Vedi contatti doppi dove dovrebbe essercene solo uno? Non è la tua visione il problema - hai solo un caso di contatti doppi. Evita inutili viaggi dall'optometrista con Contact Merge. Ti mostreremo come unire i Contatti e le loro Conversazioni per una visione olistica dei clienti nel tuo Workspace. Spiegheremo anche come si verificano i contatti duplicati e le migliori pratiche da adottare quando si uniscono.
Unire i contatti: Affrontare i contatti duplicati
Innanzitutto, parliamo della duplicazione dei contatti. Per comprendere il valore dello strumento di unione dei contatti, è necessario sapere come vengono creati e notati i profili duplicati su respond.io e perché le aziende dovrebbero unire i contatti.
Una causa comune di duplicazione dei contatti
Uno dei principali vantaggi competitivi di respond.io è che mette in contatto le aziende con i clienti su qualsiasi Canale. Ogni primo messaggio in arrivo da un canale - sia esso e-mail, chat web o app di messaggistica - crea un nuovo contatto, un modo pratico per costruire un elenco di contatti.
Ci sono alcune ragioni per cui i contatti contattano diversi canali. Per esempio, i contatti impazienti manderanno messaggi a un'azienda su alcuni canali allo stesso tempo, sperando che uno abbia risposte più veloci.
Inoltre, possono avviare conversazioni su canali diversi a seconda della convenienza. Magari preferiscono usare WhatsApp quando sono sul cellulare e la chat web quando sono sul desktop. In questo modo si otterrebbero profili di contatto separati.
Contatti duplicati rilevati dalla ripetizione dell'indirizzo e-mail o del numero di telefono
Come fa respond.io a riconoscere la duplicazione dei contatti? La piattaforma considera i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail come unici. L'uso ripetuto di uno dei due avvisa la piattaforma della sovrapposizione di proprietà chiave tra due profili.
Supponiamo che un contatto contatti un'azienda su WhatsApp e Telegram. Se entrambi i canali sono registrati allo stesso numero di telefono, respond.io rileverà le proprietà del contatto coincidenti.
Il problema dei contatti duplicati
Questo ci porta alla prossima domanda: Perché dovresti unire i contatti duplicati? Ci sono un paio di ragioni per cui potresti non volere la duplicazione dei Contatti.
In primo luogo, interagire con contatti duplicati è un uso inefficiente delle risorse. Supponiamo che un cliente chieda informazioni su una promozione di vendita sia su WhatsApp che su Telegram. Rivolgersi nuovamente allo stesso cliente su ogni canale vi costerebbe tempo e manodopera.
Se i profili fossero uniti, si noterebbe immediatamente che hanno fatto la stessa domanda due volte. Far sapere loro che hai ricevuto entrambi i messaggi e rispondere solo una volta indica un alto livello di attenzione alla gestione del cliente.
Un altro potenziale svantaggio dei contatti duplicati è l'aumento del rischio di spam involontario. Ad esempio, inviando più volte la stessa trasmissione a un contatto si potrebbe essere segnalati per spam, con conseguente abbassamento del punteggio di qualità su canali come WhatsApp.
Soluzioni eleganti per la fusione dei contatti con respond.io
La gestione dei contatti è un pezzo importante del puzzle delle operazioni per la maggior parte delle aziende. Sebbene molte piattaforme consentano agli utenti di unire i contatti, il modo unico con cui respond.io affronta la fusione dei contatti presenta diversi vantaggi.
Esploriamo brevemente alcuni di questi meriti.
Unire i contatti: Suggerisce suggerimenti per unire i contatti
La maggior parte delle piattaforme richiede agli utenti di cercare o scoprire manualmente i contatti duplicati. respond.io , invece, fa il lavoro più pesante, avvisando gli utenti della piattaforma della presenza di contatti duplicati e richiedendo le fusioni.
Contatto Merge: Unisce le conversazioni attraverso i canali
Contact Merge non solo unisce i contatti duplicati e le loro proprietà, ma consolida anche tutti i canali, i messaggi, gli eventi e i commenti associati a entrambi in un unico profilo.
Le conversazioni tra i canali vengono poi visualizzate in ordine cronologico su un'interfaccia scorrevole e senza soluzione di continuità nella console di messaggistica. Questo crea una panoramica completa del contatto e di tutte le sue interazioni con un'azienda.
Unire i contatti: Mantiene i dati di contatto dopo la fusione
Invece di salvare una sola proprietà per campo e cancellare automaticamente gli altri dati, respond.io conserva le proprietà e le connessioni dei canali per entrambi i profili di contatto durante la fusione.
