How To Article

Layanan Pelanggan WeChat: Panduan Dukungan WeChat [Juli 2023]

Roman Filgueira
Roman Filgueira
· 18 Jul 2023
12 min read
Layanan Pelanggan WeChat: Panduan Dukungan WeChat [Juli 2023]

Di negara-negara di mana WeChat populer, bisnis menggunakannya sebagai saluran dukungan pelanggan. Jika pelanggan Anda adalah pengguna WeChat, tidak perlu mencari lagi. Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui semua hal yang perlu Anda ketahui untuk memulai layanan pelanggan WeChat dan menunjukkan manfaat menggunakan respond.io sebagai kotak masuk untuk tim dukungan WeChat.

Layanan Pelanggan WeChat vs Metode Dukungan Tradisional

Secara tradisional, perusahaan memberikan dukungan pelanggan melalui telepon, email, dan obrolan situs web. Namun saluran ini memiliki keterbatasan utama. Mari kita bahas apa saja batasannya dan mengapa WeChat bisa menjadi pilihan yang tepat untuk kebutuhan dukungan pelanggan Anda.

Keterbatasan Metode Dukungan Tradisional

Sebagai permulaan, percakapan dengan pelanggan sulit dilacak pada saluran pesan tradisional. Ini tidak ideal untuk agen dukungan, yang perlu memeriksa interaksi masa lalu dengan pelanggan untuk memahami kasus mereka dan memberikan solusi terbaik.

Ditambah lagi, perusahaan yang menggunakan email sebagai saluran utama untuk komunikasi pelanggan cenderung melakukan percakapan yang tersebar untuk kontak yang sama, yang membuat membangun kisah pelanggan tunggal menjadi rumit. Hal ini sering kali disebabkan oleh agen yang lupa memberikan CC kepada orang lain, atau pelanggan mengirim pesan kepada perusahaan menggunakan alamat email yang berbeda.

Ketika percakapan tersebar dan sulit dilacak, pelanggan perlu mengulangi kasus mereka kepada agen dukungan setiap kali mereka membutuhkan bantuan. Hal ini tidak hanya merugikan kepuasan pelanggan tetapi juga waktu penyelesaian kasus.

Gambar ini menunjukkan keterbatasan saluran dukungan tradisional dibandingkan dengan menggunakan dukungan WeChat

Terakhir, dukungan pelanggan melalui telepon atau obrolan situs web umumnya lebih mahal. Karena kontak dan agen dukungan harus terhubung secara bersamaan untuk berbicara, perusahaan perlu mempekerjakan lebih banyak staf.

Ada beberapa alasan mengapa memberikan dukungan pelanggan melalui saluran pesan instan merupakan pilihan yang lebih baik. Mari kita lihat apa yang ditawarkan saluran perpesanan populer seperti WeChat dibandingkan dengan yang disebutkan di atas.

Layanan Pelanggan WeChat: Apakah Cocok untuk Anda?

Dengan 1,29 miliar pengguna aktif bulanan pada tahun 2022, WeChat sangat populer di Tiongkok Daratan, dengan popularitas luar negeri tertentu di negara-negara seperti AS, Indonesia, Taiwan, dan Vietnam, antara lain.

Namun WeChat bukan hanya sekedar aplikasi obrolan. Faktanya, ada banyak fitur yang digunakan warga China dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya, WeChat Pay adalah salah satu metode pembayaran paling populer di Tiongkok.

Selain itu, jutaan orang menggunakan WeChat Mini-program setiap hari untuk berbelanja, bermain game, mendapatkan kupon, dan banyak lagi. Singkatnya, jika pelanggan Anda berlokasi di China, pertimbangkan untuk menyediakan layanan pelanggan WeChat.

WeChat memungkinkan agen melacak percakapan di rangkaian obrolan. Berkat itu, mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi kontak, interaksi masa lalu mereka dengan perusahaan, dan cara terbaik untuk membantu mereka dengan masalah saat ini tanpa pertanyaan yang tidak perlu.

