เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: คู่มือวิธีใช้ [กรกฎาคม 2023]

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าสามารถช่วยปรับปรุงการดําเนินการบริการลูกค้าโดยการให้คําตอบมาตรฐาน เทมเพลตการบริการลูกค้าเหล่านี้สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์และสถานการณ์ที่หลากหลาย รวมถึงการต้อนรับลูกค้า การตอบคําถาม การปิดการสนทนา อ่านต่อเพื่อดูว่าเทมเพลตสําหรับการบริการลูกค้าสามารถปรับปรุงวิธีที่ธุรกิจของคุณสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างไร

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าคืออะไร

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าเป็นข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งสามารถใช้เพื่อตอบคําถามทั่วไปของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การพิมพ์คําตอบเดิมซ้ํา ๆ ทําให้เสียเวลาในขณะที่การคัดลอกและวางอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อเนื่องจากคุณต้องเปิดหน้าต่างหรือการอ้างอิงหลายบานซึ่งยุ่งยากยิ่งกว่าบนมือถือ

เทมเพลตช่วยให้ตัวแทนใช้เวลาน้อยลงในการทักทายลูกค้าและตอบคําถามทั่วไปหรือคําถามที่พบบ่อย จากนั้นพวกเขาสามารถใช้เวลาที่บันทึกไว้เพื่อจัดการกับปัญหาที่ยากขึ้นหรือจัดการลูกค้าหลายรายพร้อมกัน

รูปภาพแสดงประโยชน์ของเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า - ประหยัดเวลาข้อมูลที่สอดคล้องกันและเสียงของแบรนด์และใช้งานได้หลากหลาย — เหตุใดจึงต้องใช้เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าช่วยให้มั่นใจได้ถึงข้อมูลที่สอดคล้องกันและเสียงของแบรนด์เนื่องจากสามารถตรวจสอบข้อความล่วงหน้าได้ สิ่งนี้ช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่เหมือนกันกับธุรกิจของคุณไม่ว่าพวกเขาจะได้รับมอบหมายหรือแพลตฟอร์มใดที่พวกเขาใช้เพื่อติดต่อคุณ

เทมเพลตการบริการลูกค้าสามารถใช้ได้หลายวิธีทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น ส่งข้อความต้อนรับไปยังลูกค้าที่ติดต่อธุรกิจของคุณผ่านโฆษณา และใช้ข้อความระบุว่าไม่อยู่เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อตัวแทนไม่ว่าง

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตเพื่อปิดการสนทนาขอคําวิจารณ์ให้คําถามที่พบบ่อยและอื่น ๆ ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเทมเพลตการบริการลูกค้าใดที่สามารถใช้ทําอะไรได้บ้างแอพส่งข้อความใดดีที่สุดสําหรับการส่ง

แอพส่งข้อความที่ดีที่สุดสําหรับการส่งเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

แม้ว่าจะมี โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีมากมาย ทั่วโลก แต่ก็ค่อนข้างง่ายที่จะเลือกโปรแกรมที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจของคุณ ตัวเลือกของคุณจะถูกจํากัดให้แคบลงตามช่องทางที่ได้รับความนิยมในกลุ่มประชากรเป้าหมายและสถานที่ที่ธุรกิจของคุณดําเนินธุรกิจ

ไม่ว่าจะเป็น WhatsApp หรือ Facebook Messenger แอปส่งข้อความที่ดีที่สุดในการส่งเทมเพลตการบริการลูกค้าคือแอปที่ลูกค้าของคุณใช้มากที่สุด เป้าหมายคือการสื่อสารกับลูกค้าของคุณ และคุณจะไม่สามารถทําได้เว้นแต่คุณจะอยู่ในช่องทางเดียวกัน

หากลูกค้าของคุณใช้แอปต่างๆ มากมายในการสื่อสาร ให้ลองส่งเทมเพลตของคุณจากซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าที่รองรับ หลายช่องทาง เช่น respond.io.