Puoi scegliere su quale canale mandare i messaggi ai contatti dal selettore di canali nel compositore di messaggi.
Ora che sei aggiornato sul perché dovresti unire i contatti duplicati, ecco una panoramica sui vari metodi per unire i contatti sulla piattaforma.
Come unire i contatti su respond.io
L'unione dei contatti può essere fatta in certi moduli dagli utenti con i relativi livelli di accesso. Puoi unire più contatti insieme, ma solo due profili alla volta.
Continua a leggere per imparare come unire i contatti nei diversi moduli.
Agenti: Unire i contatti nel modulo dei messaggi
Gli agenti sono in genere i primi a occuparsi dei contatti che contattano. Se durante una conversazione in entrata vengono rilevate proprietà di contatto duplicate, la piattaforma chiederà agli agenti un'opportunità di fusione.
Un suggerimento di unione sarà indicato nella scheda Canali del profilo del contatto nel modulo Messaggi. Gli agenti possono esaminare la validità del suggerimento di unione e procedere all'unione se i contatti sono effettivamente duplicati.
1. Navigare fino a Suggerimenti di unione
Nella scheda Canali, scorri verso il basso nella parte inferiore dell'elenco dei canali collegati finché non arrivi alla sezione Suggerimenti di unione.
2. Verificare i profili duplicati
Clicca sul profilo suggerito e assicurati che si tratti di un Contatto duplicato. Se entrambi i profili appartengono allo stesso contatto, avvia l'unione cliccando sull'icona Unisci accanto al profilo duplicato.
3. Seleziona le proprietà chiave del contatto
Clicca sui pulsanti pertinenti per affermare quali proprietà chiave vorresti salvare come predefinite se differiscono in entrambi i profili. Per esempio, se ogni profilo ha un indirizzo email diverso, scegli quale sarà l'email principale per il contatto.
4. Clicca su Unisci contatto
Conferma l'unione cliccando sul pulsante Merge Contact.
Proprietari o gestori: Unire i contatti nel cruscotto
Non tutte le aziende vogliono che gli agenti si assumano la responsabilità di unire i contatti. I proprietari di spazi di lavoro o i manager che preferiscono gestire da soli le fusioni possono farlo in qualsiasi momento dalla Dashboard.
1. Navigare fino a Suggerimenti di unione
Scorri la Dashboard fino alla sezione Suggerimenti di fusione per vedere se ci sono delle fusioni richieste.
2. Verificare i profili duplicati
Clicca sui profili suggeriti e assicurati che si tratti di contatti duplicati. Se entrambi i profili appartengono allo stesso contatto, avvia l'unione cliccando sull'icona Unisci accanto ai profili duplicati.
3. Seleziona le proprietà chiave del contatto
Clicca sui pulsanti pertinenti per affermare quali proprietà chiave vuoi salvare come predefinite se differiscono in entrambi i profili. Per esempio, se ogni profilo ha un indirizzo email diverso, scegli l'email principale per il contatto.
4. Clicca su Unisci contatto
Conferma l'unione cliccando sul pulsante Merge Contact.
Proprietari o gestori: Unire i contatti tramite il modulo Contatti
In certe situazioni, i proprietari o i manager possono sapere di profili duplicati che non condividono alcun identificatore chiave. Questo potrebbe accadere se un contatto alterna i suoi numeri di telefono di lavoro e personali o indirizzi email mentre chatta con un'azienda nel tempo, per esempio.
Poiché in questo caso non ci sarà alcuna richiesta di un'unione di contatti, dovrai cercare tu stesso questi contatti duplicati. Verifica al di là di ogni dubbio che siano effettivamente la stessa persona. Solo allora dovresti procedere con l'unione.
1. Seleziona i profili che vuoi unire
Clicca sulle caselle di controllo accanto ai due profili nella riga Contatti. Se il contatto ha un terzo profilo duplicato, può essere assistito dopo aver eseguito la prima fusione.
2. Cliccare su Merge
Il pulsante Merge apparirà in cima all'intestazione della colonna. Clicca su di esso per avviare l'unione.
3. Seleziona le proprietà chiave del contatto
Clicca sui pulsanti pertinenti per affermare quali proprietà chiave vuoi salvare come predefinite se differiscono in entrambi i profili. Per esempio, se ogni profilo ha un indirizzo email diverso, scegli l'email principale per il contatto.
4. Clicca su Unisci contatto
Conferma l'unione cliccando sul pulsante Merge Contact.
Come puoi vedere, questi sono processi semplici per unire i contatti. Detto questo, ci sono alcune buone abitudini che gli utenti possono praticare.
