Gestión de Spam: Limpia el desorden de tu bandeja de entrada [Agosto 2023]

¿Están los mensajes de spam desperdiciando el tiempo de tus agentes y desviándolos de tus clientes? La gestión de spam puede ayudarte a despejar el desorden para que puedas concentrarte en tus clientes. En este artículo aprenderás qué es el correo no deseado, cómo afecta a las empresas y a las estrategias para gestionar el correo no deseado sobre la mensajería instantánea.

¿Qué es Spam?

Spam se refiere a mensajes no deseados que se envían a través de varios canales de comunicación. Es una molestia común y se puede encontrar en diferentes formas en varias plataformas, incluyendo mensajeros instantáneos como WhatsApp, Viber y Telegram, correo electrónico, redes sociales, blogs y foros.

Estos mensajes contienen todo tipo de contenido. Pueden venir en forma de promoción de productos, servicios o estafas. Si bien el correo no deseado es molesto, también plantea un grave problema para las empresas que lo reciben. Entonces, ¿qué sucede cuando las empresas no implementan estrategias de gestión de spam?

¿Cuál es el impacto del spam en las empresas?

El spam afecta a todos. De hecho, aproximadamente la mitad del tráfico de correo electrónico es spam. El alto volumen de mensajes por sí solo es preocupante, pero la falta de gestión del spam tendrá otros efectos en las empresas.

Puede obstaculizar la productividad, llevar a perder oportunidades, interrumpir las operaciones y poner en peligro la seguridad de los datos. Analicemos estas cuestiones con más detalle.

Spam sobre mensajería instantánea: Pérdida de productividad

Uno de los principales problemas con los mensajes de correo no deseado es que pierden tiempo y recursos valiosos. Los agentes tienen que revisar los mensajes no deseados para identificar y abordar los legítimos. Esto requiere mucho tiempo y desvía su enfoque de las necesidades de los clientes.

Además, es posible que los agentes también tengan que dedicar más tiempo para informar de los mensajes de spam a sus equipos de informática o de seguridad. Mientras que informar de spam es esencial para mejorar los sistemas de filtrado, se añade a la carga de trabajo, reduciendo aún más la productividad general.

Spam sobre mensajería instantánea: Pérdidas financieras

Los mensajes no deseados pueden causar que los mensajes legítimos de clientes, socios u otros interesados se pierdan o pasen por alto fácilmente. Esto puede llevar a un alto riesgo de perder oportunidades comerciales o a que no se aborde rápidamente la información crucial, lo que podría provocar la pérdida de ventas, retrasos en proyectos o vencimientos.

Por ejemplo, una consulta de cliente potencial'o una propuesta sensible al tiempo de un socio puede ser categorizada por error como spam, haciendo que el negocio se pierda en acuerdos potenciales.

Además, el correo no deseado puede afectar negativamente a la participación y retención del cliente. Si los mensajes legítimos de los clientes se pierden o pasan por alto, puede que haya respuestas retrasadas o incluso ninguna respuesta en absoluto. Esto puede conducir a una pérdida de oportunidades comerciales.

Spam sobre mensajería instantánea: Pérdidas operativas.

Las empresas corren el riesgo de una desaceleración operativa si reciben demasiados spam. Los mensajes con grandes archivos adjuntos o imágenes pueden consumir una gran cantidad de ancho de banda. A medida que el volumen de los mensajes entrantes aumenta, presiona la red, reduciendo el ancho de banda disponible para las comunicaciones comerciales legítimas.

Además, un gran volumen de almacenamiento del servidor de correo no deseado puede reducir el espacio de almacenamiento disponible para los mensajes de los clientes, lo que requiere inversiones adicionales en infraestructura de almacenamiento.

Spam en Mensajería Instantánea: Brechas de Seguridad

Los mensajes de correo no deseado que contengan enlaces maliciosos pueden plantear riesgos significativos para la seguridad de las empresas. Estos enlaces pueden conducir a varias violaciones de seguridad. Dos ejemplos comunes son el phishing y la distribución de software nocivo.

El phishing es una técnica en la que los spammers envían mensajes fraudulentos que parecen provenir de fuentes fiables, como empresas bien conocidas. Si los empleados caen por estos intentos de suplantación de identidad y comparten sin saberlo información sensible, puede provocar violaciones de datos y acceso no autorizado a sistemas críticos.

El correo no deseado también puede incluir enlaces que lleven a la descarga de archivos maliciosos, como virus, spyware, ransomware o troyanos. Una vez instalados en un ordenador, pueden causar estragos robando datos sensibles, interrumpiendo operaciones o exigiendo pagos de rescate.