แต่ละช่องรองรับความสามารถในการส่งข้อความที่แตกต่างกัน เช่น การฝังวิดีโอ ลิงก์ ปุ่ม และอื่นๆ แต่เนื่องจากข้อความเทมเพลตจํานวนมากประกอบด้วยข้อความซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกช่องทางรองรับบล็อกนี้จะมุ่งเน้นไปที่พวกเขา

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการเขียนเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็วสําหรับการตั้งค่าเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า แต่ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณา

เนื่องจากลูกค้าจะได้รับข้อความเหล่านี้บนแอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีให้ใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้นและใช้น้ําเสียงการสนทนา อย่าเขียนข้อความโต้ตอบแบบทันทีเหมือนเป็นอีเมล ทําให้ข้อความของคุณสุภาพสั้นและตรงประเด็น

สร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ง่ายเพราะจะถูกส่งไปยังบุคคลต่างๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใส่ชื่อลูกค้าหรือรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายเพื่อทําให้ข้อความรู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้น

รูปภาพที่แสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า - ทําให้สั้นและเป็นมิตรเหมาะสําหรับทุกคนปรับแต่งข้อความในแบบของคุณหากเป็นไปได้และรวมคํากระตุ้นการตัดสินใจ — แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงที่ลูกค้าของคุณอาจไม่รู้ หากข้อความของคุณชัดเจนและเข้าใจง่ายคุณจะไม่ต้องเสียเวลาอธิบายให้ลูกค้าฟัง

ทดสอบและปรับแต่งข้อความของคุณเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด หากคุณพบว่าข้อความบางข้อความไม่ตอบคําถามหรือเข้าใจประเด็น ให้ปรับแต่งจนกว่าจะเป็นเช่นนั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่คํากระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ตามความเหมาะสม หากคุณต้องการให้ลูกค้าดําเนินการหลังจากอ่านข้อความของคุณแล้ว ให้ระบุให้ชัดเจน

ในส่วนถัดไป เราจะแบ่งปันตัวอย่างเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

20 ตัวอย่างเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเทมเพลตการบริการลูกค้าบางส่วนเพื่อให้คุณคัดลอกหรือใช้เป็นแรงบันดาลใจสําหรับข้อความของคุณเอง อย่าลังเลที่จะปรับแต่งหรือปรับเปลี่ยนเพื่อให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: ทักทายลูกค้าของคุณ

เทมเพลตสําหรับการบริการลูกค้าช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการทักทายและบอกลาลูกค้า ช่วยให้คุณใช้เวลามากขึ้นในการสนทนาจริงแทน

นี่คือคําทักทายบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้:

1. " 👋 สวัสดี! ขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] ฉันคือ [ชื่อตัวแทน] ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร"

2. " 👋 สวัสดี [เช้า/บ่าย/เย็น] วันนี้ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร"

ข้อความตอบกลับล่าช้า

ใช้ข้อความเหล่านี้หากคุณไม่สามารถตอบกลับลูกค้าได้ทันที

1. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ขณะนี้เราไม่อยู่ในช่วงวันหยุดจนถึง [วันที่] เราจะติดต่อกลับเมื่อเรากลับมา"

2. " 👋 ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ขณะนี้เราอยู่ในช่วงวันหยุดยาว เราจะติดต่อกลับทันทีที่เรากลับมาในวันจันทร์"

แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงเวลาทําการของคุณ

เทมเพลตเหล่านี้มีประโยชน์สําหรับการแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับเวลาทําการของคุณหรือช่องทางการสื่อสารอื่นสําหรับเรื่องเร่งด่วน

1. " 📆 เราเปิดให้บริการตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันเสาร์ (รวมวันหยุดนักขัตฤกษ์) 9:00 น. ถึง 21:00 น."

