Сообщение автоответа для бизнеса: улучшение опыта клиента

Сегодня'компании должны быстро реагировать на клиентов, или они останутся позади. Мгновенная коммуникация стала нормой благодаря быстрому развитию технологии. Таким образом, предприятия должны быть готовы отвечать на запросы и проблемы в режиме реального времени. Введите автоответ для бизнеса. В этой статье мы узнаем, что такое автоответное сообщение или автоматический ответ, зачем использовать его, пример автоответа для бизнеса и где можно использовать автоответные ответы.

Что такое автоответное сообщение для бизнеса?

Сообщение автоответа или автоматический ответ, относится к автоматическому ответу, вызванному конкретным событием или действием, как получать сообщение в приложении для мгновенных сообщений. Он используется для информирования отправителя о том, что их сообщение было получено.

Автоответы не только можно настроить на такие каналы, как WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat и Viber, но также и комментариев Facebook. Но почему предприятия должны использовать автоматизированный ответ, чтобы отвечать клиентам?

5 причин Почему вам нужен автоматический ответ

Предприятия с большой базой клиентов получают большое количество сообщений. Эти агенты могут перегружаться, особенно когда они ожидают быстро реагировать на эти сообщения.

Сообщение автоответчика удобно, поскольку оно сокращает временной промежуток между запросом клиента'и ответом агента. Однако это не весь автоматизированный ответ может сделать для вашего бизнеса. Вот 5 причин, по которым вы должны использовать автоответные сообщения для вашего бизнеса.

Автоматический ответ: Быстрый ответ на запросы клиентов

Первое впечатление имеет значение. Мгновенное подтверждение сообщения клиента с помощью автоответчика может сделать все возможное. Зная, что их запрос был получен, может повысить их общий опыт.

Он также задает тон для дальнейшего разговора. Быстрый ответ говорит о профессионализме и компетентности.

Автоматический ответ: Время сохранения Агентов

С таким объемом запросов, который ежедневно получает бизнес, невозможно ответить на каждый из них сразу. Автоответы освобождают время работы агентов, поскольку устраняют необходимость вручную составлять приветствия или сообщения о вводе информации.

По сути, автоответчики выступают в качестве буфера против входящих сообщений. Этот аспект экономии времени позволяет вашей команде эффективно взаимодействовать с большим числом клиентов.

Автоматический ответ: обеспечение соответствия в коммуникации

Автоответы гарантируют, что каждый клиент получает стандартизированный и отполированный ответ даже в тех случаях, когда агенты выполняют большую рабочую нагрузку.

Отправка того же сообщения помогает вашей команде предоставлять постоянную информацию о вашем бизнесе. Такая последовательность укрепляет доверие и надежность и повышает общий опыт работы с клиентами

Автоматический ответ: Поддержка репутации бренда

Каждая точка взаимодействия — это возможность укрепить имидж вашего бренда. Хорошо составленные автоматические ответы могут отражать личность вашего бренда, будь то профессиональная, игривая или эмпатичная, обеспечивая при этом положительное впечатление каждый раз.

Кроме того, быстрый ответ может показать клиенту, что его время и беспокойство оцениваются. Это дает клиентам лучшее представление о вашем бизнесе и бренде.

Автоматический ответ: Настроить автоответы для различных ситуаций

Красота сообщений автоматического ответа заключается в их универсальности. Будь то сообщение об отсутствии, праздничное приветствие или меню часто задаваемых вопросов, эти сообщения можно адаптировать к различным ситуациям и каналам.

В следующем разделе мы рассмотрим типы автоматических ответов, которые вы можете отправить и привести примеры, которые вы можете использовать.

Образцы автоответа для вашего бизнеса

Теперь, когда вы знаете преимущества использования автоматического ответа для вашего бизнеса, пришло время их начертать. Если вы не знаете, как сделать, не волнуйтесь. Вот 12 примеров автоответных сообщений, которые вы можете использовать для своего бизнеса.

Образцы сообщений автоответа для вашего бизнеса: Сообщения Отсутствия

Вы можете отправлять сообщений об отсутствии в любых ситуациях, будь то общая недоступность, например, в выходные дни или во время определенных событий, таких как праздники.

1. "Привет! В настоящее время мы не работаем в офисе, но вернемся [дата]. Подождите, и мы свяжемся с вами тогда.

