Bisnis saat ini harus merespons pelanggan dengan cepat atau mereka akan tertinggal. Komunikasi seketika telah menjadi hal yang biasa karena kemajuan teknologi yang pesat. Dengan demikian, bisnis harus siap untuk menanggapi pertanyaan dan masalah secara real-time. Masukkan pesan balasan otomatis untuk bisnis. Pada artikel ini, kita akan mempelajari apa itu pesan balasan otomatis atau balasan otomatis, mengapa menggunakannya, contoh pesan balasan otomatis untuk bisnis, dan di mana Anda dapat menggunakan balasan otomatis.

Apa yang dimaksud dengan Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis?

Pesan balasan otomatis, atau balasan otomatis, mengacu pada respons otomatis yang dipicu oleh peristiwa atau tindakan tertentu, seperti menerima pesan pada aplikasi pesan instan. Hal ini digunakan untuk memberi tahu pengirim bahwa pesan mereka telah diterima.

Balasan otomatis tidak hanya dapat diatur pada saluran seperti WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat dan Vibertetapi juga pada komentar Facebook. Namun, mengapa bisnis harus menggunakan balasan otomatis untuk merespons pelanggan?

5 Alasan Mengapa Anda Membutuhkan Balasan Otomatis

Bisnis dengan basis pelanggan yang besar menerima pesan dalam jumlah besar. Hal ini dapat membuat agen kewalahan, terutama ketika mereka diharapkan untuk membalas pesan-pesan ini dengan cepat.

Pesan balasan otomatis sangat berguna karena dapat menjembatani kesenjangan waktu antara pertanyaan pelanggan dan tanggapan agen. Namun, tidak hanya itu yang dapat dilakukan balasan otomatis untuk bisnis Anda. Berikut adalah 5 alasan mengapa Anda harus menggunakan pesan balasan otomatis untuk bisnis Anda.

Balasan Otomatis: Segera Balas Pertanyaan Pelanggan

Kesan pertama itu penting. Pengakuan instan atas pesan pelanggan melalui balasan otomatis dapat membuat perbedaan besar. Mengetahui bahwa pertanyaan mereka telah diterima dapat meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Hal ini juga menentukan nada percakapan selanjutnya. Tanggapan yang cepat mengomunikasikan rasa profesionalisme dan perhatian.

Balasan Otomatis: Menghemat Waktu Agen

Dengan banyaknya pertanyaan yang diterima bisnis setiap hari, tidak mungkin untuk menjawab setiap pertanyaan secara instan. Balasan otomatis membebaskan waktu agen karena tidak perlu lagi menulis salam atau pesan perkenalan secara manual.

Pada dasarnya, balasan otomatis bertindak sebagai penyangga terhadap pesan yang masuk. Aspek penghematan waktu ini memungkinkan tim Anda untuk berinteraksi dengan lebih banyak pelanggan secara efektif dan efisien.

Balasan Otomatis: Memastikan Konsistensi dalam Komunikasi

Balasan otomatis menjamin bahwa setiap pelanggan menerima respons yang terstandardisasi dan halus, bahkan ketika agen menangani beban kerja yang berat.

Mengirimkan pesan yang sama membantu tim Anda menyampaikan informasi yang konsisten tentang bisnis Anda. Konsistensi ini membangun kepercayaan dan keandalan serta meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan

Balasan Otomatis: Menjaga Reputasi Merek

Setiap titik komunikasi adalah kesempatan untuk memperkuat citra merek Anda. Balasan otomatis yang dibuat dengan baik dapat mencerminkan kepribadian merek Anda, apakah itu profesional, menyenangkan, atau berempati, sehingga memastikan Anda selalu meninggalkan kesan positif.

Selain itu, balasan yang cepat dapat menunjukkan kepada pelanggan bahwa waktu dan masalah mereka dihargai. Hal ini memberikan persepsi yang lebih baik kepada pelanggan tentang bisnis dan merek Anda.

