As violações de dados são demasiado comuns no atual panorama das mensagens. De Telegram e Facebook Messenger para Slacknenhuma empresa está a salvo de incidentes. Mesmo só em 2023, assistimos a um número impressionante de 8 mil milhões de violações de dados e ciberataques.
Mas estas estatísticas não têm propriamente a ver com números - são um alerta para que empresas como a sua levem a sério a segurança dos dados e o envio seguro de mensagens.
Embora seja impossível garantir uma proteção completa contra violações, é possível minimizar o risco adoptando uma abordagem de segurança proactiva para proteger melhor a sua organização e, mais importante, os seus clientes.
O que é a segurança dos dados?
Na sua essência, a segurança dos dados consiste em proteger as suas informações digitais.
Tal como manter os seus valores seguros num banco, a segurança dos dados mantém os seus dados seguros contra incidentes maliciosos (por exemplo, phishing) e não maliciosos (por exemplo, erro humano) através de uma variedade de métodos como o controlo de acesso, encriptação, autenticação de dois factores e auditorias de segurança.
O nível de diligência que a sua organização tem de colocar na segurança dos dados será muito diferente consoante os sectores. Por exemplo, considere uma instituição financeira ou um hospital que lida com dados pessoais sensíveis. As potenciais consequências de uma violação de segurança são significativamente maiores para eles, dada a necessidade de cumprir regulamentos específicos, como a HIPAA e o RGPD, em comparação com uma empresa familiar que vende produtos electrónicos usados através do Facebook Marketplace.
Dito isto, independentemente da sua dimensão ou sector de atividade, a segurança dos dados deve ser uma prioridade, uma vez que a credibilidade de toda a sua empresa depende disso.
De mensagens instantâneas seguras a mensagens de correio eletrónico: Porque é que a segurança dos dados é importante
A segurança dos dados não é negociável. O custo médio global de uma violação em 2023 foi de 4,45 milhões de dólares. Além disso, um estudo da McKinsey concluiu que 87% dos clientes afirmaram que não fariam negócios com uma empresa se tivessem preocupações com as suas práticas de segurança.
Estas duas estatísticas significam uma coisa: não há espaço para erros, uma vez que os riscos são elevados. A segurança não é apenas uma coisa boa de se ter; é uma necessidade, uma vez que as consequências de não a ter incluem:
Custos financeiros
As violações não são baratas e os custos financeiros associados podem fazer estremecer até mesmo os conglomerados. Para além das penalizações legais e regulamentares, espere gastar recursos substanciais na resposta a incidentes, na compensação dos seus clientes, na gestão de crises e no desenvolvimento de infra-estruturas de segurança mais actualizadas.
Pior ainda, se a sua organização estiver cotada na bolsa, uma violação terá quase sempre impacto no preço das suas acções, fazendo baixar o seu valor de mercado.
Repercussões jurídicas
As empresas têm a obrigação legal de tomar medidas claras para proteger os dados dos seus clientes e, independentemente de a violação ter sido intencional ou acidental, terão de suportar todo o peso das sanções.
Embora as penalidades variem muito em função da jurisdição e do sector específicos, as empresas podem esperar uma combinação de coimas, sanções regulamentares, requisitos de notificação pública e até processos judiciais individuais dos próprios clientes.
Danos à reputação
A força vital de qualquer organização reside nos seus clientes, uma vez que, sem eles, não haveria ninguém a quem vender produtos e serviços. Uma violação da segurança é também uma violação da confiança dos seus clientes. Ninguém quer que as suas informações pessoais, quer se trate de moradas ou detalhes de cartões de crédito, caiam nas mãos erradas.
Os clientes também falam. Por isso, para além de levarem o seu negócio para outro lado, não se surpreenda se começarem a partilhar as suas experiências com amigos e familiares, bem como através de críticas online negativas e publicações nas redes sociais.
Melhores práticas de segurança de dados para mensagens comerciais
São enviadas 23 mil milhões de mensagens instantâneas por dia, juntamente com 361,6 mil milhões de mensagens de correio eletrónico, o que deve impressioná-lo com a tarefa monumental que é garantir a segurança das suas mensagens empresariais. Isto pode parecer assustador, uma vez que a sua organização e solução são apenas tão boas quanto a segurança que as suporta, pelo que é aconselhável dar um passo de cada vez.
