Volete impostare la risposta automatica di WhatsApp per la vostra azienda o per le vostre esigenze di marketing su WhatsApp? Siete nel posto giusto. In questo articolo vi spiegheremo cos'è la risposta automatica di WhatsApp, come impostarla sull'app WhatsApp Business e su WhatsApp Business API e vi forniremo degli esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp.

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Che cos'è la risposta automatica di WhatsApp?

La risposta automatica in WhatsApp è una funzione che consente alle aziende di inviare messaggi automatici quando non sono disponibili a rispondere ai messaggi in arrivo in WhatsApp .

Esistono 2 tipi comuni di messaggi di risposta automatica per WhatsApp:

• Messaggi di benvenuto: Messaggi di benvenuto che le aziende inviano quando i clienti iniziano una conversazione per la prima volta o dopo 14 giorni.
• Messaggi fuori sede: Messaggi che rispondono ai clienti al di fuori dell'orario di lavoro

I messaggi di risposta automatica sono una funzione utile per i titolari di aziende. Nella prossima sezione spiegheremo come può aiutare la vostra attività.

5 vantaggi della risposta automatica di WhatsApp

Le persone si aspettano che la comunicazione tramite messaggistica istantanea sia immediata, indipendentemente dall'ora del giorno. Tuttavia, ciò non è sempre possibile a causa di orari di lavoro limitati, carenza di personale, lunghe code di attesa e altro ancora.

WhatsApp ha lanciato una soluzione sotto forma di risposte automatiche. Le aziende possono migliorare il servizio clienti informandoli della loro disponibilità e migliorando i tempi di risposta per aumentare la soddisfazione dei clienti.

I vantaggi dell'utilizzo delle risposte automatiche per WhatsApp sono molteplici, ma ne indichiamo i 3 principali.

1. Gestire le aspettative dei clienti

Stabilite i tempi di risposta informando i clienti della vostra disponibilità.

2. Fare una prima impressione positiva

La prima impressione è importante. Una risposta rapida e di qualità a una richiesta di informazioni da parte di un cliente definisce il tono del resto del suo percorso con la vostra azienda. Riduce le possibilità di abbandono del cliente, riducendo le probabilità di perdita di vendite.

3. Raccogliere le informazioni sui clienti

Raccogliete le informazioni sui clienti con un sondaggio pre-chat per gli agenti, per dare seguito alla conversazione.

Ma non è tutto. Abbiamo due vantaggi aggiuntivi che potrete ottenere utilizzando una risposta automatica di WhatsApp.

4. Aumentare le opportunità di vendita

Automatizzando le risposte di routine, come le risposte alle FAQ, le aziende possono assicurarsi di non perdere mai un'opportunità di vendita, anche quando il vostro team non è disponibile. Le risposte automatiche possono aiutare a far avanzare un lead lungo il percorso del cliente con risorse minime.

5. Riduzione del costo del lavoro

Automatizzando le risposte più comuni, le aziende possono ridurre la necessità di un team di assistenza numeroso, risparmiando sui costi di manodopera e mantenendo un servizio clienti efficiente. Inoltre, le risposte automatiche possono gestire senza problemi l'aumento delle richieste durante le promozioni o i picchi stagionali, senza richiedere risorse aggiuntive, garantendo un impegno costante anche nei periodi di alta domanda.

Come impostare la risposta automatica di WhatsApp sull'app WhatsApp Business

Le aziende creano risposte automatiche per assicurare ai clienti che non vengono trascurati, gestendo le aspettative sui tempi di risposta e migliorando l'esperienza del cliente. Tuttavia, è disponibile solo per le soluzioni WhatsApp Business.

Le aziende possono impostare le risposte automatiche per i messaggi in entrata su WhatsApp tramite:

• WhatsApp Business App
• WhatsApp Business API

Cominciamo con l'app WhatsApp Business. Nell'app WhatsApp Business è possibile creare due tipi di messaggi di risposta automatica: Messaggi di saluto e messaggi di assenza. Aprite l'app WhatsApp Business e seguite la procedura.

Impostazione di un messaggio di saluto

Passo 1: andare su Strumenti aziendali

Passo 2: Abilitare Messaggio di saluto

Fase 3: Creare il messaggio

Passo 4: Scegliere i destinatari

Impostare un messaggio di allontanamento

Passo 1: andare su Strumenti aziendali > Selezionare un messaggio in uscita

Passo 2: personalizzare il messaggio

Fase 3: Impostare il programma

È possibile selezionare l'ora di invio dei messaggi in tre modi.

1. Invia sempre: Utilizzare questa opzione se si è disponibili per un periodo prolungato.
2. Su una pianificazione personalizzata: Per le risposte automatiche che devono essere inviate a una determinata ora del giorno.
3. Al di fuori dell'orario di lavoro: Impostare questa opzione quando l'attività non è in funzione.

