Risposta automatica di WhatsApp in 4 semplici passaggi: guida completa (+18 esempi)

Vuoi impostare una risposta automatica su WhatsApp per la tua azienda o per le tue esigenze di marketing su WhatsApp? Sei nel posto giusto. In questo articolo, spiegheremo che cos'è la risposta automatica di WhatsApp, come configurarla su WhatsApp Business App e WhatsApp Business API, e forniremo esempi di messaggi di risposta automatica WhatsApp.

Cos'è la risposta automatica di WhatsApp?

La risposta automatica in WhatsApp è una funzionalità che consente alle aziende di inviare messaggi automatizzati quando non sono disponibili per rispondere ai messaggi in arrivo di WhatsApp.

Ci sono 2 tipi comuni di messaggi di risposta automatica per WhatsApp:

• Messaggi di benvenuto: messaggi che le aziende inviano quando i clienti iniziano una conversazione per la prima volta o dopo 14 giorni

• Messaggi di assenza: messaggi che rispondono ai clienti al di fuori dell'orario lavorativo

Come imprenditore, i messaggi di risposta automatica sono una caratteristica utile. Nella sezione successiva, spiegheremo come aiuta il tuo business.

5 vantaggi della risposta automatica di WhatsApp

Le persone si aspettano che la comunicazione tramite messaggistica istantanea sia immediata, indipendentemente dall'ora del giorno. Tuttavia, questo non è sempre possibile a causa di orari di apertura limitati, carenza di personale, lunghe code di attesa e altro ancora.

WhatsApp ha lanciato una soluzione sotto forma di risposte automatiche. Le aziende possono migliorare il servizio clienti informando i clienti sulla propria disponibilità e migliorando i tempi di risposta per aumentare la soddisfazione dei clienti.

Ci sono molti vantaggi nell'utilizzare le risposte automatiche per WhatsApp, ma evidenzieremo solo i 3 principali.

1. Gestisci le aspettative dei clienti

Imposta le aspettative sui tempi di risposta informando i clienti sulla propria disponibilità.

2. Crea una prima impressione positiva

Le prime impressioni contano. Una risposta rapida e di qualità a una richiesta del cliente imposta il tono per il resto del percorso del cliente con la tua azienda. Riduce la probabilità che il cliente abbandoni, diminuendo il rischio di vendite perse.

3. Raccogliere informazioni sui clienti

Raccogli informazioni sui clienti con un sondaggio pre-chat per consentire agli agenti di seguire la conversazione.

Ma non è tutto. Ci sono due vantaggi aggiuntivi che puoi ottenere usando una risposta automatica su WhatsApp

4. Aumenta le opportunità di vendita

Automatizzando le risposte di routine, come quelle alle FAQ, le aziende possono assicurarsi di non perdere mai un'opportunità di vendita, anche quando il team non è disponibile Le risposte automatiche possono far progredire un lead lungo il percorso del cliente impiegando risorse minime.

5. Riduci i costi del lavoro

Automatizzando le risposte comuni, le aziende possono ridurre la necessità di un grande team di supporto, risparmiando sui costi del lavoro mantenendo al contempo un servizio clienti efficiente. Inoltre, le risposte automatiche possono gestire le richieste aumentate senza problemi durante le promozioni o i picchi stagionali senza richiedere risorse aggiuntive, garantendo un impegno costante anche durante i periodi ad alta domanda.

Come impostare la risposta automatica di WhatsApp sull'app WhatsApp Business

Le aziende creano risposte automatiche per rassicurare i clienti di non essere trascurati, gestire le aspettative sui tempi di risposta e migliorare l'esperienza del cliente. Tuttavia, è disponibile solo per le soluzioni WhatsApp Business.

Le aziende possono impostare risposte automatiche per i messaggi in entrata su WhatsApp tramite:

• app WhatsApp Business

• WhatsApp Business API

Cominciamo con l'app WhatsApp Business. Nell'app WhatsApp Business ci sono 2 tipi di messaggi di risposta automatica che puoi creare: messaggi di saluto e messaggi di assenza. Apri l'applicazione WhatsApp Business e segui i passaggi.

