¿Quieres saber cómo utilizar WhatsApp business con varios usuarios? O ¿puede utilizarse WhatsApp business en varios dispositivos o teléfonos? Esta guía práctica de primera mano responde a todas tus preguntas sobre el uso de WhatsApp Business con varios usuarios. Incluye cómo configurar WhatsApp Business múltiples usuarios y utilizarlo para marketing, ventas y soporte.
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Múltiples usuarios de WhatsApp Business para diferentes tamaños de empresa
Puede utilizar WhatsApp Business con varios usuarios de dos formas diferentes. A través de la aplicación WhatsApp Business o de WhatsApp Business API, también conocida como plataforma WhatsApp Business. Cada plataforma tiene sus capacidades y restricciones, por lo que es adecuada para empresas de distintos tamaños.
WhatsApp Business Aplicación
Las funciones y capacidades de la aplicación WhatsApp Business se han diseñado pensando en las pequeñas empresas. El proceso de configuración es sencillo y las empresas pueden utilizar la aplicación de forma gratuita. Además, incluye herramientas empresariales como mensajes de bienvenida y de despedida, WhatsApp Catalog, WhatsApp Pay y respuestas rápidas.
Y lo que es más importante, WhatsApp Business App permite utilizar WhatsApp Business para varios usuarios en hasta cinco dispositivos, incluidos cuatro dispositivos vinculados y un teléfono a la vez para cada número. Esto permite a más agentes responder a los mensajes de clientes potenciales y clientes desde cualquier lugar.
En 2022, WhatsApp lanzó un plan de pago, WhatsApp Business Premium, que permite conectar hasta 10 dispositivos y asignar chats a agentes específicos. Sin embargo, este plan solo está disponible para usuarios de Android y en determinados países.
Si el tamaño de su equipo no varía, basta con tener entre 5 y 10 dispositivos conectados a un número de WhatsApp. A medida que tu negocio crezca, necesitarás una plataforma más sofisticada para gestionar más agentes, contactos y mensajes. Aquí es donde entra en juego WhatsApp API .
WhatsApp API
Para las grandes empresas con equipos de agentes, es importante gestionar rápidamente grandes volúmenes de mensajes. También tendrán que responder a todos los contactos rápidamente con herramientas como la IA y la automatización avanzada, y hacer un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo y del rendimiento de la organización.
Sin embargo, estas funciones adicionales solo están disponibles para las cuentas de WhatsApp API cuando se conectan a un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io.
WhatsApp Business App o WhatsApp API?
Entonces, ¿qué producto de WhatsApp es para usted? El siguiente diagrama de flujo le ayudará a determinar el producto WhatsApp Business más adecuado tanto para microempresas y pymes como para grandes empresas que tengan previsto utilizar WhatsApp con varios usuarios.
A continuación, examinaremos en detalle las características de cada producto y los pros y los contras asociados.
WhatsApp Business App: Para microempresas y pequeñas empresas
Si eres propietario de una microempresa y estás pensando en utilizar WhatsApp Business App, sigue leyendo para saber cómo utilizar WhatsApp Business con varios agentes en la aplicación.
Cómo utilizar la aplicación WhatsApp Business con varios usuarios
Cualquier empresa puede utilizar la aplicación WhatsApp Business con varios dispositivos o usuarios. Para vincular un dispositivo, siga los pasos que se indican a continuación.
- Vaya a su aplicación WhatsApp Business .
- Pulse el icono Más opciones con tres puntos verticales.
- Haga clic en Dispositivos vinculados.
- Haga clic en ENLAZAR UN DISPOSITIVO.
- Escanea el código QR.
Puede obtener el código QR en WhatsApp Business Web o WhatsApp Business Desktop App en sus dispositivos complementarios. Solo tienes que ir a https://web.whatsapp.com/ o abrir en la aplicación de escritorio y aparecerá un código QR en la pantalla.
Los pasos anteriores funcionan en dispositivos Android. Para los usuarios de iPhone, vaya a Ajustes de WhatsApp en el paso 2 y siga el resto de las instrucciones anteriores. Tras la vinculación, su equipo podrá acceder a WhatsApp Business en sus dispositivos adicionales sin necesidad de mantener el teléfono conectado.
