Volete impostare la risposta automatica di WhatsApp per la vostra azienda? Siete nel posto giusto. In questo articolo vi spiegheremo cos'è la risposta automatica di WhatsApp e come impostare le risposte automatiche su WhatsApp Business App e WhatsApp Business API .
Cosa sono le risposte automatiche su WhatsApp
La risposta automatica in WhatsApp è una funzione che consente alle aziende di inviare messaggi automatici quando non sono disponibili a rispondere ai messaggi in arrivo in WhatsApp .
Esistono due tipi comuni di messaggi di risposta automatica per WhatsApp:
- Messaggi di benvenuto: Messaggi di benvenuto che le aziende inviano quando i clienti avviano una conversazione per la prima volta o dopo 14 giorni.
- Messaggi fuori sede: Messaggi che rispondono automaticamente ai clienti al di fuori dell'orario di lavoro.
I messaggi di risposta automatica sono una funzione utile per i titolari di aziende. Nella prossima sezione spiegheremo in che modo questa funzione è vantaggiosa per l'azienda.
Perché utilizzare Auto Reply WhatsApp?
Le persone si aspettano che la comunicazione tramite messaggistica istantanea sia immediata, a prescindere dall'ora del giorno. Tuttavia, questo non è sempre possibile a causa di orari di lavoro limitati, carenza di personale, lunghe code di attesa e altro ancora.
WhatsApp ha lanciato una soluzione sotto forma di risposte automatiche. Le aziende non solo possono informare i clienti della loro disponibilità, ma possono anche migliorare i tempi di risposta e quindi aumentare la soddisfazione dei clienti.
L'utilizzo delle risposte automatiche per WhatsApp presenta molti vantaggi, tra cui:
- Stabilite le aspettative sui tempi di risposta informando i clienti sulla vostra disponibilità.
- Fate una prima impressione forte sui nuovi clienti con un messaggio di benvenuto caloroso
- Raccogliere informazioni sui clienti con un sondaggio pre-chat per gli agenti che possono seguire la conversazione
Ora che abbiamo illustrato i vantaggi dell'utilizzo della risposta automatica su WhatsApp, vediamo come impostare la risposta automatica su WhatsApp.
Come impostare la risposta automatica in WhatsApp Business Solutions
Le risposte automatiche sono state create per le aziende per assicurare ai clienti che non vengono trascurati, gestendo le aspettative sui tempi di risposta e migliorando l'esperienza del cliente; è disponibile solo per le soluzioniWhatsApp Business .
Le aziende possono impostare le risposte automatiche per i messaggi in entrata su WhatsApp tramite:
Di seguito vi illustreremo i passaggi necessari per impostare la risposta automatica in WhatsApp. Iniziamo con l'app WhatsApp Business .
Come impostare la risposta automatica nell'app WhatsApp Business
In questa sezione vi illustreremo come impostare le risposte automatiche sull'app WhatsApp Business .
Per impostare un messaggio di saluto, andare in Strumenti aziendali, selezionare Messaggio di saluto, creare il messaggio e salvare le modifiche. È inoltre possibile scegliere chi ricevere i messaggi di saluto, includendo o escludendo determinati destinatari.
Per impostare un messaggio in trasferta, andare su Strumenti di lavoro, selezionare Messaggio in trasferta, scrivere il messaggio e salvare le modifiche.
È possibile impostare tre tipi di orari per i messaggi in trasferta: Invia sempre, in base a un orario personalizzato o al di fuori dell'orario di lavoro. Se non sapete quale scegliere, vi consigliamo di iniziare con Fuori orario: ogni volta che un cliente vi invia un messaggio dopo l'orario di lavoro, i messaggi in trasferta verranno attivati e inviati.
Questa funzione ha aiutato le aziende ad aumentare il coinvolgimento dei clienti, rassicurandoli sul fatto che i loro messaggi sono stati ricevuti e che alla fine risponderete. Tuttavia, la risposta automatica per l'app WhatsApp Business presenta alcuni svantaggi, tra cui:
- L'impossibilità di personalizzare le risposte automatiche per diversi gruppi di destinatari
- Il messaggio di allontanamento funziona solo durante gli orari predefiniti al di fuori dell'orario di lavoro.
- L'impossibilità di supportare l'integrazione di software di terze parti per fornire ulteriore automazione.
In fin dei conti, l'app WhatsApp Business può fare solo poche cose. La sua funzione di risposta automatica può solo dare il benvenuto a un nuovo cliente e annunciare che la vostra attività è chiusa e quando aspettarsi una risposta.
Questo è sufficiente se si gestisce una piccola azienda. Ma quando la vostra azienda crescerà, vi renderete presto conto che WhatsApp Business API è la strada da seguire.
Come creare una risposta automatica in WhatsApp Business API su respond.io
Per le aziende più grandi è necessaria una piattaforma che offra funzioni avanzate per l'automazione dei messaggi: qui entra in gioco WhatsApp Business API .
Con WhatsApp Business API , le aziende possono automatizzare le risposte in base alle richieste dei clienti, acquisire le loro informazioni e automatizzare le vendite e l'assistenza clienti, aumentando così il coinvolgimento e la soddisfazione dei clienti.
Prima di impostare la risposta automatica in WhatsApp Business API con il Modulo flussi di lavoro direspond.io, è necessario avere un account WhatsApp API collegato a respond.io.
Ora, seguite passo dopo passo come impostare la risposta automatica in WhatsApp Business API .
1. Cercate i flussi di lavoronel menu di navigazione laterale e fate clic su Aggiungi flusso di lavoro.
2. Impostate il trigger del flusso di lavoro su Conversazione aperta.
3. Aggiungere l'opzione Fase data e ora per impostare l'orario di lavoro.
I messaggi inviati durante l'orario di lavoro rientrano nel ramo Successo, mentre i messaggi inviati dopo l'orario di lavoro rientrano nel ramo Insuccesso.
4. Fare clic sul pulsante + sotto le diramazioni Successo e Fallimento per aggiungere Inviare un messaggio. Assicurarsi di selezionare WhatsApp come canale. Infine, redigere i messaggi di saluto e di allontanamento alla voce Testo.
Per aiutarvi nel processo di configurazione, abbiamo compilato un elenco dei migliori esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp per la vostra azienda.
5. Aggiungete la fase Fai una domanda per ottenere le informazioni dei clienti e poterli contattare in un secondo momento.
Le risposte possono essere salvate come variabili, campi di contatto o tag da utilizzare in altre parti del flusso di lavoro. Una volta impostato il flusso di lavoro, salvatelo e pubblicatelo.
Ora che abbiamo dimostrato come impostare la risposta automatica in WhatsApp, potete iniziare a inviare WhatsApp messaggi di risposta automatica con respond.io. Registratevi e collegate il vostro account WhatsApp API per iniziare subito.
Ulteriori letture
Volete saperne di più su come WhatsApp può essere utile alla vostra azienda? Consultate i seguenti articoli:
- Come utilizzare WhatsApp Messaggio interattivo
- Guida all'impostazione di WhatsApp QR Code per la vostra azienda
- Come chiudere le vendite su WhatsApp