Imposta un messaggio di saluto

Passo 1: Vai a Strumenti aziendali

Passo 2: Abilita Messaggio di saluto

Passo 3: Crea il tuo messaggio

Passo 4: Scegli destinatari

Imposta un messaggio di assenza

Passo 1: Vai su Strumenti aziendali > Seleziona Messaggio di assenza

Passo 2: Personalizza il tuo messaggio

Passo 3: Imposta Il Tuo Programma

È possibile selezionare il tempo in cui i messaggi vengono inviati in tre modi.

1. Invia sempre: Usa questo se sei disponibile per un periodo prolungato.

2. Su un programma personalizzato: Questo è per le risposte automatiche che dovrebbero essere inviate ad una determinata ora del giorno.

3. Fuori dal tuo orario di lavoro: impostalo quando la tua azienda non è in funzione.

Passo 4: Scegli i destinatari

Questo è sufficiente se gestisci una piccola azienda. Tuttavia, ci sono limitazioni se vuoi scalare o hai bisogno di funzionalità di automazione più avanzate

4 limitazioni delle risposte automatiche nell'app WhatsApp Business

Anche se le risposte automatiche di WhatsApp offrono molti vantaggi alle aziende, è importante essere consapevoli dei loro limiti Vediamole subito

Opzioni di personalizzazione limitate per scenari complessi

Le possibilità di personalizzazione sono limitate Anche se puoi personalizzare i messaggi, ci sono dei limiti Le opzioni di personalizzazione sono limitate ad elementi come il nome del cliente.

In fondo, l'app WhatsApp Business ha dei limiti La funzione di risposta automatica può solo dare il benvenuto a un nuovo cliente e comunicare che la tua azienda è chiusa e quando aspettarsi una risposta.

Nessun follow‑up o funzionalità avanzate

Le risposte automatiche funzionano solo come risposta iniziale. Non possono effettuare follow‑up sulle richieste dei clienti Assicurati che i tuoi clienti sappiano che un agente effettuerà il follow‑up nel messaggio di risposta automatica

Rischio di incomprensioni

Sebbene le risposte automatiche siano pensate per garantire rapidità, inviare risposte generiche può non rispondere con precisione alla richiesta del cliente, causando frustrazione o confusione Le risposte automatiche sull'app WhatsApp Business non riescono ad adattarsi ai contesti mutevoli o a chiarire messaggi ambigui dei clienti, spesso richiedendo intervento manuale

Analisi e informazioni limitate

Non esiste un modo per tracciare le prestazioni delle risposte automatiche sull'app WhatsApp Business Metriche come il numero di messaggi inviati o i tassi di engagement non sono disponibili sull'app

Come possono quindi le aziende superare queste limitazioni dell'app WhatsApp Business?

La soluzione? Usa WhatsApp API per le risposte automatiche

Integrare WhatsApp API con un chatbot come l'AI Agent di respond.io è la soluzione migliore per le aziende di medie e grandi dimensioni. Ecco alcuni motivi.

Opzioni Avanzate Di Personalizzazione

L'API di WhatsApp consente opzioni di personalizzazione avanzate, il che significa che è possibile adattare le risposte a specifiche esigenze e preferenze dei clienti, migliorando l'esperienza utente. Inoltre, puoi anche configurare messaggi pianificati su WhatsApp e messaggi di massa su WhatsApp a seconda delle tue necessità.

Tempo Di Risposta Ridotto

I chatbot possono fornire risposte immediate alle richieste dei clienti, migliorando l'esperienza complessiva del cliente e prevenendo la frustrazione dovuta a lunghi tempi di attesa.

Miglioramento del nurturing dei lead e del coinvolgimento

L'API di WhatsApp supporta funzionalità avanzate di automazione che permettono alle aziende di gestire efficacemente i lead e coinvolgere i clienti durante tutto il loro percorso. Invia messaggi tempestivi per guidare i lead attraverso l'imbuto di vendita o fornire informazioni aggiuntive.

