Artigo sobre como fazer

Como utilizar a caixa de entrada do WhatsApp respond.io para enviar mensagens em grande escala

Gabriella
22 de junho de 2023

Está à procura de uma caixa de entrada do WhatsApp para mensagens de negócios? Se sim, esta publicação do blogue é para si! Em primeiro lugar, vamos discutir os benefícios de uma caixa de entrada do WhatsApp para o seu negócio. Depois, vamos analisar de perto as funcionalidades da caixa de entrada do WhatsApp respond.io e como se inscrever no respond.io WhatsApp API. Por fim, exploraremos como o respond.io pode melhorar a experiência geral de comunicação com o cliente.

Porque precisa da caixa de entrada do WhatsApp respond.io

Ao utilizar a aplicação WhatsApp Business, pode ter enfrentado problemas como conversas em silos de agentes que utilizam números pessoais para conversar com os clientes. A gestão das conversas também se torna difícil quando vários agentes partilham uma única conta da aplicação WhatsApp Business.

À medida que a sua empresa cresce, estes desafios tornam-se ainda mais significativos, pois têm um impacto direto nas vendas, na satisfação dos clientes e nas receitas globais da sua empresa.

Ao utilizar a aplicação WhatsApp Business, pode ter enfrentado problemas como conversas em silos de agentes que utilizam números pessoais para conversar com os clientes. A gestão das conversas também se torna difícil quando vários agentes partilham uma única conta da aplicação WhatsApp Business. À medida que sua empresa cresce, esses desafios se tornam ainda mais significativos, pois afetam diretamente as vendas, a satisfação do cliente e a receita geral da sua empresa. Para usar o WhatsApp para mensagens comerciais em escala, o WhatsApp oferece o WhatsApp API. No entanto, não dispõe de uma interface de utilizador para enviar e receber mensagens. É por isso que precisa de uma caixa de entrada de mensagens como respond.io. Com respond.io, pode inscrever-se facilmente numa conta WhatsApp API , gerir as suas taxas WhatsApp, conversas WhatsApp e muito mais. Antes de mergulhar no que o respond.io oferece, vamos ver como pode utilizar o respond.io como uma caixa de entrada do WhatsApp.
Respond.io Caixa de entrada do WhatsApp para o WhatsApp API: Porque é que precisa dela

Para utilizar o WhatsApp para o envio de mensagens comerciais em grande escala, o WhatsApp disponibiliza o WhatsApp API. No entanto, não dispõe de uma interface de utilizador para enviar e receber mensagens. É por isso que precisa de uma caixa de entrada de mensagens como respond.io.

Com respond.io, pode inscrever-se facilmente numa conta WhatsApp API e gerir totalmente a sua conta WhatsApp Business (WABA). Antes de mostrar como conseguir isto e muito mais, vamos ver como pode utilizar o respond.io como uma caixa de entrada do WhatsApp.

Centralize as mensagens de todos os canais de mensagens numa caixa de entrada omnicanal

As médias e grandes empresas gerem normalmente várias contas WhatsApp para diferentes sucursais ou pontos de venda. Também têm de manter uma presença em canais de mensagens populares como Facebook Messenger, Telegram e Instagram.

As médias e grandes empresas gerem normalmente várias contas WhatsApp para diferentes sucursais ou pontos de venda. Também têm de manter uma presença em vários canais de mensagens, como Viber e LINE. Embora o tratamento de mensagens de vários canais seja um desafio, é possível ligar todos os canais que os seus clientes utilizam numa caixa de entrada omnicanal. Ao integrar todas as suas contas do WhatsApp e canais de mensagens populares como Facebook Messenger, Telegram e Instagram com respond.io, ganha a conveniência de gerir todas as conversas num local centralizado. Isto elimina a necessidade de fazer malabarismos entre vários canais ou plataformas para interagir com os clientes
Ligue todos os canais que os seus clientes utilizam para respond.io

Embora o tratamento de mensagens de vários canais seja um desafio, pode ligar todos os canais que os seus clientes utilizam numa caixa de entrada omnicanal. Isto permite-lhe gerir todas as suas conversas num local centralizado, eliminando a necessidade de fazer malabarismos com vários canais ou plataformas para interagir com os clientes.