É impossível garantir que tudo o que é enviado e recebido é hermético, mas desde que mantenha estas práticas-chave, conseguirá otimizar significativamente os seus processos de segurança:
#1 Educar os seus funcionários e utilizadores
O elemento humano é frequentemente o elo mais fraco nas violações, sendo que tanto os funcionários como os clientes são igualmente vulneráveis. Para atenuar esta situação, considere a possibilidade de implementar sessões de formação abrangentes e frequentes sobre as melhores práticas de segurança de dados e de mensagens seguras.
Estas sessões podem incluir workshops sobre políticas de segurança, sensibilização para o phishing e até medidas preventivas. A utilização de uma combinação de webinars, boletins informativos e plataformas de e-learning interactivas também ajuda a garantir que o seu conteúdo é acessível e cativante para um público tão vasto quanto possível.
#2 Criar um plano de resposta a incidentes
No caso de uma violação de segurança, cada minuto conta para controlar os danos e evitar que a situação se agrave.
Os planos de resposta a incidentes valem o seu peso em ouro, uma vez que fornecem um roteiro claro que define as acções a realizar e as partes interessadas a contactar durante uma violação. Desde a identificação do incidente, passando pela recuperação, até à resolução de problemas de relações públicas, estes planos mantêm sistemática uma situação que, de outro modo, seria caótica.
#3 Realizar auditorias regulares
As empresas devem esforçar-se sempre por atingir dois objectivos: melhorar continuamente as suas práticas de segurança e minimizar a complacência. Um método testado e comprovado para atingir este objetivo é através de auditorias de segurança interna, que ajudam a manter as equipas vigilantes.
As auditorias de segurança avaliam se as normas de segurança estabelecidas estão a ser respeitadas e identificam potenciais vulnerabilidades e lacunas que devem ser colmatadas antes de poderem ser exploradas, ajudando-o, em última análise, a evitar custos elevados no futuro.
#4 Ter uma política de segurança de dados clara
Ter uma política de segurança de dados clara e bem definida faz mais do que delinear a forma como cumpre as leis e os regulamentos, lida com a utilização e recolha de dados e define quem tem acesso. Indica aos clientes que está totalmente empenhado em proteger os seus dados e que está a ser transparente a esse respeito, reforçando, em última análise, a sua reputação como uma organização responsável.
Dito isto, uma política só é eficaz se for realmente lida. Lembre-se do seu público: é provável que nem todos sejam advogados, por isso evite o jargão técnico e assegure-se de que a sua política é redigida numa linguagem simples.
O que procurar numa plataforma segura de mensagens e CRM
Poderia seguir à risca as melhores práticas acima referidas, mas se a plataforma que está a utilizar for inerentemente vulnerável, seria em vão. A plataforma que escolher utilizar para interagir com os seus clientes é tão importante como as práticas que implementar.
Para o ajudar a selecionar a plataforma de mensagens mais segura, faça as seguintes perguntas sobre a sua escolha:
Tem encriptação de ponta a ponta?
A encriptação de ponta a ponta é um elemento indispensável para proteger os seus dados não só de entidades maliciosas, mas também de governos e até de grandes empresas. Esta encriptação garante que as mensagens estão totalmente seguras desde o momento em que são enviadas até serem entregues com êxito ao destinatário pretendido, uma caraterística particularmente importante para a comunicação.
Utiliza armazenamento seguro baseado na nuvem?
O armazenamento de dados na nuvem é conveniente e generalizado e, embora possa oferecer uma proteção de dados considerável, note que o nível de segurança depende inteiramente do fornecedor. Por exemplo, o Microsoft Azure, o Google Cloud Platform (GCP) e o Amazon Web Services (AWS) são conhecidos por serem alguns dos fornecedores mais reputados e seguros.
A empresa é transparente quanto às suas práticas de segurança de dados?
Uma plataforma de mensagens verdadeiramente segura será transparente relativamente às suas práticas de segurança. Isto significa ir além da mera indicação dos seus procedimentos; devem também discutir abertamente a forma como lidam com as violações, os protocolos de segurança que utilizam e os seus planos futuros para melhorar a segurança.
Qual é a quantidade de metadados que armazena?
Os metadados, incluindo localizações, nomes, números de telefone, históricos da Internet e muito mais, podem revelar uma quantidade chocantemente grande de informações quando reunidos. É crucial compreender exatamente a quantidade e o tipo de dados que a sua plataforma armazena. Pense em como se sente confortável com os dados recolhidos antes de escolher um CRM ou uma plataforma segura.
Tem um historial comprovado?
