เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: คู่มือวิธีใช้

เทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้าสามารถช่วยปรับปรุงการดําเนินงานบริการลูกค้าโดยให้การตอบสนองมาตรฐาน เทมเพลตการบริการลูกค้าเหล่านี้สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์และสถานการณ์ที่หลากหลายรวมถึงการต้อนรับลูกค้าการตอบคําถามการปิดการสนทนาการขอคําวิจารณ์และอื่น ๆ อ่านต่อเพื่อดูว่าเทมเพลตสําหรับการบริการลูกค้าสามารถปรับปรุงวิธีที่ธุรกิจของคุณสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างไร

เทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้าคืออะไร

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าเป็นข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งสามารถใช้เพื่อตอบคําถามทั่วไปของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การพิมพ์คําตอบเดียวกันซ้ํา ๆ ทําให้เสียเวลาในขณะที่การคัดลอกและวางอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อเนื่องจากคุณต้องเปิดหน้าต่างหลายหน้าต่างหรือการอ้างอิงซึ่งลําบากยิ่งขึ้นบนมือถือ

เทมเพลตช่วยให้เจ้าหน้าที่ใช้เวลาน้อยลงในการทักทายลูกค้าและตอบคําถามทั่วไปหรือคําถามที่พบบ่อย จากนั้นพวกเขาสามารถใช้เวลาที่บันทึกไว้เพื่อจัดการกับปัญหาที่ยากขึ้นหรือจัดการลูกค้าหลายรายพร้อมกัน

รูปภาพที่แสดงประโยชน์ของเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า - ประหยัดเวลาข้อมูลที่สอดคล้องกันและเสียงของแบรนด์และหลากหลาย — เหตุใดจึงต้องใช้เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าช่วยให้มั่นใจได้ถึงข้อมูลที่สอดคล้องกันและเสียงของแบรนด์เนื่องจากสามารถตรวจสอบข้อความล่วงหน้าได้ สิ่งนี้ทําให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่เหมือนกันกับธุรกิจของคุณไม่ว่าพวกเขาจะได้รับมอบหมายตัวแทนใดหรือแพลตฟอร์มที่พวกเขาใช้ในการติดต่อคุณ

เทมเพลตการบริการลูกค้าสามารถใช้งานได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น ส่งข้อความต้อนรับถึงลูกค้าที่ติดต่อธุรกิจของคุณผ่านโฆษณาและใช้ข้อความระบุว่าไม่อยู่เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อไม่มีตัวแทน

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตเพื่อปิดการสนทนา ขอรีวิว ให้คําถามที่พบบ่อย และอื่นๆ ได้อีกด้วย ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเทมเพลตการบริการลูกค้าใดที่สามารถใช้สําหรับแอพส่งข้อความที่ดีที่สุดสําหรับการส่ง

แอพส่งข้อความที่ดีที่สุดสําหรับการส่งเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

แม้ว่าจะมี ผู้ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีมากมาย ทั่วโลก แต่ก็ค่อนข้างง่ายที่จะเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจของคุณที่จะใช้ ตัวเลือกของคุณจะแคบลงตามช่องทางที่เป็นที่นิยมในกลุ่มประชากรเป้าหมายของคุณและที่ที่ธุรกิจของคุณดําเนินธุรกิจ

ไม่ว่าจะเป็น WhatsApp หรือ Facebook Messengerแอพ ส่งข้อความที่ดีที่สุดใน การส่งเทมเพลตการบริการลูกค้าคือแอปที่ลูกค้าของคุณใช้มากที่สุด เป้าหมายคือการสื่อสารกับลูกค้าของคุณและคุณจะไม่สามารถทําได้เว้นแต่คุณจะอยู่ในช่องทางเดียวกัน

หากลูกค้าของคุณใช้แอปต่างๆ ในการสื่อสาร ให้ลองส่งเทมเพลตของคุณจากซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าที่รองรับ หลายช่องทาง เช่น respond.io.

