Sehen Sie doppelte Kontakte, wo nur einer sein sollte? Es ist nicht Ihre Sehkraft, die das Problem ist - Sie haben einfach doppelte Kontaktlinsen. Vermeiden Sie unnötige Besuche beim Optiker mit Contact Merge. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Kontakte und ihre Gespräche zusammenführen können, um eine ganzheitliche Sicht auf die Kunden in Ihrem Arbeitsbereich zu erhalten. Wir erklären Ihnen auch, wie doppelte Kontakte entstehen und wie Sie sie am besten zusammenführen.

Kontakt-Zusammenführung: Adressierung von doppelten Kontakten

Lassen Sie uns zunächst über die Duplizierung von Kontakten sprechen. Um den Wert des Kontaktzusammenführungs-Tools zu verstehen, müssen Sie wissen, wie doppelte Profile auf respond.io erstellt und bemerkt werden, und warum Unternehmen Kontakte zusammenführen sollten.

Eine häufige Ursache für Kontaktverdoppelung

Ein großer Wettbewerbsvorteil von respond.io ist, dass es Unternehmen mit Kunden auf jedem Kanal verbindet. Jede erste eingehende Nachricht von einem Kanal - sei es E-Mail, Web-Chat oder Messaging-App - erzeugt einen neuen Kontakt, was eine praktische Möglichkeit ist, eine Kontaktliste aufzubauen.

Es gibt einige Gründe, warum Kontakte sich auf verschiedenen Kanälen melden. Zum einen werden ungeduldige Kontakte ein Unternehmen auf mehreren Kanälen gleichzeitig anschreiben, in der Hoffnung, dass einer der Kanäle schneller antwortet.

Sie könnten auch im Laufe der Zeit Gespräche auf verschiedenen Kanälen beginnen, je nach Bequemlichkeit. Vielleicht bevorzugen sie WhatsApp, wenn sie mobil sind, und den Web-Chat, wenn sie am Desktop arbeiten. Dies würde zu separaten Kontaktprofilen führen.

Erkennung von doppelten Kontakten durch wiederholte Verwendung von E-Mail-Adressen oder Telefonnummern

Wie also erkennt respond.io Kontaktduplizierungen? Die Plattform behandelt Telefonnummern und E-Mail-Adressen als eindeutig. Die wiederholte Verwendung einer der beiden Adressen alarmiert die Plattform über sich überschneidende Schlüsseleigenschaften zwischen zwei Profilen.

Nehmen wir an, ein Kontakt wendet sich über WhatsApp und Telegram an ein Unternehmen. Wenn beide Kanäle auf dieselbe Telefonnummer registriert sind, erkennt respond.io die übereinstimmenden Kontakteigenschaften.

Das Problem mit doppelten Kontakten

Das bringt uns zur nächsten Frage: Warum sollten Sie doppelte Kontakte zusammenführen? Es gibt einige Gründe, warum Sie die Duplizierung von Kontakten nicht unkontrolliert lassen sollten.

Erstens ist die Interaktion mit doppelten Kontakten eine ineffiziente Nutzung von Ressourcen. Nehmen wir an, ein Kunde erkundigt sich sowohl auf WhatsApp als auch auf Telegram nach einer Verkaufsaktion. Wenn Sie denselben Kunden auf jedem Kanal erneut ansprechen, kostet Sie das Zeit und Arbeitskraft.

Würden die Profile zusammengeführt, würden Sie sofort bemerken, dass die Person zweimal dieselbe Frage gestellt hat. Wenn Sie sie wissen lassen, dass Sie beide Nachrichten erhalten haben, und nur einmal antworten, zeigt dies, dass Sie dem Umgang mit Kunden große Aufmerksamkeit schenken.

Ein weiterer potenzieller Nachteil von doppelten Kontakten ist das erhöhte Risiko, sie versehentlich zu spammen. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Nachricht mehrmals an einen Kontakt senden, können Sie als Spam gemeldet werden, was Ihre Qualitätsbewertung auf Kanälen wie WhatsApp senkt.

Elegante Contact Merge Lösungen mit respond.io

Die Kontaktverwaltung ist für die meisten Unternehmen ein wertvoller Teil des betrieblichen Puzzlespiels. Während viele Plattformen die Zusammenführung von Kontakten ermöglichen, bietet die einzigartige Art und Weise, wie respond.io die Zusammenführung von Kontakten angeht, mehrere Vorteile.

Lassen Sie uns kurz auf einige dieser Vorzüge eingehen.

