Современные предприятия должны быстро реагировать на запросы клиентов, иначе они останутся позади. Мгновенное общение стало нормой благодаря стремительному развитию технологий. Поэтому компании должны быть готовы отвечать на запросы и проблемы в режиме реального времени. Для этого существуют автоответчики. В этой статье мы узнаем, что такое автоответчик или автоматический ответ, зачем он нужен, примеры автоответчиков для бизнеса и где можно использовать автоответчики.
Что такое автоответчик для бизнеса?
Автоответчик, или автоматический ответ, - это автоматический ответ, который вызывается определенным событием или действием, например, получением сообщения в приложении для обмена мгновенными сообщениями. Он используется для информирования отправителя о том, что его сообщение получено.
Автоответчики можно настроить не только в таких каналах, как WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat и Viber, но и на комментарии в Facebook. Но почему компании должны использовать автоматические ответы для реагирования на запросы клиентов?
5 причин, по которым вам необходим автоматизированный ответ
Предприятия с большой клиентской базой получают большое количество сообщений. Это может перегрузить агентов, особенно если от них требуется быстро отвечать на эти сообщения.
Автоответчик удобен тем, что позволяет сократить временной разрыв между запросом клиента и ответом агента. Однако это не все, что может сделать автоматический ответ для вашего бизнеса. Вот 5 причин, по которым следует использовать автоответчики в своем бизнесе.
Автоматизированный ответ: Оперативный ответ на запросы клиентов
Первое впечатление имеет значение. Мгновенное подтверждение сообщения клиента с помощью автоответчика может иметь огромное значение. Осознание того, что их запрос был получен, улучшает общее впечатление от общения с клиентом.
Это также задает тон дальнейшему разговору. Быстрый ответ создает ощущение профессионализма и внимательности.
Автоматизированный ответ: Экономия времени агентов
При огромном количестве запросов, ежедневно поступающих в компанию, невозможно ответить на каждый из них мгновенно. Автоматические ответы высвобождают время агентов, поскольку избавляют их от необходимости вручную составлять приветствия или вводные сообщения.
По сути, автоответы выступают в роли буфера против входящих сообщений. Это позволяет экономить время и эффективно взаимодействовать с большим количеством клиентов.
Автоматизированный ответ: Обеспечение последовательности в общении
Автоматические ответы гарантируют, что каждый клиент получит стандартный, отточенный ответ даже при большой загруженности агентов.
Отправка одного и того же сообщения помогает вашей команде предоставлять последовательную информацию о вашем бизнесе. Такая последовательность повышает доверие и надежность, а также улучшает общее впечатление клиентов.
Автоматизированный ответ: Поддержание репутации бренда
Каждый момент общения - это возможность укрепить имидж вашего бренда. Хорошо продуманные автоответы могут отражать индивидуальность вашего бренда, будь то профессионализм, игривость или сочувствие, что позволит вам каждый раз оставлять положительное впечатление.
Кроме того, быстрый ответ может показать клиенту, что его время и проблемы ценятся. Это позволяет клиентам лучше воспринимать ваш бизнес и бренд.
Автоматические ответы: Настройка автоответчиков для различных ситуаций
Прелесть сообщений автоответчика заключается в их универсальности. Будь то служебная записка, праздничное поздравление или меню часто задаваемых вопросов, эти сообщения могут быть адаптированы к различным ситуациям и каналам связи.
В следующем разделе мы рассмотрим типы автоответов, которые можно отправлять, и приведем примеры, которые можно использовать.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса
Теперь, когда вы знаете о преимуществах использования автоматических ответов для вашего бизнеса, пришло время их составлять. Если вы не знаете, как это сделать, не волнуйтесь. Здесь представлены 12 образцов сообщений автоответчика, которые вы можете использовать в своем бизнесе.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса: Проходные сообщения
Вы можете отправлять сообщения на выезд в любых ситуациях, будь то общее отсутствие на рабочем месте, например, в выходные дни, или во время определенных событий, например, праздников.
- "Привет! В настоящее время нас нет в офисе, но мы вернемся [дата]. Подождите немного, и мы свяжемся с вами тогда".