Ao centralizar todos os canais, pode consolidar os dados dos clientes destes canais num único local, facilitando a oferta de uma verdadeira experiência omnicanal. Vamos explorar uma ferramenta valiosa que facilita ainda mais este processo, garantindo perfis de clientes unificados.

Elimine os silos e compreenda o contexto do cliente com o Contact Merge

Ter uma presença em vários canais aumenta a probabilidade de o mesmo cliente o contactar através de diferentes canais. Isto pode levar a situações em que os clientes têm de se identificar novamente e repetir os seus problemas quando comunicam com os agentes.

Com o respond.io, as empresas podem fundir conversas de diferentes canais num único segmento para obter um perfil de cliente unificado. Por exemplo, se um cliente o tiver contactado anteriormente em Instagram , mas decidir enviar-lhe uma mensagem no WhatsApp a seguir, pode fundir as conversas para obter facilmente o contexto.

Ter uma presença em vários canais aumenta a probabilidade de o mesmo cliente o contactar através de diferentes canais. Isto pode levar a problemas como o facto de os clientes terem de se identificar novamente e repetir os seus problemas quando comunicam com os agentes. Com respond.io, as empresas podem fundir conversas de diferentes canais num único tópico para obter um perfil de cliente unificado. Se um cliente o contactou anteriormente em Instagram mas decidiu enviar-lhe uma mensagem no WhatsApp, pode fundir as conversas para obter facilmente o contexto. Com esta funcionalidade, pode identificar os clientes que regressam, detetar problemas recorrentes e tomar decisões informadas ao prestar-lhes assistência.
Combine conversas de diferentes canais para obter uma visão abrangente dos contactos

Com esta funcionalidade, pode identificar os clientes que regressam, detetar problemas recorrentes e tomar decisões informadas ao prestar assistência aos clientes. Agora que já sabe como proporcionar uma experiência omnicanal, vamos ver como gerir eficazmente grandes volumes de mensagens.

Melhorar a rastreabilidade da conversa com a atribuição automática

Ao contrário da aplicação WhatsApp Business, em que os agentes podem escolher manualmente as conversas sem supervisão, os gestores podem garantir uma distribuição justa das conversas entre os agentes com o criador de fluxos de trabalho do respond.io.

Podem criar automação com base na sua lógica de atribuição , como distribuir as conversas igualmente entre os agentes e atribuir conversas aos agentes com menos conversas abertas.

Com a automatização de todas as atribuições de agentes, os gestores podem facilmente monitorizar e identificar os agentes responsáveis por cada interação.

Os gestores podem garantir uma distribuição justa das conversas entre os agentes com a automatização do fluxo de trabalho do respond.io. Podem criar a automatização com base na sua lógica de atribuição, como o round-robin, atribuir a agentes com menos conversas abertas ou atribuir clientes de elevado valor a agentes dedicados. Desta forma, os agentes receberão uma parte justa das conversas que lhes são atribuídas e os gestores podem seguir os agentes responsáveis por cada conversa.  Para monitorizar as conversas com clientes de elevado valor, as empresas podem criar Caixas de entrada personalizadas que incluem as suas conversas. Isto permite aos gestores acompanhar de perto e supervisionar estas conversas, garantindo que os clientes recebem a melhor assistência possível.
Comunicação com os clientes na caixa de entrada respond.io

Para dar prioridade aos clientes de elevado valor, as empresas podem atribuí-los automaticamente a agentes dedicados. Se pretender monitorizar as suas interacções, pode criar caixas de entrada personalizadas para distinguir estas conversas das conversas normais.

Isto permite aos gestores acompanhar de perto e supervisionar as conversas com clientes de elevado valor e garantir que recebem a melhor assistência possível. Agora que já sabe como respond.io facilita o envio de mensagens WhatsApp, vamos ver como ligar o WhatsApp a respond.io.