แต่ละช่องรองรับความสามารถในการส่งข้อความที่แตกต่างกันเช่นการฝังวิดีโอลิงก์ปุ่มและอื่น ๆ แต่เนื่องจากข้อความเทมเพลตจํานวนมากประกอบด้วยข้อความซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกช่องทางสนับสนุนบล็อกนี้จะมุ่งเน้นไปที่พวกเขา

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการเขียนเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้ากัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า

ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็วสําหรับการตั้งค่าเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า แต่ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณา

เนื่องจากลูกค้าจะได้รับข้อความเหล่านี้บนแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีให้ใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้นและใช้น้ําเสียงสนทนา อย่าเขียนข้อความโต้ตอบแบบทันทีเหมือนเป็นอีเมล รักษาข้อความของคุณให้สุภาพสั้นและตรงประเด็น

สร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ง่ายเพราะจะถูกส่งไปยังผู้คนที่แตกต่างกัน ด้วยวิธีนี้คุณสามารถใส่ชื่อของลูกค้าหรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ข้อความรู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้น

รูปภาพแสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า - ทําให้สั้นและเป็นมิตรทําให้เหมาะสําหรับทุกคนปรับแต่งข้อความหากเป็นไปได้และรวมคํากระตุ้นการตัดสินใจ — แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงที่ลูกค้าของคุณอาจไม่รู้ หากข้อความของคุณชัดเจนและเข้าใจง่ายคุณจะไม่ต้องเสียเวลาอธิบายให้ลูกค้าฟังเป็นพิเศษ

ทดสอบและปรับแต่งข้อความของคุณเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด หากคุณพบว่าข้อความบางข้อความไม่ได้ตอบคําถามหรือเข้าใจประเด็นให้ปรับแต่งจนกว่าจะทํา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่คํากระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ตามความเหมาะสม หากคุณต้องการให้ลูกค้าดําเนินการหลังจากอ่านข้อความแล้ว ให้ระบุให้ชัดเจน

ในส่วนถัดไป เราจะแบ่งปันตัวอย่างของเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

20 ตัวอย่างของเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า

นี่คือตัวอย่างของเทมเพลตการบริการลูกค้าเพื่อให้คุณคัดลอกหรือใช้เป็นแรงบันดาลใจสําหรับข้อความของคุณเอง อย่าลังเลที่จะปรับแต่งหรือแก้ไขเพื่อให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: ทักทายลูกค้าของคุณ

เทมเพลตสําหรับการบริการลูกค้าช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการทักทายและบอกลาลูกค้า ช่วยให้คุณใช้เวลามากขึ้นในการสนทนาจริงแทน

นี่คือคําทักทายที่คุณสามารถใช้ได้:

1. "👋สวัสดี! ขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] ฉันคือ [ชื่อตัวแทน] ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร"

2. " สวัสดี [เช้า / บ่าย / เย็น] ฉันจะช่วยเหลือคุณได้อย่างไรในวันนี้" 👋

ข้อความตอบกลับล่าช้า

ใช้ข้อความเหล่านี้หากคุณไม่สามารถตอบกลับลูกค้าได้ทันที

1. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ขณะนี้เราไม่อยู่สําหรับวันหยุดจนถึง [วันที่] เราจะติดต่อกันเมื่อเรากลับมา"

2. " 👋 ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ขณะนี้เราออกไปในช่วงวันหยุดยาว เราจะติดต่อกลับหาคุณทันทีที่เรากลับมาในวันจันทร์"

แจ้งให้ลูกค้าทราบเวลาทําการของคุณ

เทมเพลตเหล่านี้มีประโยชน์สําหรับการแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับเวลาทําการของคุณหรือช่องทางการสื่อสารทางเลือกสําหรับเรื่องเร่งด่วน

1. " 📆 เราเปิดให้บริการตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันเสาร์ (รวมถึงวันหยุดนักขัตฤกษ์) 9:00 น. ถึง 21:00 น."

