Concepts

Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis: Tingkatkan Pengalaman Pelanggan

Benjamin Steve Richard
Benjamin Steve Richard
· 01 Sept 2023
11 min read
Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis: Tingkatkan Pengalaman Pelanggan

Bisnis saat ini perlu merespons pelanggan dengan cepat, atau mereka akan tertinggal. Komunikasi instan telah menjadi norma karena kemajuan teknologi yang pesat. Karena itu, bisnis harus siap menanggapi pertanyaan dan kekhawatiran secara real-time. Masukkan pesan balasan otomatis untuk bisnis. Dalam artikel ini, kita akan mempelajari apa itu pesan balasan otomatis atau balasan otomatis, mengapa menggunakannya, contoh pesan balasan otomatis untuk bisnis, dan di mana Anda dapat menggunakan balasan otomatis.

Apa itu Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis?

Pesan balasan otomatis, atau balasan otomatis, merujuk pada respons otomatis yang dipicu oleh peristiwa atau tindakan tertentu, seperti menerima pesan pada aplikasi pesan instan. Digunakan untuk memberi tahu pengirim bahwa pesannya telah diterima.

Balasan otomatis tidak hanya dapat diatur pada saluran seperti WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat dan Viber, tetapi juga pada komentar Facebook. Tetapi mengapa bisnis harus menggunakan balasan otomatis untuk menanggapi pelanggan?

5 Alasan Mengapa Anda Membutuhkan Balasan Otomatis

Bisnis dengan basis pelanggan besar menerima sejumlah besar pesan. Hal ini dapat membuat agen kewalahan, terutama saat mereka diharapkan membalas pesan tersebut dengan cepat.

Manfaat balasan otomatis untuk bisnis

Pesan balasan otomatis berguna karena menjembatani kesenjangan waktu antara pertanyaan pelanggan'dan respons agen. Namun, bukan itu saja manfaat balasan otomatis bagi bisnis Anda. Berikut adalah 5 alasan mengapa Anda harus menggunakan pesan balasan otomatis untuk bisnis Anda.

Balasan Otomatis: Balas Pertanyaan Pelanggan dengan Segera

Kesan pertama itu penting. Pengakuan instan atas pesan pelanggan melalui balasan otomatis dapat membuat banyak perbedaan. Mengetahui bahwa pertanyaan mereka telah diterima dapat meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Ini juga menentukan nada pembicaraan selanjutnya. Respons yang cepat mengomunikasikan rasa profesionalisme dan perhatian.

Balasan Otomatis: Menghemat Waktu Agen

Dengan volume pertanyaan yang diterima bisnis setiap hari, tidak mungkin untuk menangani masing-masing secara instan. Balasan otomatis menghemat waktu agen karena menghilangkan kebutuhan untuk menuliskan salam atau pesan perkenalan secara manual.

Pada dasarnya, balasan otomatis berfungsi sebagai penyangga terhadap pesan masuk. Aspek penghematan waktu ini memungkinkan tim Anda untuk terlibat dengan lebih banyak pelanggan secara efektif dan efisien.

Balasan Otomatis: Pastikan Konsistensi dalam Komunikasi

Balasan otomatis menjamin bahwa setiap pelanggan menerima respons yang terstandarisasi dan sempurna bahkan saat agen menangani beban kerja yang berat.

Mengirim pesan yang sama membantu tim Anda menyampaikan informasi yang konsisten tentang bisnis Anda. Konsistensi ini membangun kepercayaan dan keandalan serta meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan

Balasan Otomatis: Pertahankan Reputasi Merek

Setiap titik komunikasi adalah kesempatan untuk memperkuat citra merek Anda. Balasan otomatis yang dirancang dengan baik dapat mencerminkan kepribadian merek Anda, baik itu profesional, menyenangkan, atau empatik, memastikan Anda meninggalkan kesan positif setiap kali.

Lebih jauh lagi, balasan yang cepat dapat menunjukkan kepada pelanggan bahwa waktu dan perhatian mereka dihargai. Hal ini memberi pelanggan persepsi yang lebih baik tentang bisnis dan merek Anda.

Balasan Otomatis: Siapkan Balasan Otomatis untuk Berbagai Situasi

Keindahan pesan balasan otomatis terletak pada keserbagunaannya. Baik itu catatan keluar kantor, ucapan selamat meriah, atau menu FAQ, pesan-pesan ini dapat disesuaikan untuk berbagai situasi dan saluran.

