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如何合併聯絡人:完整指南 [2023 年 7 月]

佩特里娜·喬
佩特里娜·喬
· 20 Jul 2023
21 分钟
如何合併聯絡人:聯絡人合併完整指南 [2023 年 7 月]

看到重複的聯絡人,但實際上只有一個? 問題不在於您的視力,而是您有重複的聯絡人。 使用 Contact Merge 可以避免不必要地跑去驗光師那裡。 我們將向您展示如何合併聯絡人及其對話,以便在您的工作區中全面了解客戶。 我們還將解釋重複聯絡人是如何產生的,以及合併聯絡人時應採用的最佳做法。

聯絡人合併:解決重複聯絡人

首先,我們來談談聯絡人重複。 要了解聯絡人合併工具的價值,您需要知道如何在 respond.io 上建立和通知重複的個人資料,以及公司為什麼要合併聯絡人。

聯絡人重複的常見原因

respond.io 的一個主要競爭優勢是它能夠透過任何管道將企業與客戶聯繫起來。 來自頻道的每個第一個傳入訊息(無論是電子郵件、網路聊天還是訊息應用程式)都會建立一個新的聯絡人,這是建立聯絡人清單的實用方法。

ALT:此圖顯示了來自頻道(電子郵件、網路聊天或訊息應用程式)的每個第一個傳入訊息如何建立新的聯絡人。 這是一種建立商務用途聯絡人清單的簡單且實用的方法。

聯絡人透過不同管道聯繫的原因有幾個。 首先,不耐煩的聯絡人會同時在幾個管道上向企業發送訊息,希望其中一個能更快得到回覆。

他們還可以根據方便的時間在不同的管道上發起對話。 他們可能更喜歡在行動裝置上使用 WhatsApp,而在桌面裝置上使用網路聊天。 這將產生單獨的聯絡人資料。

透過重複使用電子郵件地址或電話號碼偵測到重複的聯絡人

那麼,response.io 如何辨識聯絡人重複? 該平台將電話號碼和電子郵件地址視為唯一的。 重複使用任一方式都會提醒平台兩個設定檔之間存在重疊的關鍵屬性。

這是 respond.io 如何偵測聯絡人重複的影像。 該平台將電話號碼和電子郵件地址視為唯一的。 重複使用任一方式都會提醒平台兩個設定檔之間存在重疊的關鍵屬性。

假設某個聯絡人透過 WhatsApp 和 Telegram 聯絡某個企業。 如果兩個頻道都註冊了相同電話號碼,response.io 將偵測到一致的聯絡人屬性。

重複聯絡人的問題

這引出了下一個問題:為什麼要合併重複的聯絡人? 有幾個原因導致您可能不希望不檢查聯絡人重複。

此圖描述了未處理重複聯絡人時引發的問題。 其中包括資源使用效率低下,以及透過向聯絡人發送相同的訊息或多次廣播而增加垃圾郵件的風險。 如果他們是同一個人,企業應該合併這些資料,以提供更好的使用者和客戶體驗。

首先,與重複的聯絡人互動會降低資源的使用效率。 假設客戶在 WhatsApp 和 Telegram 上詢問促銷活動。 在每個管道上重新應對同一個客戶會耗費您的時間和人力。

如果合併個人資料,您會立即註意到他們問了兩次相同的問題。 讓他們知道你收到了這兩個訊息並且只回覆一次,顯示你對客戶處理的高度關注。

重複聯絡人的另一個潛在缺點是增加了無意中向其發送垃圾郵件的風險。 例如,多次向聯絡人發送相同的廣播可能會導致您被舉報為垃圾郵件,這會降低您在 WhatsApp 等頻道上的 品質評級

Respond.io 提供的優雅聯絡人合併解決方案

對大多數企業來說,聯絡人管理是營運的重要組成部分。 雖然許多平台允許用戶合併聯絡人,但 respond.io 處理聯絡人合併的獨特方式具有多種優點。

這張圖片列舉了 respond.io 允許使用者處理聯絡人合併的獨特方式的三大好處。 這些包括提示合併建議、合併兩個個人資料的跨渠道對話以及保留聯絡人資料(例如屬性)和合併後兩個聯絡人的所有管道連接。