Integrazione con altri strumenti per flussi di lavoro senza soluzione di continuità.

L'API di WhatsApp si integra perfettamente con vari strumenti aziendali, consentendo flussi di lavoro efficienti e un'esperienza cliente unificata. Integra software come CRM e piattaforme di e-commerce e altri software di automazione come Zapier e Make, ricordando di assicurarti che siano un WhatsApp CRM!

Automazione avanzata con l'AI Agent di respond.io.

Per automazioni ancora più potenti, puoi utilizzare l'Agente IA di respond.io. A differenza di semplici chatbot o risposte automatiche di base, gli Agenti IA sono completamente autonomi: gestiscono conversazioni complesse, attingono a fonti di conoscenza, raccolgono informazioni e attivano azioni all'interno dei flussi di lavoro.

• Escalation agli operatori umani: Gli Agenti IA rilevano quando una conversazione richiede assistenza umana e la inoltrano automaticamente al membro del team appropriato, garantendo passaggi fluidi.

• Acquisizione e aggiornamento dei lead: Raccolgono informazioni sui lead come nomi, email, preferenze e intenzioni, aggiornando i campi di contatto e stadi del ciclo di vita in tempo reale e possono attivare flussi di lavoro più avanzati come inviare richieste HTTP o aggiornare la Conversion API di Meta.

• Follow-up automatizzati e solleciti: Gli AI Agent possono inviare solleciti contestuali e follow-up, mantenendo le conversazioni fluide senza intervento manuale.

• Chiusura e sintesi delle conversazioni: Possono chiudere automaticamente conversazioni e generare sintesi concise per i follow-up, mantenendo la tua Inbox organizzata e fornendo al tuo team il contesto di cui ha bisogno.

Questo consente alle aziende di fornire supporto personalizzato 24/7, gestire i lead in modo efficiente e mantenere il coinvolgimento, ben oltre ciò che le semplici risposte automatiche possono raggiungere.

Come impostare la risposta automatica di WhatsApp con l'API WhatsApp in 4 passaggi.

In questa sezione, ti mostreremo come impostare le risposte automatiche sull'API di WhatsApp su respond.io, una piattaforma per la gestione delle conversazioni con i clienti potenziata dall'IA.

Passo 1: Collega il tuo account WhatsApp all'API.

Dovrai collegare un account WhatsApp API a respond.io. Non hai ancora un account WhatsApp API? Ecco come ottenerne uno in pochi minuti.

Passo 2: Crea modelli di risposta automatica

Una volta fatto, apri respond.io e naviga su Workflows > Tutti i modelli.

Anche se puoi creare un Workflow da zero, questo modello ti permetterà di iniziare facilmente con un chatbot di risposta automatica per WhatsApp.

Passo 3: Aggiungi Risposte Automatiche alle Automazioni del Workflow

Qui potrai leggere la descrizione del modello e visualizzare la bozza del Workflow. Come puoi vedere, questo modello è dotato di un messaggio di benvenuto e di un messaggio di assenza che si attiveranno in base agli orari di lavoro della tua azienda.

Puoi personalizzare praticamente qualsiasi cosa nel tuo Workflow. Inizia specificando il tuo orario di lavoro nel Data & Ora Passaggio. Poi, modifica i messaggi di benvenuto e di assenza.

Passo 4: Prova e ottimizza le tue risposte automatiche

Infine, dovresti esaminare le prestazioni delle tue risposte automatiche. Se i clienti hanno reagito male alle risposte automatiche, dovresti modificare il testo. Ripeti questo processo finché non ottieni il risultato desiderato.

Puoi anche utilizzare l'Agente IA di respond.io per rispondere automaticamente alle richieste dei clienti e instradarle ai team appropriati.

Con questo hai creato un semplice workflow di risposta automatica per WhatsApp per gestire i messaggi in arrivo.

Cosa succede se non voglio perdere l'app WhatsApp Business?