Limitaciones de la aplicación WhatsApp Business para varios usuarios
El uso de WhatsApp Business App con varios dispositivos es conveniente para las pequeñas empresas, pero esto es sólo una solución temporal o factible cuando su negocio está empezando. A medida que su negocio se expande, pronto se encontrará con problemas con el uso de dispositivos vinculados, tales como:
- No saber quién ha enviado o contestado un mensaje
- Múltiples agentes pueden trabajar con el mismo cliente desde diferentes dispositivos, creando confusión para sus clientes.
- Imposibilidad de asignar chats a los agentes
- No se puede garantizar que se haya respondido a todos los clientes
- No hay forma de organizar los chats, como marcar un chat como resuelto.
- No se puede hacer un seguimiento de la carga de trabajo o el rendimiento de los agentes
- No se puede conectar a CRM, ya que la aplicación WhatsApp Business no admite ninguna integración con CRM .
- No hay controles de acceso de usuarios y todos los agentes pueden acceder a todos los datos.
- No es capaz de aplicar la automatización avanzada
Debido a estas razones, el uso de la aplicación es sólo algo que debe hacer como una solución temporal antes de pasar a WhatsApp API.
WhatsApp API: Para pymes y grandes empresas
Las empresas más grandes con necesidades más sofisticadas requieren una plataforma con funciones más avanzadas para resolver el problema de los múltiples usuarios de WhatsApp Business. Para ello, necesitamos utilizar WhatsApp API conectado a un software de mensajería.
WhatsApp API está diseñado para pymes y grandes empresas que desean escalar y gestionar sus equipos, mensajes y clientes de forma más eficaz. Estas son algunas cosas básicas que debe saber sobre WhatsApp API:
- Dispone de una ventanilla de atención al cliente 24 horas
- No es gratis
- Necesitas una cuenta de WhatsApp API
Registrarse en WhatsApp API con respond.io es rápido y sencillo. El proceso completo sólo lleva unos minutos: desde vincular tu cuenta de empresa de Facebook (ahora conocida como Meta Business Portfolio) hasta añadir un número de teléfono. Como respond.io también es un software de gestión de conversaciones con clientes, puedes empezar a enviar mensajes a los clientes justo después de crear tu cuenta de WhatsApp API .
Aunque no es obligatorio para empezar, las empresas en crecimiento pueden querer verificarse como cuenta oficial con el tick verde de WhatsApp.
A continuación, vamos a hablar de la configuración de WhatsApp API con varios usuarios en respond.io.
Cómo usar WhatsApp Business API con varios usuarios en 4 pasos
Gestionar múltiples conversaciones con clientes con un equipo grande puede ser complicado, pero no tiene por qué serlo. Desde configurar WhatsApp Business API con respond.io hasta crear chatbots, aquí tienes todo lo que necesitas saber.
Paso 1: Acceda a WhatsApp Business API con Respond.io
Configurar WhatsApp Business API con respond.io es un proceso rápido y sencillo.
1. Empiece por crear una cuenta en la plataforma respond.io .
2. Navega hasta Ajustes > Canales. A continuación, haz clic en Añadir canal, selecciona WhatsApp Business Platform (API) y pulsa Conectar.
3. Haz clic en Empezar para completar las comprobaciones de elegibilidad y, a continuación, haz clic en Conectar con Facebook e inicia sesión con tu cuenta de Facebook. Asegúrate de conceder permisos a respond.io para gestionar tu cuenta de WhatsApp Business y la facturación.
4. Seleccione una cuenta existente de Meta Business o cree una nueva y, a continuación, cree un perfil de WhatsApp Business introduciendo los datos de su empresa.
5. Introduzca su número de teléfono de WhatsApp, seleccione un método de verificación (SMS o llamada) e introduzca el código de verificación de 6 dígitos recibido para completar la configuración.
Paso 2: Añadir usuarios
Para añadir usuarios a respond.io, siga estos tres sencillos pasos.
1. Vaya a Configuración > Configuración del área de trabajo > Usuarios.
2. Haga clic en Añadir usuario para invitar a agentes al espacio de trabajo utilizando su dirección de correo electrónico.
