ข้อความสแปมทําให้เจ้าหน้าที่เสียเวลาและเบี่ยงเบนพวกเขาไปจากลูกค้าของคุณหรือไม่? การจัดการสแปมสามารถช่วยคุณขจัดความยุ่งเหยิงเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าของคุณได้ ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้ว่าสแปมคืออะไรผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไรและกลยุทธ์ในการจัดการสแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

สแปมคืออะไร?

สแปมหมายถึงข้อความที่ไม่พึงประสงค์ที่ส่งผ่านช่องทางการสื่อสารต่างๆ มันเป็นความรําคาญทั่วไปและสามารถพบได้ในรูปแบบที่แตกต่างกันในหลายแพลตฟอร์มรวมถึงผู้ส่งข้อความด่วนเช่น WhatsApp, Viber และ Telegramอีเมลโซเชียลมีเดียบล็อกและฟอรัม

ข้อความเหล่านี้มีเนื้อหาทุกประเภท พวกเขาสามารถมาในรูปแบบของการส่งเสริมผลิตภัณฑ์บริการหรือการหลอกลวง แม้ว่าสแปมจะน่ารําคาญ แต่ก็เป็นปัญหาร้ายแรงสําหรับธุรกิจที่ได้รับ ดังนั้นจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อธุรกิจไม่ได้ใช้กลยุทธ์การจัดการสแปม

ผลกระทบของสแปมต่อธุรกิจคืออะไร

สแปมส่งผลกระทบต่อทุกคน ในความเป็นจริงประมาณ ครึ่งหนึ่งของปริมาณการใช้อีเมล เป็นสแปม ข้อความจํานวนมากเพียงอย่างเดียวนั้นน่ากังวล แต่การขาดการจัดการสแปมจะมีผลกระทบอื่น ๆ ที่มีต่อธุรกิจ

มันสามารถขัดขวางการผลิตนําไปสู่โอกาสที่พลาดไปขัดขวางการดําเนินงานและเป็นอันตรายต่อความปลอดภัยของข้อมูล ลองสํารวจปัญหาเหล่านี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียผลผลิต

หนึ่งในปัญหาสําคัญของข้อความสแปมคือพวกเขาเสียเวลาและทรัพยากรอันมีค่า ตัวแทนต้องกลั่นกรองข้อความที่ไม่ต้องการเพื่อระบุและจัดการกับข้อความที่ถูกต้อง สิ่งนี้ใช้เวลานานและเบี่ยงเบนความสนใจไปจากความต้องการของลูกค้า

นอกจากนี้เจ้าหน้าที่อาจต้องอุทิศเวลาพิเศษในการรายงานข้อความสแปมไปยังทีมไอทีหรือทีมรักษาความปลอดภัยของพวกเขา แม้ว่าการรายงานสแปมจะเป็นสิ่งจําเป็นสําหรับการปรับปรุงระบบการกรอง แต่ก็เพิ่มปริมาณงาน ซึ่งจะช่วยลดประสิทธิภาพการทํางานโดยรวมได้อีก

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียทางการเงิน

ข้อความสแปมอาจทําให้ข้อความที่ถูกต้องจากลูกค้า คู่ค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ สูญหายหรือถูกมองข้ามได้ง่าย สิ่งนี้สามารถนําไปสู่ความเสี่ยงสูงที่จะพลาดโอกาสทางธุรกิจหรือข้อมูลสําคัญที่ไม่ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงทีอาจนําไปสู่ยอดขายที่หายไปโครงการที่ล่าช้าหรือกําหนดเวลาที่พลาดไป

ตัวอย่างเช่นการสอบถามของลูกค้าที่มีศักยภาพหรือข้อเสนอที่อ่อนไหวต่อเวลาจากพันธมิตรอาจถูกจัดประเภทเป็นสแปมอย่างผิดพลาดทําให้ธุรกิจพลาดข้อตกลงที่อาจเกิดขึ้น

นอกจากนี้ สแปมอาจส่งผลเสียต่อการมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้า หากข้อความที่ถูกต้องจากลูกค้าสูญหายหรือถูกมองข้าม อาจมีการตอบกลับล่าช้าหรือไม่มีการตอบกลับเลย สิ่งนี้สามารถนําไปสู่การสูญเสียในธุรกิจที่มีศักยภาพ

