WeChat Official Account: Der ultimative WeChat Business-Leitfaden

Wenn du in China geschäftlich präsent sein möchtest, fragst du dich wahrscheinlich, wie du WeChat Business nutzt. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede zwischen einem WeChat Subscription Account und einem WeChat Service Account, wie du ein WeChat Official Account erstellst und den Verifizierungsprozess für WeChat Official Account.

Was ist WeChat?

Auf den ersten Blick ähnelt WeChat stark WhatsApp. Aber WeChat ist mehr als nur eine Messaging-App. Es ist eine All-in-One-App, mit der du Geld senden, Artikel lesen und sogar Kredite beantragen kannst! Hier eine kurze Einführung, bevor wir uns die Funktionen ansehen.

Entwickelt vom chinesischen Konglomerat Tencent wurde Weixin (微信) im Januar 2011 in China gestartet. Bereits 2012 erreichte die Nutzerzahl 100 Millionen. Im selben Jahr wurde Weixin für den internationalen Markt in WeChat umbenannt. Heutzutage ist die Plattform in 17 Sprachen verfügbar.

WeChat hat vier Haupt-Tabs. Chats und Contacts enthalten wie erwartet deine Unterhaltungen und Freunde auf WeChat. Interessanterweise verfügt der Contacts-Tab über recht fortgeschrittene Organisationsfunktionen wie Ordner und Tags.

Der Discover-Tab bietet Unterhaltung und Aktivitäten wie Spiele oder Mini-Programme. Und schließlich findest du im Me-Tab persönliche Elemente wie Einstellungen, Sticker und dein Profil. Als Nächstes stellen wir dir WeChats Beliebtheit weltweit vor.

Wo ist WeChat beliebt?

WeChat ist die beliebteste Chat-App in China. In den letzten Jahren ist die Zahl der weltweiten Nutzer enorm gewachsen. Im Jahr 2012 hatte WeChat 50 Millionen monatlich aktive Nutzer; diese Zahl ist bis 2022 auf 1,31 Milliarden gestiegen.

Rund 79% der chinesischen Bevölkerung nutzen WeChat und es hatte bis vor Kurzem keine ernsthafte Konkurrenz. WeChat wird seine Vormachtstellung wahrscheinlich nicht verlieren, da seine Funktionen die Alltagsinteraktionen antreiben.

Vorhin haben wir erwähnt, dass WeChat eine Mega-App mit zahlreichen Funktionen ist. Lass uns einige der beliebtesten WeChat‑Funktionen genauer ansehen, beginnend mit WeChats digitaler Geldbörse.

WeChat Pay

WeChat Pay ist die in WeChat integrierte digitale Geldbörse. Als diese Funktion 2016 eingeführt wurde, hatte WeChat bereits 430 Millionen Nutzer, viele übernahmen sie schnell als Zahlungsmethode. Fünf Jahre später hat WeChat Pay diese Zahl auf 900 Millionen Nutzer verdoppelt.

Bequemlichkeit ist ein weiterer Grund für den Erfolg von WeChat Pay. Nach der Registrierung ihrer Bankdaten können Nutzer problemlos Personen‑zu‑Personen‑Transaktionen durchführen, Rechnungen bezahlen und Einkäufe innerhalb der App oder in physischen Geschäften tätigen, die WeChat Pay unterstützen.

Um Zahlungen im Geschäft zu ermöglichen, scannen Kunden QR-Codes oder zeigen ihre QR-Codes vor. Die Einfachheit und Kosteneffizienz für Unternehmen, QR-Codes statt teurer Zahlungsterminals zu nutzen, haben WeChat Pay in physischen Geschäften und online außerordentlich populär gemacht.

WeChat Pay ist eine der üblichsten Zahlungsmethoden in China, wird aber auch im Ausland verwendet. Tatsächlich unterstützt es 13 verschiedene Währungen in 25 Ländern und Regionen wie den USA, Großbritannien, Australien und Hongkong.

WeChat Mini‑Programme

Mini Programs sind „Mini-Anwendungen“, die innerhalb der WeChat‑Plattform entwickelt werden und umfangreiche Funktionen bieten: E‑Commerce, Mitgliedskarten, Spiele, Fahrradverleih usw. Unternehmen, die Kampagnen über Mini‑Programme durchführen, können auch Gutscheine ausstellen, die Nutzer innerhalb der App für Rabatte auf Einkäufe einlösen.

