ข้อความสแปมทําให้ตัวแทนของคุณเสียเวลาและเบี่ยงเบนความสนใจจากลูกค้าของคุณหรือไม่? การจัดการสแปมสามารถช่วยคุณขจัดความยุ่งเหยิงเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าของคุณ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าสแปมคืออะไร ผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร และกลยุทธ์ในการจัดการสแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

สแปมคืออะไร?

สแปมหมายถึงข้อความที่ไม่ต้องการที่ส่งผ่านช่องทางการสื่อสารต่างๆ เป็นเรื่องน่ารําคาญทั่วไปและสามารถพบได้ในรูปแบบต่างๆ ในหลายแพลตฟอร์ม รวมถึงผู้ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น WhatsAppViber และ Telegram, อีเมล, โซเชียลมีเดีย, บล็อกและฟอรัม

ข้อความเหล่านี้มีเนื้อหาทุกประเภท พวกเขาสามารถมาในรูปแบบของการส่งเสริมผลิตภัณฑ์บริการหรือการหลอกลวง แม้ว่าสแปมจะน่ารําคาญ แต่ก็ก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงสําหรับธุรกิจที่ได้รับสแปม จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อธุรกิจไม่ใช้กลยุทธ์การจัดการสแปม

ผลกระทบของสแปมต่อธุรกิจคืออะไร?

สแปมส่งผลกระทบต่อทุกคน ในความเป็นจริงประมาณ ครึ่งหนึ่งของการเข้าชมอีเมล เป็นสแปม ข้อความจํานวนมากเพียงอย่างเดียวนั้นน่ากังวล แต่การขาดการจัดการสแปมจะมีผลกระทบอื่น ๆ ที่มีต่อธุรกิจ

มันสามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทํางานนําไปสู่โอกาสที่พลาดขัดขวางการดําเนินงานและเป็นอันตรายต่อความปลอดภัยของข้อมูล ลองสํารวจปัญหาเหล่านี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียประสิทธิภาพการทํางาน

ปัญหาสําคัญประการหนึ่งของข้อความสแปมคือการเสียเวลาและทรัพยากรอันมีค่า ตัวแทนต้องกลั่นกรองข้อความที่ไม่ต้องการเพื่อระบุและจัดการกับข้อความที่ถูกต้อง สิ่งนี้ใช้เวลานานและเบี่ยงเบนความสนใจไปจากความต้องการของลูกค้า

นอกจากนี้ ตัวแทนอาจต้องอุทิศเวลาพิเศษในการรายงานข้อความสแปมไปยังทีมไอทีหรือทีมรักษาความปลอดภัยของตน แม้ว่าการรายงานสแปมเป็นสิ่งจําเป็นสําหรับการปรับปรุงระบบการกรอง แต่ก็เพิ่มปริมาณงาน ซึ่งช่วยลดประสิทธิภาพการทํางานโดยรวมลงอีก

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียทางการเงิน

ข้อความสแปมอาจทําให้ข้อความที่ถูกต้องจากลูกค้า คู่ค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ สูญหายหรือถูกมองข้ามได้ง่าย สิ่งนี้สามารถนําไปสู่ความเสี่ยงสูงที่จะพลาดโอกาสทางธุรกิจหรือข้อมูลสําคัญที่ไม่ได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงทีซึ่งอาจนําไปสู่การสูญเสียยอดขายโครงการล่าช้าหรือพลาดกําหนดเวลา

ตัวอย่างเช่นการสอบถามของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือข้อเสนอที่อ่อนไหวต่อเวลาจากพันธมิตรอาจถูกจัดประเภทอย่างผิดพลาดว่าเป็นสแปมทําให้ธุรกิจพลาดข้อตกลงที่อาจเกิดขึ้น

นอกจากนี้ สแปมอาจส่งผลเสียต่อการมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้า หากข้อความที่ถูกต้องจากลูกค้าสูญหายหรือถูกมองข้าม อาจมีการตอบกลับล่าช้าหรือไม่มีการตอบกลับเลย สิ่งนี้สามารถนําไปสู่การสูญเสียในธุรกิจที่มีศักยภาพ