Es evidente que tratar con el spam es crucial. Ahorra tiempo a sus agentes reduciendo la necesidad de interactuar con los mensajes de spam. Esto les permite mejorar su tasa de respuesta general ya que tienen más tiempo para centrarse en investigaciones legítimas. Aprende cómo puedes implementar estrategias de gestión de spam en la siguiente sección.

Gestionar Spam: 5 estrategias para prevenir mensajes no deseados

Pero para implementar uno, necesitas las herramientas adecuadas para ayudarte, como respond.io. Pero para implementar uno, necesitas las herramientas adecuadas para ayudarte, como respond.io.

Respond.io es un software de gestión de conversaciones de clientes que está diseñado para manejar un gran volumen de conversaciones de clientes. Combina canales de comunicación como email, WhatsApp y más en una bandeja de entrada de omnichannel.

Esto ayuda a tus agentes a manejar spam a través de todos los canales en un solo lugar. Ahora, echemos un vistazo a las mejores estrategias de gestión de spam con respond.io.

Gestión de spam: marca de spam manualmente

Si un spammer te envía mensajes por primera vez, puedes marcarlos manualmente en solo unos pocos clics en respond.io. Configurar esto es fácil con la plantilla Marcar contacto como Spam en el módulo de automatización de flujos de trabajo.

Aquí hay una guía para crear este atajo de marca de spam.

1. Seleccione el módulo Flujos de trabajo.

2. Pulsa en + Añadir flujo de trabajo.

3. Selecciona Marcar contacto como Spam plantilla.

4. Haz clic en Usar plantilla.

5. Seleccione Publicar.

Has terminado. Una vez que hayas etiquetado un contacto como spam, cerrará la conversación.

Gestión de Spam: Filtrar automáticamente Spam

No siempre tienes que marcar los contactos de correo no deseado manualmente. Una vez que un contacto ha sido identificado como spammer, puedes incluir un filtro anti-spam en cualquier automatización de chat de flujos de trabajo, liberando el tiempo de los agentes para interactuar con clientes reales.

Puedes configurar el filtro automático de spam por añadiendo un paso a una conversación entrante o existente.

Gestión de spam: Educar a los agentes sobre las tácticas de spam

Ayuda a los agentes a mantenerse informados sobre las tácticas comunes de spam para reconocer y evitar posibles mensajes de spam. Al proporcionar a los agentes el conocimiento y la concienciación necesarios, las empresas pueden minimizar el riesgo de ser víctimas de amenazas de seguridad relacionadas con el spam.

Algunos ejemplos de mensajes de spam o sospechosos incluyen mala ortografía y gramática, promesas de oportunidades poco realistas y archivos adjuntos no solicitados.

Gestión de Spam: Evite hacer clic en Enlaces Sospechosos

Ya sea en correos electrónicos, mensajes instantáneos u otros canales de comunicación, los agentes deben ser cautelosos a la hora de hacer clic en los enlaces de remitentes desconocidos o sospechosos. Esto es para salvaguardar la información sensible y mantener la integridad de su dispositivo y red. Estos enlaces pueden llevar a sitios web o descargas que comprometan la seguridad.

Ejerce siempre la vigilancia y verifique la legitimidad de los enlaces antes de interactuar con ellos. Los agentes deben ser cautelosos y proactivos a la hora de notificar al líder del equipo o a las autoridades pertinentes sobre mensajes sospechosos.

Gestión de Spam: Informe de Spam para más investigación

Informar de spam para una mayor investigación es crucial para detectar y abordar un gran número de conversaciones de correo no deseado de forma eficaz. Los agentes deben ser alentados a reportar spam mediante etiquetando mensajes de spam y proporcionando un <0>Resumen de la <1>Conversación con Notas de cierre, para que los gerentes puedan identificar y rastrear fácilmente los problemas relacionados con el spam.

Proporcionan información valiosa sobre la naturaleza de los mensajes de spam y patrones que podrían haber evadido el filtrado inicial. Esta información se puede utilizar para realizar investigaciones adicionales para entender las tácticas empleadas por spammers.

Con el know-how y las herramientas para gestionar el spam a tu disposición, puedes ayudar a liberar el tiempo de tus agentes para atender a los clientes, evitar pérdidas y prevenir posibles brechas de seguridad. ¿Listo para mejorar la forma en que manejas las conversaciones con tus clientes? Regístrate para una prueba gratuita de respond.io hoy.

Lecturas adicionales

Si te ha gustado leer este artículo, echa un vistazo a nuestros blogs sobre la gestión de las conversaciones de los clientes a continuación:

• Ruta de Chat: Cómo construir una ruta de chat al equipo derecho

• Gestión de Escalación: Guía para la Escalación del Cliente

• Soporte conversacional: Cómo mejora la experiencia del cliente