Unternehmen wie deines nutzen WeChat als Kunden‑Messaging‑Kanal. Zuerst musst du wissen, welches WeChat-Business-Konto am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

WeChat Business Accounts

Wenn du nach einem WeChat Business Account suchst, kannst du zwischen drei offiziellen WeChat‑Konten wählen: WeChat Subscription Account, WeChat Service Account und WeChat Work.

Ähnlich wie Slack oder Google Chat wird WeChat Work für interne Unternehmenskommunikation genutzt. WeChat Subscription Accounts und WeChat Service Accounts werden hingegen für die Kundenkommunikation eingesetzt.

WeChat Business: Subscription- und Service-Accounts

WeChat-Nutzer, die Subscription- und Service-Accounts folgen, können Push‑Benachrichtigungen von ihnen erhalten und Einzelgespräche führen.

Die Ähnlichkeiten enden jedoch dort, denn diese beiden Account‑Typen sind für unterschiedliche Anwendungsfälle gedacht. Lass uns sie im Detail ansehen.

WeChat Business: WeChat Subscription Account

Subscription Accounts sind nur für in China registrierte Unternehmen verfügbar und richten sich an Medien, Influencer und Organisationen. Da der Fokus auf Information und Markenkommunikation liegt, dürfen Subscription Accounts ihren Followern einmal täglich eine WeChat‑Push‑Nachricht senden.

Subscription Accounts unterstützen jedoch keinen API-Zugriff, was für Unternehmen einschränkend ist, die hohe Nachrichtenzahlen bearbeiten oder Kundenkommunikationskanäle mit ihren CRMssystemen oder anderen Drittanwendungen verbinden wollen.

Kurz gesagt: Sie sind nicht die optimale Wahl für Unternehmen, die Marketing, Verkauf und Support auf WeChat betreiben möchten.

WeChat Business: WeChat Service Account

WeChat Service Accounts wurden mit Blick auf Kundenservice entwickelt. Da sie API‑Zugriff unterstützen, können Unternehmen sie an ein CRM anbinden. Sie eignen sich aber auch für den Vertrieb — verifizierte Service‑Account‑Inhaber können einen WeChat‑Store eröffnen und WeChat Pay aktivieren.

Der einzige Nachteil ist, dass Inhaber von WeChat Service Accounts ihren Followern nur vier Push‑Benachrichtigungen pro Monat senden dürfen.

Schließlich können Unternehmen ein WeChat Official Account im Ausland erstellen, das für Nutzer auf dem chinesischen Festland sichtbar ist. Jetzt, wo du weißt, welcher Kontotyp zu dir passt, helfen wir dir dabei, eine Messaging Inbox auszuwählen, die zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.

Arten von WeChat Business Messaging Inboxes

Du kannst deine Kunden auf dem Kanal auf zwei Arten kontaktieren: über das WeChat Official Account inbox oder über eine Business‑Messaging‑Plattform, die per Messaging API mit dem WeChat‑Account verbunden ist.

Das WeChat Official Account inbox ist kostenlos und unterstützt bis zu 100 Agenten mit individuell anpassbaren Profilen. Allerdings gibt es keine Tools, um eingehende Konversationen Agenten zuzuweisen; diese müssen sie manuell auswählen, sobald sie eingehen.

In Bezug auf Kontaktverwaltungstools bietet dieses Inbox lediglich Tags. Und obwohl du drei Arten von WeChat Auto Reply einrichten kannst, fehlt ein fortgeschrittener Automation‑Builder. Das WeChat Official Account Inbox verfügt auch über ein Analyse-Dashboard, aber es gibt keine Möglichkeit, Analysen nach Agent oder Team zu filtern.

Als mittelständisches oder großes Unternehmen, das jeden Monat viele Gespräche bearbeitet, solltest du deinen WeChat Service Account mit einem funktionsreichen Messaging-Inbox wie respond.io verbinden.

Du erhältst verbesserte Mehrbenutzer-Unterstützung, leistungsstarke Automatisierung, Integrationen mit CRMs und anderer Software sowie sowohl granulare als auch langfristige Leistungsanalyse, um die Effizienz deiner einzelnen Agenten oder Teams zu überwachen und zu verbessern.

Das bedeutet nicht, dass du dich vom WeChat Official Account Inbox verabschieden musst – du kannst jederzeit zwischen beiden Inboxes wechseln. Du hast noch kein WeChat Service Account? Kein Problem. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, wie du dich dafür bewerben kannst.

