¿Quieres saber cómo utilizar WhatsApp business con varios usuarios? ¿O se puede utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos o teléfonos? Hemos elaborado esta guía práctica que responderá a todas tus preguntas sobre el uso de WhatsApp Business con varios usuarios. En esta guía de primera mano, vamos a resolver el problema de WhatsApp Business con varios usuarios, explicando cómo configurar y utilizar WhatsApp con varios agentes para ventas, soporte y marketing en respond.io.
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Múltiples usuarios de WhatsApp Business para diferentes tamaños de empresa
El uso de WhatsApp Business con varios usuarios o en varios dispositivos depende del producto de WhatsApp que esté utilizando: WhatsApp Business App o WhatsApp Business API, también conocido como WhatsApp Business Platform. Cada plataforma tiene su propio método para añadir usuarios y dispositivos adicionales.
Te habrás dado cuenta de que no hemos mencionado la aplicación WhatsApp. Aunque ahora es posible vincular hasta cuatro dispositivos bajo un mismo número de teléfono y cambiar entre cuentas, no es una opción adecuada para la mensajería empresarial.
Aunque la App WhatsApp y la App WhatsApp Business permiten crear listas de difusión de hasta 256 contactos y etiquetarlos para facilitar su gestión, la App WhatsApp Business ofrece varias ventajas sobre la App WhatsApp normal, que analizaremos a continuación.
WhatsApp Business Aplicación
WhatsApp ha diseñado las funciones y capacidades de WhatsApp Business App pensando en las pequeñas empresas. Por ejemplo, incluye varias herramientas empresariales como mensajes de saludo y de despedida, WhatsApp Catalog, WhatsApp Pay y respuestas rápidas.
El proceso de configuración es sencillo y las empresas pueden utilizar la aplicación de forma gratuita. La aplicación WhatsApp Business permite utilizar WhatsApp Business para varios usuarios.
Anteriormente, solo podías utilizar WhatsApp Business App simultáneamente en un par de dispositivos, compuestos por un smartphone y un PC. Sin embargo, tras la reciente actualización de 2022, puede utilizar WhatsApp Business App en hasta cinco dispositivos, incluidos cuatro dispositivos vinculados y un teléfono a la vez para cada número.
Vincular varios dispositivos a su cuenta de WhatsApp Business App permite a más agentes responder a los mensajes de los clientes desde cualquier lugar. Esto puede ser especialmente útil cuando estás llevando a cabo una campaña publicitaria o una promoción.
En 2022, WhatsApp también lanzó un plan de pago llamado WhatsApp Business Premium, que permite conectar hasta 10 dispositivos y asignar chats a agentes específicos. Sin embargo, este plan es solo para usuarios de Android y está disponible en determinados países.
Tener de 5 a 10 dispositivos conectados a un número de WhatsApp es suficiente para los empresarios individuales y las pequeñas empresas sólo si el tamaño de su equipo sigue siendo el mismo. A medida que su negocio crezca, necesitará una plataforma más sofisticada para gestionar más agentes, contactos y mensajes. Aquí es donde entra en juego WhatsApp API .
WhatsApp API
Para las grandes empresas con equipos de agentes, es importante gestionar rápidamente un gran volumen de mensajes. También tendrán que responder rápidamente a todos los contactos con herramientas como la automatización avanzada y hacer un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo y del rendimiento de la organización.
Sin embargo, estas funciones adicionales solo están disponibles para las cuentas de WhatsApp API cuando se conectan a un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io.
WhatsApp Business App o WhatsApp API?
Para ayudarte a visualizarlo mejor, hemos creado un diagrama de flujo a modo de guía. Esto le dará una mejor idea de qué producto de WhatsApp es adecuado para las microempresas y pymes y las grandes empresas cuando se trata de utilizar WhatsApp Business para varios usuarios.
A continuación, examinaremos en detalle las características de cada producto y sus ventajas e inconvenientes.
WhatsApp Business Múltiples usuarios para micropymes: WhatsApp Business App
Si eres propietario de una microempresa y estás pensando en utilizar WhatsApp Business App, sigue leyendo para saber cómo utilizar WhatsApp Business con varios agentes en la aplicación.