Kontakte zusammenführen: Fordert Vorschläge zum Zusammenführen von Kontakten auf

Bei den meisten Plattformen müssen die Benutzer manuell nach doppelten Kontakten suchen oder diese selbst entdecken. Im Gegensatz dazu nimmt respond.io den Nutzern der Plattform die Arbeit ab, indem es sie auf doppelte Kontakte hinweist und zum Zusammenführen auffordert.

Kontakt Zusammenführen: Führt Gespräche kanalübergreifend zusammen

Die Kontaktzusammenführung führt nicht nur doppelte Kontakte und deren Eigenschaften zusammen, sondern konsolidiert auch alle Kanäle, Nachrichten, Ereignisse und Kommentare, die mit beiden in einem einzigen Profil verbunden sind.

Die Gespräche über alle Kanäle hinweg werden dann in chronologischer Reihenfolge auf einer nahtlosen, scrollbaren Oberfläche in der Messaging-Konsole angezeigt. So entsteht ein umfassender Überblick über den Kontakt und alle seine Interaktionen mit einem Unternehmen.

Kontakt-Zusammenführung: Kontaktdaten bleiben nach der Zusammenführung erhalten

Anstatt nur eine einzige Eigenschaft pro Feld zu speichern und andere Daten automatisch zu löschen, behält respond.io beim Zusammenführen die Eigenschaften und Channel-Verbindungen für beide Kontaktprofile bei.

Sie können den Kanal, auf dem die Kontakte benachrichtigt werden sollen, über die Kanalauswahl im Message Composer auswählen.

Nachdem Sie nun wissen, warum Sie doppelte Kontakte zusammenführen sollten, finden Sie hier eine Übersicht über die verschiedenen Methoden zum Zusammenführen von Kontakten auf der Plattform.

Zusammenführen von Kontakten unter respond.io

Die Zusammenführung von Kontakten kann in bestimmten Modulen von Benutzern mit den entsprechenden Zugriffsrechten vorgenommen werden. Sie können mehrere Kontakte zusammenführen, aber immer nur zwei Profile gleichzeitig.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Kontakte in den verschiedenen Modulen zusammenführen können.

Agenten: Kontakte im Nachrichtenmodul zusammenführen

Agenten sind in der Regel die ersten, die sich um die Kontakte kümmern, die sich melden. Wenn während eines eingehenden Gesprächs doppelte Kontakteigenschaften erkannt werden, werden die Agenten von der Plattform auf eine Zusammenführungsmöglichkeit hingewiesen.

Ein Zusammenführungsvorschlag wird auf der Registerkarte Kanäle im Profil des Kontakts im Nachrichtenmodul angezeigt. Die Agenten können die Gültigkeit des Zusammenführungsvorschlags prüfen und mit der Zusammenführung fortfahren, wenn es sich bei den Kontakten tatsächlich um Duplikate handelt.

1. Navigieren Sie zu Zusammenführungsvorschlägen

Scrollen Sie auf der Registerkarte Kanäle ganz nach unten in der Liste der verbundenen Kanäle, bis Sie zum Abschnitt Zusammenführungsvorschläge gelangen.

2. Überprüfen Sie die doppelten Profile

Klicken Sie auf das vorgeschlagene Profil und stellen Sie sicher, dass es sich um einen doppelten Kontakt handelt. Wenn beide Profile zu demselben Kontakt gehören, initiieren Sie die Zusammenführung, indem Sie auf das Symbol Zusammenführen neben dem doppelten Profil klicken.

3. Wählen Sie die wichtigsten Kontakteigenschaften

Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, um zu bestätigen, welche Schlüsseleigenschaften Sie als Standard speichern möchten, wenn sie sich in beiden Profilen unterscheiden. Wenn zum Beispiel jedes Profil eine andere E-Mail-Adresse hat, wählen Sie aus, welche die Haupt-E-Mail-Adresse für den Kontakt sein soll.

4. Klicken Sie auf Kontakt zusammenführen

Bestätigen Sie die Zusammenführung, indem Sie auf die Schaltfläche Kontakt zusammenführen klicken.

Eigentümer oder Manager: Kontakte auf dem Dashboard zusammenführen

Nicht alle Unternehmen möchten, dass Agenten die Verantwortung für die Zusammenführung von Kontakten übernehmen. Arbeitsbereichseigentümer oder Manager, die es vorziehen, Zusammenführungen selbst durchzuführen, können dies jederzeit im Dashboard tun.