Balasan Otomatis: Mengatur Balasan Otomatis untuk Berbagai Situasi

Keindahan pesan balasan otomatis terletak pada keserbagunaannya. Entah itu catatan di luar kantor, ucapan selamat hari raya, atau menu FAQ, pesan-pesan ini dapat disesuaikan untuk berbagai situasi dan saluran.

Pada bagian berikutnya, kita akan melihat jenis-jenis balasan otomatis yang bisa Anda kirimkan dan memberikan contoh yang bisa Anda gunakan.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda

Setelah Anda mengetahui manfaat menggunakan balasan otomatis untuk bisnis Anda, sekarang saatnya untuk menyusunnya. Jika Anda tidak tahu caranya, jangan khawatir. Berikut adalah 12 contoh pesan balasan otomatis yang bisa Anda gunakan untuk bisnis Anda.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pesan Jauh

Anda dapat mengirim pesan untuk semua jenis situasi, baik karena ketidaktersediaan secara umum, seperti selama akhir pekan atau selama acara tertentu seperti liburan.

1. "Hai semuanya! Saat ini kami sedang berada di luar kantor, tetapi akan kembali pada [tanggal]. Bertahanlah, dan kami akan menghubungi Anda kembali."
2. "Hai [Nama Pelanggan]. Saat ini kami sedang merayakan [Hari Libur/Acara], tapi jangan khawatir. Kami akan menghubungi Anda pada [Tanggal]. Selamat bersulang! 🥳"

Dan ingat, selalu pastikan bahwa Anda memberi tahu pelanggan Anda kapan Anda akan kembali.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pesan Ucapan Selamat Datang

Menyambut pelanggan, terutama pelanggan baru, sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik. Sama seperti jabat tangan yang hangat atau senyuman yang ramah memberikan kesan positif dalam interaksi tatap muka, pesan sapaan memainkan peran yang sama pada aplikasi pesan instan.

1. "Hei! Terima kasih sudah mampir. Bagaimana saya bisa membuat hari Anda luar biasa? 😊"
2. "Halo [Nama Pelanggan], terima kasih telah menghubungi kami. Apa yang bisa kami bantu hari ini? "

Hal ini membantu Anda untuk menjalin hubungan baik segera setelah pelanggan mengirim pesan kepada Anda.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pesan Ketidaktersediaan Sementara

Terkadang, jumlah pertanyaan untuk sementara waktu akan melebihi ketersediaan agen dan agen tidak dapat menjawab dengan segera.

1. Whoa! Kami dibanjiri dengan pesan sekarang, tapi tunggu sebentar. Anda penting bagi kami!"
2. "Saat ini kami sedang mengalami volume pesan masuk yang tinggi. Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin."

Kategori balasan otomatis ini merupakan sebuah pegangan tangan yang meyakinkan pelanggan, meyakinkan mereka akan komitmen bisnis dan perhatian mereka.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pemberitahuan Darurat dan Pembaruan

Setiap sistem pasti memiliki hari-hari buruk atau bug. Namun cara bisnis menangani masalah ini bisa membuat atau menghancurkan reputasi mereka.

1. "Uh-oh! Kami sedang mengalami gangguan teknologi sekarang. Bertahanlah sementara kami menyelesaikannya. 🛠️"
2. "Mohon maaf jika Anda mengalami masalah. Sistem kami sedang dalam pemeliharaan. Sementara itu, kami siap membantu Anda dengan apa pun yang Anda butuhkan."

Balasan otomatis darurat dan pembaruan menetapkan ekspektasi dengan pelanggan Anda dan menjaga mereka tetap dalam lingkaran ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Tautan FAQ

Pemecahan masalah secara proaktif dapat meningkatkan pengalaman pengguna secara drastis. Jawaban otomatis FAQ bertindak sebagai panduan, mengarahkan pelanggan ke sumber daya yang dapat menjawab pertanyaan mereka secara langsung dan meningkatkan efisiensi.