Per utilizzare l'API di WhatsApp, le aziende hanno tipicamente bisogno di un numero di telefono che non sia collegato a un account WhatsApp esistente e di un Meta Business Portfolio. Poi, sceglieranno un fornitore di soluzioni WhatsApp Business (BSP), come respond.io, per avere accesso a un account API di WhatsApp.

Tuttavia, comprendiamo che passare dall'app WhatsApp Business all'API può sembrare un grande cambiamento — specialmente se sei abituato all'app e non vuoi rischiare di perdere la cronologia delle chat o l'elenco dei contatti. Ecco perché la Coesistenza di WhatsApp è una vera rivoluzione.

Ti permette di utilizzare lo stesso numero di telefono sia per l'app WhatsApp Business che per l'API di WhatsApp. Puoi mantenere la tua interfaccia familiare, continuare ad accedere alla cronologia delle chat sull'app e comunque sbloccare i vantaggi dell'API di WhatsApp su respond.io - inclusi più utenti, automazione, integrazioni CRM, assistenza basata su AI e altro.

Quindi, se sei esitante a investire completamente nell'API, questa nuova funzione ti consente di provarla senza alcun impegno. Puoi sempre tornare a utilizzare solo l'app se necessario.

Vuoi iniziare? Registrati per un account gratuito di respond.io e vivi il meglio di entrambi i mondi.

Ora che sai come impostare la risposta automatica in WhatsApp, sei pronto a partire, giusto? Non finché non consideri le migliori pratiche quando ne crei una.

5 Migliori Pratiche per la Risposta Automatica di WhatsApp

È fondamentale ottenere ogni messaggio giusto, anche per le risposte automatiche. Evita messaggi impersonali o generici, poiché i clienti si aspetteranno un'interazione che sembri umana. Ecco 5 pratiche che puoi seguire per creare un semplice ma efficace messaggio di risposta automatica:

1. Riconoscere la Ricezione del Messaggio del Cliente

Utilizza messaggi di risposta automatica per riconoscere la ricezione del messaggio di un cliente, assicurandoti che sia stato ricevuto e che sarà trattato.

2. Fornire un Chiaro Orario per il Follow-up

Fai sapere agli utenti se possono aspettarsi una risposta durante l'orario lavorativo o se ci sarà un ritardo. Specifica questo ritardo ed evita frasi come “Ti contatteremo il prima possibile.”

3. Mantieni i Messaggi Chiari e Concisi

Tieni le risposte brevi e dirette. Includi solo le informazioni essenziali presentate in modo chiaro e facile da comprendere.

4. Personalizza Ogni Messaggio

Rendi ogni messaggio personale. Usa il nome del tuo cliente e altri dettagli pertinenti per inviare messaggi personalizzati. Su respond.io, puoi utilizzare segnaposto chiamati variabili dinamiche per includere nomi dei clienti, date, numeri d'ordine e altro.

5. Mantieni il Tono e la Voce del Tuo Marchio

Assicurati che i tuoi messaggi di risposta automatica WhatsApp riflettano la voce unica del tuo marchio. Adatta il tono, la lingua e i contenuti per allinearti alla personalità e ai valori del tuo marchio, migliorando il riconoscimento del cliente.

Tenendo a mente queste migliori pratiche, ti abbiamo fornito esempi di messaggi che puoi utilizzare per varie situazioni.

18 Messaggi di Esempio per la Risposta Automatica di WhatsApp:

Una risposta automatica di WhatsApp dovrebbe essere adattata a situazioni diverse o risultati desiderati. Ecco 18 esempi di messaggi di risposta automatica WhatsApp che dovresti utilizzare.

Messaggi di Benvenuto

1. "Ciao 👋! Grazie per aver contattato [nome aziendale]. Come possiamo assisterti oggi?"

2. "Ciao! Benvenuto su [nome aziendale]. Abbiamo tutte le tue esigenze IT sotto un unico tetto. Iniziamo! 😃"

3. "Saluti da [nome aziendale]! Siamo qui per aiutarti. Dicci di più su cosa stai cercando."