1. Navigieren Sie zu Zusammenführungsvorschlägen

Scrollen Sie im Dashboard nach unten zum Abschnitt Vorschläge für Zusammenführungen, um zu sehen, ob es bereits Vorschläge für Zusammenführungen gibt.

2. Überprüfen Sie die doppelten Profile

Klicken Sie auf die vorgeschlagenen Profile und stellen Sie sicher, dass es sich um doppelte Kontakte handelt. Wenn beide Profile zu demselben Kontakt gehören, initiieren Sie die Zusammenführung, indem Sie auf das Symbol Zusammenführen neben den doppelten Profilen klicken.

3. Wählen Sie die wichtigsten Kontakteigenschaften

Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, um zu bestätigen, welche Schlüsseleigenschaften Sie als Standard speichern möchten, wenn sie sich in beiden Profilen unterscheiden. Wenn zum Beispiel jedes Profil eine andere E-Mail-Adresse hat, wählen Sie die Haupt-E-Mail-Adresse für den Kontakt.

4. Klicken Sie auf Kontakt zusammenführen

Bestätigen Sie die Zusammenführung, indem Sie auf die Schaltfläche Kontakt zusammenführen klicken.

Eigentümer oder Manager: Zusammenführen von Kontakten über das Kontaktmodul

In bestimmten Situationen können Inhaber oder Manager von doppelten Profilen wissen, die keine Schlüsselidentifikatoren gemeinsam haben. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Kontakt im Laufe der Zeit beim Chatten mit einem Unternehmen zwischen seiner beruflichen und seiner privaten Telefonnummer oder E-Mail-Adresse wechselt.

Da in diesem Fall keine Aufforderung zum Zusammenführen von Kontakten erfolgt, müssen Sie die doppelten Kontakte selbst ausfindig machen. Vergewissern Sie sich, dass es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt. Erst dann sollten Sie mit der Zusammenführung fortfahren.

1. Wählen Sie die Profile, die Sie zusammenführen möchten

Klicken Sie auf die Kontrollkästchen neben den beiden Profilen in der Zeile Kontakte. Wenn der Kontakt ein drittes, doppeltes Profil hat, kann dieses nach der ersten Zusammenführung bearbeitet werden.

2. Klicken Sie auf Zusammenführen

Die Schaltfläche Zusammenführen erscheint oben in der Spaltenüberschrift. Klicken Sie darauf, um die Zusammenführung zu starten.

3. Wählen Sie die wichtigsten Kontakteigenschaften

Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen, um zu bestätigen, welche Schlüsseleigenschaften Sie als Standard speichern möchten, wenn sie sich in beiden Profilen unterscheiden. Wenn zum Beispiel jedes Profil eine andere E-Mail-Adresse hat, wählen Sie die Haupt-E-Mail-Adresse für den Kontakt.

4. Klicken Sie auf Kontakt zusammenführen

Bestätigen Sie die Zusammenführung, indem Sie auf die Schaltfläche Kontakt zusammenführen klicken.

Wie Sie sehen können, sind diese Prozesse zum Zusammenführen von Kontakten sehr einfach. Dennoch gibt es einige gute Gewohnheiten, die die Benutzer anwenden können.

Bewährte Praktiken zum effizienten Zusammenführen von Kontakten

Dieser Satz von Best Practices umfasst zwei Hauptkomponenten. Die erste befasst sich mit der Erstellung umfassender Kontaktprofile, um bei der Erkennung eines doppelten Kontakts Vorschläge für die Zusammenführung zu unterbreiten, und die zweite stellt die Genauigkeit bei der Zusammenführung von Kontakten sicher.

Schauen wir uns die proaktive Erfassung von Kontaktdaten an und wie sie zu einem effektiven Kontaktmanagement beiträgt.

Erfassen Sie Kontakteigenschaften im Voraus

Nicht alle Messaging-Kanäle sind an eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse gebunden, da verschiedene Kanäle unterschiedliche Formen der Identifizierung erfordern. Ohne diese Schlüsselidentifikatoren kann die Plattform keine doppelten Kontakte erkennen.

Wenn diese Details im Voraus bekannt sind, können Unternehmen vollständige Kontaktprofile erstellen und mit Kontakten chatten, nachdem das Nachrichtenfenster geschlossen wurde. So können beispielsweise nur Kontakte Konversationen auf WeChat wieder öffnen, während WhatsApp für Nachrichten, die außerhalb des 24-Stunden-Fensters gesendet werden, Gebühren für neue Konversationen berechnet.