- "Здравствуйте [Имя клиента]. В настоящее время мы отмечаем [Праздник/событие], но не волнуйтесь. Мы свяжемся с Вами в [Дата]. Будьте здоровы! 🥳"
И помните, что всегда нужно сообщать своим клиентам, когда вы вернетесь.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса: Приветственные сообщения
Приветствие клиентов, особенно новых, имеет решающее значение для создания хорошего первого впечатления. Как теплое рукопожатие или приветливая улыбка задают позитивный тон при личном общении, так и приветственные сообщения играют ту же роль в приложениях для обмена мгновенными сообщениями.
- "Привет! Спасибо, что заглянули. Как я могу сделать ваш день замечательным? 😊"
- "Здравствуйте [Имя клиента], спасибо, что обратились к нам. Что мы можем сделать для Вас сегодня? "
Это поможет вам установить контакт сразу же после того, как клиент обратится к вам.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса: Сообщения о временной недоступности
Иногда количество запросов временно превышает возможности агентов, и они не могут оперативно ответить на них.
- Ух ты! Мы сейчас завалены сообщениями, но держитесь. Вы очень важны для нас!"
- "В настоящее время мы испытываем большой объем входящих сообщений. Мы свяжемся с вами, как только сможем".
Эта категория автоответов - это успокаивающая рука на плече клиента, заверяющая его в приверженности компании и ее внимании.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса: Экстренные и обновленные уведомления
Любая система имеет свои нестандартные дни или ошибки. Но то, как компания справляется с этими проблемами, может создать или разрушить ее репутацию.
- "Ой-ой-ой! У нас сейчас какие-то технические неполадки. Подождите, пока мы все уладим. 🛠️"
- "Приносим свои извинения, если у вас возникли какие-либо проблемы. Наша система находится на техническом обслуживании. Тем временем мы готовы оказать вам любую помощь".
Срочные и обновляемые автоответы устанавливают ожидания клиентов и держат их в курсе событий, когда они идут не по плану.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса: Ссылка на часто задаваемые вопросы
Проактивное решение проблем может значительно повысить эффективность работы пользователей. Автоматические ответы на часто задаваемые вопросы выполняют роль гида, направляя клиентов к ресурсам, которые могут непосредственно ответить на их вопросы, и повышая эффективность работы.
- "Здравствуйте [Имя клиента]. Если у вас есть вопрос, ознакомьтесь с нашими часто задаваемыми вопросами [ссылка на FAQ]. Если вам все еще нужна помощь, напишите "Да", и в ближайшее время с вами свяжутся".
- "Есть вопросы?" 🤔 Наша команда уже едет к вам. Вы также можете нажать здесь [ссылка на FAQ] для ознакомления с нашим разделом FAQ. Возможно, ответ на ваш вопрос находится всего в одном клике!"
Таким образом, в данной ситуации ссылка или меню FAQ позволяет решить часто задаваемые вопросы, с которыми сталкивается клиент.
Образцы сообщений автоответчика для вашего бизнеса: Коллекция отзывов
Активный поиск мнений клиентов об их опыте работы с брендом может выявить слабые места в работе ваших агентов, процессов или систем. Получите ценные сведения от своих клиентов, чтобы усовершенствовать процесс общения с ними.
- "Привет, [Имя клиента]. Насколько хорошо мы вас сегодня обслужили? Дайте нам знать по шкале от 1 до 10, от очень плохого до отличного. Заранее спасибо за ответ".
- "Нам понравилось с вами общаться! Вам понравилось общаться с нами? Сообщите нам об этом 👍 или 👎".
Для достижения наилучших результатов следует изменить эти образцы так, чтобы они соответствовали специфике вашего бизнеса и ваших клиентов. Если же вы хотите создать автоматический ответ с нуля, ознакомьтесь с этими примерами лучших практик при его составлении.
Лучшие практики по настройке автоответчиков
При грамотном подходе автоматический ответ не только повышает эффективность работы. Он также повышает удобство работы с клиентами, поскольку они получают немедленное обслуживание, даже если в данный момент нет свободных агентов.
Вот 5 лучших практик, о которых следует помнить при составлении автоответчика для вашего бизнеса.
Четкость и краткость изложения
Ваш автоответ должен эффективно передавать информацию. По возможности избегайте написания длинных предложений. Используйте прямые, лаконичные сообщения, чтобы не перегружать клиентов. Помните, что вы можете не знать, кто является вашим клиентом.