Migliori pratiche per unire i contatti in modo efficiente
Questo insieme di best practice comprende due componenti principali. Il primo affronta come costruire profili di contatti completi per fornire suggerimenti di fusione se viene rilevato un contatto duplicato e il secondo assicura l'accuratezza quando si fondono i contatti.
Vediamo la raccolta proattiva dei dettagli di contatto e come contribuisce a una gestione efficace dei contatti.
Raccogliere proprietà di contatto in anticipo
Non tutti i canali di messaggistica sono legati a un numero di telefono o a un indirizzo e-mail, poiché canali diversi richiedono forme diverse di identificazione. Senza questi identificatori chiave, la piattaforma non può rilevare i contatti duplicati.
Ottenere questi dettagli in anticipo consente alle aziende di costruire profili completi dei contatti e di chattare con i contatti dopo la chiusura delle finestre di messaggistica. Ad esempio, solo i contatti possono riaprire le conversazioni su WeChat , mentre WhatsApp addebita i costi di una nuova conversazione per i messaggi inviati al di fuori della finestra di 24 ore.
Per continuare le conversazioni senza queste restrizioni, è necessario un canale alternativo come l'e-mail.
Il primo modo per raccogliere queste proprietà è con un modulo di pre-chat sul tuo widget di web chat. Prima che i contatti inizino a chattare con te sulla chat web, fagli compilare un modulo di pre-chat con campi di contatto obbligatori.
Decidi quali campi, come i numeri di telefono o le e-mail, sono più adatti alla cattura dei dati. Questo dipende dai tuoi casi d'uso o dalle app di messaggistica preferite nel tuo paese.
Un altro modo per ottenere le proprietà chiave del contatto è attraverso il passo Fai una domanda nei flussi di lavoro. Imposta un passo "Fai una domanda" che richiede l'inserimento di un numero di telefono o di un indirizzo e-mail come parte del tuo esercizio di arricchimento dei dati durante le conversazioni in entrata.
Verificare le identità dei contatti
Prima di unire i contatti duplicati, controlla bene i loro dettagli per assicurarti che siano effettivamente due profili della stessa persona. Per decidere se hai bisogno di unire i contatti, fai come segue:
- Ricontrolla il nome del contatto
- Controlla altri identificatori, come indirizzi e-mail, numeri di telefono e identità nei Canali collegati
- Controlla la cronologia delle conversazioni nel Modulo Messaggi, comprese le interazioni su altri Canali collegati per determinare dai loro problemi o dal tono se sono la stessa persona
Se ci sono incongruenze nel profilo di un contatto duplicato, aggiungi un commento per verificare la loro identità la prossima volta che si mettono in contatto. Poi verifica i loro dettagli e ottieni un'email o un numero di telefono preferito da usare come default della piattaforma.
Se ci sono prove sufficienti che entrambi i profili appartengono allo stesso contatto, procedi con l'unione. Non unire i contatti se hai dubbi sulla loro identità.
Nel caso in cui due diversi contatti siano erroneamente uniti, ti copriamo noi.
Unire un contatto: Sciogliere un contatto
Gli errori capitano ai migliori di noi, e siamo preparati per questo scenario. Non preoccuparti se hai accidentalmente unito due diversi profili di Contatti.
Come unire i contatti
Per prima cosa, assicurati di avere una ragione inevitabile per l'unmerging, come il fatto che il profilo unito comprende due contatti diversi.
1. Identificare il contatto
Trova il profilo che vuoi cancellare nel modulo Contatti.
2. Iniziare il contatto unmerge
All'estremità della riga del contatto, clicca sui tre punti per aprire il menu Azioni e seleziona Unmerge Contact.
3. Sciogliere il contatto
Si aprirà una finestra di dialogo per visualizzare i due profili di contatto uniti con i loro nomi, ID e canali collegati. Seleziona il profilo da unire e clicca sul pulsante Unmerge in basso. I profili saranno immediatamente unmerged.
L'unmerging deve essere fatto dai Proprietari o dai Gestori in quanto solo loro hanno accesso al Modulo Contatti. Inoltre, tieni presente che tutte le conversazioni che hanno avuto luogo mentre i profili erano uniti saranno conservate nella storia delle conversazioni di un solo profilo.
L'efficienza della gestione dei contatti è un punto d'orgoglio di respond.io, che si riflette nel modo in cui avvisa gli utenti dei contatti duplicati, richiede le fusioni e offre flessibilità nel decidere chi può unire i contatti. Tenete d'occhio i miglioramenti che verranno apportati allo strumento di fusione dei contatti.
Ulteriori letture
Siete interessati a sapere in che altro modo respond.io può risolvere i vostri problemi aziendali? Consultate questi articoli:
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