Passo 4: Scegliere i destinatari

È sufficiente se si gestisce una piccola azienda. Tuttavia, ci sono delle limitazioni se si vuole scalare o se si ha bisogno di funzioni di automazione più potenti.

4 Limitazioni della risposta automatica di WhatsApp con l'app WhatsApp Business

Anche se le risposte automatiche di WhatsApp hanno molto da offrire alle aziende, queste devono essere consapevoli dei loro difetti. Vediamo di seguito quali sono.

Opzioni di personalizzazione limitate per scenari complessi

Le opzioni di personalizzazione sono limitate. Anche se è possibile personalizzare i messaggi, questi possono arrivare solo fino a un certo punto. Le opzioni di personalizzazione sono limitate a elementi come il nome del cliente.

In fin dei conti, l'app WhatsApp Business può fare solo poche cose. La sua funzione di risposta automatica può solo dare il benvenuto a un nuovo cliente e annunciare che la vostra attività è chiusa e quando aspettarsi una risposta.

Nessun messaggio di follow-up o funzionalità avanzate

Le risposte automatiche funzionano solo come risposta iniziale. Non possono dare seguito alle richieste dei clienti. Assicuratevi che i vostri clienti sappiano che un agente li contatterà nel messaggio di risposta automatica.

Rischio di cattiva comunicazione

Sebbene le risposte automatiche siano progettate per garantire risposte rapide, l'invio di risposte generiche potrebbe non rispondere accuratamente alla domanda del cliente, generando frustrazione o confusione. Le risposte automatiche su WhatsApp Business App non sono in grado di adattarsi a contesti mutevoli o di chiarire i messaggi ambigui dei clienti, richiedendo spesso un intervento manuale.

Analisi e approfondimenti limitati

Non c'è modo di monitorare le prestazioni delle risposte automatiche sull'app WhatsApp Business. Metriche come il numero di messaggi inviati o il tasso di coinvolgimento non sono disponibili sull'app.

Come possono quindi le aziende superare queste limitazioni sull'app WhatsApp Business?

La soluzione? Utilizzare WhatsApp API per le risposte automatiche

L'integrazione di WhatsApp API con un chatbot come respond.io's AI Agent è l'opzione migliore per le medie e grandi imprese. Ecco alcuni motivi.

Opzioni di personalizzazione avanzate

WhatsApp API consente opzioni di personalizzazione avanzate, il che significa che è possibile adattare le risposte alle esigenze e alle preferenze specifiche dei clienti, migliorando l'esperienza dell'utente. Inoltre, è possibile configurare i messaggi programmati di WhatsApp e i messaggi massivi di WhatsApp in base alle proprie esigenze.

Tempo di risposta ridotto

I chatbot possono fornire risposte istantanee alle richieste dei clienti, migliorando l'esperienza complessiva del cliente e prevenendo la frustrazione dovuta ai lunghi tempi di attesa.

Miglioramento del lead nurturing e del coinvolgimento

WhatsApp API supporta funzioni di automazione avanzate che consentono alle aziende di coltivare i contatti in modo efficace e di coinvolgere i clienti durante il loro percorso. Inviate messaggi tempestivi per guidare i contatti attraverso l'imbuto di vendita o per fornire ulteriori informazioni.

Integrazione con altri strumenti per flussi di lavoro omogenei

WhatsApp API si integra perfettamente con diversi strumenti aziendali, consentendo flussi di lavoro efficienti e un'esperienza cliente unificata. Integrare software come CRM e piattaforme di e-commerce e persino altri software di automazione come Zapier e Make, ma non dimenticate di assicurarvi che si tratti di un CRM WhatsApp!

A seguire, vi mostreremo come impostare un chatbot di risposta automatica su WhatsApp.

Come impostare la risposta automatica di WhatsApp con WhatsApp API in 4 passaggi

In questa sezione vi mostreremo come impostare le risposte automatiche su WhatsApp API su respond.io, un software di gestione delle conversazioni con i clienti basato sull'intelligenza artificiale.

Passo 1: Collegare l'account WhatsApp alla API

Dovrete collegare un account WhatsApp API a respond.io. Non avete ancora un account WhatsApp API ? Ecco come ottenerlo in pochi minuti.

Passo 2: Creare modelli di risposta automatica

Una volta fatto, aprire respond.io e navigare in Flussi di lavoro > Tutti i modelli.

Sebbene sia possibile creare un flusso di lavoro da zero, questo modello di flusso di lavoro vi consentirà di iniziare facilmente con un chatbot WhatsApp a risposta automatica.

Passo 3: Aggiungere le risposte automatiche alle automazioni del flusso di lavoro

Qui è possibile leggere la descrizione del modello e visualizzare la bozza del flusso di lavoro. Come si può vedere, questo modello è dotato di un messaggio di benvenuto e di un messaggio di allontanamento che si attiveranno a seconda dell'orario di lavoro.