1. "Halo [Nama Pelanggan]. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan lihat Pertanyaan Umum kami [tautan FAQ]. Jika Anda masih membutuhkan bantuan, ketik "Ya", dan seseorang akan segera membantu Anda"
2. "Ada pertanyaan?" Kru kami sedang dalam perjalanan menuju Anda. Anda juga dapat mengetuk di sini [tautan FAQ] untuk melihat bagian FAQ kami. Jawaban Anda mungkin hanya dengan sekali klik!"

Dengan demikian, dalam situasi ini, tautan atau menu FAQ dapat menyelesaikan masalah yang umum ditanyakan oleh pelanggan.

Contoh Pesan Balasan Otomatis untuk Bisnis Anda: Pengumpulan Umpan Balik

Secara aktif mencari pendapat pelanggan tentang pengalaman merek mereka dapat menyoroti kelemahan pada agen, proses, atau sistem Anda. Dapatkan wawasan berharga dari pelanggan Anda sehingga Anda dapat meningkatkan percakapan dengan pelanggan.

1. "Hai, [Nama Pelanggan]. Seberapa baik kami melayani Anda hari ini? Beri tahu kami dalam skala 1 - 10, dari sangat buruk hingga sangat baik. Terima kasih sebelumnya atas tanggapan Anda."
2. "Kami senang mengobrol dengan Anda! Apakah Anda suka berbicara dengan kami? Beri tahu kami dengan memberi kami tanda 👍 atau 👎"

Untuk hasil terbaik, Anda harus menyesuaikan contoh-contoh ini agar sesuai dengan bisnis dan pelanggan Anda. Namun jika Anda ingin membuat balasan otomatis dari awal, lihatlah praktik-praktik terbaik berikut ini saat menyusunnya.

Praktik Terbaik untuk Menyiapkan Pesan Balasan Otomatis

Jika dibuat dengan hati-hati, balasan otomatis tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini juga meningkatkan pengalaman pengguna karena pelanggan akan segera dilayani, meskipun tidak ada agen yang tersedia pada saat itu.

Berikut ini adalah 5 praktik terbaik yang perlu diingat saat menyusun pesan balasan otomatis untuk bisnis Anda.

Jaga agar tetap jelas dan ringkas

Balasan otomatis Anda harus menyampaikan informasi secara efisien. Hindari menulis kalimat yang panjang jika memungkinkan. Gunakan pesan yang langsung dan ringkas agar tidak membebani pelanggan. Ingat, Anda mungkin tidak tahu siapa pelanggan Anda.

Mereka mungkin tidak terbiasa dengan istilah-istilah industri atau teknis. Jadi, pilihlah bahasa yang sederhana dan bebas jargon. Hal ini akan memastikan semua orang langsung memahami pesan Anda, sehingga menghemat waktu agen Anda dalam jangka panjang.

Tetapkan Ekspektasi di Awal

Saat mengirim balasan otomatis, pastikan pelanggan Anda mendapatkan informasi yang relevan. Hal ini dapat mencakup jam kerja Anda di luar kantor, kerusakan sistem, mengumpulkan umpan balik pelanggan, dan lain-lain. Hal ini akan mengelola ekspektasi pelanggan Anda dan memupuk kesabaran mereka.

Tambahkan Sentuhan Pribadi

Meskipun sebuah pesan mungkin otomatis, namun pesan tersebut tidak boleh terasa seperti robot. Sesuaikan balasan Anda berdasarkan ekspektasi audiens target Anda. Untuk audiens yang lebih muda dan informal, nada yang santai mungkin akan lebih baik. Sementara itu, klien korporat mungkin mengharapkan tanggapan yang formal.

Personalisasi, seperti menggunakan nama depan pelanggan, dapat membuat pesan terdengar lebih asli. Anda akan merasa seperti sedang berbicara dengan pelanggan, bukan berbicara kepada mereka.