Uma boa plataforma de mensagens é mais do que as características anunciadas numa página. Deve ter um historial de testes, utilização ativa e aprovação por clientes reais. Ao pesquisar uma potencial plataforma, certifique-se de que visita sites de avaliação como o G2 e o Capterra para perceber até que ponto é segura e fiável.
Explorar as medidas de segurança do Respond.io
Respond.io sempre deu prioridade à segurança com uma abordagem meticulosa e proactiva, garantindo constantemente que todas as medidas tomadas satisfazem as exigências de mensagens instantâneas seguras, tanto agora como no futuro.
Vejamos agora mais de perto algumas das principais medidas de segurança implementadas no ano passado:
Certificação ISO 27001:2022
A certificação ISO 27001:2022, atribuída pela Organização Internacional de Normalização (ISO), é uma norma reconhecida mundialmente que se centra no estabelecimento, manutenção e melhoria contínua de um sistema sistemático de gestão de riscos de segurança de dados.
A obtenção da certificação ISO 27001:2022 não é uma tarefa fácil. Ela evidencia uma abordagem sofisticada e sistemática para proteger informações confidenciais.
Em agosto de 2023, respond.io alcançou um marco importante ao obter a certificação ISO 27001:2022, solidificando o seu compromisso inabalável de proteger os dados dos seus clientes contra todos os tipos de ameaças.
Para os actuais utilizadores do respond.io , esta certificação traduz-se em mais do que apenas paz de espírito. Significa uma maior confiança nas capacidades da plataforma para proteger dados sensíveis com os mais rigorosos protocolos de segurança e estruturas de gestão de risco, reduzindo significativamente o potencial de acesso não autorizado a dados e violações de dados.
Início de sessão único
Numa tentativa de melhorar as medidas de segurança existentes e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência do utilizador, respond.io introduziu a funcionalidade Single Sign-On (SSO ) da Security Assertion Markup Language (SAML).
Isto simplifica bastante a experiência de início de sessão em diferentes serviços e departamentos online numa única organização, exigindo a utilização de um único conjunto de credenciais. Mas, para além da conveniência, o SSO elimina a necessidade de utilizar várias palavras-passe, reduzindo o risco de violações relacionadas com palavras-passe e proporcionando uma experiência mais simples e segura a todos os utilizadores.
Autenticação de dois factores
Para além da sua lista de medidas de segurança robustas, respond.io incorporou a autenticação de dois factores (2FA), reforçando ainda mais a segurança ao abordar as vulnerabilidades da proteção apenas com palavra-passe.
A ideia subjacente à 2FA é simples, mas eficaz. Exige que os utilizadores, após introduzirem a sua palavra-passe, introduzam um código fornecido por uma aplicação de autenticação externa nos seus dispositivos móveis. Embora isto possa parecer um incómodo, fornece outra camada de defesa quando as palavras-passe caem nas mãos erradas.
Essencialmente, este processo de verificação em duas etapas reduz a probabilidade de acesso não autorizado, reforçando a confiança do utilizador na segurança dos seus dados.
Mascaramento de números de telefone e e-mails
Ser capaz de ocultar o seu número de telefone e endereços de correio eletrónico é uma forma segura de afastar potenciais ameaças, desde tentativas de phishing a ataques de engenharia social e ao simples spam.
Este processo é conhecido como mascaramento e é uma caraterística recentemente introduzida por respond.io.
Mas para além do utilizador comum, a máscara é particularmente valiosa para quem gere dados pessoais sensíveis. No mundo digital de hoje, onde as violações de dados são cada vez mais comuns, a capacidade de mascarar detalhes de contacto não é apenas uma conveniência; é uma necessidade que torna mais difícil a exploração dos seus utilizadores por entidades não autorizadas.
Está à procura de um software líder de gestão de conversações com clientes que leve a segurança tão a sério como as suas funcionalidades? Registe-se para obter uma conta gratuita em respond.io para experimentar como as nossas medidas de segurança avançadas se integram perfeitamente no nosso conjunto de funcionalidades.
Ler mais
Se achou interessantes as nossas ideias sobre segurança dos dados, convidamo-lo a consultar o seguinte:
- Reconhecimento da excelência: Respond.io Obtém Certificação ISO
- Actualizações de dezembro de 2023: Autenticação de dois factores, integração melhorada na plataforma e modo escuro para respond.io - Inbox
- Actualizações de novembro de 2023: Respond AI Agente, SAML Single Sign-on (SSO), experiência de mensagens de aplicações móveis melhorada e muito mais