Gambar ini menunjukkan manfaat menggunakan dukungan WeChat: Riwayat percakapan yang dapat dilacak, kecepatan percakapan yang fleksibel, dan waktu penyelesaian yang lebih singkat

Saluran pesan instan seperti WeChat juga serbaguna dalam hal kecepatan komunikasi. Dengan WeChat yang terhubung ke solusi kotak masuk yang tepat, agen dukungan dapat memberikan prioritas kepada pelanggan dengan masalah mendesak yang memerlukan bantuan segera.

Di sisi lain, pelanggan dapat memilih untuk menanggapi agen pada waktunya, yang merupakan pengalaman yang lebih menyenangkan bagi mereka.

Karena agen memiliki akses ke riwayat percakapan, dan hanya ada satu utas per kontak, mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan mempersingkat waktu penyelesaian percakapan.

Sebelum Anda mulai menggunakan WeChat untuk dukungan pelanggan, ada beberapa poin yang harus Anda ketahui.

Ubah percakapan pelanggan menjadi pertumbuhan bisnis dengan respond.io. ✨

Kelola panggilan, obrolan, dan email di satu tempat!

Layanan Pelanggan WeChat: Apa yang Perlu Anda Ketahui

Kecuali Anda merupakan pelaku usaha mikro atau kecil, Anda sebaiknya tidak menggunakan aplikasi WeChat untuk layanan pelanggan karena aplikasi tersebut tidak dirancang untuk bisnis—aplikasi tersebut tidak memungkinkan banyak pengguna, tidak memiliki pembangun otomatisasi, dan tidak memiliki alat manajemen kontak seperti tag atau kolom pengguna.

Selain itu, aplikasi WeChat tidak memiliki API, yang diperlukan untuk mengintegrasikan WeChat dengan perangkat lunak bisnis atau CRM, sehingga bisnis menengah hingga besar harus mengajukan Akun Bisnis WeChat. Sayangnya, hal ini tidak mudah untuk dipahami.

Jangan'khawatir, kami di sini untuk menjelaskannya untuk Anda. Di bagian ini, kami akan menjelaskan berbagai jenis akun bisnis WeChat, kotak masuk pesan mana yang harus dipilih, dan aturan pesan apa yang akan dihadapi tim dukungan WeChat Anda.

Layanan Pelanggan WeChat: Jenis Akun Bisnis

Saat mengajukan akun WeChat Business di Platform Akun Resmi WeChat, bisnis perlu memilih di antara jenis akun berikut:

  • Program Mini

  • Pekerjaan WeChat

  • Akun Berlangganan

  • Akun Layanan

Untuk bisnis yang melakukan dukungan pelanggan melalui WeChat, Akun Layanan adalah pilihan yang tepat. Seperti namanya, akun ini dirancang untuk layanan pelanggan dan menawarkan lebih banyak visibilitas dan fitur daripada jenis akun lainnya.

Gambar ini menunjukkan manfaat menggunakan dukungan WeChat: Riwayat percakapan yang dapat dilacak, kecepatan percakapan yang fleksibel, dan waktu penyelesaian yang lebih singkat

Akun Layanan WeChat ditampilkan pada umpan obrolan pelanggan seperti kontak biasa. Yang terpenting, pengguna Akun Layanan WeChat memiliki akses ke API WeChat, yang memungkinkan bisnis mengintegrasikannya dengan CRM atau kotak masuk pesan mereka.

Membuat Akun Layanan WeChat gratis. Namun, WeChat memberi waktu 30 hari bagi bisnis untuk mengajukan verifikasi akun. Proses verifikasi Akun Layanan WeChat melibatkan penyerahan dokumentasi dan biaya verifikasi tahunan sebesar USD 99.

Bisnis yang tidak mengajukan proses verifikasi dalam waktu 30 hari sejak tanggal pembuatan akun akan dibatalkan Akun Layanannya.

Layanan Pelanggan WeChat: Aturan Perpesanan

WeChat telah menerapkan serangkaian aturan bagi pengguna Akun Layanan untuk mencegah bisnis melakukan spam. Sebagai permulaan, daftar kontak tidak dapat diimpor. Pelanggan harus mengirim pesan kepada Anda terlebih dahulu sebelum Anda menambahkan mereka ke daftar kontak Anda.