So erstellst du ein WeChat Official Account

Um ein WeChat Service Account zu erstellen, gehe auf die WeChat Official Account Platform auf deinem Desktop und klicke oben auf Register now. Wir empfehlen, das am Desktop zu machen, da die Website nicht für mobile Nutzung optimiert ist.

1. Wähle Service Account. Der Kontotyp kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden.

2. Create a user account. Gib eine sichere E‑Mail‑Adresse an, da diese zum Zugriff auf das Admin‑Panel verwendet wird. Die E‑Mail darf nicht mit einem bestehenden WeChat Business Account verknüpft sein. Gib den Verifizierungscode ein, der an deine E‑Mail gesendet wurde.

3. Wähle dein Land. Die erforderlichen Rechtsdokumente variieren leicht je nach Land, in dem das Unternehmen registriert ist.

4. Reiche die Identifikationsinformationen des Unternehmens und des Konto‑Admins ein. Dazu gehören:

• Der offiziell registrierte Firmenname und die Registrierungsnummer deines Unternehmens

• Der Name des Kontobetreibers, Mobiltelefonnummer und Reisepass‑ID‑Nummer

5. Wähle einen Kontonamen und gib eine Beschreibung an. Erstelle den Kontonamen. Füge eine kurze Beschreibung des Accounts hinzu, und schon bist du fertig.

Das war's! Du hast ein WeChat Official Account erstellt. Sobald du dich auf der WeChat Official Accounts Platform eingeloggt hast, erhältst du folgende Benachrichtigung.

Unverifizierte Konten haben keinen Zugriff auf erweiterte Funktionen wie das Senden von Push-Benachrichtigungen, das Erstellen von Mini-Programs oder die Nutzung von WeChat Pay. Noch wichtiger: Sie werden nach 30 Tagen gelöscht.

Um dein Konto vollständig nutzen zu können, musst du es verifizieren lassen. Außerdem solltest du verstehen, wie Messaging auf WeChat Business Accounts funktioniert, damit du effektiv mit Kunden kommunizierst und eine Sperrung vermeidest.

WeChat Official Account: Best Practices

Jetzt, wo du ein WeChat Official Account hast, hier einige Best Practices, damit du das Maximum aus deinem Account herausholst. Zu Beginn führen wir dich durch die Schritte zur Verifizierung deines WeChat Official Account.

Du findest außerdem hilfreiche Informationen, wie Kunden dein WeChat Official Account finden und wie du Kunden mit WeChat kontaktieren kannst.

WeChat Official Account‑Verifizierung

Die Einrichtung eines WeChat Official Account ist kostenlos, doch die Verifizierung des Official Account kostet Geld. Unternehmen müssen zudem Dokumente vorlegen. Der Prozess ist ziemlich umständlich. Glücklicherweise begleiten wir dich bei jedem Schritt.

1. Gib zusätzliche Unternehmensdaten ein. Dazu gehören folgende Angaben:

• Firmenregistrierungsnummer, Geschäftsadresse und Festnetznummer

• Geschäftsbereich (Beschreibung der Geschäftstätigkeiten)

• Bankname des Firmenkontos

• Bankkontonummer

• Namen der gesetzlichen Vertreter des Unternehmens (Namen der Geschäftsführer)

2. Überprüfe deine persönlichen Daten. Das Verifizierungspersonal wird dich persönlich kontaktieren, wenn die Dokumente geprüft werden. Unternehmen müssen folgende Angaben bereitstellen:

• Vollständiger Name der Kontaktperson

• Mobiltelefonnummer

• Verifizierung per SMS

• E‑Mail‑Adresse

• Festnetznummer

• Reisepassnummer

3. Lade unterstützende Dokumente hoch. Stelle unterstützende Dokumente für alle übermittelten Informationen bereit. Scanne die Dokumente vor dem Hochladen in Farbe. Die benötigten Dokumente sind:

• Gewerbelizenz

• Ein offizielles Antragsformular, das aus dem System heruntergeladen werden kann, aber ausgefüllt, unterschrieben und gestempelt werden muss

• Handyrechnung der Kontaktperson mit deinem Namen, deiner Telefonnummer und dem Zahlungsverlauf der letzten 3 Monate

• Kopien des Ausweises/Passes/Führerscheins der Kontaktperson. Reiche Vorder- und Rückseite ein, wenn du Ausweis oder Führerschein einreichst. Wenn du stattdessen deinen Reisepass einreichst, lade zwei Kopien der Informationsseite deines Reisepasses hoch.

