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Como a Farmacia La Buena reduziu para metade os tempos de primeira resposta e de resolução
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A Qobolak, uma empresa de colocação no sector da educação, desempenha um papel fundamental na ligação entre os estudantes dos países da Costa do Golfo, especialmente da Arábia Saudita, e as universidades do Reino Unido, dos EUA, da Europa e da Austrália. Os seus serviços incluem assistência na apresentação de candidaturas a universidades, integração de estudantes nos países de acolhimento e assistência no alojamento dos estudantes.
A Qobolak enfrentou desafios significativos para aumentar o número de contactos de estudantes, monitorizar o desempenho dos funcionários e gerir os complexos processos de acompanhamento dos estudantes após a obtenção de ofertas universitárias. Estas questões tiveram impacto no número de conversões de contactos e na qualidade dos serviços de consultoria aos estudantes, ambos essenciais para o êxito das colocações dos estudantes.
A Qobolak estava à procura de soluções que pudessem simplificar os seus processos de comunicação, melhorar a monitorização do desempenho dos funcionários e impulsionar as suas estratégias gerais de envolvimento dos alunos.
Precisava de um sistema que pudesse integrar vários canais de comunicação numa única plataforma, facilitando a gestão eficiente das interacções com os alunos. Além disso, a Qobolak procurava ferramentas avançadas para monitorizar e melhorar a capacidade de resposta e a eficácia da sua equipa no tratamento dos pedidos de informação e acompanhamento dos alunos.
Isto levou a Qobolak a adotar as funcionalidades robustas de respond.io, que prometiam otimizar a prestação de serviços no sector da colocação educacional, abordando estas áreas críticas.
Anteriormente, o Qobolak baseava-se em métodos de comunicação descentralizados e descoordenados. Utilizava Facebook Messenger e Instagram DM, e tinha 20 agentes que utilizavam os seus números pessoais do WhatsApp para comunicar com os alunos. Esta situação dificultava o acompanhamento das conversas e dos documentos enviados pelos alunos.
Respond.io forneceu uma plataforma de comunicação centralizada, consolidando as conversas entre vários números e canais do WhatsApp num sistema simplificado. Esta mudança permitiu à Qobolak deixar de utilizar vários números do WhatsApp e passar a utilizar apenas um com o WhatsApp API ligado a respond.io.
A caixa de entrada centralizada também melhorou as interacções entre alunos e agentes, incluindo uma melhor organização e acompanhamento de documentos essenciais.
Anteriormente, não havia visibilidade sobre a eficácia com que os agentes estavam a acompanhar os contactos e a fechar as vendas, o que é crucial no sector da colocação no ensino.
Através do módulo de relatórios, os gestores podem acompanhar as métricas detalhadas dos funcionários, como o número de conversas tratadas, os tempos de primeira resposta e os tempos de resolução.
Com estas informações aprofundadas, os gestores podem agora avaliar com exatidão a eficácia com que cada agente responde aos estudantes e o sucesso com que os agentes os colocam nas universidades. Podem também analisar conversas individuais em pormenor para detetar falhas de qualidade e melhorar o serviço.
Isto não só melhora a responsabilização, como também identifica áreas para melhorar o desempenho, impulsionando a produtividade e a eficácia globais da equipa no mercado de colocação no ensino.
A Qobolak consegue gerar a maior parte dos seus contactos em feiras de educação, mas enfrenta desafios na comunicação eficaz da sua participação nestes eventos a potenciais estudantes.
O envio de transmissões do WhatsApp através de respond.io serviu como um canal direto para entregar esses anúncios e actualizações a um vasto público de forma eficiente.
Esta nova abordagem conduziu a melhorias significativas na visibilidade e na participação no evento. Em comparação com as feiras de educação anteriores, a Qobolak alcançou um público mais vasto de forma mais eficaz, aumentando a participação e o envolvimento geral dos estudantes para melhorar o seu alcance e impacto no sector da colocação educacional.
Estamos entusiasmados com a transformação no envolvimento dos nossos alunos e nas conversões de leads desde a implementação de respond.io. Tem sido um divisor de águas, simplificando a nossa comunicação e melhorando muito os resultados da nossa equipa. - Waddaa Aboulatta, Diretor de TI da Qobolak
A implementação do respond.io melhorou significativamente as operações da Qobolak. A mudança para uma única conta WhatsApp para as comunicações dos alunos melhorou a imagem profissional da empresa e permitiu um melhor controlo de qualidade e uma supervisão de acompanhamento por parte dos gestores.
Esta mudança estratégica conduziu a interacções mais consistentes e fiáveis com os alunos, colmatando eficazmente as lacunas no processo de colocação e reduzindo potenciais perdas de receitas.
Além disso, a utilização das transmissões do WhatsApp revelou-se altamente eficaz. Com 49 800 mensagens enviadas ao longo de oito meses, a Qobolak aumentou significativamente a geração de contactos. Isto resultou num aumento de 95% nas conversões de contactos. Esta abordagem manteve a Qobolak na mente dos estudantes, aumentando o envolvimento e melhorando rapidamente a geração de contactos e as taxas de conversão.
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