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Qobolak, una empresa de colocación de estudiantes, desempeña un papel fundamental al poner en contacto a estudiantes de los países de la costa del Golfo, especialmente Arabia Saudí, con universidades del Reino Unido, Estados Unidos, Europa y Australia. Sus servicios incluyen asistencia en la presentación de solicitudes universitarias, acogida de estudiantes en los países de acogida y ayuda con el alojamiento de los estudiantes.
Qobolak se enfrentó a importantes retos a la hora de aumentar el número de estudiantes potenciales, controlar el rendimiento de los empleados y gestionar los complejos procesos de seguimiento con los estudiantes tras conseguir ofertas universitarias. Estos problemas repercutieron en el número de conversiones de clientes potenciales y en la calidad de los servicios de consulta a los estudiantes, ambos esenciales para el éxito de las prácticas.
Qobolak buscaba soluciones que pudieran agilizar sus procesos de comunicación, mejorar el seguimiento del rendimiento de los empleados e impulsar sus estrategias generales de participación de los estudiantes.
Necesitaba un sistema que pudiera integrar varios canales de comunicación en una única plataforma, facilitando la gestión eficaz de las interacciones con los estudiantes. Además, Qobolak buscaba herramientas avanzadas para supervisar y mejorar la capacidad de respuesta y la eficacia de su equipo a la hora de gestionar las consultas y el seguimiento de los estudiantes.
Esto llevó a Qobolak a adoptar las sólidas funcionalidades de respond.io, que prometían optimizar la prestación de servicios en el sector de la colocación educativa abordando estas áreas críticas.
Anteriormente, Qobolak se basaba en métodos de comunicación descentralizados y descoordinados. Utilizaba Facebook Messenger y Instagram DM, y contaba con 20 agentes que utilizaban sus números personales de WhatsApp para comunicarse con los estudiantes. Esto dificultaba el seguimiento de las conversaciones y los documentos enviados por los estudiantes.
Respond.io proporcionó una plataforma de comunicación centralizada, consolidando las conversaciones a través de múltiples números y canales de WhatsApp en un sistema racionalizado. Este cambio permitió a Qobolak pasar de utilizar muchos números de WhatsApp a uno solo con WhatsApp API conectado a respond.io.
La bandeja de entrada centralizada también mejoró las interacciones entre estudiantes y agentes, incluida una mejor organización y seguimiento de los documentos esenciales.
Antes no se sabía con certeza con qué eficacia los agentes realizaban el seguimiento de los clientes potenciales y cerraban las ventas, algo crucial en el sector de la colocación en centros educativos.
A través del módulo de informes, los gestores pueden realizar un seguimiento detallado de las métricas de los empleados, como el número de conversaciones atendidas, los tiempos de primera respuesta y los tiempos de resolución.
Gracias a esta información detallada, los gestores pueden evaluar con precisión la eficacia con la que cada agente responde a los estudiantes y el éxito de su colocación en las universidades. También pueden revisar en detalle las conversaciones individuales para detectar deficiencias de calidad y mejorar el servicio.
Esto no sólo mejora la rendición de cuentas, sino que también identifica áreas de mejora del rendimiento, impulsando la productividad general del equipo y la eficacia en el mercado de la colocación educativa.
Qobolak genera con éxito la mayoría de sus contactos en las ferias de educación, pero se enfrenta al reto de comunicar eficazmente su participación en estos eventos a los estudiantes potenciales.
El envío de difusiones de WhatsApp a través de respond.io sirvió como canal directo para hacer llegar esos anuncios y actualizaciones a una amplia audiencia de forma eficiente.
Este nuevo enfoque ha dado lugar a mejoras significativas en la visibilidad y la asistencia al evento. En comparación con ferias educativas anteriores, Qobolak ha llegado a un público más amplio de forma más eficaz, aumentando la asistencia y el compromiso general de los estudiantes para mejorar su alcance e impacto en el sector de la colocación educativa.
Estamos encantados con la transformación de la participación de nuestros estudiantes y las conversiones de clientes potenciales desde la implantación de respond.io. Nos ha cambiado las reglas del juego, ha agilizado nuestra comunicación y ha mejorado mucho los resultados de nuestro equipo". - Waddaa Aboulatta, Director de Qobolak IT
La implantación de respond.io mejoró notablemente las operaciones de Qobolak. El cambio a una única cuenta de WhatsApp para las comunicaciones con los estudiantes mejoró la imagen profesional de la empresa y permitió mejorar el control de calidad y la supervisión del seguimiento por parte de los gestores.
Este cambio estratégico dio lugar a interacciones más coherentes y fiables con los estudiantes, colmando eficazmente las lagunas en el proceso de colocación y reduciendo las posibles pérdidas de ingresos.
Además, el uso de difusiones de WhatsApp resultó muy eficaz. Con 49.800 mensajes enviados a lo largo de ocho meses, Qobolak aumentó significativamente su generación de clientes potenciales. El resultado fue un aumento del 95% en las conversiones de clientes potenciales. Este enfoque mantuvo a Qobolak en el primer plano de la mente de los estudiantes, impulsando el compromiso y mejorando rápidamente la generación de prospectos y las tasas de conversión.
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