Um Gespräche ohne diese Einschränkungen fortzusetzen, benötigen Sie einen alternativen Kanal wie E-Mail.

Die erste Möglichkeit, diese Eigenschaften zu erfassen, ist ein Vor-Chat-Formular in Ihrem Web-Chat-Widget. Bevor Kontakte mit Ihnen im Web-Chat chatten, lassen Sie sie ein Vor-Chat-Formular mit obligatorischen Kontaktfeldern ausfüllen.

Entscheiden Sie, welche Felder, z. B. Telefonnummern oder E-Mails, sich am besten für die Datenerfassung eignen. Dies hängt von Ihren Anwendungsfällen oder den bevorzugten Messaging-Apps in Ihrem Land ab.

Eine weitere Möglichkeit, wichtige Kontakteigenschaften zu erhalten, ist der Schritt "Frage stellen" in Workflows. Richten Sie einen Schritt "Frage stellen" ein, der die Eingabe einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse als Teil Ihrer Datenanreicherung während eingehender Konversationen erfordert.

Überprüfen der Kontaktidentitäten

Bevor Sie doppelte Kontakte zusammenführen, überprüfen Sie deren Details gründlich, um sicherzustellen, dass es sich tatsächlich um zwei Profile derselben Person handelt. Um zu entscheiden, ob Sie die Kontakte zusammenführen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

• Überprüfen Sie den Namen des Kontakts
• Überprüfen Sie andere Identifikatoren, wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Identitäten in verbundenen Kanälen
• Überprüfen Sie den Gesprächsverlauf im Nachrichtenmodul, einschließlich der Interaktionen in anderen verbundenen Kanälen, um anhand der Themen oder des Tons festzustellen, ob es sich um dieselbe Person handelt.

Sollte es Unstimmigkeiten im Profil eines doppelten Kontakts geben, fügen Sie einen Kommentar hinzu, um die Identität des Kontakts zu überprüfen, wenn er sich das nächste Mal meldet. Überprüfen Sie dann die Angaben und lassen Sie sich eine bevorzugte E-Mail oder Telefonnummer geben, die als Standard für die Plattform verwendet werden soll.

Wenn es genügend Beweise dafür gibt, dass beide Profile zu demselben Kontakt gehören, fahren Sie mit der Zusammenführung fort. Führen Sie Kontakte nicht zusammen, wenn Sie Zweifel an deren Identität haben.

Für den Fall, dass zwei verschiedene Kontakte fälschlicherweise zusammengeführt werden, sind wir für Sie da.

Kontakt zusammenführen: Aufheben der Zusammenführung eines Kontakts

Fehler passieren auch den Besten von uns, und wir sind auf ein solches Szenario vorbereitet. Keine Sorge, wenn Sie versehentlich zwei verschiedene Kontaktprofile zusammengeführt haben.

Aufheben der Zusammenführung von Kontakten

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie einen unvermeidlichen Grund für die Aufhebung der Zusammenführung haben, z. B. dass das zusammengeführte Profil zwei verschiedene Kontakte umfasst.

1. Identifizieren Sie den Kontakt

Suchen Sie das Profil, dessen Zusammenführung Sie aufheben möchten, im Kontaktmodul.

2. Initiieren Kontakt aufheben

Klicken Sie ganz am Ende der Zeile des Kontakts auf die drei Punkte, um das Menü Aktionen zu öffnen, und wählen Sie Kontakt aufheben.

3. Heben Sie den Kontakt auf

Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem die beiden zusammengeführten Kontaktprofile mit ihren Namen, IDs und verbundenen Kanälen angezeigt werden. Wählen Sie das Profil aus, dessen Zusammenführung aufgehoben werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenführung aufheben am unteren Rand. Die Zusammenführung der Profile wird sofort aufgehoben.

Die Aufhebung der Zusammenführung muss von Inhabern oder Managern vorgenommen werden, da nur diese Zugriff auf das Kontaktmodul haben. Beachten Sie bitte auch, dass alle Gespräche, die während der Zusammenführung der Profile stattgefunden haben, im Gesprächsverlauf nur eines Profils erhalten bleiben.

Effizientes Kontaktmanagement ist ein wichtiger Punkt auf respond.io, was sich in der Art und Weise widerspiegelt, wie es Benutzer vor doppelten Kontakten warnt, zum Zusammenführen auffordert und Flexibilität bei der Entscheidung bietet, wer Kontakte zusammenführen darf. Halten Sie Ausschau nach weiteren Verbesserungen des Kontakt-Zusammenführungs-Tools.

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