如何合併聯絡人：完整指南 [2023 年 7 月]

看到重複的聯絡人，而實際上應該只有一個？ 問題不在於您的視力，而是您有重複的聯絡人。 使用 Contact Merge 可以避免不必要地去驗光師那裡。 我們將向您展示如何合併聯絡人及其對話，以便全面了解工作區中的客戶。 我們還將解釋重複聯絡人是如何產生的，以及合併聯絡人時應採用的最佳做法。

聯絡人合併：解決重複聯絡人

首先，我們來談談聯絡人重複。 要了解聯絡人合併工具的價值，您需要知道如何在 respond.io 上建立和注意到重複的個人資料，以及公司為什麼要合併聯絡人。

聯絡人重複的常見原因

respond.io 的一個主要競爭優勢是它可以透過任何管道將企業與客戶聯繫起來。 來自頻道的每個第一個傳入訊息（無論是電子郵件、網路聊天還是訊息應用程式）都會建立一個新的聯絡人，這是建立聯絡人清單的實用方法。

聯絡人透過不同管道聯繫的原因有幾個。 首先，不耐煩的聯絡人會同時在幾個管道上向企業發送訊息，希望其中一個能得到更快的回覆。

他們還可以根據方便隨時在不同的頻道上發起對話。 也許他們更喜歡在行動裝置上使用 WhatsApp，而在桌面上使用網路聊天。 這將導致單獨的聯絡人資料。

透過重複使用電子郵件地址或電話號碼偵測到重複的聯絡人

那麼，respond.io 如何辨識聯絡人重複？ 該平台將電話號碼和電子郵件地址視為唯一的。 重複使用任一方式都會提醒平台兩個設定檔之間存在重疊的關鍵屬性。

假設某個聯絡人透過 WhatsApp 和 Telegram 聯絡某個企業。 如果兩個頻道都註冊了同一個電話號碼，respond.io 將偵測到一致的聯絡人屬性。

重複聯絡人的問題

這就引出了下一個問題：為什麼要合併重複的聯絡人？ 您可能不希望聯絡人重複不受檢查，原因有以下幾點。

首先，與重複的聯絡人互動會降低資源的使用效率。 假設有位客戶在 WhatsApp 和 Telegram 上詢問促銷活動。 在每個管道上重新處理同一個客戶會浪費你的時間和人力。

如果合併個人資料，您會立即註意到他們問了兩次相同的問題。 讓他們知道您收到了這兩個訊息並且只回覆一次，這表示您高度重視客戶處理。

重複聯絡人的另一個潛在缺點是增加了無意中向其發送垃圾郵件的風險。 例如，多次向聯絡人發送相同的廣播可能會導致您被舉報為垃圾郵件，從而降低您在 WhatsApp 等管道上的 品質評級 。

