![Wie man Kontakte zusammenführt: Eine komplette Anleitung zum Zusammenführen von Kontakten [Juli 2023]](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/1o7c9BuJnOfUkL9KooVv6v/2cd8f85405702876fac3f1fdec7aa303/ContactMergeCoverImage_c5465ebc6236af1ea0b3d71120a539ac.png?q=70&fm=avif)
Doppelte Kontakte dort sehen, wo nur eine vorhanden sein soll? Es geht nicht um Ihre Vision – Sie haben nur einen Fall von doppelten Kontakten. Vermeide unnötige Fahrten zum Optometristen mit Kontakt Zusammenführen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte und ihre Gespräche zusammenführen, um einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Kunden in Ihrem Arbeitsbereich zu erhalten. Wir werden auch erläutern, wie doppelte Kontakte auftreten und bewährte Verfahren bei deren Verschmelzung anwenden.
Zuerst sprechen wir über die Duplizierung von Kontakten. Um den Wert des Contact Merge Tools zu verstehen, müssen Sie wissen, wie doppelte Profile erstellt und in respond.io bemerkt werden sowie, warum Unternehmen Kontakte zusammenführen sollten.
Ein großer Wettbewerbsvorteil von respond.io ist, dass es Unternehmen mit Kunden auf jedem Kanal verbindet. Jede erste eingehende Nachricht aus einem Kanal — sei es E-Mail, Webchat oder Messaging-App — erstellt einen neuen Kontakt, um eine Kontaktliste zu erstellen.
Es gibt einige Gründe, warum Kontakte auf verschiedenen Kanälen Kontakt aufnehmen könnten. Zum einen werden ungeduldige Kontakte ein Unternehmen auf mehreren Kanälen gleichzeitig anschreiben, in der Hoffnung, dass einer schnellere Antworten liefert.
Sie könnten auch im Laufe der Zeit je nach Bequemlichkeit Gespräche über verschiedene Kanäle beginnen. Vielleicht bevorzugen sie es, WhatsApp zu verwenden, wenn sie mobil sind und den Webchat, wenn sie am Desktop sind. Dies würde zu separaten Kontakt-Profilen führen.
Wie erkennt respond.io Duplikate bei Kontakten? Die Plattform behandelt Telefonnummern und E-Mail-Adressen als einzigartig. Die wiederholte Verwendung eines dieser Elemente warnt die Plattform vor überlappenden Schlüsseldaten zwischen zwei Profilen.
Nehmen wir an, ein Kontakt kontaktiert ein Unternehmen über WhatsApp und Telegram. Wenn beide Kanäle auf die gleiche Telefonnummer registriert sind, erkennt respond.io die gleichzeitigen Kontakteigenschaften.
Dies bringt uns zur nächsten Frage: Warum sollten Sie doppelte Kontakte zusammenführen? Es gibt einige Gründe, warum Sie die Duplizierung von Kontakten möglicherweise nicht unüberprüft lassen möchten.
Erstens ist die Interaktion mit doppelten Kontakten eine ineffiziente Nutzung der Ressourcen. Nehmen wir an, ein Kunde fragt nach einer Verkaufsförderung sowohl über WhatsApp als auch Telegram. Es würde Sie sowohl Zeit als auch manpower kosten, den gleichen Kunden auf jedem Kanal neu anzusprechen.
Wenn die Profile zusammengeführt worden wären, würden Sie sofort bemerken, dass sie die gleiche Frage zweimal gestellt hatten. Zu wissen, dass Sie beide Nachrichten erhalten haben und nur einmal darauf zu antworten, zeigt ein hohes Maß an Aufmerksamkeit im Umgang mit Kunden.
Eine weitere mögliche Kehrseite von doppelten Kontakten ist das erhöhte Risiko, sie unbeabsichtigt zu spammen. Zum Beispiel könnte das Senden des gleichen Broadcasts an einen Kontakt mehrmals für Spam gemeldet werden was Ihre -Qualitätsbewertung auf Kanälen wie WhatsApp verringert.