Como ligar o WhatsApp a respond.io Caixa de entrada do WhatsApp

Respond.io é um fornecedor de soluções WhatsApp Business e um software de gestão de conversações com clientes. Isto significa que pode inscrever-se no respond.io WhatsApp API e começar a enviar mensagens aos clientes rapidamente.

Respond.io é um fornecedor de soluções WhatsApp Business e um software de gestão de conversações com clientes. Isto significa que pode inscrever-se no respond.io WhatsApp API e começar a enviar mensagens aos clientes rapidamente. Para começar, é necessário inscrever-se em respond.io e preparar um número de telefone que não esteja ligado a nenhuma conta do WhatsApp. Quando estiver pronto, clique nesta ligação e siga os passos para configurar a integração respond.io WhatsApp API . Este é um processo de registo rápido. Em apenas alguns minutos, pode começar a desfrutar de todas as funcionalidades e capacidades do respond.io.
Como obter respond.io WhatsApp API

Para começar, é necessário inscrever-se em respond.io e preparar um número de telefone que não esteja ligado a nenhuma conta WhatsApp. Quando estiver pronto, clique nesta ligação e siga os passos para configurar a integração respond.io WhatsApp API .

Este é um processo de registo rápido. Em apenas alguns minutos pode começar a desfrutar de toda a gama de funcionalidades do respond.io. Dito isto, vamos analisar mais detalhadamente as suas funcionalidades na secção seguinte.

Respond.io Caixa de entrada do WhatsApp: Ganhos rápidos

Respond.io trouxe benefícios significativos para as empresas em todo o mundo, ajudando-as a obter mais contactos qualificados, a melhorar as conversões de vendas e a alcançar um elevado grau de satisfação dos clientes. Veja como pode alcançar o mesmo sucesso com respond.io.

Gerir totalmente a conta WhatsApp Business com respond.io

Com respond.io, pode gerir facilmente a sua conta WhatsApp Business Account (WABA). Isto inclui a gestão do saldo da WABA no Módulo de Taxas do WhatsApp de respond.ioe a criação e envio de modelos de mensagens para aprovação.

Com respond.io, pode gerir facilmente a sua conta WhatsApp Business Account (WABA). Isto inclui a gestão do saldo da WABA no Módulo de Taxas do WhatsApp do respond.ioe a criação e envio de modelos de mensagens para aprovação. Também podes ver a classificação de qualidade do teu número de telefone e gerir o teu WhatsApp Business Profile no Módulo Definições. Se tiver uma conta WhatsApp Business e quiser beneficiar das capacidades mencionadas, pode migrá-la facilmente para respond.io sem ter de passar por qualquer período de inatividade.
Gerir as taxas do WhatsApp no módulo respond.io WhatsApp Fees

Também pode ver a classificação da qualidade do seu número de telefone e gerir o seu WhatsApp Business Profile no Módulo Definições. Se tiver uma conta WhatsApp Business e quiser beneficiar das capacidades mencionadas, pode migrá-la facilmente para respond.io sem ter de passar por qualquer período de inatividade.

Em seguida, vamos ver como pode utilizar modelos de mensagens para enviar notificações do WhatsApp.

Enviar notificações com o WhatsApp Broadcast

As notificações do WhatsApp têm uma elevada probabilidade de serem lidas, uma vez que accionam notificações push que são difíceis de ignorar. Com respond.io, pode agendar e enviar notificações de difusão como mensagens promocionais, actualizações importantes de clientes e muito mais para públicos segmentados.

Pode até obter informações sobre a sua campanha de difusão com a análise de difusão e utilizar os dados recolhidos para planear futuras difusões.

