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Qobolak, una società di collocamento educativo, svolge un ruolo fondamentale nel mettere in contatto gli studenti dei Paesi della Costa del Golfo, in particolare dell'Arabia Saudita, con le università del Regno Unito, degli Stati Uniti, dell'Europa e dell'Australia. I suoi servizi comprendono l'assistenza nella presentazione delle domande di ammissione alle università, l'accoglienza degli studenti nei Paesi ospitanti e l'assistenza per l'alloggio degli studenti.
Qobolak ha dovuto affrontare sfide significative per aumentare il numero di contatti con gli studenti, monitorare le prestazioni dei dipendenti e gestire i complessi processi di follow-up con gli studenti dopo aver ottenuto le offerte universitarie. Questi problemi hanno avuto un impatto sul numero di conversioni di contatti e sulla qualità dei servizi di consulenza agli studenti, entrambi essenziali per il successo dei collocamenti.
Qobolak era alla ricerca di soluzioni in grado di snellire i processi di comunicazione, migliorare il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti e potenziare le strategie di coinvolgimento degli studenti.
Aveva bisogno di un sistema in grado di integrare i vari canali di comunicazione in un'unica piattaforma, facilitando la gestione efficiente delle interazioni con gli studenti. Inoltre, Qobolak cercava strumenti avanzati per monitorare e migliorare la reattività e l'efficacia del suo team nel gestire le richieste e i follow-up degli studenti.
Questo ha portato Qobolak ad adottare le solide funzionalità di respond.io, che promettevano di ottimizzare la fornitura di servizi nel settore del collocamento educativo affrontando queste aree critiche.
In precedenza Qobolak si affidava a metodi di comunicazione decentralizzati e non coordinati. Utilizzava Facebook Messenger e Instagram DM, e aveva 20 agenti che usavano i loro numeri WhatsApp personali per comunicare con gli studenti. Ciò ha comportato difficoltà nel tracciare le conversazioni e i documenti inviati dagli studenti.
Respond.io ha fornito una piattaforma di comunicazione centralizzata, consolidando le conversazioni su più numeri e canali WhatsApp in un unico sistema semplificato. Questo passaggio ha permesso a Qobolak di passare dall'utilizzo di molti numeri WhatsApp a uno solo con WhatsApp API collegato a respond.io.
La casella di posta centralizzata ha anche migliorato le interazioni tra studenti e agenti, compresa una migliore organizzazione e tracciabilità dei documenti essenziali.
In precedenza, mancava la visibilità sull'efficacia con cui gli agenti seguivano i contatti e chiudevano le vendite, un aspetto cruciale nel settore del collocamento educativo.
Attraverso il modulo Rapporti, i manager possono monitorare le metriche dettagliate dei dipendenti, come il numero di conversazioni gestite, i tempi di prima risposta e i tempi di risoluzione.
Grazie a queste informazioni approfondite, i manager possono ora valutare con precisione l'efficienza con cui ogni agente risponde agli studenti e il successo con cui gli agenti li inseriscono nelle università. Possono anche esaminare le singole conversazioni in dettaglio per individuare le lacune qualitative e migliorare il servizio.
In questo modo non solo si migliora la responsabilità, ma si identificano anche le aree in cui è possibile migliorare le prestazioni, aumentando la produttività complessiva del team e l'efficacia nel mercato del collocamento educativo.
Qobolak riesce a generare la maggior parte dei suoi contatti alle fiere dell'istruzione, ma deve affrontare delle sfide per comunicare efficacemente la sua partecipazione a questi eventi ai potenziali studenti.
L'invio di trasmissioni WhatsApp tramite respond.io è stato un canale diretto per trasmettere annunci e aggiornamenti a un vasto pubblico in modo efficiente.
Questo nuovo approccio ha portato a miglioramenti significativi nella visibilità e nella partecipazione all'evento. Rispetto alle precedenti fiere dell'istruzione, Qobolak ha raggiunto un pubblico più vasto in modo più efficace, aumentando la partecipazione e l'impegno complessivo degli studenti per migliorare la sua portata e il suo impatto nel settore del collocamento educativo.
Siamo entusiasti della trasformazione del nostro coinvolgimento degli studenti e delle conversioni dei contatti da quando abbiamo implementato respond.io. È stato un vero e proprio cambiamento, in quanto ha semplificato la nostra comunicazione e ha incrementato i risultati del nostro team". - Waddaa Aboulatta, responsabile IT di Qobolak
L'implementazione di respond.io ha migliorato significativamente le operazioni di Qobolak. Il passaggio a un unico account WhatsApp per le comunicazioni con gli studenti ha migliorato l'immagine professionale dell'azienda e ha permesso di migliorare il controllo della qualità e la supervisione dei manager.
Questo cambiamento strategico ha portato a interazioni più coerenti e affidabili con gli studenti, colmando efficacemente le lacune nel processo di collocamento e riducendo le potenziali perdite di reddito.
Inoltre, l'uso di trasmissioni WhatsApp si è rivelato molto efficace. Con 49.800 messaggi inviati in otto mesi, Qobolak ha aumentato in modo significativo la generazione di contatti. Il risultato è stato un aumento del 95% delle conversioni di lead. Questo approccio ha mantenuto Qobolak in primo piano nella mente degli studenti, aumentando il coinvolgimento e migliorando rapidamente la generazione di lead e i tassi di conversione.
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