Das Kontaktmanagement ist für die meisten Unternehmen ein wertvoller Teil des Geschäftsbetriebs. Während viele Plattformen es Benutzern ermöglichen, Kontakte zusammenzuführen, bietet der einzigartige Ansatz von respond.io bei der Zusammenführung von Kontakten zahlreiche Vorteile.
Lassen Sie uns kurz auf einige dieser Verdienste eingehen.
Die meisten Plattformen erfordern die manuelle Suche oder das Auffinden von doppelten Kontakten. Im Gegensatz dazu übernimmt respond.io die schwere Arbeit, indem es die Plattform-Nutzer über doppelte Kontakte informiert und Merge-Vorschläge anregt.
Das Zusammenführen von Kontakten führt nicht nur doppelte Kontakte und deren Eigenschaften zusammen, sondern konsolidiert auch alle Kanäle, Nachrichten, Veranstaltungen und Kommentare, die mit beiden in einem einzigen Profil verknüpft sind.
Gespräche über Kanäle werden dann in chronologischer Reihenfolge auf einer nahtlosen, scrollbaren Schnittstelle in der Messaging-Konsole angezeigt. Dies schafft einen umfassenden Überblick über den Kontakt und all seine Interaktionen mit einem Unternehmen.
Statt nur eine einzelne Eigenschaft pro Feld zu speichern und automatisch andere Daten zu löschen, behält respond.io die Eigenschaften und Kanalverbindungen für beide Kontaktprofile bei der Zusammenführung.
Sie können auswählen, auf welchem Kommunikationskanal Sie Kontakte in der Nachrichtenkomponente anschreiben.
Jetzt, da Sie informiert sind, warum Sie doppelte Kontakte zusammenführen sollten, hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Methoden, um Kontakte auf der Plattform zusammenzuführen.
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Das Zusammenführen von Kontakten kann in bestimmten Modulen von Benutzern mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen erfolgen. Sie können mehrere Kontakte zusammenführen, aber nur zwei Profile gleichzeitig.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Kontakte in den verschiedenen Modulen zusammenführen.
Agenten sind in der Regel die Ersten, die sich um Kontakte kümmern, die sich melden. Wenn während einer eingehenden Unterhaltung doppelte Kontakteigenschaften erkannt werden, wird die Plattform die Agenten auf die Möglichkeit einer Zusammenführung hinweisen.
Ein Vorschlag zum Zusammenführen wird auf der Registerkarte Kanäle des Kontakt-Profils im Nachrichtenmodul angezeigt. Agenten können die Gültigkeit des Merge Vorschlags prüfen und mit der Zusammenführung fortfahren, wenn die Kontakte tatsächlich Duplikate sind.
Im Reiter Kanäle scrollen Sie nach unten in der Liste der angeschlossenen Kanäle bis Sie zum Abschnitt Vorschläge zusammenführen.
Klicken Sie auf das vorgeschlagene Profil und stellen Sie sicher, dass dies ein doppelter Kontakt ist. Wenn beide Profile zum selben Kontakt gehören, starten Sie die Zusammenführung, indem Sie auf das Merge-Symbol neben dem doppelten Profil klicken.
Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, um zu bestätigen, welche Eigenschaften Sie als Standard speichern möchten, wenn sie sich in beiden Profilen unterscheiden. Wenn beispielsweise jedes Profil eine andere E-Mail-Adresse hat, wählen Sie, welche die Haupt-E-Mail für den Kontakt sein soll.
Bestätigen Sie die Zusammenführung, indem Sie auf die Schaltfläche Kontakt zusammenführen.
Nicht alle Unternehmen wollen, dass Agenten die Verantwortung für die Verschmelzung von Kontakten übernehmen. Workspace-Eigentümer oder -Manager, die die Zusammenführungen selbst verwalten möchten, können dies jederzeit im Dashboard tun.
Scrollen Sie im Dashboard zum Abschnitt Vorschläge zum Zusammenführen, um zu sehen, ob es irgendwelche angeforderten Zusammenführungen gibt.