Setelah menerima pertanyaan, agen dukungan memiliki waktu 48 jam untuk bertukar pesan dengan pelanggan. Setelah sesi 48 jam berakhir, agen tidak dapat lagi mengirim pesan, kecuali pelanggan membuka kembali jendela pesan dengan pesan baru.

Untungnya, Anda memiliki opsi untuk membuka kembali percakapan melalui saluran pesan lain termasuk SMS dan email dengan kotak masuk omnichannel respond.io. Lebih lanjut mengenai hal ini ada di bagian selanjutnya.

Gambar ini menunjukkan aturan dukungan pelanggan WeChat yang paling penting: Kontak harus mengirim pesan kepada Anda terlebih dahulu, dan ada jendela pengiriman pesan selama 48 jam

Namun bagaimana pelanggan dapat menghubungi bisnis Anda di WeChat? Mereka dapat mencari Akun Layanan Anda di aplikasi berdasarkan nama tampilan (yang harus unik) dan kata kunci dalam deskripsi.

Anda juga dapat menggunakan kode QR WeChat di situs web Anda atau di toko fisik untuk mendorong pelanggan mengobrol dengan Anda.

Terakhir namun tidak kalah pentingnya, ingatlah untuk mengikuti Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima WeChat untuk menghindari pembatalan akun Anda. Misalnya, bisnis tidak diperbolehkan menggunakan WeChat untuk mengiklankan alkohol, tembakau, dan produk medis yang memerlukan lisensi.

WeChat juga berhak mengambil tindakan terhadap akun Anda jika Anda menggunakan informasi pribadi palsu.

Layanan Pelanggan WeChat: Memilih Kotak Masuk Pesan

Tim dukungan pelanggan Anda perlu memiliki akses ke kotak masuk untuk beberapa pengguna untuk menetapkan kontak, mengeskalasi kasus, dan terus memberi informasi terkini kepada supervisor. Sebagai pengguna Akun Layanan WeChat, ini adalah dua pilihan utama.

  • Gunakan kotak masuk yang disediakan oleh platform Akun Resmi WeChat

  • Hubungkan WeChat API ke kotak masuk pesan pilihan Anda

Kotak masuk Akun Resmi WeChat mendukung hingga 100 pengguna, yang cukup untuk banyak perusahaan. Akan tetapi, aplikasi ini tidak memiliki fitur perutean kontak dan penugasan agen secara otomatis, sehingga supervisor harus menetapkan kontak secara manual atau membiarkan agen memilihnya secara manual.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, hal ini bisa menjadi sangat bermasalah — agen menghindari kasus yang sulit dipecahkan, distribusi beban kerja yang tidak merata, dll.

Gambar ini menunjukkan dua kotak masuk dukungan WeChat API untuk bisnis menengah hingga besar: Kotak masuk Akun resmi WeChat dan respond.io + WeChat API

Kotak masuk Akun Resmi WeChat juga menyertakan dasbor analitik dengan beberapa widget yang dapat digunakan manajer untuk melacak berbagai metrik. Sayangnya, tidak ada cara untuk memfilter metrik berdasarkan agen atau tim.

Kotak masuk ini juga tidak unggul dalam alat manajemen kontak. Faktanya, tag adalah satu-satunya cara yang tersedia untuk mengkategorikan kontak. Dan bila menyangkut otomatisasi, Anda hanya akan menemukan tiga jenis balasan otomatis.

Jika pelanggan Anda berkomunikasi dengan Anda melalui saluran perpesanan selain WeChat, Anda harus mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam kotak masuk omnichannel seperti respond.io. Ini akan memberi Anda akses ke fitur otomatisasi mutakhir, laporan dan analitik terperinci, alat manajemen kontak tingkat lanjut, dan banyak lagi.

Layanan Pelanggan WeChat di Respond.io: Kemenangan Cepat

Sekarang Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk menggunakan WeChat sebagai saluran dukungan pelanggan. Namun untuk membawa layanan dukungan pelanggan Anda ke tingkat berikutnya, daftar akun respond.io dan hubungkan WeChat sebagai saluran.