4. Reserviere deinen offiziellen Kontonamen. In diesem Schritt müssen Unternehmen den Anzeigenamen für ihr Konto festlegen. Anzeigenamen können nur durch Einreichung eines anderen Namens im jährlichen Verifizierungsprozess geändert werden.

Wenn der Markenname markenrechtlich geschützt ist, wähle die Trademark‑Option und lade die entsprechenden Unterlagen hoch. Nachrichtenagenturen sollten die Media‑Name-Option nutzen und ihre Sendelizenz hochladen.

Für andere Unternehmen empfehlen wir die Option "Optional Vocabulary", da hierfür keine zusätzlichen Dokumente nötig sind.

5. Bezahl die Gebühr. Zahle die WeChat Official Account-Gebühr von USD 99 oder RMB 300, je nach Unternehmensstandort. Diese Kosten fallen bei jeder jährlichen Verifizierung an. Die Gebühr ist nicht erstattungsfähig, auch wenn der Antrag abgelehnt wird.

Nach Abschluss erhältst du innerhalb von 5 bis 10 Werktagen einen Anruf von einer Drittagentur. Unsere Agentur war in Chengdu ansässig. Ihr Englisch war gut und sie halfen uns, unseren Antrag zu überarbeiten. Nachdem du die Einrichtung deines WeChat Official Account abgeschlossen hast, ist es Zeit zu lernen, wie du ihn nutzt.

WeChat Business: Wie Kunden dein WeChat Official Account finden

Die meisten Messaging‑Apps verlangen, dass Nutzer Unternehmen zuerst kontaktieren, um ein Gespräch zu eröffnen. WeChat‑Accounts können keine Kontakte importieren und können nur Kontakte anschreiben, die zuerst eine Nachricht gesendet haben. Du kannst jedoch Push‑Benachrichtigungen an Nutzer senden, die deinem WeChat Official Account folgen.

WeChat hat zwei nützliche Funktionen, um Kunden dazu zu bringen, deinem Service Account zu folgen und ein Gespräch zu starten: WeChat‑QR‑Codes und In‑App‑Suche.

WeChat Business: QR‑Codes

Neben der Zahlungsabwicklung mit WeChat Pay können QR‑Codes Offline‑Traffic, z. B. Laufkundschaft im Geschäft, in WeChat Official Account‑Follower konvertieren. QR‑Codes können auch auf einer Website oder in E‑Mails verwendet werden, die du an Kunden sendest, um ihnen eine Möglichkeit zum Chatten zu bieten.

Da der QR‑Code nur funktioniert, wenn Nutzer die WeChat‑App auf ihrem Telefon installiert haben, empfiehlt es sich, irgendwo neben dem Code ein WeChat‑Logo anzubringen. Das signalisiert, dass es sich um einen app‑spezifischen QR‑Code handelt.

Im WeChat Official Account Inbox können Nutzer QR-Codes generieren und herunterladen. Wenn du ein respond.io Konto hast, kannst du einen WeChat‑QR‑Code zu deinem Website‑Chat ‑Widget hinzufügen.

Während WeChat keine Click‑to‑Chat‑Links wie Kanäle wie Telegram oder Facebook Messenger unterstützt, können Nutzer dein WeChat Official Account über die In‑App‑Suche finden.

WeChat Business: In‑App‑Suche

Die meisten Messaging‑Apps wie LINE verlangen, dass Nutzer einen Business‑Account‑Namen eingeben, um ihn in der App zu finden. WeChat‑Nutzer können jedoch neben dem Anzeigenamen auch in der Unternehmensbeschreibung nach Stichwörtern suchen.

Unternehmen mit einem chinesischen Anzeigenamen können ihren englischen Namen in die Kurzbeschreibung aufnehmen, um die Auffindbarkeit außerhalb Chinas zu erhöhen. Jetzt, wo du weißt, wie du deine Kunden auf WeChat findest, ist es Zeit, sie zu kontaktieren.