Klicken Sie auf die vorgeschlagenen Profile und stellen Sie sicher, dass es sich dabei um doppelte Kontakte handelt. Wenn beide Profile zum selben Kontakt gehören, starten Sie die Zusammenführung durch Klicken auf das Merge-Symbol neben den duplizierten Profilen.
Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, um zu bestätigen, welche Eigenschaften Sie als Standard speichern möchten, wenn sie sich in beiden Profilen unterscheiden. Wenn beispielsweise jedes Profil eine andere E-Mail-Adresse hat, wählen Sie die Haupt-E-Mail für den Kontakt.
Bestätigen Sie die Zusammenführung, indem Sie auf die Schaltfläche Kontakt zusammenführen.
In bestimmten Situationen können Eigentümer oder Manager von doppelten Profilen wissen, die keine Schlüsselbezeichner teilen. Dies kann geschehen, wenn ein Kontakt im Laufe der Zeit zwischen seinen Arbeits- und persönlichen Telefonnummern oder E-Mail-Adressen wechselt, während er mit einem Unternehmen chattet, zum Beispiel.
Da es in diesem Fall keine Eingabeaufforderungen für eine Zusammenführung von Kontakten gibt, müssen Sie diese doppelten Kontakte selbst aufrufen. Vergewissern Sie sich, dass sie tatsächlich die gleiche Person sind. Nur dann sollten Sie mit der Zusammenführung fortfahren.
Klicken Sie auf die Kontrollkästchen neben den zwei Profilen in der Kontakte-Zeile. Wenn der Kontakt ein drittes doppeltes Profil hat, kann es nach der ersten Zusammenführung bearbeitet werden.
Der Knopf Zusammenführen wird oben in der Spaltenüberschrift angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Zusammenführung zu starten.
Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, um zu bestätigen, welche Eigenschaften Sie als Standard speichern möchten, wenn sie sich in beiden Profilen unterscheiden. Wenn beispielsweise jedes Profil eine andere E-Mail-Adresse hat, wählen Sie die Haupt-E-Mail für den Kontakt.
Bestätigen Sie die Zusammenführung, indem Sie auf die Schaltfläche Kontakt zusammenführen.
Wie Sie sehen können, handelt es sich hierbei um einfache Prozesse, um Kontakte zusammenzuführen. Allerdings gibt es einige gute Gewohnheiten, die Benutzer praktizieren können.
Diese Reihe von Best Practices besteht aus zwei Hauptkomponenten. Die erste behandelt, wie man umfassende Kontaktprofile erstellt, um Vorschläge zur Zusammenführung zu initiieren, wenn ein doppelter Kontakt erkannt wird, und die zweite sorgt für Präzision beim Zusammenführen von Kontakten.
Schauen wir uns die proaktive Sammlung von Kontaktdaten an und wie sie zur effektiven Kontaktverwaltung beiträgt.
Nicht alle Nachrichtenkanäle sind an eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse gebunden, da verschiedene Kanäle unterschiedliche Identifikationsformen benötigen. Ohne diese Schlüssel-Identifikatoren kann die Plattform keine doppelten Kontakte erkennen.
Das Erhalten dieser Details ermöglicht es Unternehmen, komplette Kontaktprofile zu erstellen und mit Kontakten zu chatten, nachdem Nachrichtenfenster geschlossen wurden. Zum Beispiel nur Kontakte können Gespräche im WeChat wieder öffnen, während WhatsApp neue Konversationsgebühren für Nachrichten außerhalb des 24-Stunden Fensters berechnet.
Um die Unterhaltungen ohne diese Einschränkungen fortsetzen zu können, benötigen Sie einen alternativen Kanal wie E-Mail.
Die erste Möglichkeit, diese Eigenschaften zu sammeln ist mit einem Vor-Chat-Formular auf Ihrem Web-Chat-Widget. Bevor die Kontakte mit Ihnen im Webchat chatten, füllen sie ein Vor-Chat-Formular mit Pflichtfeldern aus.