Dengan melakukan ini, Anda akan memiliki akses ke berbagai fitur yang akan meningkatkan cara agen Anda memberikan dukungan pelanggan. Selanjutnya, kita akan membahas beberapa manfaat penggunaan respond.io sebagai kotak masuk pesan untuk dukungan WeChat.

Dukungan WeChat: Ubah Pengunjung Halaman menjadi Kontak dengan Kode QR WeChat

Seperti disebutkan, kode QR WeChat mendorong pelanggan untuk mengobrol dengan tim dukungan Anda, dan Anda dapat membuatnya dengan mudah dengan respond.io. Ditambah lagi, kode QR WeChat merupakan cara yang baik untuk mengembangkan daftar kontak respond.io Anda dari situs web atau toko fisik Anda.

Gambar ini menunjukkan cara menggunakan kode QR WeChat di situs web Anda untuk layanan pelanggan WeChat

Untuk menjadi Kontak respond.io, pelanggan hanya perlu mengirim pesan melalui WeChat atau saluran perpesanan lainnya. Kontak dapat dengan mudah diidentifikasi meskipun mereka sebelumnya telah mengirim pesan kepada tim layanan pelanggan Anda melalui saluran lain.

Pengetahuan adalah kekuatan. Seperti disebutkan sebelumnya, mendapatkan wawasan tentang profil pelanggan yang ada memberikan konteks kepada agen dukungan dan membantu mereka memberi Kontak solusi yang lebih baik.

Dukungan WeChat: Gunakan Otomatisasi Obrolan untuk Menjawab FAQ, Mengarahkan Pelanggan, dan Meningkatkan Kasus

Modul Alur Kerja adalah pembangun otomatisasi visual respond.io. Perusahaan menggunakannya untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang, yang membantu mengurangi beban agen. Berikut cara Anda dapat menggunakannya untuk mengotomatiskan beberapa proses layanan pelanggan WeChat yang umum.

Menjawab pertanyaan yang sering diajukan menghabiskan banyak waktu agen dukungan Anda. Untuk memperbaikinya, buatlah Alur Kerja Pertanyaan Pilihan Ganda untuk menjawab pertanyaan umum. Pastikan Anda memberi pelanggan pilihan untuk berbicara dengan agen untuk masalah yang lebih rumit.

Secara tradisional, agen dukungan secara manual memilih percakapan kapan pun mereka tersedia untuk menangani pelanggan baru. Namun, hal ini menimbulkan masalah seperti distribusi percakapan yang tidak merata atau penghindaran kasus-kasus yang sulit.

Gambar ini menunjukkan Alur Kerja respond.io untuk perutean berbasis shift. Ini adalah salah satu cara paling populer untuk mengarahkan percakapan untuk layanan pelanggan WeChat

Sebaliknya, kami sarankan Anda membangun Alur Kerja yang menerapkan strategi perutean obrolan pilihan Anda untuk meneruskan pesan WeChat masuk ke tim dukungan yang tepat. Lalu, sesuaikan strategi penugasan otomatis Anda sehingga mereka menjangkau agen yang tersedia.

Respond.io juga memudahkan peningkatan dukungan — secara harfiah hanya dengan mengklik tombol. Menggunakan Pintasan sebagai Pemicu dalam kasus Anda, Alur Kerja Eskalasi memungkinkan agen untuk meneruskan percakapan ke tim penjualan atau agen dengan peringkat lebih tinggi.

Dan ini dapat dipicu dari Konsol Pesan itu sendiri. Terakhir, agen dukungan memiliki opsi untuk meninggalkan komentar yang menjelaskan alasan eskalasi kasus.

Dukungan WeChat: Kumpulkan Umpan Balik Pelanggan dengan Survei CSAT

Survei CSAT adalah salah satu cara paling populer untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dengan tim dukungan perusahaan. Survei CSAT dibangun dalam Modul Alur Kerja dengan Langkah Penilaian , yang termasuk dalam kategori Ajukan Pertanyaan.

Beberapa orang lebih suka memicu survei CSAT secara otomatis di akhir setiap percakapan dengan menggunakan Pemicu Percakapan Tertutup . Untuk memiliki kontrol penuh atas kapan akan mengirimnya, gunakan Pemicu Pintasan sebagai gantinya.