Messaggi Fuori Orario

1. Ciao [nome]! Grazie per averci contattato. Attualmente siamo fuori ufficio. Ti contatteremo il prima possibile.”

2. Ci hai contattato mentre siamo assenti. 😟 Siamo disponibili tutti i giorni a partire dalle 9:00. fino alle 18:00. Saremo felici di assisterti quando saremo tornati.”

3. "Ciao! Grazie per averci scritto. Attualmente siamo via per il fine settimana. Per questioni urgenti, contatta [inserire dettagli di contatto di emergenza]."

Auguri di Festa

1. “Buon Natale!🎅🎄Saremo assenti nei prossimi giorni e torneremo il [data]. Non vediamo l'ora di servirti quando saremo tornati. 🙂”

2. Saluti di stagione da parte di tutti noi di [Nome della tua azienda]! Ti auguriamo gioia, salute e felicità in questa stagione di feste. Come possiamo aiutarti oggi?”

3. Buone Feste [nome]! Digita [codice] al momento del pagamento per richiedere il tuo [sconto] oggi!”

Messaggi per l'acquisizione dei lead

1. Vuoi saperne di più su [il tuo prodotto/servizio]? Lascia i tuoi dettagli e ti invieremo tutto ciò che devi sapere!”

2. “Ehi, ciao! 👋 Ci piacerebbe condividere offerte esclusive e aggiornamenti con te. 🛍️ Facci sapere quale prodotto ti interessa per rimanere aggiornato! 🔄”

3. “Vuoi offerte extra? Hai domande o hai bisogno di ulteriori informazioni? 🤓 Lascia i tuoi dati qui e ti contatteremo in un attimo! ⏳”

Richieste di Feedback

1. “Apprezziamo la tua opinione! 🗣️ Come è stata la tua esperienza con noi? Faccelo sapere in modo da poterti servire meglio. 👍”

2. “Come siamo andati oggi? Faccelo sapere — ci vorrà solo un attimo e ci aiuterà a migliorare le tue esperienze future!”

3. “Speriamo che ti sia piaciuto [prodotto/servizio specifico]! Dicci cosa ne pensi—stiamo sempre cercando di migliorare.”

Aggiornamenti Prodotto o Servizio

1. "Ehi, ciao! Grazie per averci contattato. Scopri il nostro nuovo prodotto [inserire nome del prodotto e link]. Ordina ora e ricevi il 10% di sconto sul tuo primo acquisto!

2. “Notizie emozionanti! 🎉 Abbiamo appena lanciato [Nuovo prodotto/servizio]. Dai un'occhiata e facci sapere cosa ne pensi!”

3. “Grandi notizie! 🗞️ Abbiamo qualcosa di speciale per te: [Aggiornamento del prodotto/servizio]. Pronto a provarlo? 🌟”

Non sono sufficienti? Non preoccuparti. Abbiamo un articolo che include ancora più esempi di messaggi di risposta automatica su WhatsApp che puoi utilizzare come ispirazione.

Come puoi vedere, impostare le risposte automatiche su WhatsApp è più che una semplice comodità. È una mossa strategica per migliorare l'interazione con i clienti. Con i nostri esempi e linee guida, sei ben equipaggiato per creare risposte automatiche che risuonano con i tuoi clienti e riflettono la voce unica del tuo marchio.

Quindi, cosa stai aspettando? Inizia a inviare messaggi di risposta automatica su WhatsApp con la principale Piattaforma AI Conversazionale, partner certificato Meta Business. Iscriviti a un account gratuito su respond.io e collega il tuo account API WhatsApp per iniziare oggi.

Approfondimenti

Vuoi scoprire di più su come WhatsApp può avvantaggiare la tua azienda? Dai un'occhiata agli articoli qui sotto:

• Come utilizzare il messaggio interattivo di WhatsApp

• Guida alla configurazione del codice QR di WhatsApp per la tua azienda

• Come concludere vendite su WhatsApp