讓我們簡單探討一下其中的一些優點。

聯絡人合併:提示合併聯絡人的建議

大多數平台都要求用戶手動搜尋或自行發現重複的聯絡人。 相較之下,respond.io 透過向平台使用者發出重複聯絡人警報並提示合併來完成繁重的工作。

聯絡人合併:跨管道合併對話

聯絡人合併不僅合併重複的聯絡人及其屬性,還將與兩者相關的所有頻道、訊息、事件和評論合併到一個個人資料中。

這是在聯絡人合併期間如何合併與聯絡人相關的任何頻道上的所有對話的圖像。 這些對話將按時間順序顯示在訊息控制台的可捲動介面上。

然後,跨頻道的對話將按時間順序顯示在訊息傳遞控制台的無縫、可捲動介面上。 這將創建聯絡人及其與企業的所有互動的全面概述。

聯絡人合併:合併後保留聯絡人數據

respond.io 在合併時會保留兩個聯絡人資料的屬性和頻道連接,而不是每個欄位僅保存一個屬性並自動刪除其他資料。

這張圖片展示了 respond.io 在合併兩個聯絡人資料之後如何保留與這兩個聯絡人資料相關聯的所有管道。 可透過訊息模組中訊息控制台的頻道選擇器存取頻道。

您可以從訊息編輯器中的頻道選擇器中選擇透過哪個管道向聯絡人傳送訊息。

現在您已經了解了為什麼要合併重複的聯絡人,這裡簡要介紹了平台上合併聯絡人的各種方法。

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如何在 Respond.io 上合併聯絡人

具有相關 存取等級的使用者可以在某些模組中合併聯絡人。 您可以將多個聯絡人合併在一起,但一次只能合併兩個個人資料。

這是可以合併重複聯絡人的平台模組和使用者的圖像。 根據他們的訪問級別,用戶可以驗證重複個人資料的身份,一旦確定兩個個人資料屬於同一個人,就可以合併重複的聯絡人。 雖然最終可以將多個聯絡人合併到單一設定檔中,結合他們的所有頻道和對話,但一次只能合併兩個設定檔。

繼續閱讀以了解如何合併不同模組中的聯絡人。

代理:在訊息模組中合併聯絡人

代理通常是第一批接待聯繫的人。 如果在 入站對話期間偵測到重複的聯絡人屬性,平台將向代理程式提示合併機會。

此圖顯示了在入站對話中偵測到重複屬性(例如電話號碼或電子郵件地址)時如何提示合併建議。 指示器將出現在聯絡人個人資料的「頻道」標籤中,提醒代理商合併建議。 代理可以驗證重複的個人資料是否屬於同一個人,然後將其合併。

合併建議將顯示在訊息模組中聯絡人個人資料的頻道標籤中。 代理可以檢查合併建議的有效性,如果聯絡人確實重複,則繼續合併。

此 GIF 顯示了代理程式如何在入站對話期間合併訊息模組中的重複聯絡人。 合併建議將顯示在訊息模組中聯絡人個人資料的頻道標籤中。 代理可以檢查合併建議的有效性,如果聯絡人確實重複,則繼續合併。

1. 導覽至合併建議

在「頻道」標籤中,向下捲動到連接的頻道清單的底部,直到到達「合併建議」部分。

2. 驗證重複的設定檔

點擊建議的個人資料並確保這是重複的聯絡人。 如果兩個個人資料屬於同一個聯絡人,請點擊重複個人資料旁邊的合併圖示以啟動合併。

3. 選擇鍵聯絡人屬性

如果兩個設定檔中的不同關鍵屬性,請按一下相關按鈕來確認要將哪些關鍵屬性儲存為預設值。 例如,如果每個個人資料都有不同的電子郵件地址,請選擇哪個地址作為聯絡人的主要電子郵件。

4. 點選合併聯絡人

點選合併聯絡人按鈕確認合併。

擁有者或經理:在儀表板上合併聯絡人

並非所有企業都希望代理人承擔合併聯絡人的責任。 希望自己處理合併的工作區所有者或經理可以隨時在儀表板上處理。

這是一個 GIF,展示了所有者和經理如何在儀表板上合併重複的聯絡人。 有些企業可能不希望代理承擔合併聯絡人的責任。 想要自行處理合併的工作區擁有者或經理可以隨時在儀表板上處理。