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียการดําเนินงาน

ธุรกิจมีความเสี่ยงที่จะชะลอตัวหากได้รับสแปมมากเกินไป ข้อความที่มีไฟล์แนบหรือรูปภาพขนาดใหญ่อาจใช้แบนด์วิดท์จํานวนมาก เมื่อปริมาณข้อความขาเข้าเพิ่มขึ้นจะทําให้เครือข่ายตึงเครียดลดแบนด์วิดท์ที่มีอยู่สําหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ถูกกฎหมาย

นอกจากนี้สแปมจํานวนมากที่ครอบครองพื้นที่เก็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์สามารถลดพื้นที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่สําหรับข้อความของลูกค้าซึ่งต้องใช้การลงทุนเพิ่มเติมในโครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูล

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การละเมิดความปลอดภัย

ข้อความสแปมที่มีลิงก์ที่เป็นอันตรายอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่สําคัญต่อธุรกิจ ลิงก์เหล่านี้อาจนําไปสู่การละเมิดความปลอดภัยต่างๆ ตัวอย่างทั่วไปสองตัวอย่างคือฟิชชิงและการแจกจ่ายซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย

ฟิชชิงเป็นเทคนิคที่ผู้ส่งอีเมลขยะส่งข้อความหลอกลวงที่ดูเหมือนจะมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ เช่น บริษัทที่มีชื่อเสียง หากพนักงานตกอยู่ในความพยายามฟิชชิงเหล่านี้และแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่รู้ตัวอาจนําไปสู่การละเมิดข้อมูลและการเข้าถึงระบบที่สําคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต

สแปมยังสามารถรวมลิงก์ที่นําไปสู่การดาวน์โหลดไฟล์ที่เป็นอันตราย เช่น ไวรัส สปายแวร์ แรนซัมแวร์ หรือโทรจัน เมื่อติดตั้งบนคอมพิวเตอร์แล้วพวกเขาสามารถสร้างความเสียหายได้โดยการขโมยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนขัดขวางการดําเนินงานหรือเรียกร้องค่าไถ่

เห็นได้ชัดว่าการจัดการกับสแปมเป็นสิ่งสําคัญ ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของเจ้าหน้าที่ของคุณโดยลดความจําเป็นในการโต้ตอบกับข้อความสแปม สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาปรับปรุงอัตราการตอบกลับโดยรวมเนื่องจากพวกเขามีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การสอบถามที่ถูกต้อง เรียนรู้วิธีใช้กลยุทธ์การจัดการสแปมในส่วนถัดไป

การจัดการสแปม: 5 กลยุทธ์ในการป้องกันข้อความที่ไม่ต้องการ

กลยุทธ์การจัดการสแปมที่ดีช่วยให้เจ้าหน้าที่ระบุและจัดการสแปม ซึ่งช่วยลดผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์ของตน แต่ในการใช้งานคุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยคุณเช่น respond.io.

Respond.io เป็นซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับการสนทนากับลูกค้าจํานวนมาก มันรวมช่องทางการสื่อสารเช่น อีเมล, WhatsApp, กูเกิล Business Messagesและอีกมากมายในกล่องจดหมาย omnichannel เดียว

วิธีนี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่ของคุณจัดการกับสแปมในทุกช่องทางได้ในที่เดียว ตอนนี้เรามาดูกลยุทธ์การจัดการสแปมที่ดีที่สุดด้วย respond.io.

การจัดการสแปม: ตั้งค่าสถานะสแปมด้วยตนเอง

หากสแปมเมอร์ส่งข้อความถึงคุณเป็นครั้งแรกคุณสามารถตั้งค่าสถานะด้วยตนเองได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งrespond.io. การตั้งค่านี้ทําได้ง่ายด้วยเทมเพลต Mark Contact as Spam ในโมดูลเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

นี่คือคําแนะนําในการสร้างทางลัดการตั้งค่าสถานะสแปมนี้

1. เลือกโมดูลเวิร์กโฟลว์

2. คลิกที่ + เพิ่มเวิร์กโฟลว์

3. เลือก "ทําเครื่องหมายผู้ติดต่อเป็นเทมเพลตสแปม"

4. คลิกที่ " ใช้เทมเพลต"

5. เลือก "เผยแพร่"