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียการดําเนินงาน

ธุรกิจเสี่ยงต่อการชะลอการดําเนินงานหากได้รับสแปมมากเกินไป ข้อความที่มีไฟล์แนบหรือรูปภาพขนาดใหญ่อาจใช้แบนด์วิดท์จํานวนมาก เมื่อปริมาณข้อความขาเข้าเพิ่มขึ้นจะทําให้เครือข่ายตึงเครียดลดแบนด์วิดท์ที่มีอยู่สําหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ยิ่งไปกว่านั้นสแปมจํานวนมากที่ครอบครองที่เก็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์สามารถลดพื้นที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่สําหรับข้อความของลูกค้าซึ่งต้องมีการลงทุนเพิ่มเติมในโครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูล

สแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การละเมิดความปลอดภัย

ข้อความสแปมที่มีลิงก์ที่เป็นอันตรายอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่สําคัญต่อธุรกิจ ลิงก์เหล่านี้อาจนําไปสู่การละเมิดความปลอดภัยต่างๆ ตัวอย่างทั่วไปสองตัวอย่างคือฟิชชิงและการแจกจ่ายซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย

ฟิชชิ่งเป็นเทคนิคที่นักส่งสแปมส่งข้อความหลอกลวงซึ่งดูเหมือนจะมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ เช่น บริษัทที่มีชื่อเสียง หากพนักงานตกเป็นเหยื่อของความพยายามฟิชชิ่งเหล่านี้และแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่รู้ตัวอาจนําไปสู่การละเมิดข้อมูลและการเข้าถึงระบบที่สําคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต

สแปมยังสามารถรวมลิงก์ที่นําไปสู่การดาวน์โหลดไฟล์ที่เป็นอันตราย เช่น ไวรัส สปายแวร์ แรนซัมแวร์ หรือโทรจัน เมื่อติดตั้งบนคอมพิวเตอร์แล้วพวกเขาสามารถสร้างความหายนะได้โดยการขโมยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนขัดขวางการดําเนินงานหรือเรียกร้องค่าไถ่

เห็นได้ชัดว่าการจัดการกับสแปมเป็นสิ่งสําคัญ ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของตัวแทนของคุณโดยลดความจําเป็นในการโต้ตอบกับข้อความสแปม สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถปรับปรุงอัตราการตอบกลับโดยรวมได้ เนื่องจากมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การสอบถามที่ถูกต้องตามกฎหมาย เรียนรู้วิธีใช้กลยุทธ์การจัดการสแปมในส่วนถัดไป

การจัดการสแปม: 5 กลยุทธ์ในการป้องกันข้อความที่ไม่ต้องการ

กลยุทธ์การจัดการสแปมที่ดีช่วยให้เจ้าหน้าที่ระบุและจัดการสแปม ซึ่งช่วยลดผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา คุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยคุณ เช่น respond.io.

Respond.io เป็นซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับการสนทนากับลูกค้าจํานวนมาก มันรวมช่องทางการสื่อสารเช่น อีเมล WhatsApp, กูเกิล Business Messagesและอื่นๆ อีกมากมายในกล่องจดหมาย Omnichannel เดียว

สิ่งนี้ช่วยให้ตัวแทนของคุณจัดการกับสแปมในทุกช่องทางได้ในที่เดียว ตอนนี้เรามาดูกลยุทธ์การจัดการสแปมที่ดีที่สุดด้วย respond.io.

การจัดการสแปม: ตั้งค่าสถานะสแปมด้วยตนเอง

หากผู้ส่งอีเมลขยะส่งข้อความถึงคุณเป็นครั้งแรกคุณสามารถตั้งค่าสถานะด้วยตนเองได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งrespond.io. การตั้งค่านี้ทําได้ง่ายด้วยเทมเพลต Mark Contact as Spam ในโมดูลระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

นี่คือคําแนะนําในการสร้างทางลัดการตั้งค่าสถานะสแปมนี้

1. เลือกโมดูลเวิร์กโฟลว์

2. คลิกที่ + เพิ่มเวิร์กโฟลว์

3. เลือก ทําเครื่องหมายผู้ติดต่อเป็นเทมเพลตสแปม

4. คลิก ใช้เทมเพลต

5. เลือก เผยแพร่

คุณทําเสร็จแล้ว เมื่อคุณแท็กผู้ติดต่อว่าเป็นสแปมแล้ว ผู้ติดต่อจะปิดการสนทนา

การจัดการสแปม: กรองสแปมโดยอัตโนมัติ

คุณไม่จําเป็นต้องตั้งค่าสถานะการส่งคืนผู้ติดต่อสแปมด้วยตนเองเสมอไป เมื่อผู้ติดต่อถูกระบุว่าเป็นผู้ส่งอีเมลขยะแล้ว คุณสามารถรวม ตัวกรองสแปม ไว้ในระบบแชทอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ใดก็ได้ ซึ่งจะทําให้เจ้าหน้าที่มีเวลามากขึ้นในการมีส่วนร่วมกับลูกค้าจริงแทน

คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองสแปมอัตโนมัติได้โดยการ เพิ่มขั้นตอนสาขา ลงในเวิร์กโฟลว์การสนทนาขาเข้าที่มีอยู่หรือใหม่

การจัดการสแปม: ให้ความรู้แก่ตัวแทนเกี่ยวกับกลยุทธ์สแปม

ช่วยให้เจ้าหน้าที่รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์สแปมทั่วไปเพื่อจดจําและหลีกเลี่ยงข้อความสแปมที่อาจเกิดขึ้น ด้วยการให้ความรู้และความตระหนักที่จําเป็นแก่ตัวแทนธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงที่จะตกเป็นเหยื่อของภัยคุกคามความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับสแปม

ตัวอย่างของข้อความสแปมหรือข้อความที่น่าสงสัย ได้แก่ การสะกดและไวยากรณ์ที่ไม่ดีคําสัญญาของโอกาสที่ไม่สมจริงและไฟล์แนบที่ไม่พึงประสงค์

การจัดการสแปม: หลีกเลี่ยงการคลิกลิงก์ที่น่าสงสัย

ไม่ว่าจะเป็นในอีเมลข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ ตัวแทนจะต้องระมัดระวังในการคลิกลิงก์จากผู้ส่งที่ไม่รู้จักหรือน่าสงสัย นี่คือการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรักษาความสมบูรณ์ของอุปกรณ์และเครือข่ายของคุณ ลิงก์เหล่านี้อาจนําไปสู่เว็บไซต์หรือการดาวน์โหลดที่ส่งผลต่อความปลอดภัย

ใช้ความระมัดระวังและตรวจสอบความถูกต้องของลิงก์เสมอก่อนที่จะโต้ตอบกับลิงก์เหล่านั้น ตัวแทนควรระมัดระวังและเชิงรุกในการแจ้งให้หัวหน้าทีมหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบเกี่ยวกับข้อความที่น่าสงสัย

การจัดการสแปม: รายงานสแปมเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม

การรายงานสแปมเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติมเป็นสิ่งสําคัญในการตรวจจับและจัดการกับการสนทนาสแปมจํานวนมากอย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่ควรได้รับการสนับสนุนให้รายงานสแปมโดยการ ติดแท็ก ข้อความสแปมและให้ข้อมูลสรุปการสนทนาด้วย Closing Notes เพื่อให้ผู้จัดการสามารถระบุและติดตามปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสแปมได้อย่างง่ายดาย

พวกเขาให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับลักษณะของข้อความสแปมและรูปแบบที่อาจหลบเลี่ยงการกรองเริ่มต้น ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อดําเนินการตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อทําความเข้าใจกลยุทธ์ที่ใช้โดยผู้ส่งอีเมลขยะ

ด้วยความรู้และเครื่องมือในการจัดการสแปมในการกําจัดของคุณคุณสามารถช่วยเพิ่มเวลาของตัวแทนในการช่วยเหลือลูกค้าหลีกเลี่ยงการสูญเสียและป้องกันการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น พร้อมที่จะปรับปรุงวิธีที่คุณจัดการกับการสนทนากับลูกค้าแล้วหรือยัง ลงทะเบียนสําหรับ ฟรี respond.io ทดลองวันนี้

อ่านเพิ่มเติม

หากคุณสนุกกับการอ่านบทความนี้ โปรดดูบล็อกของเราเกี่ยวกับการจัดการการสนทนากับลูกค้าด้านล่าง:

• การกําหนดเส้นทางการแชท: วิธีสร้างเส้นทางการแชทไปยังทีมที่เหมาะสม
• การจัดการการยกระดับ: คู่มือการยกระดับลูกค้า
• การสนับสนุนการสนทนา: วิธีปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า