2. "ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ขออภัย วันนี้เราปิดทําการ สํานักงานของเราเปิดให้บริการตั้งแต่วันอาทิตย์ถึงวันพฤหัสบดี 10:00 น. ถึง 22:00 น. หากคุณมีคําถามเร่งด่วน โปรดติดต่อสายด่วนฉุกเฉินของเรา🚨ที่: [หมายเลข]"

เทมเพลตการบริการลูกค้า: ตอบคําถามที่พบบ่อย

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าเหมาะสําหรับการตอบคําถามที่พบบ่อย ตัวแทนของคุณจะสามารถใช้ข้อความสําเร็จรูปเหล่านี้เพื่อตอบคําถามเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างของเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: ตอบคําถามที่พบบ่อย — เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: ตอบคําถามที่พบบ่อย

คุณสามารถให้คําตอบที่สมบูรณ์สําหรับคําถามที่พบบ่อยในการตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือเชื่อมโยงลูกค้ากับแหล่งข้อมูลภายนอกสําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

1. " 📍 สํานักงานใหญ่ของเราตั้งอยู่ที่ [ที่อยู่]"

2. "Respond.io รองรับหลายช่องทางเช่น WhatsApp, Telegram และ Facebook Messenger. ตรวจสอบรายการช่องที่รองรับทั้งหมดได้ที่นี่: [ลิงก์]"

กําหนดการนัดหมาย

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้ายังสามารถใช้เพื่อกําหนดเวลาการนัดหมายกับลูกค้าของคุณ

1. " 🗓️ เรายินดีที่จะนัดหมายกับคุณ! โปรดตอบกลับด้วยวันที่และเวลาที่คุณต้องการหรือเลือกจากปฏิทินของเรา: [ลิงก์]"

2. "สวัสดี [ชื่อผู้ติดต่อ] ขอบคุณที่ติดต่อ เราต้องการพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาเพิ่มเติม โปรดตอบกลับด้วยวันที่และเวลาที่คุณต้องการ แล้วตัวแทนของเราจะติดต่อกลับ"

ส่งข้อความติดตามคําสั่งซื้อ

ข้อความเทมเพลตที่คุณสามารถป้อนลิงก์ติดตามคําสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็วยังมีประโยชน์สําหรับลูกค้าที่ต้องการทราบว่าคําสั่งซื้อของพวกเขาอยู่ที่ไหน

1. "สามารถติดตามคําสั่งซื้อของคุณได้ที่นี่: [ลิงก์] หากคุณมีปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับการจัดส่ง โปรดติดต่อสายด่วนตลอด 24 ชั่วโมงของเราที่: [หมายเลข]"

2. "คําสั่งซื้อของคุณกําลังจะมาถึง! หากคุณต้องการติดตามตําแหน่งแบบเรียลไทม์โปรดไปที่: [ลิงก์]"

นโยบายการคืนสินค้าและการคืนเงิน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณทุกคนได้รับข้อความเดียวกันเกี่ยวกับนโยบายการคืนสินค้าของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารที่ผิดพลาด

1. " ✅ คุณสามารถยกเลิกแผนของคุณได้ตลอดเวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพียงติดต่อเราและแจ้งให้เราทราบว่าคุณต้องการทําเช่นนั้น"

2. "เราไม่มีคําถามใด ๆ นโยบาย✅การคืนเงินเต็มจํานวน จัดส่งกลับมาให้เราในบรรจุภัณฑ์เดิมภายใน 14 วันนับจากวันที่จัดส่ง และคุณจะได้รับเงินคืน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูนโยบายการคืนสินค้าของเราที่นี่: [ลิงก์]"

เทมเพลตสําหรับ Customer Service: แก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ไม่มีใครชอบถูกทิ้งไว้ในความมืดเกี่ยวกับเรื่องเร่งด่วนหรือไม่สะดวก ใช้เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าอัปเดตเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคใดๆ ที่คุณอาจเผชิญ