Di bagian berikutnya, kita akan melihat jenis balasan otomatis yang dapat Anda kirim dan memberikan contoh yang dapat Anda gunakan.

Ubah percakapan pelanggan menjadi pertumbuhan bisnis dengan respond.io. ✨

Kelola panggilan, obrolan, dan email di satu tempat!

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat menggunakan balasan otomatis untuk bisnis Anda, saatnya menyusunnya. Jika Anda tidak tahu caranya, jangan khawatir. Berikut adalah 12 contoh pesan balasan otomatis yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pesan Tidak Ada di Tempat

Anda dapat mengirim pesan tidak ada untuk semua jenis situasi, baik karena tidak tersedianya tempat secara umum, seperti selama akhir pekan atau selama acara tertentu seperti hari libur.

Balasan otomatis: Contoh pesan yang tidak ada di tempat
  1. "Hai! Saat ini kami sedang tidak berada di kantor tetapi akan kembali pada [tanggal]. Tunggu sebentar, dan Kami'akan menghubungi Anda kembali."

  2. "HI [Nama Pelanggan]. Kami'saat ini sedang merayakan [Liburan/Acara], tetapi jangan'khawatir. Kami'akan menghubungi Anda kembali pada [Tanggal]. Bersulang! 🥳"

Dan ingat, selalu pastikan Anda memberi tahu pelanggan kapan Anda akan kembali.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pesan Ucapan Selamat

Menyambut pelanggan, terutama yang baru, sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik. Sama seperti jabat tangan yang hangat atau senyuman sambutan yang memberikan kesan positif dalam interaksi tatap muka, pesan sapaan memainkan peran yang sama pada aplikasi pesan instan.

Balasan otomatis: Contoh pesan ucapan
  1. "Hai! Terima kasih sudah mampir. Bagaimana saya bisa membuat hari Anda menyenangkan? 😊"

  2. "Halo [Nama Pelanggan], terima kasih telah menghubungi kami. Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda hari ini? "

Ini membantu Anda membangun hubungan segera setelah pelanggan mengirimi Anda pesan.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pesan Ketidaktersediaan Sementara

Terkadang, jumlah pertanyaan untuk sementara waktu akan melebihi ketersediaan agen dan agen tidak dapat segera menjawab.

pesan balasan otomatis untuk bisnis: Pesan ketidaktersediaan sementara
  1. Wah! Kami'kebanjiran pesan saat ini, tetapi tunggu sebentar. Anda penting bagi kami!"

  2. “Saat ini kami menerima banyak sekali pesan masuk. Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin."

Kategori balasan otomatis ini adalah tangan yang meyakinkan di pundak pelanggan', meyakinkan mereka tentang komitmen bisnis'dan perhatian mereka.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pemberitahuan Darurat dan Pembaruan

Setiap sistem punya hari-hari buruk atau bug. Tetapi cara bisnis menangani hambatan ini dapat membuat atau menghancurkan reputasi mereka.

pesan balasan otomatis untuk bisnis: Pemberitahuan darurat dan pembaruan
  1. "Aduh! Kami'sedang mengalami beberapa kendala teknis saat ini. Tunggu saja sementara kami membereskan semuanya. 🛠️"

  2. "Kami mohon maaf jika Anda menghadapi masalah apa pun. Sistem kami sedang dalam pemeliharaan. Sementara itu, kami siap membantu Anda dengan apa pun yang Anda butuhkan."

Balasan otomatis darurat dan pembaruan menetapkan ekspektasi dengan pelanggan Anda dan memberi mereka informasi terkini ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Tautan FAQ

Pemecahan masalah yang proaktif dapat meningkatkan pengalaman pengguna secara drastis. Balasan otomatis FAQ berfungsi sebagai panduan, mengarahkan pelanggan ke sumber daya yang dapat menjawab pertanyaan mereka secara langsung dan meningkatkan efisiensi.

pesan balasan otomatis untuk bisnis: Tautan FAQ
  1. "Hai [Nama Pelanggan]. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan periksa FAQ kami [tautan FAQ]. Jika Anda masih memerlukan bantuan, ketik “Ya”, dan seseorang akan segera membantu Anda"

  2. “Ada pertanyaan?🤔 Kru kami'sedang dalam perjalanan menuju ke tempat Anda. Anda juga dapat mengetuk di sini [tautan FAQ] untuk bagian FAQ kami. Jawaban Anda mungkin hanya berjarak satu klik!”

