Verschwenden Spam-Nachrichten die Zeit Ihrer Mitarbeiter und lenken sie von Ihren Kunden ab? Die Spam-Verwaltung kann Ihnen helfen, das Durcheinander zu beseitigen, damit Sie sich auf Ihre Kunden konzentrieren können. In diesem Artikel erfahren Sie, was Spam ist, wie er sich auf Unternehmen auswirkt und welche Strategien es für die Verwaltung von Spam über Instant Messaging gibt.

Was ist Spam?

Unter Spam versteht man unerwünschte Nachrichten, die über verschiedene Kommunikationskanäle verschickt werden. Sie sind ein weit verbreitetes Ärgernis und treten in verschiedenen Formen auf verschiedenen Plattformen auf, einschließlich Instant Messenger wie WhatsApp, Viber und Telegram, E-Mail, soziale Medien, Blogs und Foren.

Diese Nachrichten enthalten alle Arten von Inhalten. Sie können in Form von Werbung für Produkte, Dienstleistungen oder Betrug kommen. Spam ist nicht nur lästig, sondern stellt auch ein ernstes Problem für die Unternehmen dar, die ihn erhalten. Was passiert also, wenn Unternehmen keine Spam-Management-Strategien anwenden?

Welche Auswirkungen hat Spam auf Unternehmen?

Spam betrifft jeden. Tatsächlich ist etwa die Hälfte des E-Mail-Verkehrs Spam. Das hohe Nachrichtenaufkommen allein ist schon besorgniserregend, aber das fehlende Spam-Management hat noch weitere Auswirkungen auf Unternehmen.

Sie können die Produktivität beeinträchtigen, zu verpassten Chancen führen, den Betrieb stören und die Datensicherheit gefährden. Gehen wir auf diese Probleme näher ein.

Spam über Instant Messaging: Produktivitätsverlust

Eines der größten Probleme mit Spam-Nachrichten ist, dass sie wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden. Die Mitarbeiter müssen sich durch unerwünschte Nachrichten wühlen, um legitime zu erkennen und zu bearbeiten. Das ist zeitaufwändig und lenkt sie von den Bedürfnissen der Kunden ab.

Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Zeit aufwenden, um Spam-Nachrichten an ihre IT- oder Sicherheitsteams zu melden. Die Meldung von Spam ist zwar für die Verbesserung der Filtersysteme unerlässlich, erhöht aber die Arbeitsbelastung und verringert die Gesamtproduktivität weiter.

Spam über Instant Messaging: Finanzielle Verluste

Spam-Nachrichten können dazu führen, dass legitime Nachrichten von Kunden, Partnern oder anderen Beteiligten leicht verloren gehen oder übersehen werden. Dies kann zu einem hohen Risiko führen, dass Geschäftschancen verpasst oder wichtige Informationen nicht umgehend bearbeitet werden, was möglicherweise zu Umsatzeinbußen, Projektverzögerungen oder verpassten Terminen führt.

So kann beispielsweise die Anfrage eines potenziellen Kunden oder ein zeitkritisches Angebot eines Partners fälschlicherweise als Spam kategorisiert werden, wodurch dem Unternehmen potenzielle Geschäfte entgehen.

Darüber hinaus kann sich Spam negativ auf die Kundenbindung und -zufriedenheit auswirken. Wenn legitime Nachrichten von Kunden verloren gehen oder übersehen werden, kann es zu verzögerten oder gar keinen Antworten kommen. Dies kann zu einem Verlust an potenziellem Geschäft führen.

Spam über Instant Messaging: Operative Verluste

Unternehmen riskieren eine Verlangsamung des Betriebs, wenn sie zu viel Spam erhalten. Nachrichten mit großen Anhängen oder Bildern können eine erhebliche Menge an Bandbreite verbrauchen. Wenn das Volumen der eingehenden Nachrichten zunimmt, wird das Netzwerk belastet und die verfügbare Bandbreite für legitime Geschäftskommunikation verringert.

Außerdem kann ein großes Spamaufkommen, das den Server-Speicher belegt, den verfügbaren Speicherplatz für Kundennachrichten verringern, was zusätzliche Investitionen in die Speicherinfrastruktur erfordert.

Spam über Instant Messaging: Sicherheitslücken

Spam-Nachrichten, die bösartige Links enthalten, können ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Unternehmen darstellen. Diese Links können zu verschiedenen Sicherheitsverstößen führen. Zwei häufige Beispiele sind Phishing und die Verbreitung von Schadsoftware.

Phishing ist eine Technik, bei der Spammer betrügerische Nachrichten verschicken, die scheinbar von vertrauenswürdigen Quellen, wie z. B. bekannten Unternehmen, stammen. Wenn Mitarbeiter auf diese Phishing-Versuche hereinfallen und unwissentlich sensible Informationen weitergeben, kann dies zu Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff auf wichtige Systeme führen.

Spam kann auch Links enthalten, die zum Herunterladen von schädlichen Dateien wie Viren, Spyware, Ransomware oder Trojanern führen. Sobald sie auf einem Computer installiert sind, können sie Schaden anrichten, indem sie sensible Daten stehlen, den Betrieb stören oder Lösegeldzahlungen fordern.