Cómo utilizar WhatsApp Business con varios usuarios a través de la aplicación
Cualquier empresa puede utilizar la aplicación WhatsApp Business con varios dispositivos o usuarios. Para vincular un dispositivo, siga los pasos que se indican a continuación.
- Vaya a su aplicación WhatsApp Business .
- Pulse el icono Más opciones con 3 puntos verticales.
- Haga clic en Dispositivos vinculados.
- Haga clic en ENLAZAR UN DISPOSITIVO.
- Escanea el código QR.
Puede obtener el código QR en WhatsApp Business Web o WhatsApp Business Desktop App en sus dispositivos complementarios. Solo tienes que ir a https://web.whatsapp.com/ o abrir en la aplicación de escritorio y aparecerá un código QR en la pantalla.
Los pasos anteriores funcionan en dispositivos Android. Para los usuarios de iPhone, basta con ir a Ajustes de WhatsApp en el paso 2 y seguir el resto de las instrucciones anteriores.
Antes de empezar, asegúrate de que tienes la última versión de WhatsApp en tu teléfono. Tras la vinculación, tu equipo podrá acceder a WhatsApp Business en tus dispositivos adicionales sin necesidad de mantener el teléfono conectado.
Multiagente WhatsApp: Una solución temporal usando la app
Usar WhatsApp Business App con varios dispositivos es cómodo para las pequeñas empresas, pero es solo una solución temporal o factible cuando tu negocio está empezando.
Limitaciones de la app WhatsApp Business como solución multiusuario
A medida que su negocio se expande, pronto encontrará problemas con el uso de dispositivos vinculados. Hemos recopilado algunos de los problemas más comunes con los que se han encontrado nuestros clientes al utilizar WhatsApp Business App:
- No saber quién ha enviado o contestado un mensaje
- Múltiples agentes pueden trabajar con el mismo cliente desde diferentes dispositivos, creando confusión para sus clientes.
- No se puede hacer un seguimiento de la carga de trabajo o el rendimiento de los agentes
- No se puede asignar un chat a un agente
- No se puede garantizar que se haya respondido a todos los clientes
- No hay forma de organizar los chats, como marcar un chat como resuelto.
- No se puede conectar a CRM, ya que la aplicación WhatsApp Business no admite ninguna integración con CRM .
- No hay controles de acceso de usuarios y todos los agentes pueden acceder a todos los datos.
- No es capaz de aplicar la automatización avanzada
Debido a estas razones, el uso de la aplicación es sólo algo que debe hacer como una solución temporal antes de pasar a WhatsApp API.
WhatsApp Business Múltiples usuarios para pymes y grandes empresas: WhatsApp API
Las empresas más grandes con necesidades más sofisticadas requieren una plataforma con funciones más avanzadas para resolver el problema de los múltiples usuarios de WhatsApp Business. Para ello, necesitamos utilizar WhatsApp API conectado a un software de mensajería.
Para empezar, explicaremos qué es WhatsApp API, cómo empezar con un socio oficial de WhatsApp y por qué es mejor utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos con respond.io.
WhatsApp Business en varios dispositivos: WhatsApp API Descripción general
WhatsApp API está diseñado para PYMES y grandes empresas que buscan escalar y gestionar sus equipos, mensajes y clientes de forma más eficaz.
Como WhatsApp API simplemente transmite información hacia y desde la red de WhatsApp, no tiene una aplicación o interfaz de usuario. Tendrás que conectar API a un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io para enviar y recibir mensajes.
Antes de seguir adelante, aquí hay algunas cosas básicas que usted necesita saber acerca de WhatsApp API.
- Dispone de una ventanilla de atención al cliente 24 horas
- No es gratis
- Debe solicitar una cuenta en API
Explicaremos cada punto en detalle en las secciones siguientes.
