Kundenservice-Antwortvorlagen: Wie man Kundenservice-Vorlagen nutzt

Kundenservice-Antwortvorlagen können helfen, Kundenservice-Operationen durch Standardantworten zu rationalisieren. Diese Kundenservice-Vorlagen können für verschiedene Zwecke und Szenarien verwendet werden einschließlich der Aufnahme von Kunden, Beantwortung von Anfragen, Schließung eines Gesprächs, Anfragen nach einer Bewertung und mehr. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Vorlagen für den Kundenservice die Kommunikation Ihres Unternehmens mit Kunden verbessern können.

Was sind Kundendienst-Antwortvorlagen

Eine Kundenservice-Antwortvorlage ist eine vorgeschriebene, schnelle und effiziente Antwort auf gängige Kundenanfragen.

Die Eingabe der gleichen Antworten vergeudet immer wieder Zeit während des Kopierens und Einfügen kann langweilig sein, da Sie mehrere Fenster oder Referenzen zu öffnen, was noch schwieriger auf dem Handy ist.

Vorlagen erlauben es Agenten, weniger Zeit mit Kundengrüßen und Antworten auf generische Anfragen oder FAQs zu verbringen. Sie können dann die eingesparte Zeit nutzen, um schwierigere Probleme zu lösen oder mehrere Kunden gleichzeitig zu bedienen.

Kundendienst-Antwortvorlagen sorgen für konsistente Informationen und Markensprache, da Nachrichten vorher überprüft werden können. Dies gibt Kunden eine einheitliche Erfahrung mit Ihrem Geschäft, unabhängig davon, welcher Agenten sie zugewiesen sind oder Plattform sie verwenden, um Sie zu kontaktieren.

Je nach Ziel können Kundendienstvorlagen auf vielfältige Weise eingesetzt werden. Zum Beispiel Senden Sie Willkommensnachrichten an Kunden, die Ihr Unternehmen über eine Anzeige kontaktieren, und verschicken Sie Nachrichten, um Kunden zu informieren, wenn keine Agenten verfügbar sind.

Sie können auch Vorlagen zum Schließen von Unterhaltungen verwenden, nach Rezensionen fragen, FAQs bereitstellen und vieles mehr. Jetzt, wo Sie wissen, für welche Kundenservice-Vorlagen verwendet werden können, welche Messaging-Apps sind am besten geeignet, um sie zu senden?

Beste Messaging-Apps zum Senden von Response-Vorlagen für den Kundendienst

Während es viele verschiedene Instant Messenger auf der ganzen Welt gibt Es ist ganz einfach, die beste für Ihr Unternehmen zu wählen. Ihre Auswahl ist auf Kanäle verengt, dort sind beliebt unter Ihrem Ziel demografisch und wo Ihr Unternehmen operiert.

Sei es WhatsApp oder Facebook Messenger, die beste Messaging-App um Kundenservice-Vorlagen zu versenden, ist die, die Ihre Kunden am meisten nutzen. Das Ziel ist es, mit Ihren Kunden zu kommunizieren, und Sie werden dies nur tun können, wenn Sie auf denselben Kanälen sind.

Wenn Ihre Kunden viele verschiedene Apps zur Kommunikation verwenden, erwägen Sie das Senden Ihrer Vorlagen von Kundenkonversations-Management-Software, die mehrere Kanäleunterstützt, wie respond.io.

Jeder Kanal unterstützt verschiedene Messaging-Fähigkeiten, wie Einbetten von Videos, Links, Tasten und mehr. Aber da der Großteil der Vorlagennachrichten besteht aus Text, die etwas ist, was alle Kanäle unterstützen, wird sich dieses Blog auf sie konzentrieren.

Lassen Sie uns einige der Best Practices für das Schreiben von Kundenservice-Antwortvorlagen aufgreifen.

Best Practices für die Erstellung von Kundendienst-Antwortvorlagen

Es gibt keine harten und schnellen Regeln für die Einrichtung von Kundenservice-Antwortvorlagen, aber hier sind einige Dinge zu beachten.

Da Kunden diese Nachrichten auf Instant-Messaging-Apps empfangen werden, nutzen Sie das aus und verwenden einen Gesprächston. Schreiben Sie keine Sofortnachrichten wie E-Mails. Halten Sie Ihre Nachrichten höflich, kurz und bis zum Punkt.

Erstellen Sie einfach zu personalisierende Vorlagen, da sie an verschiedene Personen gesendet werden. Auf diese Weise können Sie ganz einfach die Namen der Kunden oder andere relevante Details angeben, damit sich die Nachrichten persönlich fühlen.