2. "ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ น่าเสียดายที่เราปิดทําการในวันนี้ สํานักงานของเราเปิดให้บริการตั้งแต่วันอาทิตย์ถึงวันพฤหัสบดี 10:00 น. ถึง 22:00 น. หากคุณมีข้อสงสัยเร่งด่วนโปรดติดต่อสายด่วนฉุกเฉินของเรา🚨ที่: [หมายเลข]"

เทมเพลตการบริการลูกค้า: ตอบคําถามที่พบบ่อย

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าเหมาะสําหรับการตอบคําถามที่พบบ่อย ตัวแทนของคุณจะสามารถใช้ข้อความกระป๋องเหล่านี้เพื่อตอบคําถามเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างของเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: ตอบ คําถามที่พบบ่อย — เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: ตอบคําถามที่พบบ่อย

คุณสามารถให้คําตอบที่สมบูรณ์สําหรับคําถามที่พบบ่อยในการตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือเชื่อมโยงลูกค้ากับแหล่งข้อมูลภายนอกเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

1. " สํานักงานใหญ่ของเราตั้งอยู่ที่ [ที่อยู่]" 📍

2. "Respond.io รองรับหลายช่องทางเช่น WhatsApp, Telegram และ Facebook Messenger. ตรวจสอบรายการช่องที่รองรับทั้งหมดที่นี่: [ลิงก์]"

จัดกําหนดการการนัดหมาย

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้ายังสามารถใช้เพื่อจัดกําหนดการนัดหมายกับลูกค้าของคุณได้อีกด้วย

1. " 🗓️ เรายินดีที่จะนัดหมายกับคุณ! โปรดตอบกลับด้วยวันที่และเวลาที่คุณต้องการหรือเลือกจากปฏิทินของเรา: [ลิงก์]"

2. "สวัสดี [ชื่อผู้ติดต่อ] ขอบคุณสําหรับการติดต่อ เราต้องการพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาต่อไป โปรดตอบกลับพร้อมวันที่และเวลาที่คุณต้องการและตัวแทนของเราจะติดต่อกลับ"

ส่งข้อความติดตามคําสั่งซื้อ

ข้อความเทมเพลตที่คุณสามารถป้อนลิงก์ติดตามคําสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็วยังมีประโยชน์สําหรับลูกค้าที่ต้องการทราบว่าคําสั่งซื้อของพวกเขาอยู่ที่ไหน

1. "สามารถติดตามคําสั่งซื้อของคุณได้ที่นี่: [ลิงก์]. หากคุณมีปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับการจัดส่งโปรดติดต่อสายด่วนตลอด 24 ชั่วโมงของเราที่: [หมายเลข]"

2. "คําสั่งซื้อของคุณกําลังจะมาถึง! หากคุณต้องการติดตามตําแหน่งแบบเรียลไทม์โปรดไปที่: [ลิงก์]"

นโยบายการคืนสินค้าและการคืนเงิน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณทุกคนได้รับข้อความเดียวกันเกี่ยวกับนโยบายการคืนสินค้าของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารที่ผิดพลาด

1. " ✅ คุณสามารถยกเลิกแผนของคุณได้ตลอดเวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพียงติดต่อเราและแจ้งให้เราทราบว่าคุณต้องการทําเช่นนั้น"

2. "เราไม่มีคําถามใด ๆ นโยบาย✅การคืนเงินเต็มจํานวนจัดส่งกลับมาให้เราในบรรจุภัณฑ์เดิมภายใน 14 วันหลังจากจัดส่งและคุณจะได้รับเงินคืน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดูนโยบายการคืนสินค้าของเราที่นี่: [link]"

เทมเพลตสําหรับการบริการลูกค้า: แก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ไม่มีใครชอบถูกทิ้งไว้ในความมืดเกี่ยวกับเรื่องเร่งด่วนหรือไม่สะดวก ใช้เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าอัปเดตเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคที่คุณอาจเผชิญ

