將關閉對話。
垃圾郵件管理：自動過濾垃圾郵件
您不必總是手動標記返回的垃圾郵件聯繫人。一旦聯繫人被識別為垃圾郵件發送者，您就可以在任何工作流聊天自動化中包含 垃圾郵件過濾器 ，從而騰出代理時間與真實客戶互動。
您可以通過向現有或新的入站對話工作流 添加分支步驟 來設置自動垃圾郵件篩選器。
垃圾郵件管理：向座席傳授垃圾郵件策略
説明代理隨時瞭解常見的垃圾郵件策略，以識別和避免潛在的垃圾郵件。通過為代理提供必要的知識和意識，企業可以最大限度地降低成為垃圾郵件相關安全威脅受害者的風險。
垃圾郵件或可疑郵件的一些範例包括拼寫和語法錯誤、承諾不切實際的機會和未經請求的附件。
垃圾郵件管理：避免點擊可疑連結
無論是在電子郵件、即時消息還是其他通信管道中，座席都需要謹慎點擊來自未知或可疑發件人的連結。這是為了保護敏感信息並維護設備和網路的完整性。這些連結可能會導致危及安全性的網站或下載。
在與鏈接互動之前，請始終保持警惕並驗證連結的合法性。工程師應謹慎主動地通知團隊負責人或相關當局有關可疑消息。
垃圾郵件管理：舉報垃圾郵件以供進一步調查
報告垃圾郵件以供進一步調查對於有效檢測和處理大量垃圾郵件對話至關重要。應鼓勵工程師通過 標記 垃圾郵件並提供與 結束說明的對話摘要來報告垃圾郵件，以便經理可以輕鬆識別和跟蹤與垃圾郵件相關的問題。
它們提供了有關垃圾郵件的性質和可能逃避初始篩選的模式的寶貴見解。此資訊可用於進行進一步調查，以瞭解垃圾郵件發送者採用的策略。
借助管理垃圾郵件的專業知識和工具，您可以幫助釋放座席的時間來幫助客戶、避免損失並防止潛在的安全漏洞。準備好改進您處理與客戶對話的方式了嗎？註冊一個 自由 respond.io 今天審判。
進一步閱讀
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