Jadi, dalam situasi ini, tautan atau menu FAQ dapat menyelesaikan masalah umum yang dihadapi pelanggan.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pengumpulan Umpan Balik

Secara aktif mencari pendapat pelanggan tentang pengalaman merek mereka dapat menyoroti kelemahan pada agen, proses, atau sistem Anda. Dapatkan wawasan yang berharga dari pelanggan Anda sehingga Anda dapat meningkatkan percakapan pelanggan.

pesan balasan otomatis untuk bisnis: Pengumpulan umpan balik
  1. "Hai, [Nama Pelanggan]. Seberapa baik kami melayani Anda hari ini? Beri tahu kami dalam skala 1 - 10, dari sangat buruk hingga sangat baik. Terima kasih sebelumnya atas tanggapan Anda."

  2. "Kami senang mengobrol dengan Anda! Apakah Anda senang berbicara dengan kami? Beri tahu kami dengan memberi kami 👍 atau 👎"

Untuk hasil terbaik, Anda harus mengubah contoh-contoh ini sehingga sesuai dengan bisnis dan pelanggan Anda. Tetapi jika Anda ingin membuat balasan otomatis dari awal, lihatlah praktik terbaik ini saat menyusunnya.

Praktik Terbaik untuk Menyiapkan Pesan Balasan Otomatis

Ketika dibuat dengan hati-hati, balasan otomatis tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional. Ini juga meningkatkan pengalaman pengguna karena pelanggan dilayani dengan segera, bahkan saat tidak ada agen yang tersedia pada saat itu.

Pelajari praktik terbaik untuk membuat balasan otomatis

Berikut adalah 5 praktik terbaik yang perlu diingat saat menyusun pesan balasan otomatis untuk bisnis Anda.

Buatlah Jelas dan Ringkas

Balasan otomatis Anda harus menyampaikan informasi secara efisien. Hindari menulis kalimat yang panjang jika memungkinkan. Gunakan pesan yang langsung dan ringkas untuk menghindari membuat pelanggan Anda kewalahan. Ingat, Anda mungkin tidak tahu siapa pelanggan Anda.

Mereka mungkin tidak familier dengan istilah industri atau teknis. Jadi pilihlah bahasa yang sederhana dan bebas jargon. Ini memastikan semua orang segera memahami pesan Anda, sehingga menghemat waktu agen Anda dalam jangka panjang.

Tetapkan Harapan di Awal

Saat mengirimkan balasan otomatis, pastikan pelanggan Anda memiliki informasi yang relevan. Ini dapat mencakup jam di luar kantor, kerusakan sistem, pengumpulan masukan pelanggan, dan lain-lain. Ini mengelola harapan pelanggan Anda dan menumbuhkan kesabaran.

Tambahkan Sentuhan Pribadi

Meskipun sebuah pesan mungkin otomatis, itu tidak boleh terasa seperti robot. Sesuaikan balasan Anda berdasarkan harapan audiens target Anda. Untuk audiens yang lebih muda dan informal, nada santai mungkin lebih baik. Sementara itu, klien korporat mungkin mengharapkan tanggapan formal.

Personalisasi, seperti menggunakan nama depan pelanggan', dapat membuat pesan terdengar lebih asli. Rasanya seperti Anda sedang berbicara kepada pelanggan, bukan berbicara kepada mereka.

Atur Waktu Balasan Anda dengan Tepat

Ingat, relevansi balasan otomatis sering kali dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Penting untuk mematikan jenis tertentu, seperti pesan luar kantor atau pesan liburan, begitu mereka tidak lagi berlaku. Ini mencegah kebingungan dan memastikan komunikasi Anda tetap terkini.

Menggabungkan praktik terbaik ini memastikan bahwa balasan otomatis Anda tidak hanya memenuhi fungsi utamanya tetapi juga berfungsi sebagai perluasan suara dan nilai merek Anda. Mereka'adalah alat yang halus namun ampuh untuk menumbuhkan kepercayaan, menunjukkan profesionalisme, dan memperkuat hubungan pelanggan.

Sekarang Anda telah memiliki alat untuk membuat pesan balasan otomatis yang menarik, mari kita lihat media tempat Anda dapat menerapkannya.

Di Mana Anda Dapat Menerapkan Balasan Otomatis?

