Le aziende di oggi devono rispondere rapidamente ai clienti o rischiano di rimanere indietro. La comunicazione istantanea è diventata la norma grazie al rapido progresso della tecnologia. Per questo motivo, le aziende devono essere pronte a rispondere alle domande e ai dubbi in tempo reale. Ecco che entrano in gioco i messaggi di risposta automatica per le aziende. In questo articolo scopriremo cos'è un messaggio di risposta automatica, perché usarlo, un esempio di messaggio di risposta automatica per le aziende e dove si possono usare le risposte automatiche.

Che cos'è un messaggio di risposta automatica per le aziende?

Un messaggio di risposta automatica, o risposta automatica, si riferisce a una risposta automatica attivata da un evento o un'azione specifica, come la ricezione di un messaggio su un'app di messaggistica istantanea. Viene utilizzato per informare il mittente che il suo messaggio è stato ricevuto.

Non solo è possibile impostare le risposte automatiche su canali come WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat e Viber, ma anche sui commenti di Facebook. Ma perché le aziende dovrebbero utilizzare una risposta automatica per rispondere ai clienti?

5 motivi per cui è necessaria una risposta automatica

Le aziende con un'ampia base di clienti ricevono un gran numero di messaggi. Questi possono sovraccaricare gli agenti, soprattutto quando devono rispondere rapidamente a questi messaggi.

Un messaggio di risposta automatica è utile perché colma il divario temporale tra la richiesta di un cliente e la risposta di un agente. Tuttavia, non è tutto ciò che una risposta automatica può fare per la vostra attività. Ecco 5 motivi per cui dovreste utilizzare i messaggi di risposta automatica per la vostra attività.

Risposta automatica: Rispondere prontamente alle richieste dei clienti

La prima impressione è importante. Un riscontro immediato del messaggio di un cliente tramite una risposta automatica può fare la differenza. Sapere che la loro richiesta è stata ricevuta può migliorare la loro esperienza complessiva.

Inoltre, stabilisce il tono della conversazione in corso. Una risposta tempestiva comunica un senso di professionalità e attenzione.

Risposta automatica: Risparmiare tempo agli agenti

Con l'enorme volume di richieste che le aziende ricevono ogni giorno, è impossibile rispondere a ciascuna di esse all'istante. Le risposte automatiche liberano il tempo degli agenti perché eliminano la necessità di comporre manualmente i saluti o i messaggi di presentazione.

In pratica, le risposte automatiche fungono da cuscinetto per i messaggi in arrivo. Questo aspetto di risparmio di tempo consente al vostro team di coinvolgere un maggior numero di clienti in modo efficace ed efficiente.

Risposta automatica: Garantire la coerenza della comunicazione

Le risposte automatiche garantiscono che ogni cliente riceva una risposta standardizzata e raffinata anche quando gli agenti gestiscono un carico di lavoro elevato.

Inviare lo stesso messaggio aiuta il vostro team a fornire informazioni coerenti sulla vostra azienda. Questa coerenza crea fiducia e affidabilità e migliora l'esperienza complessiva del cliente.

Risposta automatica: Mantenere la reputazione del marchio

Ogni comunicazione è un'opportunità per rafforzare l'immagine del vostro marchio. Le risposte automatiche ben fatte possono riflettere la personalità del vostro marchio, sia essa professionale, scherzosa o empatica, assicurandovi di lasciare sempre un'impressione positiva.

Inoltre, una risposta tempestiva può dimostrare al cliente che il suo tempo e le sue preoccupazioni sono apprezzati. In questo modo i clienti hanno una migliore percezione della vostra azienda e del vostro marchio.

Risposta automatica: Impostare le risposte automatiche per varie situazioni

La bellezza dei messaggi di risposta automatica risiede nella loro versatilità. Che si tratti di una nota fuori ufficio, di un saluto festivo o di un menu di FAQ, questi messaggi possono essere adattati a situazioni e canali diversi.

Nella prossima sezione esamineremo i tipi di risposte automatiche che è possibile inviare e forniremo degli esempi da utilizzare.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda

Ora che conoscete i vantaggi dell'utilizzo di una risposta automatica per la vostra azienda, è il momento di redigerla. Se non sapete come fare, non preoccupatevi. Ecco 12 esempi di messaggi di risposta automatica che potete utilizzare per la vostra attività.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda: Messaggi di allontanamento

È possibile inviare messaggi di allontanamento per tutti i tipi di situazioni, sia per indisponibilità generale, come nei fine settimana, sia per eventi specifici come le festività.