คุณทําเสร็จแล้ว เมื่อคุณแท็กผู้ติดต่อว่าเป็นสแปมแล้ว ระบบจะปิดการสนทนา

การจัดการสแปม: กรองสแปมโดยอัตโนมัติ

คุณไม่จําเป็นต้องแจ้งว่าส่งคืนรายชื่อติดต่อสแปมด้วยตนเองเสมอไป เมื่อผู้ติดต่อถูกระบุว่าเป็นสแปมเมอร์คุณสามารถรวม ตัวกรองสแปม ในระบบอัตโนมัติของการแชทเวิร์กโฟลว์ใด ๆ ซึ่งช่วยเพิ่มเวลาของตัวแทนในการมีส่วนร่วมกับลูกค้าจริงแทน

คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองสแปมอัตโนมัติได้โดย การเพิ่มขั้นตอนสาขา ลงในเวิร์กโฟลว์การสนทนาขาเข้าที่มีอยู่หรือใหม่

การจัดการสแปม: ให้ความรู้แก่ตัวแทนเกี่ยวกับกลยุทธ์สแปม

ช่วยให้เจ้าหน้าที่รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์สแปมทั่วไปเพื่อจดจําและหลีกเลี่ยงข้อความสแปมที่อาจเกิดขึ้น ด้วยการให้ความรู้และการรับรู้ที่จําเป็นแก่ตัวแทนธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงที่จะตกเป็นเหยื่อของภัยคุกคามด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับสแปม

ตัวอย่างของข้อความสแปมหรือน่าสงสัย ได้แก่ การสะกดและไวยากรณ์ที่ไม่ดีสัญญาของโอกาสที่ไม่สมจริงและไฟล์แนบที่ไม่พึงประสงค์

การจัดการสแปม: หลีกเลี่ยงการคลิกลิงก์ที่น่าสงสัย

ไม่ว่าจะเป็นอีเมลข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ ตัวแทนต้องระมัดระวังในการคลิกลิงก์จากผู้ส่งที่ไม่รู้จักหรือน่าสงสัย นี่คือการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรักษาความสมบูรณ์ของอุปกรณ์และเครือข่ายของคุณ ลิงก์เหล่านี้อาจนําไปสู่เว็บไซต์หรือการดาวน์โหลดที่ส่งผลต่อความปลอดภัย

ใช้ความระมัดระวังและตรวจสอบความถูกต้องของลิงก์เสมอก่อนที่จะโต้ตอบกับพวกเขา เจ้าหน้าที่ควรระมัดระวังและเชิงรุกในการแจ้งให้หัวหน้าทีมหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบเกี่ยวกับข้อความที่น่าสงสัย

การจัดการสแปม: รายงานสแปมเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม

การรายงานสแปมสําหรับการตรวจสอบเพิ่มเติมเป็นสิ่งสําคัญในการตรวจจับและจัดการการสนทนาสแปมจํานวนมากอย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่ควรได้รับการสนับสนุนให้รายงานสแปมโดยการ ติดแท็ก ข้อความสแปมและให้สรุปการสนทนาด้วย Closing Notes เพื่อให้ผู้จัดการสามารถระบุและติดตามปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสแปมได้อย่างง่ายดาย

พวกเขาให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับลักษณะของข้อความสแปมและรูปแบบที่อาจหลบเลี่ยงการกรองเริ่มต้น ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อดําเนินการตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อทําความเข้าใจกลยุทธ์ที่ผู้ส่งอีเมลขยะใช้

ด้วยความรู้และเครื่องมือในการจัดการสแปมคุณสามารถช่วยเพิ่มเวลาให้กับตัวแทนของคุณเพื่อช่วยเหลือลูกค้าหลีกเลี่ยงการสูญเสียและป้องกันการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น พร้อมที่จะปรับปรุงวิธีที่คุณจัดการกับการสนทนากับลูกค้าของคุณหรือยัง ลงทะเบียนสําหรับ ฟรี respond.io ทดลองใช้วันนี้

อ่านเพิ่มเติม

หากคุณชอบอ่านบทความนี้ โปรดดูบล็อกของเราเกี่ยวกับการจัดการการสนทนากับลูกค้าด้านล่าง:

• การกําหนดเส้นทางแชท: วิธีสร้างเส้นทางแชทไปยังทีมที่เหมาะสม
• การจัดการการเลื่อนระดับ: คู่มือการยกระดับลูกค้า
• การสนับสนุนเชิงสนทนา: วิธีปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า