2. "HI [Имя клиента]. Мы сейчас отмечаем [Праздник/Событие], но не волнуйтесь. Мы свяжемся с вами [Date]. Ура! 🥳"

И не забывайте сообщать своим клиентам, когда вы будете обратно.

Образцы автоответа на сообщения для вашего бизнеса: приветствие

Приветственные клиенты, особенно новые, имеют решающее значение для хорошего первого впечатления. Точно так же как теплые рукопожатия или гостеприимная улыбка создают положительный тон в личном взаимодействии. приветствие сообщений играет ту же роль в приложениях для обмена мгновенными сообщениями.

1. "Привет! Спасибо за остановку. Как я могу сделать свой день незабываемым? 😊"

2. "Привет [Имя клиента], спасибо за доступность. Что мы можем сделать для вас сегодня? "

Это поможет вам установить отчет, как только вы получите сообщения от клиентов.

Образцы сообщений автоматического ответа для вашего бизнеса: Временные сообщения об отсутствии доступности

Иногда количество запросов временно превысит доступность агентов и агентов не в состоянии дать готовый ответ.

1. Ура! Мы'сейчас развалились с сообщениями, но обрушаем напряжение. Важно для нас!"

2. «В настоящее время мы сталкиваемся с большим количеством поступающих сообщений. Мы свяжемся с вами как можно скорее."

Эта категория автоответов является обнадеживающей рукой на клиенте'с плечом, гарантируя им бизнес-обязательства'с и их внимание.

Образцы автоответа на сообщения для вашего бизнеса: Уведомления экстренной помощи и обновления

Каждая система имеет свои выходные дни или ошибки. Но то, как предприятия обрабатывают эти икапы, может сделать или разорвать их репутацию.

1. "Uh-oh! У нас'есть технологические ошибки. Делать плотные, пока мы получаем вещи сортировки. 🛠️"

2. "Наши извинения, если вы столкнулись с какими-либо проблемами. Наша система находится в эксплуатации. Тем временем, мы здесь, чтобы помочь вам с тем, что вам нужно."

Экспериментальные и автоматические ответные действия с вашими клиентами и их сохранение в цикле, когда дело не идет так, как было запланировано.

Образцы автоответа для вашего бизнеса: FAQ ссылка

Проактивное решение проблем может значительно улучшить пользовательский опыт. Часто задаваемые вопросы направляют покупателям ресурсы, которые могут непосредственно отвечать на их запросы и повышать эффективность.

1. "Привет [Имя клиента]. Если у вас есть вопрос, пожалуйста, посмотрите наши FAQ [FAQ ссылка]. Если вам по-прежнему нужна помощь, введите «Да», и кто-то будет с вами скоро"

2. “Got questions?:think king_face: Our crew's on the way to you. Вы также можете нажать здесь [ссылка на FAQ] для раздела FAQ . Ваш ответ может быть всего один клик!»

Таким образом, в этой ситуации ссылка или меню часто задаваемые вопросы могут помочь решить распространенные проблемы, с которыми сталкиваются клиенты.

Образцы автоответа для вашего бизнеса: Коллекция отзывов

Активный поиск мнений клиентов по их опыту может выявлять недостатки в ваших агентах, процессах или системах. Получите ценные идеи от ваших клиентов, чтобы вы могли улучшить разговоры с клиентами.

1. "Привет, [Имя клиента]. Насколько хорошо мы вам сегодня помогли? Дайте нам знать по шкале от 1 до 10, от очень плохого до отличного. Заранее спасибо за ваш ответ.

2. "Нам понравилось общаться с вами! Вам понравилось разговаривать с нами? Дайте нам знать, поставив 👍 или 👎.

Для достижения наилучших результатов адаптируйте эти примеры к вашему бизнесу и вашим клиентам. Но если вы хотите создать автоматический ответ с нуля, ознакомьтесь с лучшими практиками при его составлении.

Лучшие практики настройки автоматических ответов.

Когда ответ составлен с учетом всех деталей, автоматическое сообщение не только повышает оперативную эффективность. Он также улучшает пользовательский опыт, поскольку клиенты получают помощь сразу, даже если в данный момент нет операторов.

Вот 5 лучших практик, которые стоит учитывать при составлении автоответчика для вашего бизнеса.

Держите сообщения четкими и лаконичными.