1. "Ciao a tutti! Al momento non siamo in ufficio ma torneremo il [data]. Tieni duro e ti risponderemo allora".
2. "Salve [Nome del cliente]. Al momento stiamo festeggiando [festività/evento], ma non si preoccupi. Ci metteremo in contatto con lei il [Data]. Salute! 🥳"

E ricordate, fate sempre sapere ai vostri clienti quando tornerete.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda: Messaggi di saluto

Accogliere i clienti, soprattutto quelli nuovi, è fondamentale per una buona prima impressione. Così come una stretta di mano calorosa o un sorriso accogliente danno un tono positivo alle interazioni faccia a faccia, i messaggi di saluto svolgono lo stesso ruolo sulle app di messaggistica istantanea.

1. "Ciao a tutti! Grazie per essere passato. Come posso rendere la tua giornata fantastica? 😊".
2. "Salve [Nome del cliente], grazie per averci contattato. Cosa possiamo fare per lei oggi? "

Questo vi aiuta a stabilire un rapporto non appena il cliente vi scrive.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda: Messaggi di indisponibilità temporanea

A volte il numero di richieste supera temporaneamente la disponibilità degli agenti e questi ultimi non sono in grado di rispondere prontamente.

1. Wow! Siamo sommersi di messaggi in questo momento, ma tenete duro. Siete importanti per noi!".
2. "Al momento stiamo riscontrando un elevato volume di messaggi in arrivo. Vi risponderemo appena possibile".

Questa categoria di risposte automatiche è una mano rassicurante sulla spalla del cliente, che gli assicura l'impegno dell'azienda e la sua attenzione.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda: Avvisi di emergenza e di aggiornamento

Ogni sistema ha le sue giornate no o i suoi bug. Ma il modo in cui le aziende gestiscono questi intoppi può creare o distruggere la loro reputazione.

1. "Oh-oh! Stiamo avendo degli intoppi tecnici in questo momento. Rimanete in attesa mentre sistemiamo le cose. 🛠️"
2. "Ci scusiamo se avete riscontrato dei problemi. Il nostro sistema è in manutenzione. Nel frattempo, siamo qui per assisterla per qualsiasi necessità".

Le risposte automatiche di emergenza e di aggiornamento definiscono le aspettative dei clienti e li tengono informati quando le cose non vanno come previsto.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda: Link alle FAQ

La risoluzione proattiva dei problemi può migliorare drasticamente l'esperienza dell'utente. Le risposte automatiche alle FAQ fungono da guida, indirizzando i clienti verso risorse in grado di rispondere direttamente alle loro domande e migliorando l'efficienza.

1. "Salve [Nome del cliente]. Se ha una domanda, consulti le nostre FAQ [link alle FAQ]. Se ha ancora bisogno di assistenza, digiti "Sì" e qualcuno sarà presto da lei".
2. "Hai domande? 🤔 Il nostro equipaggio sta venendo da te. Puoi anche toccare qui [link FAQ] per la nostra sezione FAQ. La tua risposta potrebbe essere a portata di clic!".

Pertanto, in questa situazione, un link o un menu di FAQ può risolvere i problemi più comuni che il cliente si trova ad affrontare.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la vostra azienda: Raccolta di feedback

Cercare attivamente le opinioni dei clienti sulla loro esperienza con il marchio può evidenziare i punti deboli dei vostri agenti, processi o sistemi. Ottenete preziose informazioni dai vostri clienti in modo da poter migliorare le conversazioni con i clienti.

1. "Ehi, [nome del cliente]. Come l'abbiamo servita oggi? Ce lo faccia sapere su una scala da 1 a 10, da pessimo a eccellente. Grazie in anticipo per la sua risposta".
2. "Ci è piaciuto molto chiacchierare con voi! Vi è piaciuto parlare con noi? Fatecelo sapere dandoci un 👍 o un 👎".

Per ottenere risultati ottimali, dovreste modificare questi esempi in modo che si adattino alla vostra azienda e ai vostri clienti. Ma se volete creare una risposta automatica da zero, date un'occhiata a queste best practice per la stesura.

Migliori pratiche per l'impostazione dei messaggi di risposta automatica

Se realizzata con cura, una risposta automatica non migliora solo l'efficienza operativa. Migliora anche l'esperienza dell'utente, poiché i clienti vengono assistiti immediatamente, anche se non ci sono agenti disponibili in quel momento.

Ecco 5 best practice da tenere a mente quando si redige un messaggio di risposta automatica per la propria azienda.

Mantenere un linguaggio chiaro e conciso

La risposta automatica deve trasmettere le informazioni in modo efficiente. Se possibile, evitate di scrivere frasi lunghe. Utilizzate messaggi diretti e concisi per evitare di sopraffare i vostri clienti. Ricordate che potreste non sapere chi sono i vostri clienti.

