Como o Innov821 DMCC duplicou a sua matrícula de alunos centralizando as comunicações

Innov821 DMCC, mais conhecido por Dalilk Academy, é um centro de formação de inglês online e preparação para exames. Oferece educação de qualidade a adolescentes e jovens adultos em todos os países do Conselho de Cooperação do Golfo (CCG), especialmente na Arábia Saudita.

Atrai potenciais alunos através das redes sociais e direciona-os para um número do WhatsApp. Os agentes de vendas lidam então e convertem esses alunos. O Innov821 DMCC também os redireciona através de promoções de vendas ou eventos para aumentar a conversão de vendas.

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O Problema

Inicialmente, a empresa geria as consultas sobre os cursos através de vários números pessoais do WhatsApp, mas esta abordagem levou a três problemas principais.

Primeiro, perdeu potencial de matrícula por não responder aos alunos a tempo. Gerir vários números dificultava o controlo de todos os alunos que chegavam e atribuí-los aos agentes. Isto fez com que os futuros alunos fossem ignorados ou não recebessem resposta a tempo.

Em segundo lugar, o Innov821 DMCC teve dificuldades em aumentar o número de inscrições devido às limitações da utilização dos números pessoais do WhatsApp. Só podia transmitir promoções e eventos para 256 contactos por lista de transmissão. Como era impraticável enviar várias transmissões por vários números, enfrentaram um estrangulamento de crescimento.

Por fim, era difícil avaliar a eficácia dos consultores, uma vez que as suas conversas estavam espalhadas por vários números e dispositivos. Os gestores não tinham visibilidade sobre a forma como as suas equipas lidavam com as consultas, o que dificultava a avaliação de quem estava a ter um bom desempenho e quem precisava de melhorar. Como resultado, houve uma perda adicional de oportunidades de venda.

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A solução Respond.io

Para resolver os problemas enfrentados na utilização de vários números pessoais do WhatsApp, a Innov821 DMCC recorreu ao respond.io. Queriam melhorar as suas necessidades de comunicação com os alunos e aumentar o número de inscrições.

Uma caixa de entrada centralizada que liga vários agentes e dispositivos

O Innov821 DMCC deixou de utilizar vários números pessoais do WhatsApp para utilizar uma única conta WhatsApp Business Platform (API) e migrou para o respond.io. Isso simplificou as suas operações.

Em vez de gerir as mensagens em vários telefones ou aplicações, todas as dúvidas dos alunos vão para uma única caixa de entrada. É mais fácil acompanhar as mensagens dos alunos, reduzindo a perda de possíveis inscrições.

Agora era também possível identificar de que campanhas de marketing vinham os alunos e segmentá-las por interesse no curso. Isto melhorou o desempenho dos agentes, permitindo-lhes responder imediatamente com detalhes relevantes do curso, proporcionando uma experiência personalizada para cada lead.

Construtor de automatização de fluxos de trabalho para maximizar as oportunidades para cada lead

Ao tirar partido das diversas ferramentas de automatização do respond.io, a Innov821 DMCC aumentou o número de alunos inscritos.

O criador de automação de chat de fluxos de trabalho permitiu encaminhar e atribuir os alunos aos consultores certos para as suas necessidades automaticamente. A configuração considera a capacidade do agente para garantir que respondem às consultas em tempo útil, reduzindo o número de desistências de leads.

As transmissões foram utilizadas para promover vendas e eventos para um público mais

A Innov821 DMCC também aumentou a escala das suas campanhas promocionais enviando transmissões promocionais e de marketing de eventos em canais populares como o WhatsApp.

Conseguia enviar eficientemente mensagens direcionadas ao público certo, na hora certa. Por exemplo, enviou transmissões automatizadas para alertar os potenciais clientes sobre os próximos seminários. Estas mensagens foram personalizadas para cada aluno, dependendo do curso de interesse, e resultaram num aumento do número de inscrições.

Ferramentas de reporting aplicadas para monitorizar e melhorar o desempenho do agente

As ferramentas de reporting robustas da Respond.io abordaram eficazmente os desafios de monitorizar e avaliar o desempenho dos consultores na Innov821 DMCC. Ela obteve informações valiosas sobre métricas como os primeiros tempos de resposta e resolução e identificou áreas de melhoria.

Os gestores conseguiram também compreender os horários de pico de mensagens, o que lhes permitiu otimizar a disponibilidade dos seus consultores e alinhar as suas operações mais de perto com o comportamento dos alunos.

Estes insights permitiram aos gestores tomar decisões informadas e implementar estratégias para melhorar a eficácia na obtenção de matrículas.

A Respond.io ajudou-nos a expandir os nossos negócios e a crescer a um ritmo acelerado. Isto reduziu a complexidade das nossas operações para que pudéssemos responder às perguntas dos alunos rapidamente e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade das respostas. Foi a chave para os nossos sucessos recentes. - Ahmad Hijazi, Diretor Geral da Innov821 DMCC‍

Os resultados

A Innov821 DMCC registou melhorias significativas após utilizar o respond.io nos seus processos de vendas e marketing, aumentando as taxas de inscrição.

Ela enviou uma média de 1 milhão de mensagens de transmissão mensais, incentivando efetivamente os alunos a inscreverem-se nos cursos. Enquanto isso, as ferramentas de automatização garantem que todas as consultas são respondidas rapidamente, minimizando a perda de potenciais oportunidades.

Esta combinação de transmissões direcionadas, fluxos de trabalho automatizados e agentes que respondem rapidamente a partir de uma caixa de entrada centralizada resultou numa impressionante taxa de conversão de 73,2%. Em suma, o Innov821 DMCC conseguiu duplicar as suas propinas com 730.448 inscrições de alunos em 7 meses.

O Innov821 DMCC alcançou um aumento de 100% na admissão de alunos ao longo de 7 meses, utilizando os insights do Módulo de Relatórios. Estes insights permitiram-lhes otimizar as suas estratégias de envolvimento, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados que aumentaram efetivamente as matrículas.