Respond.io 的優雅聯絡人合併解決方案

對大多數企業來說，聯絡人管理是營運拼圖中的重要一環。 雖然許多平台允許用戶合併聯絡人，但 respond.io 處理聯絡人合併的獨特方式具有多種優勢。

讓我們簡單探討一下其中的一些優點。

聯絡人合併：提示合併聯絡人的建議

大多數平台都要求用戶手動搜尋或自行發現重複的聯絡人。 相較之下，respond.io 透過向平台使用者發出有關重複聯絡人的警報並提示合併來完成繁重的工作。

聯絡人合併：跨管道合併對話

聯絡人合併不僅合併重複的聯絡人及其屬性，還將與兩者相關的所有頻道、訊息、事件和評論整合到一個個人資料中。

然後，跨頻道的對話將按時間順序顯示在訊息傳遞控制台的無縫、可捲動介面上。 這將創建聯絡人及其與企業的所有互動的全面概述。

聯絡人合併：合併後保留聯絡人數據

respond.io 在合併時會保留兩個聯絡人資料的屬性和頻道連接，而不是每個欄位僅保存一個屬性並自動刪除其他資料。

您可以從訊息編寫器中的頻道選擇器中選擇向聯絡人傳送訊息的管道。

現在您已經了解了為什麼要合併重複的聯絡人，以下是平台上合併聯絡人的各種方法的概述。

如何在 Respond.io 上合併聯絡人

具有相關 存取等級的使用者可以在某些模組中合併聯絡人。 您可以將多個聯絡人合併在一起，但一次只能合併兩個個人資料。

繼續閱讀以了解如何合併不同模組中的聯絡人。

代理：在訊息模組中合併聯絡人

代理通常是第一批接待聯繫的人。 如果在 入站對話期間偵測到重複的聯絡人屬性，平台將提示代理相關合併機會。

合併建議將顯示在訊息模組中聯絡人個人資料的頻道標籤中。 代理可以檢查合併建議的有效性，如果聯絡人確實重複，則繼續合併。

1. 導覽至合併建議

在「頻道」標籤中，向下捲動到已連接頻道清單的底部，直到到達「合併建議」部分。

2. 驗證重複的設定檔

點擊建議的個人資料並確保這是重複的聯絡人。 如果兩個個人資料屬於同一個聯絡人，請點擊重複個人資料旁邊的合併圖示以啟動合併。

3. 選擇鍵聯絡人屬性

如果兩個設定檔中的屬性不同，請按一下相關按鈕來確認要將哪些關鍵屬性儲存為預設值。 例如，如果每個個人資料都有不同的電子郵件地址，請選擇哪個地址作為聯絡人的主要電子郵件。

4. 點選合併聯絡人

點選合併聯絡人按鈕確認合併。

擁有者或經理：在儀表板上合併聯絡人

並非所有企業都希望代理人承擔合併聯絡人的責任。 喜歡自己處理合併的工作區所有者或經理可以隨時在儀表板上處理。

1. 導覽至合併建議

向下捲動儀表板到合併建議部分，查看是否有任何提示合併。

2. 驗證重複的設定檔

點擊建議的設定檔並確保這些是重複的聯絡人。 如果兩個個人資料屬於同一個聯絡人，請點擊重複個人資料旁邊的合併圖示以啟動合併。

3. 選擇鍵聯絡人屬性

如果兩個設定檔中的屬性不同，請按一下相關按鈕來確認要將哪些關鍵屬性儲存為預設值。 例如，如果每個個人資料都有不同的電子郵件地址，請為聯絡人選擇主要電子郵件。

4. 點選合併聯絡人

點選合併聯絡人按鈕確認合併。

擁有者或經理：透過聯絡人模組合併聯絡人

在某些情況下，擁有者或經理可能知道不共用任何關鍵識別碼的重複設定檔。 例如，如果聯絡人在與企業聊天時交替使用工作和個人電話號碼或電子郵件地址，則可能會發生這種情況。