ตัวอย่างของเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า: แก้ไขปัญหาทางเทคนิค — เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: แก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของข้อความตอบกลับด่วนสําหรับการอัปเดตปัญหาทางเทคนิค:

1. " ⚠️ แพลตฟอร์มของเราอยู่ระหว่างการบํารุงรักษาตามกําหนดเวลาและจะเปิดให้บริการภายในเวลา 8:00 น. ในวันอังคารที่ 07/02/2023 ขออภัยในความไม่สะดวกมา ณ โอกาส🙇นี้ "

2. "💥อ๊ะ! เซิร์ฟเวอร์ของเรากําลังประสบปัญหาทางเทคนิคบางอย่าง เรากําลังดําเนินการแก้ไขปัญหาและหวังว่าจะพร้อมใช้งานในอีก 12 ชั่วโมงข้างหน้า ขออภัยในความไม่สะดวกมา ณ โอกาสนี้ด้วยค่ะ"

อัปเดตสต็อกสินค้า

เทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้ายังยอดเยี่ยมสําหรับการอัปเดตลูกค้าเกี่ยวกับสต็อกสินค้า

1. "ขอบคุณที่ยื่นมือเข้ามาช่วยเหลือ [ชื่อผลิตภัณฑ์] จะกลับมาในสต็อกในสัปดาห์หน้า หากต้องการจองหน่วยโปรดไปที่ร้านค้าออนไลน์ของเรา: [link]"

2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า], [ชื่อผลิตภัณฑ์] อยู่ในสต็อก คุณต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือไม่"

สอบถามลูกค้าที่พึงพอใจสําหรับรีวิว

วิธีหนึ่งในการเรียนรู้ว่าลูกค้าของคุณพอใจกับบริการของคุณหรือไม่คือการเตือนให้พวกเขาเขียนรีวิวธุรกิจของคุณหลังจากที่คุณจัดการคําถามของพวกเขาแล้ว

1. " 🙏 เราหวังว่าปัญหาทั้งหมดของคุณจะได้รับการแก้ไข! หากคุณมีความคิดเห็นใด ๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของลูกค้าโปรดแสดงความคิดเห็นที่ [ลิงก์] เราหวังว่าจะได้ให้บริการคุณอีกครั้ง"

2. "ขอบคุณสําหรับการติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] หากคุณมีเวลาสักครู่โปรดแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับเราที่ [link] เราขอขอบคุณและผ่านข้อเสนอแนะทั้งหมดที่ส่งมา 🙂 "

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าปรับปรุงและเร่งกระบวนการตอบลูกค้าของคุณ แต่หากธุรกิจของคุณมีปัญหาในการติดตามปริมาณข้อความขาเข้าให้พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนาของลูกค้าเช่น respond.io

Repond.io ช่วยให้คุณสามารถบันทึก การตอบสนองอย่างรวดเร็วของการบริการลูกค้า หลายสิบรายการหรือแม้แต่การตอบสนองอัตโนมัติใน โมดูลเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ทําให้ตัวแทนของคุณมีเวลามากขึ้นทําให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่การสอบถามที่ผิดปกติหรือซับซ้อน

Respond.io นอกจากนี้ยังรองรับ หลายช่องทางดังนั้นคุณจะสามารถส่งข้อความถึงลูกค้าทั้งหมดของคุณในแอพต่างๆโดยไม่ต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มการส่งข้อความ ใช้เทมเพลตเดิมซ้ําในทุกช่องทางโดยไม่ต้องเขียนใหม่

สนใจ ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรี 14 วัน!

อ่านเพิ่มเติม

หากคุณพบว่าบทความนี้มีข้อมูลนี่คือโพสต์อื่น ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ:

เทมเพลตการตอบกลับฝ่ายบริการลูกค้า: วิธีใช้เทมเพลตส่วนบริการลูกค้า