È possibile personalizzare praticamente tutto nel flusso di lavoro. Iniziate specificando gli orari di lavoro nella faseData e ora . Quindi, modificate i messaggi di benvenuto e di assenza.

Passo 4: Testare e ottimizzare le risposte automatiche

Infine, è necessario esaminare le prestazioni delle risposte automatiche. Se i clienti hanno reagito male alle risposte automatiche, è necessario modificare la copia. Ripetete questo processo fino a ottenere il risultato desiderato.

<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>

In questo modo, avete creato un semplice flusso di lavoro di risposta automatica di WhatsApp per gestire i messaggi in entrata. Ora che sapete come impostare la risposta automatica in WhatsApp, siete pronti a partire, giusto? Non prima di aver esaminato le migliori pratiche per la creazione di un flusso di lavoro.

5 buone pratiche per le risposte automatiche di WhatsApp

È fondamentale che ogni messaggio sia corretto, anche per le risposte automatiche. Evitate messaggi impersonali o generici, perché i clienti si aspettano un'interazione dal tono umano. Ecco 5 pratiche da seguire per creare un messaggio di risposta automatica semplice ma efficace:

1. Conferma della ricezione del messaggio del cliente

Utilizzate i messaggi di risposta automatica per confermare la ricezione del messaggio di un cliente, assicurandogli che è stato ricevuto e che sarà affrontato.

2. Date un calendario chiaro per il follow-up

Fate sapere agli utenti se possono aspettarsi una risposta durante l'orario di lavoro o se c'è un ritardo. Specificate questo ritardo ed evitate frasi come "Vi risponderemo il prima possibile".

3. Mantenere i messaggi chiari e concisi

Mantenete le risposte brevi e mirate. Includete solo le informazioni essenziali presentate in modo chiaro e facilmente comprensibile.

4. Personalizzare ogni messaggio

Fate in modo che ogni messaggio sia personale. Utilizzate il nome del cliente e altri dettagli rilevanti per inviare messaggi personalizzati. Su respond.io è possibile utilizzare dei segnaposto chiamati variabili dinamiche per includere nomi di clienti, date, numeri d'ordine e altro ancora.

5. Mantenere il tono e la voce del marchio

Assicuratevi che i messaggi di risposta automatica di WhatsApp riflettano la voce unica del vostro marchio. Adattate il tono, il linguaggio e i contenuti per allinearli alla personalità e ai valori del vostro marchio, migliorando il riconoscimento da parte dei clienti.

Tenendo conto di queste best practice, abbiamo fornito esempi di messaggi da utilizzare in varie situazioni.

18 esempi di messaggi per la risposta automatica di WhatsApp:

Una risposta automatica WhatsApp deve essere adattata alle diverse situazioni o ai risultati desiderati. Ecco 18 esempi di messaggi di risposta automatica WhatsApp da utilizzare.

Messaggi di benvenuto

1. "Ciao 👋! Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Come possiamo assisterla oggi?".
2. "Salve! Benvenuti a [nome dell'azienda]. Abbiamo tutte le vostre esigenze informatiche sotto lo stesso tetto. Cominciamo. 😃"
3. "Saluti da [nome dell'azienda]! Siamo qui per aiutarvi. Ci dica di più su quello che sta cercando".

Messaggi dopo l'orario di lavoro

1. "Ciao [nome]! Grazie per averci contattato. Al momento non siamo in ufficio. Ti contatteremo appena possibile".
2. "Ci avete contattato mentre siamo via. 😟 Siamo disponibili tutti i giorni dalle 9:00 alle 18:00. Saremo lieti di assisterla al nostro ritorno".
3. "Salve, grazie per averci inviato un messaggio. Al momento siamo fuori casa per il fine settimana. Per qualsiasi urgenza, la preghiamo di contattare [inserire i recapiti di emergenza]".

Saluti per le vacanze

1. "Buon Natale! 🎅🎄 Siamo via per i prossimi giorni e torneremo il [data]. Non vediamo l'ora di servirvi al nostro ritorno 🙂".
2. "Auguri di buon Natale da tutti noi di [Nome della vostra azienda]! Vi auguriamo gioia, salute e felicità in questo periodo festivo. Come possiamo aiutarvi oggi?".
3. Buone feste [nome]! Digita [codice] al momento del check-out per richiedere il tuo [sconto] oggi stesso!".