Al añadir Usuarios, puede darles un Rol de Usuario apropiado. Esto le permite limitar el nivel de acceso de cada colaborador invitado a la plataforma. Puedes elegir entre tres roles de usuario:
- Propietario: Los propietarios tienen acceso a todos los módulos y pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo.
- Gestor: Al igual que los Propietarios, los Gestores tienen acceso a todos los módulos. Sin embargo, tienen acceso restringido a la configuración del espacio de trabajo.
- Agente: Los agentes sólo tienen acceso al módulo Mensajes.
3. Cree Equipos para agrupar a sus agentes para una mejor visibilidad después de que acepten su invitación.
Para obtener información detallada sobre cómo añadir y editar los perfiles de los miembros del equipo, invitar a nuevos usuarios, ver los miembros del equipo y sus funciones, crear nuevos equipos y gestionarlos eficazmente, consulte nuestro completo artículo del centro de ayuda.
Paso 3: Asignación de conversaciones a uno mismo o a miembros del equipo
Para asignar o desasignar una conversación, sólo tienes que hacer lo siguiente.
1. Accede al desplegable Asignación situado en la esquina superior derecha del módulo Bandeja de entrada.
2. Utilice el desplegable para asignar o reasignar un agente a un contacto.
3. Busque un agente por su nombre en el cuadro de búsqueda o selecciónelo de la lista de agentes disponibles con sus avatares.
Paso 4: Colaborar en conversaciones de WhatsApp Business con un equipo
Respond.io puede ayudar a los equipos a colaborar de forma eficiente cuando gestionan conversaciones de WhatsApp Business.
1. Añada notas internas para proporcionar contexto o actualizaciones visibles sólo para los miembros del equipo, garantizando un traspaso fluido entre agentes.
2. Utiliza etiquetas para organizar las conversaciones con rótulos como "Urgente" o "Seguimiento" para clasificarlas y darles prioridad para una resolución más rápida.
Eso es todo. Ya está todo listo. Ahora veamos cómo puedes automatizar el chat de WhatsApp Business para varios usuarios.
Automatizar el chat de WhatsApp Business para varios usuarios
¿Y si usted y su equipo no están disponibles para chatear con sus clientes? No se preocupe, estas son las cosas que puede hacer para automatizar su chat mientras su equipo está ausente.
Automatice el chat con un agente de IA
El uso del agente de IA en respond.io permite a las empresas gestionar consultas rutinarias con facilidad, liberando a los agentes en directo para que se centren en tareas más complejas. A continuación te explicamos cómo configurarlo.
1. Añada el paso Agente AI a un flujo de trabajo en el punto en el que desea que un agente AI gestione una conversación.
2. Seleccione un objetivo para el Agente de IA, ya sea Responder Preguntas o Recopilar Información.
3. Introduzca la información que desea recopilar o seleccione una fuente de conocimiento para dotar al Agente AI de lo que necesita saber.
4. Pruebe el Agente AI para asegurarse de que reconoce las consultas y responde correctamente.
Para obtener más información sobre Respond AI , consulte nuestro Centro de asistencia. Alternativamente, para una alternativa más sencilla, puede considerar el uso de Flujos de trabajo sin IA.
Establecer respuestas automáticas cuando no hay usuarios disponibles
El envío automático de mensajes de bienvenida y de despedida cuando sus agentes en directo no están disponibles garantiza que los clientes reciban respuestas instantáneas y una comunicación clara en todo momento.
1. Vaya a Configuración > Flujos de trabajo en el panel respond.io .
2. Haga clic en + Añadir flujo de trabajo y seleccione la plantilla "Mensaje de bienvenida" o "Mensaje de ausencia".
3. Personalice el contenido del mensaje para que coincida con el tono de su marca y ofrezca información relevante.
4. Utilice el paso "Fecha y hora" para definir el horario comercial en el que debe activarse el mensaje de ausencia.
5. Guarde y active el flujo de trabajo para habilitar las respuestas automáticas.
4 Ventajas de usar WhatsApp Múltiples usuarios con WhatsApp API y Respond.io
Hacer que WhatsApp funcione para varios usuarios no es sólo práctico. Es una necesidad si quiere mejorar la comunicación de su equipo con los clientes. Pero cuando se trata de utilizar el WhatsApp API con respond.io, sepa que introduce un nuevo nivel de eficiencia en sus operaciones.