由於在這種情況下不會有任何聯絡人合併的提示，因此您必須自己尋找這些重複的聯絡人。 毫無疑問地證實他們確實是同一個人。 只有這樣，您才應該繼續合併。

1. 選擇您想要合併的設定檔

按一下「聯絡人」行中兩個個人資料旁的核取方塊。 如果聯絡人有第三個重複的個人資料，則可以在執行第一次合併後進行處理。

2. 點選合併

合併按鈕將出現在列標題的頂部。 單擊它即可啟動合併。

3. 選擇鍵聯絡人屬性

如果兩個設定檔中的屬性不同，請按一下相關按鈕來確認要將哪些關鍵屬性儲存為預設值。 例如，如果每個個人資料都有不同的電子郵件地址，請為聯絡人選擇主要電子郵件。

4. 點選合併聯絡人

點選合併聯絡人按鈕確認合併。

如您所見，這些是合併聯絡人的簡單流程。 話雖如此，用戶還是可以養成一些好習慣。

高效率合併聯絡人的最佳實踐

這套最佳實踐包括兩個主要部分。 第一個問題是如何建立全面的聯絡人資料，以便在檢測到重複的聯絡人時提示合併建議；第二個問題是如何確保合併聯絡人時的準確性。

讓我們看看主動收集聯絡人詳細資訊以及它如何有助於有效的聯絡人管理。

提前收集聯絡人屬性

並非所有訊息管道都與電話號碼或電子郵件地址相關聯，因為 不同的管道需要不同的識別形式。 如果沒有這些關鍵標識符，平台就無法偵測重複的聯絡人。

提前獲取這些詳細資訊可使企業建立完整的聯絡人資料，並在訊息視窗關閉後與聯絡人聊天。 例如，只有聯絡人可以在微信上重新開啟對話，而 WhatsApp 對在 24 小時視窗之外發送的訊息收取 新對話費用 。

要繼續進行不受這些限制的對話，您需要一個替代管道，例如電子郵件。

收集這些屬性的第一種方法是使用網路聊天小工具上的預先聊天表單。 在聯絡人開始透過網路聊天與您聊天之前，請他們填寫一份包含必填聯絡欄位的預聊天表單。

確定哪些欄位（例如電話號碼或電子郵件）最適合資料擷取。 這取決於您的使用情況或您所在國家/地區 首選的訊息應用程式。

取得關鍵聯絡人屬性的另一種方法是透過工作流程中的 提問步驟。 設定一個「提問」步驟，要求輸入電話號碼或電子郵件地址，作為入站對話期間 資料豐富 練習的一部分。

驗證聯絡人身份

在合併重複的聯絡人之前，請徹底檢查他們的詳細信息，以確保它們確實是同一個人的兩個個人資料。 若要確定是否需要合併聯絡人，請執行下列操作：

• 仔細檢查聯絡人姓名

• 檢查其他識別符，例如電子郵件地址、電話號碼和已連接管道中的身份

• 檢查訊息模組中的對話歷史記錄，包括在其他連接頻道上的互動，以根據他們的問題或語氣判斷他們是否是同一個人

如果重複聯絡人的個人資料中存在任何不一致之處，請新增評論以便在下次聯絡時檢查其身分。 然後驗證他們的詳細資訊並獲取一個首選的電子郵件或電話號碼作為平台預設號碼。

如果有足夠的證據表明兩個個人資料屬於同一個聯絡人，則繼續合併。 如果您對聯絡人的身分有任何疑問，請不要合併聯絡人。

如果兩個不同的聯絡人被錯誤合併，我們會為您提供協助。

聯絡人合併：取消合併聯絡人

即使是我們當中最優秀的人也會犯錯，我們已經做好了應對這種情況的準備。 如果您意外合併了兩個不同的聯絡人資料，請不要擔心。

如何取消合併聯絡人

首先，確保您有一個不可避免的取消合併的原因，例如合併的個人資料包含兩個不同的聯絡人。

1. 識別聯繫人

在聯絡人模組中找到您想要取消合併的個人資料。

2. 發起聯繫取消合併

在聯絡人行的最末端，按一下三個點以開啟操作功能表並選擇取消合併聯絡人。

3. 取消合併聯絡人

將開啟一個對話框，顯示兩個合併的聯絡人資料及其姓名、ID 和連線管道。 選擇要取消合併的設定文件，然後按一下底部的取消合併按鈕。 設定檔將立即取消合併。

取消合併必須由所有者或經理完成，因為只有他們才有權存取聯絡人模組。 另外，請注意，合併個人資料時發生的任何對話都將保留在一個個人資料的對話歷史記錄中。

高效的聯絡人管理是 respond.io 的驕傲，體現在它向用戶提醒重複聯絡人、提示合併以及在決定誰可以合併聯絡人方面提供靈活性。 請密切注意聯絡人合併工具的更多改進。

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