Anda dapat menggunakan pesan balasan otomatis di berbagai aplikasi perpesanan seperti Aplikasi WhatsApp Business, WeChat dan LINE. Namun, penggunaan balasan otomatis pada aplikasi ini memiliki batas. Misalnya, pada Aplikasi WhatsApp Business, Anda dibatasi untuk menyiapkan satu balasan otomatis untuk pesan tidak di tempat dan satu pesan salam.

Ini mungkin cukup jika Anda menjalankan bisnis kecil. Namun seiring berkembangnya bisnis Anda, Anda akan memerlukan lebih banyak fleksibilitas dalam pesan balasan otomatis yang dapat Anda gunakan. Dengan menghubungkan saluran pengiriman pesan ini ke perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io, Anda mengotomatiskan pesan balasan, perutean kontak, penugasan agen dan banyak lagi.

Balasan Otomatis untuk Kemenangan Bisnis di Respond.io

Bisnis di berbagai industri seperti real estate, perhotelan, e-commerce dan banyak lagi dapat memanfaatkan fitur-fitur canggih respond.io untuk membuat dan mengirim balasan otomatis.

Misalnya, agen real estat dapat menyiapkan pesan balasan otomatis yang menanyakan pelanggan waktu, tanggal, dan properti yang ingin dilihat, sedangkan situs e-commerce dapat mengirim pesan pasca-pembelian yang meminta pelanggan untuk bergabung dengan program loyalitas.

Anda dapat melakukan semua ini melalui pembangun otomatisasi di Modul Alur Kerja , bisnis dapat mengotomatiskan respons berdasarkan pertanyaan pelanggan.

Anda juga dapat memperoleh informasi kontak dengan menanyakan email atau nomor telepon untuk mengidentifikasi apakah mereka adalah pelanggan lama. Konteks ini membantu agen memberikan dukungan yang lebih baik kepada pelanggan, meningkatkan keterlibatan dan kepuasan pelanggan.

Anda dapat mengirim pesan ucapan dan pesan tidak di tempat dan mengatur menu Tanya Jawab, pesan pengumpulan umpan balik, dan banyak lagi. Anda juga dapat membuat balasan otomatis yang dipersonalisasi dengan menggunakan variabel dinamis .

Dan itu saja. Itulah yang perlu Anda ketahui tentang pesan balasan otomatis untuk bisnis. Gunakan contoh yang disediakan untuk memulai dan modifikasi agar paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Ubah percakapan pelanggan menjadi pertumbuhan bisnis dengan respond.io. ✨

Kelola panggilan, obrolan, dan email di satu tempat!

Bacaan Lebih Lanjut

Apakah Anda menganggap artikel ini bermanfaat? Lihat blog lain berikut yang akan membantu Anda mengelola percakapan pelanggan:

Bagikan artikel ini
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
Benjamin Steve Richard
Benjamin Steve Richard

Benjamin Steve Richard bergabung dengan respond.io sebagai Penulis Konten pada tahun 2023. Pemegang gelar Sarjana Hukum dari Universitas London, Benjamin menyediakan sumber daya yang sangat berharga mengenai aplikasi perpesanan bagi para pebisnis untuk membantu mereka memanfaatkan percakapan pelanggan dengan sukses.

Postingan terkait 👩‍💻
Turn Views Into Revenue: How to Use TikTok for Marketing More Effectively

Turn Views Into Revenue: How to Use TikTok for Marketing More Effectively

Want to know how to use TikTok for marketing more effectively? Learn how to optimize your account for TikTok marketing to generate and manage leads.

WhatsApp Business Calling API: Panduan Bisnis Terbaik

Apa itu WhatsApp Business Calling API: Panduan Bisnis Terlengkap

Temukan cara kerja WhatsApp Business Calling API, manfaatnya, kasus penggunaan utama, dan cara memulai untuk meningkatkan komunikasi, mendorong konversi, dan banyak lagi.

API Panggilan Bisnis WhatsApp Diluncurkan di Respond.io! Bahasa Indonesia:

Perkenalkan Suara: API Panggilan Bisnis WhatsApp Hadir di Respond.io 🎉

Gabungkan obrolan dan suara ke dalam satu platform dan ubah interaksi pelanggan. Sekarang tersedia di Meksiko, Brasil, Indonesia, dan India, dengan peluncuran yang lebih luas segera hadir.

Tiga kali hasil bisnis Anda dengan Respond.io 🚀