Entscheiden Sie, welche Felder wie Telefonnummern oder E-Mails am besten für die Datenerfassung geeignet sind. Dies hängt von Ihren Anwendungsfällen oder von den bevorzugten Messaging-Apps in Ihrem Land ab.
Ein anderer Weg, um wichtige Kontakteigenschaften zu erhalten, ist über die Fragenschritt in Workflows. Richten Sie einen Schritt „Frage stellen“ ein, der eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse als Teil Ihrer Datenanreicherung während eingehender Gespräche erfordert.
Bevor Sie doppelte Kontakte zusammenführen, sollten Sie ihre Angaben gründlich prüfen, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich zwei Profile der gleichen Person sind. Um zu entscheiden, ob Sie die Kontakte zusammenführen müssen, tun Sie folgendes:
Überprüfen Sie den Kontaktnamen doppelt
Andere Identifikatoren wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Identitäten in verbundenen Kanälen überprüfen
Verlauf der Unterhaltungen im Nachrichtenmodul überprüfen, einschließlich Interaktionen auf anderen verbundenen Kanälen, um aus ihren Problemen oder Tönen herauszufinden, ob sie die gleiche Person sind
Sollte es irgendwelche Widersprüche in einem doppelten Profil des Kontakts geben, fügen Sie einen Kommentar ein, um ihre Identität beim nächsten Kontakt zu überprüfen. Überprüfen Sie dann ihre Angaben und erhalten Sie eine bevorzugte E-Mail oder Telefonnummer als Standard der Plattform verwendet werden.
Wenn es genügend Beweise dafür gibt, dass beide Profile zum selben Kontakt gehören, fahren Sie mit der Zusammenführung fort. Verbinden Sie Ihre Kontakte nicht, wenn Sie Zweifel an ihrer Identität haben.
Sollten zwei verschiedene Kontakte falsch zusammengeführt werden, haben wir dich abgedeckt.
Fehler passiert uns am besten, und wir sind auf ein solches Szenario vorbereitet. Fret nicht, wenn Sie versehentlich zwei verschiedene Kontaktprofile zusammengeführt haben.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie einen unvermeidlichen Grund zum Entfernen haben, wie zum Beispiel das zusammengeführte Profil besteht aus zwei verschiedenen Kontakten.
Finden Sie das Profil, das Sie entfernen möchten, im Kontakt-Modul.
Am Ende der Zeile des Kontakts klicken Sie auf die drei Punkte, um das Aktionen-Menü zu öffnen und "Kontakt entfernen" auszuwählen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die beiden zusammengeführten Kontaktprofile mit Namen, IDs und angeschlossenen Kanälen angezeigt werden. Wählen Sie das Profil aus, das Sie auflösen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Kontakt auflösen" am unteren Ende. Die Profile werden sofort aufgelöst.
Das Unmerging muss von Eigentümern oder Managern durchgeführt werden, da nur sie Zugriff auf das Kontaktmodul haben. Beachten Sie außerdem, dass alle Gespräche, die während der Zusammenführung der Profile stattgefunden haben, in der Gesprächsgeschichte von nur einem Profil gespeichert werden.
Effizientes Kontaktmanagement ist ein Punkt des Stolzes bei respond.io, was sich in der Art und Weise widerspiegelt, wie es Benutzer über doppelte Kontakte warnt, Zusammenführungen anregt und Flexibilität bei der Entscheidung bietet, wer Kontakte zusammenführen kann. Halten Sie Ausschau nach weiteren Verbesserungen des Kontaktzusammenführungswerks.
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Petrina Jo ist Leiter des Content-Teams bei respond.io. Sie hat eine MA in Creative Entrepreneurship und einen BA in Journalismus. Bevor sie 2021 zu respond.io kam, verbesserte Petrina ihr Schreiben als Senior Writer bei einer Luxuspublikation und als Redakteurin für Sonderprojekte bei einem Luxusuhrenmagazin, was ihr Einblicke in die sich entwickelnden Dynamiken der Kommunikation mit hochkarätigen Kunden gab.
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