#nº 1 Simplifique su flujo de trabajo de mensajería
Respond.io ofrece una bandeja de entrada unificada en la que todo tu equipo puede ver y hacer un seguimiento de todos los chats de WhatsApp. Esto ayuda a evitar confusiones sobre quién ha respondido a un cliente y reduce el riesgo de mensajes perdidos, manteniendo a su equipo en la misma página en todo momento.
#2 Asigne funciones adecuadas a su equipo
No todos los miembros del equipo necesitan las llaves de la ciudad. Puedes designar funciones específicas, como Agente, Gestor o Propietario, para los miembros del equipo, proporcionándoles el nivel de acceso adecuado y garantizando que todos tengan exactamente lo que necesitan sin permisos innecesarios.
#3 Personalizar las conversaciones con los clientes
Respond.io se integra perfectamente con CRM, para que su equipo pueda ver el historial y las preferencias de los clientes de un vistazo. Esto significa que sus respuestas no son sólo rápidas. Pueden ser informadas y personalizadas, ayudándole a entablar conversaciones más significativas.
#4 Una herramienta a escala
No importa si hoy eres una marca pequeña o si mañana serás una potencia mundial. Respond.io es totalmente capaz de crecer junto con tu negocio. A medida que crezca, podrá añadir usuarios, automatizar más flujos de trabajo, gestionar mayores cargas de mensajes y mucho más sin perder nunca el ritmo.
Casos de uso admitidos para WhatsApp API en Respond.io
A continuación, le mostraremos cómo puede utilizar WhatsApp Business con varios usuarios en respond.io para diferentes casos de uso, como ventas, servicio de atención al cliente, marketing de WhatsApp con anuncios click-to-chat, remarketing con WhatsApp Broadcast.
Ventas y atención al cliente con IA
Con el creador de automatización de flujos de trabajo de respond.io, puede utilizar WhatsApp API para ventas y asistencia con varios agentes. Puede configurar fácilmente respuestas automáticas de WhatsApp, incluido el envío de su catálogo de WhatsApp y mensajes de bienvenida para causar una buena primera impresión a los nuevos clientes.
Además, puede enviar mensajes de ausencia cuando no haya agentes en línea o cuando los clientes envíen mensajes a su empresa fuera del horario de atención.
Para una alternativa más avanzada, siempre que haya un mensaje entrante, puede utilizar AI Agent, un chatbot impulsado por IA, para que actúe como respuesta inicial y gestione las consultas rutinarias o dirija a los clientes al equipo adecuado en función del perfil de los clientes, el propósito de la conversación y el ciclo de vida del cliente.
Una vez configurados los flujos de trabajo para los mensajes entrantes, puede dar prioridad a los clientes importantes y asegurarse de que ningún cliente quede desatendido asignándolos al agente más relevante o disponible de su equipo. Esto es especialmente potente para un caso de uso de ventas, ya que menos clientes abandonarán, lo que conduce a mayores tasas de conversión.
Generar clientes potenciales y aumentar las ventas
¿Ejecuta anuncios de clics en WhatsApp y tiene dificultades para calificar a los clientes potenciales y gestionar un gran volumen de mensajes entrantes? Con respond.io, puede recopilar información sobre los clientes potenciales y cualificarlos más rápidamente mediante una pregunta. Además, puede aumentar la conversión de clientes potenciales respondiéndoles rápidamente con Respond AI Agent.
Aunque tienes una ventana de mensajería de 72 horas en lugar de una de 24 horas cuando los clientes potenciales te envían mensajes desde los anuncios de WhatsApp, sigue siendo esencial tener un plan para reanudar las conversaciones una vez cerrada la ventana.
Una forma de volver a conectar con los clientes potenciales de forma masiva es utilizar plantillas de mensajes para los mensajes masivos de WhatsApp. Esto le permite enviar mensajes preaprobados a sus clientes potenciales incluso después de que haya transcurrido el plazo de 72 horas.