Der Umgang mit Spam ist zweifellos wichtig. Es spart Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit, da sie sich nicht mehr mit Spam-Nachrichten befassen müssen. Dadurch können sie ihre allgemeine Antwortquote verbessern, da sie mehr Zeit haben, sich auf legitime Anfragen zu konzentrieren. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Strategien zur Spam-Bekämpfung umsetzen können.

Spam-Management: 5 Strategien zur Vermeidung unerwünschter Nachrichten

Gute Spam-Management-Strategien helfen Agenten bei der Erkennung und Behandlung von Spam und verringern so die Auswirkungen auf ihre Arbeitsabläufe. Aber um eine solche Strategie umzusetzen, brauchen Sie die richtigen Tools, wie respond.io.

Respond.io ist eine Software zur Verwaltung von Kundenkonversationen, die für die Bearbeitung einer großen Anzahl von Kundenkonversationen konzipiert ist. Sie kombiniert Kommunikationskanäle wie E-Mail, WhatsApp und mehr in einem Omnichannel-Posteingang.

So können Ihre Agenten Spam über alle Kanäle hinweg an einem Ort behandeln. Werfen wir nun einen Blick auf die besten Spam-Management-Strategien mit respond.io.

Spam-Verwaltung: Manuelles Markieren von Spam

Wenn Ihnen ein Spammer zum ersten Mal eine Nachricht sendet, können Sie ihn mit wenigen Klicks auf respond.io manuell kennzeichnen. Mit der Vorlage "Kontakt als Spam markieren" im Automatisierungsmodul "Workflows" lässt sich dies ganz einfach einrichten.

Hier finden Sie eine Anleitung zur Erstellung dieser Abkürzung zum Schutz vor Spam.

1. Wählen Sie das Modul Workflows.

2. Klicken Sie auf + Workflow hinzufügen.

3. Wählen Sie Kontakt als Spam-Vorlage markieren.

4. Klicken Sie auf Vorlage verwenden.

5. Wählen Sie . Veröffentlichen.

Sie sind fertig. Sobald Sie einen Kontakt als Spam markiert haben, wird die Unterhaltung geschlossen.

Spam-Verwaltung: Automatisches Filtern von Spam

Sie müssen zurückkehrende Spam-Kontakte nicht immer manuell kennzeichnen. Sobald ein Kontakt als Spammer identifiziert wurde, können Sie einen Spam-Filter in jede Workflows-Chat-Automatisierung einbinden, sodass die Agenten mehr Zeit haben, sich mit echten Kunden zu beschäftigen.

Sie können den automatischen Spamfilter einrichten, indem Sie einen Verzweigungsschritt zu einem bestehenden oder neuen Workflow für eingehende Konversationen hinzufügen.

Spam-Management: Aufklärung der Agenten über Spam-Taktiken

Helfen Sie Agenten, über gängige Spam-Taktiken informiert zu bleiben, um potenzielle Spam-Nachrichten zu erkennen und zu vermeiden. Indem sie ihren Mitarbeitern das nötige Wissen und Bewusstsein vermitteln, können Unternehmen das Risiko minimieren, Opfer von Spam-bezogenen Sicherheitsbedrohungen zu werden.

Einige Beispiele für spammige oder verdächtige Nachrichten sind schlechte Rechtschreibung und Grammatik, Versprechen von unrealistischen Möglichkeiten und unaufgeforderte Anhänge.

Spam-Management: Vermeiden Sie Klicks auf verdächtige Links

Ob in E-Mails, Sofortnachrichten oder anderen Kommunikationskanälen - Agenten müssen vorsichtig sein, wenn sie auf Links von unbekannten oder verdächtigen Absendern klicken. Dies dient dem Schutz sensibler Daten und der Wahrung der Integrität Ihres Geräts und Netzwerks. Diese Links können zu Websites oder Downloads führen, die die Sicherheit gefährden.

Seien Sie stets wachsam und überprüfen Sie die Legitimität von Links, bevor Sie mit ihnen interagieren. Die Agenten sollten vorsichtig und proaktiv sein und den Teamleiter oder die zuständigen Behörden über verdächtige Nachrichten benachrichtigen.

Spam-Verwaltung: Spam zur weiteren Untersuchung melden

Die Meldung von Spam zur weiteren Untersuchung ist entscheidend, um eine hohe Anzahl von Spam-Konversationen zu erkennen und effektiv zu behandeln. Die Agenten sollten ermutigt werden, Spam zu melden, indem sie Spam-Nachrichten markieren und eine Zusammenfassung der Konversation mit Abschlussnotizen bereitstellen, damit Manager Spam-Probleme leicht identifizieren und verfolgen können.

Sie geben wertvolle Einblicke in die Art der Spam-Nachrichten und in Muster, die möglicherweise der ersten Filterung entgangen sind. Diese Informationen können für weitere Untersuchungen genutzt werden, um die Taktiken der Spammer zu verstehen.

Mit dem Know-how und den Tools, die Ihnen für die Spam-Bekämpfung zur Verfügung stehen, können Sie Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die Kundenbetreuung geben, Verluste vermeiden und potenzielle Sicherheitsverstöße verhindern. Sind Sie bereit, die Art und Weise zu verbessern, wie Sie Gespräche mit Ihren Kunden führen? Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose respond.io Testversion an.

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