Messaggi di cattura dei lead

1. "Volete saperne di più su [il vostro prodotto/servizio]? Lascia i tuoi dati e ti invieremo tutto ciò che devi sapere!".
2. "Ciao! 👋 Ci piacerebbe condividere con te offerte e aggiornamenti esclusivi. 🛍️ Basta che ci comunichi il prodotto a cui sei interessato per rimanere nel giro! 🔄"
3. "Volete offerte extra? Hai domande o hai bisogno di maggiori informazioni? 🤓 Lascia qui i tuoi dati e ti risponderemo in men che non si dica! ⏳"

Richieste di feedback

1. "Apprezziamo la vostra opinione! 🗣️ Com'è stata la sua esperienza con noi? Fatecelo sapere, così potremo servirvi meglio. 👍"
2. "Come siamo andati oggi? Fatecelo sapere: ci vuole solo un attimo e ci aiuta a migliorare le vostre esperienze future!".
3. "Speriamo che vi sia piaciuto [prodotto/servizio specifico]! Ci dica cosa ne pensa: cerchiamo sempre di migliorare".

Aggiornamenti di prodotti o servizi

1. "Ehilà! Grazie per averci contattato. Dai un'occhiata al nostro nuovo prodotto [inserire nome e link del prodotto]. Ordina ora e ricevi il 10% di sconto sul tuo primo acquisto!".
2. "Notizie entusiasmanti! 🎉 Abbiamo appena lanciato [Nuovo prodotto/servizio]. Date un'occhiata e fateci sapere cosa ne pensate!".
3. "Grandi novità! 🗞️ Abbiamo qualcosa di speciale per voi: [Aggiornamento prodotto/servizio]. Sei pronto a sperimentarlo? 🌟"

Non sono sufficienti? Non preoccupatevi. Abbiamo un articolo che include altri esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp che potete usare come ispirazione.

Come si vede, impostare le risposte automatiche su WhatsApp non è solo una comodità. È una mossa strategica per migliorare l'interazione con i clienti. Con i nostri esempi e le nostre linee guida, sarete ben attrezzati per creare risposte automatiche che risuonino con i vostri clienti e riflettano la voce unica del vostro marchio.

Allora, cosa state aspettando? Iniziate a inviare messaggi di risposta automatica su WhatsApp con la principale piattaforma di intelligenza artificiale conversazionale e con il badge di Meta Business Partner. Registratevi per un account gratuito respond.io e collegate il vostro account WhatsApp API per iniziare oggi stesso.

Domande frequenti sulla risposta automatica di WhatsApp

1. Posso personalizzare i messaggi di risposta automatica di WhatsApp per diversi clienti?

Sì, è possibile, ma solo su WhatsApp API. Su respond.io, è possibile impostare un flusso di lavoro per segmentare i messaggi a un pubblico diverso.

2. Posso programmare le risposte automatiche per orari specifici?

Sì. Sull'app WhatsApp Business è possibile impostare una pianificazione solo per i messaggi in trasferta. Su WhatsApp API, è possibile inviare risposte automatiche in qualsiasi momento per qualsiasi tipo di situazione, compresi i messaggi in trasferta, le trasmissioni promozionali, le prenotazioni di appuntamenti e altro ancora.

3. C'è un limite al numero di risposte automatiche che posso inviare?

Non ci sono limiti sull'app WhatsApp Business. Tuttavia, su WhatsApp API c'è un limite all'invio di un messaggio di lavoro.

4. È possibile personalizzare le risposte automatiche per i diversi clienti?

Sì. Sull'app WhatsApp Business, è possibile impostare il pubblico per ricevere i messaggi di saluto o di allontanamento. Su WhatsApp API, è possibile segmentare il pubblico in base a fattori quali l'acquisizione di un annuncio, la presenza di clienti abituali e la risposta a una trasmissione.

5. Le risposte automatiche sono disponibili per le chat di gruppo?

Sì, è possibile impostare le risposte automatiche per le chat di gruppo sull'app WhatsApp Business. Attualmente, WhatsApp API non supporta le chat di gruppo e quindi non è possibile inviare risposte automatiche.

6. Quali sono gli errori più comuni da evitare nelle risposte automatiche?

• Evitate risposte generiche. Cercate di personalizzare i messaggi dove possibile. Su respond.io è possibile utilizzare variabili dinamiche per aggiungere il nome del cliente, i suoi dati di contatto o persino il nome del vostro agente.
• Assicuratevi che la vostra risposta automatica sia pertinente. L'invio di un messaggio non pertinente può causare la segnalazione del vostro account o addirittura il divieto di accesso.
• Non promettete troppo sui tempi di risposta. Impegnarsi in tempi di risposta non realistici può causare l'abbandono dei clienti e creare una percezione negativa della vostra azienda.

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Ulteriori letture

Volete saperne di più su come WhatsApp può essere utile alla vostra azienda? Date un'occhiata ai seguenti articoli:

• Come utilizzare WhatsApp Messaggio interattivo
• Guida all'impostazione di WhatsApp QR Code per la vostra azienda
• Come chiudere le vendite su WhatsApp