1. 導覽至合併建議

向下捲動儀表板到合併建議部分,查看是否有任何提示合併。

2. 驗證重複的設定檔

點擊建議的設定檔並確保這些是重複的聯絡人。 如果兩個個人資料屬於同一個聯絡人,請點擊重複個人資料旁邊的合併圖示以啟動合併。

3. 選擇鍵聯絡人屬性

如果兩個設定檔中的不同關鍵屬性,請按一下相關按鈕來確認要將哪些關鍵屬性儲存為預設值。 例如,如果每個個人資料都有不同的電子郵件地址,請為聯絡人選擇主要電子郵件。

4. 點選合併聯絡人

點選合併聯絡人按鈕確認合併。

擁有者或經理:透過聯絡人模組合併聯絡人

在某些情況下,擁有者或經理可能知道不共用任何關鍵識別碼的重複設定檔。 例如,如果聯絡人在與企業聊天時交替使用工作和個人電話號碼或電子郵件地址,則可能會發生這種情況。

此圖顯示了企業聯絡人清單中可能存在不共用電話號碼或電子郵件地址的重複聯絡人資料。 工作區所有者和管理者只有在絕對確定這些資料屬於同一個聯絡人的情況下才可以合併這些資料。 如果對他們的身份有任何疑問,則應將其保留為單獨的檔案。

由於在這種情況下不會有任何聯絡人合併的提示,因此您必須自己尋找這些重複的聯絡人。 毫無疑問地確認他們確實是同一個人。 這樣您才可以繼續合併。

這是所有者和經理如何合併重複的聯絡人而無需在聯絡人模組中提示合併建議的圖像。 在某些情況下,擁有者或經理可能知道不共用任何關鍵識別碼的重複設定檔。 例如,如果聯絡人在與企業聊天時交替使用工作和個人電話號碼或電子郵件地址,則可能會發生這種情況。 只有在驗證聯絡人身分後才能合併聯絡人。

1. 選擇您想要合併的設定檔

按一下「聯絡人」行中兩個個人資料旁的核取方塊。 如果聯絡人有第三個重複的個人資料,則可以在執行第一次合併後進行處理。

2. 點選合併

合併按鈕將出現在列標題的頂部。 單擊它即可開始合併。

3. 選擇鍵聯絡人屬性

如果兩個設定檔中的不同關鍵屬性,請按一下相關按鈕來確認要將哪些關鍵屬性儲存為預設值。 例如,如果每個個人資料都有不同的電子郵件地址,請為聯絡人選擇主要電子郵件。

4. 點選合併聯絡人

點選合併聯絡人按鈕確認合併。

如您所見,這些是合併聯絡人的簡單流程。 話雖如此,用戶還是可以養成一些良好的習慣。

高效率合併聯絡人的最佳實踐

這套最佳實踐包含兩個主要部分。 第一個問題解決如何建立全面的聯絡人資料,以便在偵測到重複的聯絡人時提示合併建議;第二個問題確保合併聯絡人時的準確性。

此圖顯示了合併聯絡人時要牢記的兩個最佳做法。 這些包括將聯絡人屬性收集作為使用新聯絡人進行資料豐富流程的關鍵部分,並在繼續合併之前徹底驗證重複的聯絡人身分。

讓我們看看聯絡人詳細資訊的主動收集以及它如何有助於有效的聯絡人管理。

提前收集聯絡人屬性

並非所有的訊息管道都與電話號碼或電子郵件地址相關聯,因為 不同的管道需要不同的識別形式。 如果沒有這些關鍵標識符,平台就無法偵測重複的聯絡人。

提前獲取這些詳細資訊可讓企業建立完整的聯絡人資料,並在訊息視窗關閉後與聯絡人聊天。 例如,只有聯絡人可以在微信上重新開啟對話,而 WhatsApp 對在 24 小時視窗之外發送的訊息收取 新對話費用

要繼續不受這些限制的對話,您需要一個替代管道,例如電子郵件。

這張圖片展示了企業如何透過網路聊天小工具上的預聊天表單和必填聯絡欄位預先收集聯絡方式,例如電話號碼和電子郵件地址。 這將有助於他們建立完整的聯絡人資料,避免重複的資料被忽視,並在訊息視窗關閉後與聯絡人聊天。