WhatsApp Business en varios dispositivos: Ventana de mensajería de WhatsApp API
WhatsApp API tiene una ventana de atención al cliente de 24 horas. Cada vez que un contacto envía un mensaje entrante, se inicia o reinicia un temporizador de 24 horas. Dentro de la ventana de mensajería, las empresas pueden responder a los clientes libremente.
Transcurridas 24 horas, sólo se pueden utilizar plantillas de mensajes para volver a abrir la ventana de mensajería. Vienen con marcadores de posición y encabezados personalizables, y pueden añadirse botones de llamada a la acción o de respuesta rápida. Puede utilizar estas plantillas para conversaciones de marketing, utilidad y autenticación.
WhatsApp Business en varios dispositivos: WhatsApp API Precios
WhatsApp API Los precios varían en función del proveedor de soluciones empresariales (BSP) de WhatsApp que elija. Suelen añadir un recargo a las tarifas de las conversaciones de WhatsApp y cobran una tarifa mensual de acceso a WhatsApp API además de lo que les cobra WhatsApp.
Afortunadamente, este no es el caso si obtiene WhatsApp Business API de respond.io. A diferencia de otros BSP, respond.io proporciona acceso gratuito a WhatsApp API y no impone ningún recargo, lo que la convierte en una solución rentable para empresas de todos los tamaños.
Dado que respond.io es tanto un BSP de WhatsApp como un software de gestión de conversaciones con clientes, las empresas pueden conectar WhatsApp a una bandeja de entrada omnicanal, utilizar WhatsApp con equipos de usuarios y gestionar completamente sus cuentas de WhatsApp Business.
Es compatible con todas las funciones exclusivas de WhatsApp, como las transmisiones y los mensajes interactivos, al tiempo que ofrece automatización avanzada para agilizar los procesos empresariales. Más adelante exploraremos más a fondo sus capacidades.
Además, como respond.io utiliza WhatsApp Cloud API , las empresas pueden obtener actualizaciones de WhatsApp API más rápidamente que otros socios de WhatsApp. A continuación, le mostraremos lo fácil que es obtener acceso a WhatsApp API con respond.io.
WhatsApp Business en varios dispositivos: Cómo obtener una cuenta de WhatsApp API
Registrarse en WhatsApp API con respond.io es rápido y sencillo. Todo el proceso es sencillo y solo te llevará unos minutos, desde vincular tu cuenta de empresa de Facebook hasta añadir un número de teléfono. Empieza a registrarte en WhatsApp API ahora mismo.
Dado que respond.io también es un software de gestión de conversaciones con clientes, puede empezar a enviar mensajes a los clientes justo después de crear su cuenta de WhatsApp API . A continuación, vamos a ver cómo configurar WhatsApp API con varios usuarios en respond.io.
Cómo utilizar WhatsApp Business API con varios usuarios: Cómo añadir usuarios a respond.io
Configurar WhatsApp Business con varios usuarios en respond.io es fácil y rápido. Para añadir usuarios a respond.io, siga estos tres sencillos pasos.
1. Vaya a Configuración >Configuración del área de trabajo >Usuarios.
2. Haga clic en Añadir usuario para invitar a agentes al espacio de trabajo utilizando su dirección de correo electrónico.
Al añadir Usuarios, puede darles un Nivel de Acceso apropiado. Puede elegir entre tres niveles de acceso:
- Propietario: Los propietarios tienen acceso a todos los módulos y pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo.
- Gestor: Al igual que los Propietarios, los Gestores tienen acceso a todos los módulos. Sin embargo, tienen acceso restringido a la configuración del espacio de trabajo.
- Agente: Los agentes sólo tienen acceso al módulo Mensajes.
3. Cree Equipos para agrupar a sus agentes para una mejor visibilidad después de que acepten su invitación.
A continuación, vamos a explorar cómo puede empezar a utilizar respond.io para enviar mensajes a los clientes en WhatsApp.
WhatsApp Business Múltiples usuarios: Casos de uso compatibles con Respond.io
A continuación, le mostraremos cómo puede utilizar WhatsApp Business con varios usuarios en respond.io para diferentes casos de uso, como ventas, atención al cliente, marketing con anuncios de WhatsApp click to chat, remarketing con WhatsApp Broadcast y creación de respuestas automáticas de WhatsApp.