Difunda promociones al instante o prográmelas con antelación
Las difusiones de WhatsApp funcionan muy bien para las campañas de retargeting. Es tan sencillo como seleccionar los contactos que han optado por recibir noticias suyas, crear el contenido del mensaje con archivos multimedia adjuntos y añadir un botón de llamada a la acción o de respuesta rápida. Una vez que haya terminado, simplemente envíe o programe un mensaje de WhatsApp con antelación. programe una difusión con antelación.
Una vez que los clientes potenciales empiecen a responder, recibirá un gran volumen de mensajes. Pero recuerda que ahora puedes gestionar tus mensajes de forma más eficaz y tener equipos de agentes respondiendo al mismo tiempo en distintos dispositivos.
Responda con inteligencia y rapidez Respond AI
Gracias a Respond AI Prompts, puedes traducir sin esfuerzo tus mensajes a más de 90 idiomas, garantizando una comunicación eficaz más allá de las fronteras. Con un solo clic, hace que tu comunicación sea más precisa ajustando el tono de tus mensajes y corrigiendo los errores ortográficos y gramaticales.
También puede utilizar AI Assist para generar automáticamente respuestas a los mensajes entrantes de sus clientes. La IA elabora las respuestas basándose en las fuentes de conocimiento que usted proporciona, garantizando que cada respuesta sea relevante y contextualmente apropiada.
Aumenta la productividad y la colaboración de tu equipo con una bandeja de entrada de WhatsApp compartida
Aunque hemos resuelto el problema de los usuarios múltiples de WhatsApp Business, las empresas siguen necesitando entender mejor a sus clientes y asegurarse de que todos los miembros de su equipo rinden.
Respond.iopermite controlar en tiempo real el rendimiento y la carga de trabajo de sus agentes. Sabrá exactamente cuántas conversaciones está gestionando un agente y si es eficiente a la hora de cerrar conversaciones en función de su tiempo de resolución. Incluso puede ver el rendimiento de los agentes entre sí.
Además, respond.io cuenta con herramientas especialmente diseñadas para facilitar la colaboración entre agentes. Prácticas funciones como añadir comentarios y etiquetar a otro compañero en una conversación permiten a los agentes colaborar, responder y resolver conversaciones más rápidamente. Los comentarios son esencialmente notas internas en las que puedes documentar un problema o una situación para que tú y tu equipo podáis consultarlos cuando sea necesario.
Además, nuestra función Contact Merge le permite tener una visión de 360 grados de sus clientes con nuestra bandeja de entrada omnicanal. Esto ayuda a sus agentes a responder a los clientes de manera más eficiente cuando toda la información de contacto está disponible desde un panel centralizado.
Por último, pero no por ello menos importante, manténgase conectado con sus clientes incluso cuando esté de viaje con la aplicación móvilrespond.io . Se acabó el perderse una conversación. Recibe notificaciones cada vez que recibas un nuevo mensaje o cuando alguien te asigne un nuevo contacto.
Ahora que ya sabes lo que ofrece respond.io , vamos a ver algunos ejemplos reales de cómo las empresas utilizan WhatsApp business en varios dispositivos con respond.io.
Casos prácticos reales: Cómo Respond.io ayuda a las empresas con múltiples usuarios de WhatsApp
Respond.io ha facilitado a las empresas la gestión eficaz de grandes volúmenes de conversaciones ampliando el acceso multiusuario a WhatsApp. Gracias a su experiencia en ayudar a las empresas de todo el mundo a crecer, Meta ha avalado a la empresa por su experiencia y la ha reconocido como socio empresarial con el distintivo Meta .
Hemos entrevistado a algunos clientes de respond.io para saber cómo llevan sus negocios al siguiente nivel con la funcionalidad multiusuario de WhatsApp. A continuación, hemos recopilado algunas historias de éxito que te servirán de inspiración para poner en marcha tu viaje multiusuario de WhatsApp.