Gambar ini menunjukkan survei CSAT yang dibuat dengan Alur Kerja respond.io untuk tim dukungan WeChat

Jika menyangkut menyimpan penilaian pelanggan, berikut adalah pilihan yang kami sarankan. Jika tim dukungan Anda beroperasi dengan gudang data atau CRM, gunakan Langkah Permintaan HTTP untuk mentransfer peringkat ke perangkat lunak pilihan Anda.

Jika cara itu tidak berhasil untuk tim dukungan Anda, buatlah Tambahkan ke Google Sheet Langkah untuk mengunggahnya ke Google Sheet.

Dukungan WeChat: Dapatkan Akses ke Laporan dan Analisis Lanjutan

Platform respond.io dilengkapi dengan Modul Laporan di mana supervisor memiliki akses ke laporan dan analitik terperinci. Ini dapat disempurnakan menggunakan filter untuk mengidentifikasi tren jangka panjang atau menentukan masalah tertentu.

Misalnya, terlalu banyak percakapan yang terbuka di luar jam kerja menunjukkan bahwa bisnis Anda memerlukan tim dukungan tambahan untuk menangani pelanggan pada waktu tersebut.

Gambar ini menunjukkan Modul Laporan respond.io, tempat para supervisor dapat melacak tren dan masalah tertentu, termasuk kinerja tim dukungan WeChat mereka

Modul Laporan juga merupakan alat untuk mengukur kinerja agen. Di dalam tab Pengguna , supervisor akan menemukan metrik penting seperti waktu respons pertama rata-rata atau waktu penyelesaian rata-rata setiap agen.

Dukungan WeChat: Menjawab Pesan di Mana Saja dengan Aplikasi Seluler

Untuk agen yang sedang bepergian, aplikasi respond.io berisi semua fitur yang akan Anda temukan pada versi desktop, berukuran saku. Dengan ini, agen dukungan dapat mengobrol dengan pelanggan meskipun mereka sedang tidak berada di tempat kerja.

Gambar ini menunjukkan respond.io sebagai solusi lintas platform, memungkinkan Anda mengobrol dengan pelanggan di mana pun Anda berada

Agen akan menerima pemberitahuan push setiap kali mereka menerima pesan baru atau ketika mereka diberi Kontak baru. Berkat itu, mereka dapat tetap mendapatkan informasi terbaru dan mengurangi waktu respons.

Untuk mendapatkan aplikasi respond.io, unduh dariGoogle Play Store untuk Android danApple App Storeuntuk iOS.

Ubah percakapan pelanggan menjadi pertumbuhan bisnis dengan respond.io. ✨

Kelola panggilan, obrolan, dan email di satu tempat!

Bacaan Lebih Lanjut.

Jika Anda menganggap artikel ini menarik,  lihat artikel layanan pelanggan berikut.

Bagikan artikel ini
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
Roman Filgueira
Roman Filgueira

Román Filgueira, lulusan Universitas Vigo yang memegang gelar Sarjana Bahasa Asing, bergabung dengan tim respond.io sebagai Penulis Konten pada tahun 2021. Román menawarkan wawasan ahli tentang praktik terbaik untuk menggunakan aplikasi perpesanan guna mendorong pertumbuhan bisnis.

Postingan terkait 👩‍💻

Chatbot TikTok: Cara Menyiapkannya dalam 5 Langkah dan Kasus Penggunaan

Pelajari cara menghubungkan chatbot ke TikTok dan manfaatnya untuk membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Integrasi TikTok: Panduan Praktis

Pelajari cara menghubungkan integrasi TikTok ke tumpukan teknologi Anda dalam beberapa langkah mudah. Hubungkan CRM, toko e-commerce, dan perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan.

Otomatisasi TikTok: 4 Manfaat, Cara Menggunakannya & Praktik Terbaik

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tentang Otomatisasi TikTok, cara menerapkannya, dan praktik terbaik untuk mencapai hasil bisnis yang unggul.

Tiga kali hasil bisnis Anda dengan Respond.io 🚀