Vermeiden Sie es, den Jargon zu verwenden, den Ihre Kunden möglicherweise nicht kennen. Wenn Ihre Nachrichten klar und leicht verständlich sind, müssen Sie Ihren Kunden keine zusätzliche Zeit damit verbringen, sie zu erklären.

Testen und verfeinern Sie Ihre Nachrichten für die besten Ergebnisse. Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Nachrichten keine Anfragen beantworten oder den Punkt übersteigen, ändern Sie diese solange nicht, bis sie es tun.

Stellen Sie sicher, dass Sie gegebenenfalls eine Call-to-Action (CTA) einfügen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden aktiv werden, nachdem Sie Ihre Nachrichten gelesen haben, machen Sie es klar.

Im nächsten Abschnitt werden wir einige Beispiele von Kundenservice-Antwortvorlagen vorlegen.

20 Beispiele für Kundendienst-Antwortvorlagen

Hier sind einige Beispiele von Kundendienstvorlagen für Sie zum Kopieren oder Verwenden als Inspiration für Ihre eigenen Nachrichten. Zögern Sie nicht, sie zu optimieren oder zu modifizieren, um sie für Ihr Unternehmen geeignet zu machen.

Kundenservice-Antwortvorlagen: Begrüßen Sie Ihre Kunden

Vorlagen für Kundenservice reduzieren die Zeit, die Sie grüßen und von Kunden verabschieden lassen Sie sich stattdessen mehr Zeit auf aktuelle Gespräche verbringen.

Hier sind einige Grüße, die Sie verwenden können:

1. “👋  Hi! Vielen Dank für das Erreichen von [Geschäftsnamen]. Ich bin [Agentname], wie kann ich dir helfen?“

2. “👋 Guten [Morgen/Nachmittag/Abend], wie kann ich Ihnen heute helfen?”

Verzögerte Antwortnachricht

Verwenden Sie diese Nachrichten, wenn Sie Ihren Kunden nicht sofort antworten können.

1. “Hallo, [Kundenname], vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind zur Zeit für die Feiertage bis [date] entfernt. Wir werden Kontakt aufnehmen, sobald wir wieder zurückkommen.“

2. “👋 Vielen Dank für Ihre Nachricht. Derzeit sind wir am langen Wochenende abwesend. Sobald wir am Montag zurückkehren, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Kunden Ihrer Geschäftszeiten informieren

Diese Vorlagen sind praktisch, um Ihre Kunden schnell über Ihre Geschäftszeiten oder alternative Kommunikationskanäle für dringende Angelegenheiten zu informieren.

1. “📆  Wir sind von Montag bis Samstag (einschließlich Feiertagen) von 9:00 Uhr geöffnet. bis 21.00 Uhr.“

2. “Vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider sind wir heute geschlossen. Unsere Büros sind von Sonntag bis Donnerstag 10:00 Uhr geöffnet. bis 22.00 Uhr Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an unsere 🚨 Notfall-Hotline unter: [number]”

Kundenservice-Vorlagen: Häufig gestellte Fragen beantworten

Kundendienst-Antwortvorlagen sind perfekt für häufig gestellte Fragen. Ihre Agenten können diese vorgefertigten Nachrichten verwenden, um diese Fragen schnell zu beantworten.

Sie können in der Schnellantwort selbst vollständige Antworten auf die FAQs geben oder Kunden für weitere Informationen mit externen Quellen verknüpfen.

1. “📍 Unser Hauptsitz befindet sich bei [address]”

2. “Respond.io unterstützt mehrere Kanäle wie WhatsApp, Telegram und Facebook Messenger. Schauen Sie sich die vollständige Liste der unterstützten Kanäle an: [link]”

Termine planen

Kundenservice-Antwortvorlagen können auch genutzt werden, um Termine mit Ihren Kunden zu planen.

1. “🗓️ Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin! Bitte antworten Sie mit Ihrem bevorzugten Datum und Uhrzeit oder wählen Sie es aus unserem Kalender: [link]"

2. “Hallo, [Kontaktname], vielen Dank für die Ausbreitung. Wir würden gerne telefonisch mit Ihnen sprechen, um diese Frage weiter zu erörtern. Bitte antworten Sie mit Ihrem bevorzugten Datum und Zeit und unser Agent wird kontaktiert.“

Bestellverfolgungsnachrichten senden

Eine Vorlagenmeldung, bei der Sie schnell den Link zur Bestellverfolgung eingeben können, ist auch für Kunden praktisch, die wissen wollen, wo ihre Bestellungen sind.