Cómo Lamarsa Coffee mejora el tiempo de respuesta
Lamarsa Coffeeuna empresa de venta de equipos de café con sede en Malasia, gestionaba la comunicación con sus clientes a través de WhatsApp Business App. Sin embargo, WhatsApp Business App está limitada a un teléfono y otros cuatro dispositivos, lo que significa que solo unos pocos agentes pueden responder a las conversaciones al mismo tiempo.
A medida que su negocio se expandía, a Lamarsa Coffee le resultaba difícil gestionar el elevado volumen de conversaciones a través de WhatsApp. Para resolver el problema de los múltiples usuarios de WhatsApp Business, Lamarse Coffee migró a WhatsApp API y lo conectó a respond.io para un mayor acceso multiusuario.
Gracias a la funcionalidad multiusuario mejorada de WhatsApp y a los flujos de trabajo avanzados de respond.io, Lamarsa Coffee ha conseguido mejorar los tiempos de primera respuesta en un 38%.
Cómo 800 Storage gestiona un gran volumen de conversaciones
Empresa de autoalmacenamiento con sede en Dubai, 800 Storagetenía limitado el acceso multiusuario a WhatsApp Business App. Esto se traduce en un tiempo de respuesta lento, lo que a su vez afecta al crecimiento del negocio. Gracias a la actualización a WhatsApp API y su integración con respond.io, 800 Storage está ahora preparada para gestionar un gran volumen de conversaciones mediante el acceso multiequipo de WhatsApp.
Gracias al acceso multiusuario por WhatsApp, el rendimiento de los agentes ha mejorado notablemente en todos los ámbitos, y los tiempos de primera respuesta se han reducido en un 30%, ¡hasta 1 minuto y 56 segundos!
¡Has llegado hasta el final! ¿Estás listo para utilizar WhatsApp Business con varios usuarios? ¡ Pruebe gratis respond.io y su WhatsApp Business API !
Primeros pasos con WhatsApp Business para varios usuarios
Ponerse en marcha con WhatsApp Business para varios usuarios es más fácil de lo que cree. Si tiene una empresa pequeña, la aplicación WhatsApp Business puede ser suficiente para sus necesidades a corto plazo. Descargue la aplicación, conecte hasta cinco dispositivos y listo. Es gratis, fácil de configurar e incluso tiene funciones útiles que te ayudarán a empezar.
Sin embargo, si su empresa está creciendo (o tiene previsto hacerlo), entonces WhatsApp API es su mejor opción. Diseñado pensando en equipos más grandes, ofrece usuarios ilimitados, una potente automatización y se integra sin problemas con tus CRM existentes. Todo lo que tienes que hacer es registrarte a través de una plataforma como respond.io. La configuración es rápida y estarás gestionando mensajes en un abrir y cerrar de ojos.
Preguntas frecuentes
¿Es gratis WhatsApp Business para varios usuarios?
La aplicación WhatsApp Business permite el uso gratuito en hasta cinco dispositivos. Si desea utilizar WhatsApp en hasta 10 dispositivos, puede optar por una suscripción a WhatsApp Premium.
Para las empresas que necesitan más de diez usuarios, WhatsApp API es la solución. Esto, sin embargo, implica el precio basado en conversación de WhatsApp y el uso de un software de mensajería, que incurre en costes adicionales.
¿Puedo utilizar WhatsApp Business en 2 teléfonos?
La aplicación WhatsApp Business admite hasta cinco dispositivos, incluidos cuatro dispositivos vinculados y un teléfono por cuenta, pero no dos teléfonos simultáneamente.
¿Cómo utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos?
- Abra la aplicación WhatsApp Business en su teléfono principal.
- Pulse el menú Más opciones (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha.
- Seleccione Dispositivos vinculados.
- Seleccione Vincular un dispositivo.
- Escanee el código QR que aparece en la pantalla del dispositivo que desea vincular
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Lecturas complementarias
Si te ha gustado esta guía práctica de WhatsApp Business para varios usuarios y quieres saber más sobre WhatsApp Business, consulta nuestros artículos sobre:
- La guía definitiva para WhatsApp Business API
- Todo lo que necesitas saber sobre WhatsApp Cloud API
- WhatsApp API Precios: La guía definitiva de los precios de WhatsApp Business API