As notificações do WhatsApp têm uma elevada probabilidade de serem lidas, uma vez que accionam notificações push que são difíceis de ignorar. Com a nossa plataforma, pode agendar e enviar notificações de difusão, como mensagens promocionais, actualizações importantes de clientes e muito mais, para públicos segmentados. Além disso, pode obter informações sobre a sua campanha de difusão com a análise de difusão e utilizar os dados recolhidos para planear futuras difusões. Não se esqueça de que o WhatsApp exige que as empresas obtenham o consentimento dos clientes antes de enviarem notificações. Enviar spam aos clientes com mensagens indesejadas sem o seu consentimento pode fazer com que eles o bloqueiem, afectando a sua classificação de qualidade e a experiência geral do cliente.
Respond.io WhatsApp API: Envie notificações do Whatsapp com o módulo de difusão respond.io

Tenha em atenção que o WhatsApp exige que as empresas obtenham o consentimento dos clientes antes de enviarem notificações. Enviar spam aos clientes com mensagens indesejadas pode levá-los a bloqueá-lo, afectando a classificação de qualidade do seu número de telefone e a experiência geral do cliente.

Em seguida, vamos ver como pode configurar a automatização para simplificar os processos empresariais.

Automatize quaisquer processos com a automatização avançada

A incorporação da automatização nos processos empresariais pode ser altamente benéfica, especialmente quando é necessário gerir grandes volumes de mensagens. Com respond.io, pode tirar partido da automatização avançada do fluxo de trabalho para otimizar quaisquer processos empresariais.

Quer esteja a criar fluxos de trabalho a partir do zero ou a utilizar modelos, o construtor de automatização visual do respond.io permite-lhe automatizar conversas e tarefas com qualquer nível de complexidade.

A incorporação da automatização nos processos empresariais pode ser altamente benéfica, especialmente quando é necessário gerir grandes volumes de mensagens. Com o respond.io, pode tirar partido da automatização avançada do fluxo de trabalho para otimizar quaisquer processos, incluindo tarefas repetitivas. Quer esteja a criar Fluxos de Trabalho a partir do zero ou a utilizar modelos, o construtor de automatização visual do respond.io permite-lhe automatizar conversas e tarefas com qualquer nível de complexidade. Por exemplo, as empresas podem enviar inquéritos pré-chat para obter o contexto dos clientes antes de os encaminhar automaticamente para a equipa certa e de os atribuir aos agentes com base nas suas respostas. Desta forma, os agentes não têm de fazer as mesmas perguntas a cada cliente manualmente para obter o contexto.
Exemplo de fluxos de trabalho em respond.io

Por exemplo, pode conceber percursos de automatização específicos para os clientes em função das suas mensagens ou respostas em inquéritos pré-chat. Em seguida, encaminhe-os automaticamente e atribua-os rapidamente à equipa e ao agente certos.

Isto liberta o tempo dos agentes de terem de fazer as mesmas perguntas aos clientes manualmente para obterem contexto. Outra forma de aliviar a carga de trabalho dos agentes é automatizar tarefas complicadas e permitir que os agentes as executem facilmente. Vamos ver isso mais detalhadamente na próxima secção.

Automatizar e executar tarefas manuais complicadas

Os gestores podem automatizar tarefas complicadas, como inquéritos de satisfação do cliente (CSAT), transferências de turno e escalonamento de casos. Depois, permitem que os agentes as iniciem com um clique com o botão de acionamento de atalho enquanto conversam com os clientes.

Esta funcionalidade elimina a necessidade de os agentes executarem manualmente tarefas complexas, minimiza os erros humanos e elimina o incómodo de alternar entre várias plataformas. Como resultado, podem concentrar os seus esforços na conversação com os clientes e na prestação de assistência de alta qualidade.

Os gestores podem automatizar tarefas complicadas, como inquéritos de satisfação do cliente (CSAT), transferências de turno e escalonamento de casos. Em seguida, permitem que os agentes as iniciem com um clique com o botão de acionamento de atalho enquanto conversam com os clientes. Esta funcionalidade elimina a necessidade de os agentes executarem manualmente tarefas complexas, minimiza os erros humanos e elimina o incómodo de alternar entre várias plataformas para concluir as suas tarefas, para que se possam concentrar na prestação de assistência de alta qualidade. Por exemplo, se um caso for demasiado complicado para um agente de suporte de nível 1, o agente pode passar facilmente o caso para um agente de suporte de nível 2. Podem clicar no botão Acionador de atalho, preencher um pequeno formulário de contexto e a automatização irá escalar o caso.  Os agentes também podem utilizar este botão para escalar casos para plataformas externas como Slack e trocar informações entre CRMs e respond.io para recuperar perfis de contacto actualizados ou criar negócios e bilhetes.
Executar tarefas complicadas com um clique utilizando o botão de acionamento de atalho

Por exemplo, se um caso for demasiado complicado para um agente de suporte de nível 1, o agente pode facilmente transferir o caso para um agente de suporte de nível 2. Pode clicar no botão de acionamento de atalho, preencher um pequeno formulário de contexto e deixar que a automatização reencaminhe o caso.