Wie man Kunden mit einem WeChat Official Account kontaktiert

Messaging‑Kanäle wie WeChat haben in der Regel unterschiedliche Messaging‑Regeln für Business‑Accounts und persönliche Accounts. Selbst wenn du es gewohnt bist, mit Familie und Freunden auf WeChat zu chatten, musst du beim Messaging mit einem WeChat Official Account nach anderen Regeln vorgehen.

WeChat Business: 1:1‑Messaging

Beim 1:1‑Messaging sollten Unternehmen auf Messaging‑Fenster und Lesebestätigungen achten. WeChat Official Accounts haben ein Messaging‑Fenster und liefern keine Lesebestätigungen.

Messaging‑Fenster sind im Business‑Messaging gebräuchlich. Sie begrenzen die Zeit, in der Unternehmen mit Kunden chatten können, um Spam zu verhindern. WeChat Official Accounts haben ein Messaging‑Fenster von 48 Stunden.

WeChat Business: Broadcast‑Messaging

Sobald du 1:1‑Messaging beherrschst, kannst du Broadcast‑Messaging erkunden. WeChat‑Sendungen sind nicht sehr konventionell. Tatsächlich bezeichnet WeChat sie als push messages, sie wirken aber eher wie Newsletter.

Vom WeChat Official Account Inbox aus können Nutzer Broadcasts individuell gestalten – z. B. reichhaltige Inhalte hinzufügen, eine Broadcast-Nachricht mit einem HTML‑Editor erstellen oder sogar Mini‑Programs übertragen. WeChat‑Nutzer können Broadcasts auf WeChat und anderen Plattformen liken, kommentieren und teilen.

WeChat erlaubt Unternehmen, alle Arten von Inhalten zu übertragen, solange sie der WeChat Acceptable Use Policy entsprechen. Dazu gehören auch werbliche Nachrichten wie Verkaufsaktionen, Gutscheine und Rabatte. Beachte, dass Kontakte dir entfolgen oder dich blockieren können, wenn sie deine Nachrichten als irrelevant oder lästig empfinden.

WeChat‑Broadcasts können nur über das WeChat Official Account Inbox gesendet werden. WeChat legt keine Begrenzung für die Anzahl der Empfänger pro Broadcast fest, aber du musst Kunden dazu bringen, dir zuerst zu folgen, bevor du an sie broadcasten kannst.

Mit der WeChat Official Account Platform kannst du Nutzer nach Tag, Geschlecht oder Land targeten. Da du nur vier Broadcasts pro Monat senden kannst, überlege, ob zielgerichtete Broadcasts die richtige Strategie sind, da sie weniger Kunden erreichen.  Beachte außerdem, dass ungenutzte Broadcasts nicht in den nächsten Monat übertragen werden.

WeChat Business: Gruppen‑Messaging

Viele Unternehmen nutzen Messaging‑Apps für Vertrieb, indem sie Gruppen mit Verkäufern und relevanten Kunden erstellen. Obwohl effektiv, stellen diese Chats ein Problem für Unternehmen dar, da sie nicht in den CRMs des Unternehmens erfasst werden.

Eine Möglichkeit wäre, dein CRM und den Gruppenchat mit einer Business‑Messaging‑Plattform zu verbinden. Wir haben das getestet, aber leider können WeChat Official Accounts nicht zu Gruppen hinzugefügt werden.

Solltest du WeChat für dein Unternehmen nutzen?

Unternehmen, die in einem der wichtigen WeChat‑Märkte tätig sind, sollten WeChat für Vertrieb und Support unbedingt in Betracht ziehen.

Wenn du ein kleines Unternehmen bist, das nicht viele tägliche Anfragen erhält oder keine erweiterten Funktionen benötigt, könnte die Inbox deines WeChat Official Account ausreichen. Wenn die meisten deiner Kunden ausschließlich WeChat‑Nutzer sind, brauchst du keine Omnichannel‑Inbox.

Wenn du jedoch ein größeres Unternehmen oder ein KMU bist oder Chats auf mehreren Kanälen jonglierst, verbinde dein WeChat Official account mit respond.io für eine Omnichannel‑Inbox, die reich an fortschrittlichen Funktionen und Tools für jede Phase der Kundenreise ist.

Du kannst WeChat sogar mit deinen CRMs auf respond.io integrieren, um Leads zu qualifizieren, Deals oder Tickets zu erstellen und mehr, während du mit Kunden chattest. Bist du unsicher oder hat dieser Artikel neue Fragen aufgeworfen, sprich mit unserem Support‑Team.

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