Potrebbero non avere familiarità con il settore o con i termini tecnici. Scegliete quindi un linguaggio semplice e privo di gergo. In questo modo tutti capiranno subito il vostro messaggio, facendo risparmiare tempo ai vostri agenti nel lungo periodo.

Stabilire le aspettative in anticipo

Quando si invia una risposta automatica, assicurarsi che il cliente disponga delle informazioni pertinenti. Tra queste, gli orari di chiusura degli uffici, i crash del sistema, la raccolta dei feedback dei clienti e altro ancora. In questo modo si gestiscono le aspettative dei clienti e si favorisce la pazienza.

Aggiungete un tocco personale

Anche se un messaggio può essere automatizzato, non deve sembrare robotico. Adattate le vostre risposte in base alle aspettative del vostro pubblico di riferimento. Per un pubblico più giovane e informale, un tono informale potrebbe funzionare meglio. Mentre i clienti aziendali potrebbero aspettarsi una risposta formale.

La personalizzazione, come l'uso del nome di battesimo del cliente, può far sembrare il messaggio più autentico. Si ha l'impressione che si parli ai clienti, anziché rivolgersi a loro.

Temporizzare le risposte in modo appropriato

Ricordate che la rilevanza delle risposte automatiche è spesso legata a periodi specifici. È essenziale disattivare alcuni tipi di messaggi, come quelli fuori ufficio o in vacanza, quando non sono più applicabili. In questo modo si evita la confusione e si garantisce l'attualità della comunicazione.

Incorporare queste best practice assicura che le risposte automatiche non solo svolgano la loro funzione primaria, ma servano anche come estensione della voce e dei valori del vostro marchio. Sono uno strumento sottile ma potente per alimentare la fiducia, mostrare la professionalità e consolidare le relazioni con i clienti.

Ora che avete gli strumenti per creare messaggi di risposta automatica accattivanti, analizziamo i mezzi con cui potete implementarli.

Dove si può implementare una risposta automatica?

È possibile utilizzare i messaggi di risposta automatica su varie app di messaggistica come WhatsApp Business App, WeChat e LINE. Tuttavia, l'uso delle risposte automatiche su queste app ha dei limiti. Ad esempio, su WhatsApp Business App è possibile impostare una sola risposta automatica per un messaggio di assenza e un messaggio di saluto.

Questo può essere sufficiente se si gestisce una piccola azienda. Ma quando la vostra azienda cresce, avrete bisogno di maggiore flessibilità nei messaggi di risposta automatica che potete utilizzare. Collegando questi canali di messaggistica a un software di gestione delle conversazioni con i clienti, come respond.io, si possono automatizzare i messaggi di risposta, l'instradamento dei contatti, l'assegnazione degli agenti e altro ancora.

Risposta automatica per le vincite commerciali su respond.io

Le aziende di vari settori come quello immobiliare, dell'ospitalità, dell'e-commerce e altri ancora possono sfruttare le potenti funzioni di respond.ioper creare e inviare risposte automatiche.

Ad esempio, un'agenzia immobiliare potrebbe impostare un messaggio di risposta automatica che chiede al cliente l'ora, la data e l'immobile che desidera visionare, mentre un sito di e-commerce potrebbe inviare un messaggio post-acquisto che chiede al cliente di aderire a un programma di fidelizzazione.

Tutto questo è possibile grazie al costruttore di automazione del modulo Flussi di lavoro, che consente alle aziende di automatizzare le risposte in base alle richieste dei clienti.

È inoltre possibile acquisire informazioni di contatto chiedendo l'e-mail o il numero di telefono per identificare se si tratta di un cliente esistente. Questo contesto aiuta gli agenti a fornire un'assistenza migliore ai clienti, aumentandone il coinvolgimento e la soddisfazione.

È possibile inviare messaggi di saluto e di allontanamento e impostare menu di domande frequenti, messaggi di raccolta di feedback e altro ancora. È inoltre possibile creare risposte automatiche personalizzate utilizzando variabili dinamiche.

E questo è tutto. Ecco cosa c'è da sapere sui messaggi di risposta automatica per le aziende. Utilizzate gli esempi forniti per iniziare e modificateli in base alle vostre esigenze.

Ulteriori letture

Avete trovato utile questo articolo? Consultate questi altri blog che vi aiuteranno a gestire le conversazioni con i clienti:

• Gestione dello spam: Liberare la casella di posta dal disordine
• Instradamento della chat: Come creare un percorso di chat verso il team giusto
• La gestione delle conversazioni con la funzione di assegnazione automatica è un'opzione che mette il turbo.