Os agentes também podem utilizar esta funcionalidade para encaminhar casos para plataformas externas como Slack e trocar informações entre CRMs e respond.io para recuperar perfis de contacto actualizados ou criar negócios e bilhetes.

Para além de integrar a sua plataforma de comunicação interna e CRMs para automatização de tarefas, o respond.io permite-lhe automatizar processos através da integração da sua pilha de software existente.

Integrar respond.io com plataformas externas

As empresas podem integrar qualquer tipo de software com respond.io , tais como plataformas de enriquecimento de dados como a Clearbit e uma gama de aplicações que suportam Zapier e Make.com integrações.

Também pode utilizar Webhooks para ativar mensagens com base em acções do cliente em plataformas externas como Shopify, WooCommerce, Magento e outras. Isto inclui mensagens de carrinho abandonado, actualizações de envio, confirmações de encomendas, recomendações de produtos e outras notificações relevantes.

As empresas podem integrar qualquer tipo de software com respond.io , como plataformas de enriquecimento de dados como a Clearbit e uma série de aplicações que suportam integrações Zapier e Make.com . Também é possível utilizar Webhooks para acionar mensagens com base nas acções dos clientes em plataformas externas como Shopify, WooCommerce, Magento e outras. Isto inclui mensagens de carrinho abandonado, actualizações de envio, confirmações de encomendas, recomendações de produtos e outras notificações relevantes. Com a capacidade de integração flexível do respond.io, as empresas podem partilhar facilmente dados entre o respond.io e outras plataformas, assegurando um fluxo de informação fluido, operações simplificadas e experiências de cliente coesas.
Respond.io WhatsApp API: Integre a sua pilha de software atual com respond.io

Com a capacidade de integração flexível do respond.io, as empresas podem partilhar facilmente dados entre o respond.io e outras plataformas, assegurando um fluxo de informação fluido, operações simplificadas e experiências de cliente coesas.

De seguida, analisaremos a funcionalidade mais importante para medir os resultados e o desempenho: Relatórios e análises.

Obter acesso a relatórios e análises avançados

Respond.iopermite que os supervisores acompanhem facilmente a produtividade dos agentes, monitorizem o progresso das conversas e meçam os tempos de resolução, entre muitos outros.

Respond.iopermite aos supervisores acompanhar facilmente a produtividade dos agentes, monitorizar o progresso das conversas e medir os tempos de resolução, entre muitos outros. Ao tirar partido do Módulo de Relatórios, os supervisores podem identificar quaisquer lacunas ou ineficiências nos seus processos, conduzindo a uma melhoria contínua do desempenho da equipa e a operações comerciais optimizadas.
Obter uma análise aprofundada das conversas e do desempenho dos agentes

Ao utilizar o módulo de relatórios, os supervisores podem identificar quaisquer lacunas ou ineficiências nos seus processos. Em seguida, podem utilizar as suas descobertas para promover a melhoria contínua do desempenho da equipa e otimizar as operações comerciais.

E isto é tudo o que precisa de saber sobre a utilização de respond.io. Quer começar a utilizar respond.io como caixa de entrada do WhatsApp? Registe-se na conta respond.io WhatsApp API e comece a enviar mensagens aos clientes em minutos.

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Gabriella
Redator de conteúdos
Gabriella é redatora de conteúdos em respond.io, especializando-se como a autoridade da equipa para o WhatsApp desde 2022. O seu profundo conhecimento das aplicações de mensagens, da indústria SaaS e do comportamento dos clientes faz com que os seus artigos sejam guias indispensáveis para as empresas com experiência em tecnologia.
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