WhatsApp Business Múltiples usuarios: Ventas y atención al cliente por WhatsApp
Con nuestros flujos de trabajo personalizables, puede utilizar WhatsApp API para ventas y asistencia con varios agentes. Cada vez que reciba un mensaje, dirigirá a sus clientes al equipo adecuado en función del perfil del cliente, el objetivo de la conversación y el ciclo de vida del cliente.
Una vez configurados los flujos de trabajo para los mensajes entrantes, puede dar prioridad a los clientes importantes y asegurarse de que ningún cliente quede desatendido asignándolos al Agente más relevante y/o disponible de su equipo.
En respond.io, tendrá acceso a funciones avanzadas como Contact Merge. Con Contact Merge, puede consolidar el historial de conversaciones de sus clientes en diferentes aplicaciones de mensajería en un perfil unificado para obtener una visión holística del cliente. Esto ayuda a los agentes a comprender mejor el contexto de los clientes.
Anuncios de WhatsApp Click to Chat
¿Realiza anuncios de clics en el chat de WhatsApp y tiene dificultades para cualificar clientes potenciales y gestionar un gran volumen de mensajes entrantes? Con respond.io, puede calificar a los clientes potenciales más rápidamente a través de encuestas automatizadas y aumentar la conversión de clientes potenciales respondiendo a ellos rápidamente con nuestra plataforma de respuesta multiusuario dedicada.
Aunque tienes una ventana de mensajería de 72 horas en lugar de una de 24 horas cuando los clientes potenciales te envían mensajes desde los anuncios de WhatsApp, sigue siendo esencial tener un plan para reanudar las conversaciones una vez cerrada la ventana.
Una forma de volver a conectar con los clientes potenciales de forma masiva es utilizar plantillas de mensajes para los mensajes masivos de WhatsApp. Esto le permite enviar mensajes preaprobados a sus clientes potenciales incluso después de que haya transcurrido el plazo de 72 horas.
WhatsApp Business Múltiples usuarios: Difusión por WhatsApp
Difundir es tan sencillo como seleccionar los contactos que han optado por recibir noticias suyas, crear el contenido del mensaje con archivos multimedia adjuntos y añadir un botón de llamada a la acción o de respuesta rápida. Una vez hecho esto, sólo tienes que enviar o programar la difusión con antelación.
Una vez que los clientes potenciales empiecen a responder, recibirá un gran volumen de mensajes. Pero recuerda que ahora puedes gestionar tus mensajes de forma más eficaz y tener equipos de agentes respondiendo al mismo tiempo en distintos dispositivos.
Múltiples usuarios de WhatsApp Business: WhatsApp Auto Reply
A través de los flujos de trabajo de respond.io, puede configurar fácilmente las respuestas automáticas de WhatsApp. Puede enviar un mensaje de bienvenida de WhatsApp para causar una buena primera impresión a los nuevos clientes o enviar un mensaje de ausencia cuando su equipo no pueda responder a las consultas inmediatamente.
Múltiples usuarios de WhatsApp Business: Respond AI
Gracias a respond AI, puedes traducir sin esfuerzo tus mensajes a más de 90 idiomas, garantizando una comunicación eficaz más allá de las fronteras. Con un solo clic, hace que tu comunicación sea más precisa ajustando el tono de tus mensajes y corrigiendo los errores ortográficos y gramaticales.
Mejore el rendimiento de su equipo con respond.io
Aunque hemos resuelto el problema de los usuarios múltiples de WhatsApp Business , las empresas siguen necesitando comprender mejor a sus clientes y asegurarse de que todos los miembros de su equipo rinden.
Respond.ioEl Módulo de Informes permite monitorizar en tiempo real el rendimiento y la carga de trabajo de sus agentes. Sabrá exactamente cuántos contactos está gestionando un agente y si es eficiente a la hora de cerrar conversaciones en función de su tiempo de resolución. Incluso puede ver el rendimiento de los agentes entre sí.