Ваш автоматический ответ должен эффективно передавать информацию. Избегайте длинных предложений, если это возможно. Используйте ясные и короткие сообщения, чтобы не перегружать клиентов. Помните, что вы можете не знать, кто ваши клиенты.

Они могут не знать отраслевых или технических терминов. Поэтому выбирайте простую, без жаргона, лексику. Это обеспечит понимание вашего сообщения всеми сразу, что сэкономит время ваших операторов в будущем.

Установите ожидания заранее.

При отправке автоматического ответа убедитесь, что у вашего клиента есть необходимые сведения. Это может включать ваше рабочее время, сбои системы, сбор отзывов от клиентов и другие. Это помогает управлять ожиданиями клиентов и способствует терпению.

Добавьте индивидуальный подход.

Пока сообщение может быть автоматизировано, оно должно быть't чувствовать робот. Составьте ваши ответы на основе вашей целевой аудитории'с. Для более молодой и неформальной аудитории может работать лучше. В то же время корпоративные клиенты могут ожидать формального ответа.

Персонализация, как и использование клиента'с имя, может сделать звук сообщения более подлинным. Это может чувствовать, что вы разговариваете с клиентами, а не говорите с ними.

Время ваших ответов соответствующим образом

Помните, что актуальность автоматических ответов часто связана с конкретными временными рамками. 'важно выключить определенные типы - такие как сообщения за пределами офиса или праздничные дни, когда они больше не применимы. Это предотвращает путаницу и гарантирует, что ваше общение остается актуальным.

Включение этих передовых методов гарантирует, что ваши автоответы не только выполняют свою главную функцию, но и служат расширением вашего бренда'с голосом и значениями. Они'это тонкий и мощный инструмент, позволяющий развивать доверие, демонстрировать профессионализм и укреплять отношения с клиентами.

Теперь, когда у вас есть инструменты для создания интересных автоответных сообщений, давайте посмотрим на носители, где вы можете их реализовать.

Где вы можете реализовать автоматизированный ответ?

Вы можете использовать автоответные сообщения в различных приложениях, таких как WhatsApp Business App, WeChat и LINE. Однако, использование автоматических ответов в этих приложениях имеет лимиты. Например, в корпоративном приложении WhatsApp вы можете настроить один автоматический ответ на пропущенное сообщение и приветствие каждого.

Это может быть достаточно, если у вас небольшой бизнес. Но по мере роста вашего бизнеса вам потребуется больше гибкости в сообщениях автоматического ответа, которые вы можете использовать. Подключив эти каналы обмена сообщениями к программному обеспечению для управления общением с клиентами, такому как response.io, вы автоматизируете отправку ответных сообщений, маршрутизацию контактов , назначение агентов и многое другое.

Автоответ на победы в бизнесе на Respond.io

Предприятия различных отраслей, таких как недвижимость, гостеприимство, электронная коммерция и другие, могут воспользоваться мощными функциями response.io для создания и отправки автоматических ответов.

Например, агент по недвижимости может настроить автоответное сообщение, которое запрашивает время для клиента, дата и имущество, которое они хотели бы просмотреть, в то время как сайт электронной коммерции может отправить после покупки сообщение, которое просит клиента присоединиться к программе лояльности.

Все это можно сделать с помощью конструктора автоматизации в модуле рабочих процессов , предприятия могут автоматизировать ответы на запросы клиентов.

Вы также можете получить контактную информацию, попросив их адрес электронной почты или номер телефона , чтобы определить, являются ли они вашими существующими клиентами. Этот контекст помогает агентам обеспечивать лучшую поддержку клиентов, увеличивая вовлеченность и удовлетворенность клиентов.

Вы можете отправлять приветственные сообщения и сообщения об отсутствии , а также настраивать меню часто задаваемых вопросов, сообщения для сбора отзывови многое другое. Вы также можете создавать персонализированные автоматические ответы, используя динамические переменные.

And that’s it. Это то, что вам нужно знать об автоответных сообщениях для бизнеса. Используйте предоставленные образцы, чтобы начать и изменить их в соответствии с вашими потребностями.

Дополнительные материалы.

Вы нашли эту статью полезной? Проверьте другие блоги, которые помогут вам управлять разговорами с клиентами:

• Управление спамом: очистите ваши "Входящие"

• Маршрутизация чата: как создать маршрут для правой команды

• Ускорьте управление вашими разговорами с помощью автоматического назначения.