Они могут быть не знакомы с отраслевыми или техническими терминами. Поэтому выбирайте простые, не жаргонные выражения. Это гарантирует, что все сразу же поймут ваше сообщение, что в конечном итоге сэкономит время ваших агентов.
Заранее установите ожидания
При отправке автоматического ответа убедитесь, что клиент располагает необходимой информацией. Это может быть информация о времени работы в нерабочее время, сбоях в системе, сборе отзывов клиентов и т.д. Это позволяет управлять ожиданиями клиентов и воспитывать в них терпение.
Добавьте индивидуальный подход
Хотя сообщение может быть автоматическим, оно не должно казаться роботизированным. Подбирайте ответы в соответствии с ожиданиями целевой аудитории. Для более молодой и неформальной аудитории лучше подойдет непринужденный тон. В то время как корпоративные клиенты, возможно, ожидают официального ответа.
Персонализация, например, использование имени и фамилии клиента, позволяет сделать сообщение более искренним. Возникает ощущение, что вы разговариваете с клиентами, а не обращаетесь к ним.
Правильно выбирайте время для ответов
Помните, что актуальность автоответчиков часто привязана к определенным временным рамкам. Важно отключать некоторые типы, например, сообщения о нерабочих или праздничных днях, как только они перестают быть актуальными. Это позволит избежать путаницы и обеспечит актуальность ваших сообщений.
Соблюдение этих рекомендаций гарантирует, что автоответы не только выполнят свою основную функцию, но и станут продолжением фирменного стиля и ценностей вашего бренда. Это тонкий, но мощный инструмент для укрепления доверия, демонстрации профессионализма и упрочения отношений с клиентами.
Теперь, когда у вас есть инструменты для создания привлекательных автоответчиков, давайте рассмотрим, в каких средствах массовой информации их можно применить.
Где можно внедрить автоматический ответ?
Автоответчик можно использовать в различных приложениях для обмена сообщениями, таких как WhatsApp Business App, WeChat и LINE. Однако использование автоответчиков в этих приложениях имеет свои ограничения. Например, в приложении WhatsApp Business App можно настроить только один автоматический ответ для сообщения "на выезде" и приветствия.
Этого может быть достаточно, если вы ведете небольшой бизнес. Но по мере роста бизнеса вам потребуется большая гибкость в использовании автоответчиков. Подключив эти каналы обмена сообщениями к такому программному обеспечению для управления общением с клиентами, как respond.io, можно автоматизировать ответные сообщения, маршрутизацию контактов, назначение агентов и многое другое.
Автоответчик для бизнес-побед на respond.io
Предприятия различных отраслей, таких как недвижимость, гостиничный бизнес, электронная коммерция и другие, могут воспользоваться мощными возможностями сайта respond.ioдля создания и рассылки автоответчиков.
Например, агент по продаже недвижимости может настроить автоответчик, запрашивающий у клиента время, дату и объект недвижимости, который он хотел бы посмотреть, а сайт электронной коммерции может отправить сообщение после покупки, предлагающее клиенту присоединиться к программе лояльности.
Все это можно сделать с помощью конструктора автоматизации в модуле Workflows, предприятия могут автоматизировать ответы на основе запросов клиентов.
Кроме того, можно получить контактную информацию, запросив email или номер телефона, чтобы определить, является ли клиент существующим. Такой контекст помогает агентам оказывать более качественную поддержку клиентам, повышая их вовлеченность и удовлетворенность.
Вы можете отправлять приветственные и прощальные сообщения, настраивать меню часто задаваемых вопросов, сообщения для сбора отзывов и т.д. Кроме того, можно создавать персонализированные автоответы с помощью динамических переменных.
Вот и все. Это все, что вам нужно знать об автоответчиках для бизнеса. Для начала работы используйте приведенные примеры и изменяйте их в соответствии со своими потребностями.
Читать далее
Вы нашли эту статью полезной? Ознакомьтесь с другими блогами, которые помогут вам управлять разговорами с клиентами:
- Управление спамом: Очистка почтовых ящиков
- Маршрутизация чата: Как построить маршрут чата к нужной команде
- Повышение эффективности управления беседой с помощью автоматического назначения