收集這些屬性的第一種方法是使用網路聊天小工具上的預先聊天表單。 在聯絡人開始透過網路聊天與您聊天之前,請讓他們填寫一份包含必填聯絡欄位的聊天前表格。

確定哪些欄位(例如電話號碼或電子郵件)最適合擷取資料。 這取決於您的使用情況或您所在國家/地區 首選的訊息應用程式

這是如何使用工作流程中的「提問」步驟來收集聯絡人的關鍵識別碼(例如電子郵件地址或電話號碼)的圖像。 此步驟可以作為最佳實踐來實施,並作為任何入站對話期間企業資料豐富活動的一部分。

取得關鍵聯絡人屬性的另一種方法是透過工作流程中的 提問步驟。 設定一個「提問」步驟,要求輸入電話號碼或電子郵件地址,作為入站對話期間 資料豐富 練習的一部分。

驗證聯絡人身份

在合併重複的聯絡人之前,請徹底審查他們的詳細信息,以確保它們確實是同一個人的兩個個人資料。 若要決定是否需要合併聯絡人,請執行以下操作:

  • 仔細檢查聯絡人姓名

  • 檢查其他識別符,例如電子郵件地址、電話號碼和連接管道中的身份

  • 檢查訊息模組中的對話歷史記錄,包括在其他連接頻道上的互動,以根據他們的問題或語氣判斷他們是否是同一個人

這張圖描述如果合併重複的配置文件,您如何能夠全面了解跨渠道的客戶互動。 在此圖所示的範例中,企業可以存取先前的對話上下文,並且透過合併的對話歷史記錄熟悉他們的客戶。

如果重複聯絡人的個人資料有任何不一致,請新增評論以便在下次聯絡時檢查其身分。 然後驗證他們的詳細資訊並獲取一個首選的電子郵件或電話號碼作為平台預設號碼。

如果有足夠的證據表明兩個個人資料屬於同一個聯絡人,則繼續合併。 如果您對聯絡人的身分有任何疑問,請不要合併聯絡人。

如果兩個不同的聯絡人被錯誤地合併,我們會為您提供協助。

聯絡人合併:取消合併聯絡人

即使是我們當中最好的人也會犯錯,我們已經做好了應對這種情況的準備。 如果您意外合併了兩個不同的聯絡人資料,請不要擔心。

如何取消合併聯絡人

首先,確保您有一個不可避免的取消合併原因,例如合併的個人資料包含兩個不同的聯絡人。

這是一張 GIF,展示如何使用聯絡人模組取消合併 respond.io 上的聯絡人。 取消合併必須由所有者或經理進行,因為只有他們才有權存取聯絡人模組。 另請注意,合併個人資料時發生的任何對話都將保留在一個個人資料的對話歷史記錄中。

1. 識別聯繫人

在聯絡人模組中找到您想要取消合併的個人資料。

2. 發起聯繫取消合併

在聯絡人行的最末端,按一下三個點以開啟操作功能表並選擇取消合併聯絡人。

3. 取消合併聯絡人

將開啟一個對話框,顯示兩個合併的聯絡人資料及其姓名、ID 和連線管道。 選擇要取消合併的設定文件,然後按一下底部的取消合併按鈕。 設定檔將立即取消合併。

取消合併必須由所有者或經理進行,因為只有他們才有權存取聯絡人模組。 另請注意,合併個人資料時發生的任何對話都將保留在一個個人資料的對話歷史記錄中。

高效的聯絡人管理是 respond.io 的驕傲,體現在它向用戶提醒重複的聯絡人、提示合併以及在決定誰可以合併聯絡人方面提供靈活性。 請密切注意聯絡人合併工具的更多改進。

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佩特里娜·喬
佩特里娜·喬

Petrina Jo 是 respond.io 的內容團隊負責人。 她擁有創意創業學碩士學位和新聞學學士學位。 在2021 年加入respond.io 之前,Petrina 曾擔任奢侈品出版物的高級撰稿人和一家奢侈手錶雜誌的特別項目編輯,這讓她對高價值客戶溝通的不斷變化的動態有了深刻的見解。

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