ตัวอย่างของเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: แก้ไขปัญหาทางเทคนิค — เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: แก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของข้อความตอบกลับด่วนสําหรับการอัปเดตปัญหาทางเทคนิค:

1. " ⚠️ ขณะนี้แพลตฟอร์มของเราอยู่ระหว่างการบํารุงรักษาตามกําหนดเวลาและจะเปิดให้บริการภายในเวลา 8:00 น. ในวันอังคารที่ 07/02/2023 ขออภัยในความไม่สะดวกมา 🙇 ณ ที่นี้"

2. " 💥 อ๊ะ! เซิร์ฟเวอร์ของเรากําลังประสบปัญหาทางเทคนิคบางอย่าง เรากําลังดําเนินการแก้ไขปัญหานี้อยู่แล้วและหวังว่าจะพร้อมใช้งานในอีก 12 ชั่วโมงข้างหน้า ขออภัยในความไม่สะดวกมา ณ ที่นี้!"

อัพเดทสต๊อกสินค้า

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้ายังเหมาะสําหรับการอัปเดตลูกค้าเกี่ยวกับสต็อกผลิตภัณฑ์

1. "ขอบคุณที่ยื่นมือเข้ามา [ชื่อผลิตภัณฑ์] จะกลับมาในสต็อกในสัปดาห์หน้า หากต้องการจองหน่วยโปรดไปที่ร้านค้าออนไลน์ของเรา: [ลิงก์]"

2. "สวัสดี [ชื่อลูกค้า] [ชื่อผลิตภัณฑ์] อยู่ในสต็อก คุณต้องการสั่งซื้อหรือไม่"

ถามลูกค้าที่พึงพอใจสําหรับการตรวจสอบ

วิธีหนึ่งในการเรียนรู้ว่าลูกค้าของคุณพอใจกับบริการของคุณหรือไม่คือการเตือนให้พวกเขาเขียนรีวิวธุรกิจของคุณหลังจากที่คุณจัดการกับคําถามของพวกเขาแล้ว

1. " 🙏 เราหวังว่าปัญหาทั้งหมดของคุณจะได้รับการแก้ไข! หากคุณมีความคิดเห็นใด ๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของลูกค้าโปรดแสดงความคิดเห็นที่ [ลิงก์] เราหวังว่าจะได้ให้บริการคุณอีกครั้ง"

2. "ขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] หากคุณมีเวลาสักครู่โปรดแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับเราที่ [link] เราขอขอบคุณและผ่านข้อเสนอแนะทั้งหมดที่ส่ง🙂มา"

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าช่วยปรับปรุงและเร่งกระบวนการตอบลูกค้าของคุณ แต่หากธุรกิจของคุณมีปัญหาในการติดตามปริมาณข้อความขาเข้า ให้พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้า เช่น respond.io

Repond.io ช่วยให้คุณสามารถบันทึก การตอบสนองอย่างรวดเร็วของการบริการลูกค้า ได้หลายสิบรายการหรือแม้แต่การตอบกลับอัตโนมัติใน โมดูลเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ วิธีนี้ช่วยเพิ่มเวลาให้กับตัวแทนของคุณทําให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่การสอบถามที่ผิดปกติหรือซับซ้อน

Respond.io นอกจากนี้ยังรองรับ หลายช่องทาง ดังนั้นคุณจะสามารถส่งข้อความถึงลูกค้าทั้งหมดของคุณในแอปต่างๆ ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มการส่งข้อความ ใช้เทมเพลตเดิมซ้ําในทุกช่องทางโดยไม่ต้องเขียนใหม่

สนใจ ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีวันนี้!

อ่านเพิ่มเติม

หากคุณพบว่าบทความนี้ให้ข้อมูลต่อไปนี้เป็นโพสต์อื่น ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ:

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า: วิธีใช้เทมเพลตการบริการลูกค้า [กรกฎาคม 2023]