Además, respond.io cuenta con herramientas especialmente diseñadas para facilitar la colaboración entre Agentes. Prácticas funciones como añadir comentarios y etiquetar a otro compañero en una conversación permiten a los agentes colaborar, responder y resolver conversaciones más rápidamente.
Además, nuestra función Contact Merge le permite tener una visión de 360 grados de sus clientes con nuestra bandeja de entrada omnicanal. Esto ayuda a sus agentes a responder a los clientes de manera más eficiente cuando toda la información de contacto está disponible desde un panel centralizado.
Por último, pero no por ello menos importante, manténgase conectado con sus clientes incluso cuando esté de viaje con la aplicación móvilrespond.io . Se acabó el perderse una conversación. Recibe notificaciones cada vez que recibas un nuevo mensaje o cuando alguien te asigne un nuevo contacto.
A continuación, vamos a ver algunos ejemplos reales de cómo las empresas mejoran la funcionalidad multiusuario de WhatsApp utilizando respond.io.
Inspiración para múltiples usuarios de WhatsApp Business: Una mirada de primera mano a cómo los usuarios de respond.io llevan sus negocios al siguiente nivel
Respond.io ha facilitado a las empresas la gestión eficaz de grandes volúmenes de conversaciones ampliando el acceso multiusuario a WhatsApp. Gracias a su experiencia en ayudar a las empresas de todo el mundo a crecer, Meta ha avalado a la empresa por su experiencia y la ha reconocido como socio empresarial con el distintivo Meta .
Hemos entrevistado a algunos clientes de respond.io para averiguar cómo llevan sus negocios al siguiente nivel con la funcionalidad multiusuario de WhatsApp. A continuación, hemos recopilado algunos casos de éxito que te inspirarán para utilizar WhatsApp Business con varios usuarios.
Informe de primera mano: Cómo Lamarsa Coffee mejora el tiempo de respuesta
Lamarsa Coffeeuna empresa de venta de equipos de café con sede en Malasia, gestionaba la comunicación con sus clientes a través de WhatsApp Business App. Sin embargo, WhatsApp Business App está limitada a un teléfono y otros cuatro dispositivos, lo que significa que solo unos pocos agentes podían responder a las conversaciones al mismo tiempo.
A medida que su negocio se expandía, a Lamarsa Coffee le resultaba difícil gestionar el elevado volumen de conversaciones a través de WhatsApp. Para resolver el problema de los múltiples usuarios de WhatsApp Business, Lamarse Coffee migró a WhatsApp API y lo conectó a respond.io para un mayor acceso multiusuario.
Gracias a la funcionalidad multiusuario mejorada de WhatsApp y a los flujos de trabajo avanzados de respond.io, Lamarsa Coffee ha conseguido mejorar los tiempos de primera respuesta en un 38%.
Cómo 800 Storage gestiona un gran volumen de conversaciones
Empresa de autoalmacenamiento con sede en Dubai, 800 Storagetenía limitado el acceso multiusuario a WhatsApp Business App. Esto se traduce en un tiempo de respuesta lento, lo que a su vez afecta al crecimiento del negocio. Gracias a la actualización a WhatsApp API y su integración con respond.io, 800 Storage está ahora preparada para gestionar un gran volumen de conversaciones mediante el acceso multiequipo de WhatsApp.
Gracias al acceso multiusuario por WhatsApp, el rendimiento de los agentes ha mejorado notablemente en todos los ámbitos, y los tiempos de primera respuesta se han reducido en un 30%, ¡hasta 1 minuto y 56 segundos!
¡Has llegado hasta el final! ¿Estás listo para utilizar WhatsApp Business con varios usuarios? ¡ Pruebe gratis respond.io y su WhatsApp Business API !
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Lecturas complementarias
Si te ha gustado esta guía práctica de WhatsApp Business para varios usuarios y quieres saber más sobre WhatsApp Business, consulta nuestros artículos sobre:
- La guía definitiva para WhatsApp Business API
- Todo lo que necesitas saber sobre WhatsApp Cloud API
- WhatsApp API Precios: La guía definitiva de los precios de WhatsApp Business API