1. „Ihre Bestellung kann hier verfolgt werden: [link]. Wenn Sie irgendwelche Probleme bezüglich der Lieferung haben, rufen Sie bitte unsere 24-Stunden-Hotline an: [number]“

2. „Ihre Bestellung ist auf dem Weg! Wenn du seinen Standort in Echtzeit verfolgen möchtest, besuche bitte: [link]"

Rückgabe- und Rückerstattungsrichtlinien

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kunden die gleiche Nachricht über Ihre Rückkehrrichtlinien erhalten, um potenzielle Kopfschmerzen durch Fehlkommunikation zu vermeiden.

1. “✅ Sie können Ihren Plan jederzeit ohne zusätzliche Kosten kündigen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns wissen, dass Sie dies wünschen.“

2. „Wir haben keine Fragen gestellt, Vollrückerstattungsrichtlinien ✅ Senden Sie es innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung zurück in die Originalverpackung und Sie erhalten Ihr Geld zurück. Weitere Informationen finden Sie in unserer Rückgaberechtung: [link]"

Vorlagen für den Kundendienst: Adressen-technische Probleme

Niemand mag wegen dringender oder unbequemer Angelegenheiten im Dunkeln gelassen werden. Verwenden Sie Kundenservice-Antwortvorlagen, um Kunden über technische Probleme auf dem Laufenden zu halten.

Hier sind einige Beispiele für Schnellantwortnachrichten für technische Fehleraktualisierungen:

1. “:warnung: Unsere Plattform wird derzeit planmäßig gewartet und wird am Dienstag, 07/02/2023 um 8:00 Uhr betrieben. Wir entschuldigen uns für jegliche Unannehmlichkeiten, die 🙇”

2. “💥 Hoppla! Unsere Server stehen derzeit vor einigen technischen Schwierigkeiten. Wir arbeiten bereits an diesem Thema und hoffen, in den nächsten 12 Stunden auf dem Laufenden zu sein. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten!

Produkt-Lagerbestand Update

Kundendienst-Antwortvorlagen eignen sich auch zum Aktualisieren von Kunden über Produktlager.

1. “Vielen Dank für die Ausrichtung. [Produktname] wird nächste Woche wieder auf Lager sein. Um eine Einheit zu reservieren, besuchen Sie unseren Onlineshop: [link].“

2. „Hallo [Kundenname], [Produktname] ist derzeit auf Lager. Möchten Sie eine Bestellung aufmachen?“

Fragen Sie zufriedene Kunden nach einer Überprüfung

Eine Möglichkeit, um zu erfahren, ob Ihre Kunden mit Ihrem Service zufrieden sind, besteht darin, sie daran zu erinnern, dass sie nach der Bearbeitung ihrer Anfragen eine Bewertung Ihres Unternehmens hinterlassen.

1. “🙏 Wir hoffen, dass alle Ihre Probleme gelöst wurden! Wenn Sie Kommentare zu Ihrer Kundenerfahrung haben, hinterlassen Sie uns bitte eine Bewertung unter [link]. Wir freuen uns darauf, Ihnen wieder zu dienen.“

2. “Vielen Dank für die Kontaktaufnahme mit [Geschäftsnamen]. Wenn Sie eine Minute Zeit haben, hinterlassen Sie bitte eine Bewertung Ihrer Erfahrungen bei uns unter [link]. Wir schätzen und gehen durch alle Feedback 🙂”

Kundenservice-Antwortvorlagen verbessern und beschleunigen Sie den Prozess der Kundenansprache aber wenn Ihr Unternehmen Probleme hat, mit der Lautstärke der eingehenden Nachrichten Schritt zu halten, sollten Sie die Software zur Verwaltung von Kundengesprächen wie respond.io verwenden

Mit Repond.io können Sie Dutzende von Kundendienst-Schnellantworten speichern oder sogar Antworten in seinem leistungsstarken Workflow-Modul automatisieren. Dies befreit Ihre Agenten' Zeit, so dass sie sich auf ungewöhnliche oder komplexe Anfragen konzentrieren können.

Respond.io unterstützt auch mehrere Kanäle, so dass Sie alle Ihre Kunden auf verschiedenen Apps benachrichtigen können, ohne die Nachrichtenplattformen zu wechseln. Wiederverwenden Sie die gleichen Vorlagen auf allen Kanälen ohne sie neu zu schreiben.

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Weiterführende Literatur

Wenn Sie diesen Artikel informativ gefunden haben, hier sind einige andere Beiträge, die für Sie nützlich sein können:

• So senden Sie eine Abwesenheitsnachricht für Unternehmen

• Was ist CSAT? Der Leitfaden zur Zufriedenheit der Kunden

• Chat-Automatisierung: Wie man losgeht