Atur Waktu Balasan Anda dengan Tepat

Ingat, relevansi balasan otomatis sering kali terkait dengan kerangka waktu tertentu. Sangat penting untuk mematikan jenis pesan tertentu, seperti pesan di luar kantor atau pesan hari libur, setelah pesan tersebut tidak berlaku lagi. Hal ini untuk mencegah kebingungan dan memastikan komunikasi Anda tetap lancar.

Dengan menerapkan praktik-praktik terbaik ini, balasan otomatis Anda tidak hanya memenuhi fungsi utamanya, namun juga berfungsi sebagai perpanjangan dari suara dan nilai merek Anda. Ini adalah alat yang halus namun ampuh untuk memupuk kepercayaan, menunjukkan profesionalisme, dan memperkuat hubungan dengan pelanggan.

Sekarang setelah Anda memiliki alat untuk membuat pesan balasan otomatis yang menarik, mari kita lihat media di mana Anda dapat menerapkannya.

Di mana Anda Dapat Menerapkan Balasan Otomatis?

Anda dapat menggunakan pesan balasan otomatis di berbagai aplikasi perpesanan seperti WhatsApp Business App, WeChat dan LINE. Namun, menggunakan balasan otomatis pada aplikasi-aplikasi ini memiliki batasan. Misalnya, pada Aplikasi WhatsApp Business, Anda dibatasi untuk mengatur satu balasan otomatis untuk pesan keluar dan pesan ucapan.

Ini mungkin cukup jika Anda menjalankan bisnis kecil. Namun seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan membutuhkan lebih banyak fleksibilitas dalam pesan balasan otomatis yang dapat Anda gunakan. Dengan menghubungkan saluran pesan ini ke perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io, Anda mengotomatiskan pesan balasan, perutean kontak, penugasan agen, dan banyak lagi.

Balasan Otomatis untuk Kemenangan Bisnis di respond.io

Bisnis di berbagai industri seperti real estate, perhotelan, e-commerce, dan lainnya dapat memanfaatkan fitur-fitur canggih respond.iountuk membuat dan mengirim balasan otomatis.

Sebagai contoh, agen real estat dapat membuat pesan balasan otomatis yang menanyakan waktu, tanggal, dan properti yang ingin dilihat oleh pelanggan, sedangkan situs e-commerce dapat mengirimkan pesan pasca pembelian yang meminta pelanggan untuk bergabung dengan program loyalitas.

Anda dapat melakukan semua ini melalui pembangun otomatisasi di Modul Alur Kerja, bisnis dapat mengotomatiskan respons berdasarkan pertanyaan pelanggan.

Anda juga dapat menangkap informasi kontak dengan meminta email atau nomor telepon mereka untuk mengidentifikasi apakah mereka adalah pelanggan lama. Konteks ini membantu agen memberikan dukungan yang lebih baik kepada pelanggan, sehingga meningkatkan keterlibatan dan kepuasan pelanggan.

Anda dapat mengirim pesan ucapan selamat datang dan pesan selamat tinggal serta mengatur menu FAQ, pesan pengumpulan umpan balik, dan banyak lagi. Anda juga dapat membuat balasan otomatis yang dipersonalisasi dengan menggunakan variabel dinamis.

Dan hanya itu saja. Itulah yang perlu Anda ketahui tentang pesan balasan otomatis untuk bisnis. Gunakan contoh yang disediakan untuk memulai dan memodifikasinya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Bacaan Lebih Lanjut

Apakah artikel ini bermanfaat bagi Anda? Lihat blog lain yang akan membantu Anda mengelola percakapan pelanggan:

• Manajemen Spam: Bersihkan Kekacauan Kotak Masuk Anda
• Perutean Obrolan: Cara Membangun Rute Obrolan ke Tim yang Tepat
• Tingkatkan Manajemen Percakapan Anda dengan Penugasan Otomatis