เทมเพลตการตอบกลับฝ่ายบริการลูกค้า: วิธีใช้เทมเพลตการบริการลูกค้า

เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้าสามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินการให้บริการลูกค้าให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยการให้คำตอบมาตรฐาน เทมเพลตการบริการลูกค้าเหล่านี้สามารถใช้ได้สำหรับจุดประสงค์และสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การต้อนรับลูกค้า การตอบคำถาม การปิดการสนทนา การขอรีวิว และอื่น ๆ อีกมากมาย อ่านต่อเพื่อดูว่าเทมเพลตสำหรับการบริการลูกค้าสามารถปรับปรุงวิธีที่ธุรกิจของคุณสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างไร

เทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้าคืออะไร

เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้าเป็นข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งสามารถใช้ตอบคำถามทั่วไปของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การพิมพ์คำตอบเดียวกันซ้ำๆ จะทำให้เสียเวลา ในขณะที่การคัดลอกและการวางอาจน่าเบื่อหน่ายเนื่องจากคุณต้องเปิดหน้าต่างหรือการอ้างอิงหลายรายการ ซึ่งจะยุ่งยากยิ่งขึ้นเมื่อใช้งานบนมือถือ

เทมเพลตช่วยให้ตัวแทนใช้เวลาในการต้อนรับลูกค้าและตอบคำถามทั่วไปหรือคำถามที่พบบ่อยน้อยลง จากนั้นพวกเขาสามารถใช้เวลาที่ประหยัดได้ในการจัดการกับปัญหาที่ยากขึ้นหรือจัดการกับลูกค้าหลายรายพร้อมกันได้

เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้าช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลและเสียงของแบรนด์มีความสอดคล้องกันเนื่องจากสามารถตรวจสอบข้อความได้ล่วงหน้า ซึ่งจะทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่สม่ำเสมอในธุรกิจของคุณไม่ว่าจะได้รับมอบหมายให้เป็นตัวแทนใดหรือใช้แพลตฟอร์มใดในการติดต่อคุณก็ตาม

เทมเพลตการบริการลูกค้าสามารถใช้งานได้หลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น ส่งข้อความต้อนรับถึงลูกค้าที่ติดต่อธุรกิจของคุณผ่านโฆษณา และใช้ข้อความไม่อยู่เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อตัวแทนไม่พร้อมให้บริการ

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตในการปิดการสนทนา ขอคำวิจารณ์ ให้คำถามที่พบบ่อย และอื่นๆ อีกมากมาย ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเทมเพลตการบริการลูกค้าแบบใดที่ใช้ได้กับแอปการส่งข้อความใดบ้าง แอปใดเหมาะที่สุดสำหรับการส่งข้อความเหล่านี้?

แอปส่งข้อความที่ดีที่สุดสำหรับการส่งเทมเพลตการตอบกลับฝ่ายบริการลูกค้า

ถึงแม้จะมีโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ที่แตกต่างกัน มากมายทั่วโลก แต่การเลือกโปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณก็ไม่ใช่เรื่องยาก ตัวเลือกของคุณจะถูกจำกัดลงตามช่องทางที่เป็นที่นิยมในกลุ่มเป้าหมายของคุณและในที่ที่คุณดำเนินธุรกิจ

ไม่ว่าจะเป็น WhatsApp หรือ Facebook Messenger แอปพลิเคชัน การส่งข้อความที่ดีที่สุด สำหรับการส่งเทมเพลตบริการลูกค้าคือแอปที่ลูกค้าของคุณใช้มากที่สุด. เป้าหมายคือการสื่อสารกับลูกค้าของคุณ และคุณจะไม่สามารถทำได้เว้นแต่คุณจะใช้ช่องทางเดียวกัน

หากลูกค้าของคุณใช้แอปต่างๆ มากมายในการสื่อสาร โปรดพิจารณาส่งเทมเพลตของคุณจากซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าที่รองรับ หลายช่องทางเช่น respond.io

แต่ละช่องรองรับความสามารถในการส่งข้อความที่แตกต่างกัน เช่น การฝังวิดีโอ ลิงค์ ปุ่ม และอื่นๆ เนื่องจากข้อความเทมเพลตส่วนใหญ่ประกอบด้วยข้อความ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกช่องรองรับ บล็อกนี้จะเน้นไปที่ข้อความเหล่านี้

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนสำหรับการเขียนเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้ากัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า

ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวสำหรับการตั้งค่าเทมเพลตการตอบกลับการบริการลูกค้า แต่สิ่งที่ควรคำนึงถึงมีดังต่อไปนี้

เนื่องจากลูกค้าจะได้รับข้อความเหล่านี้ผ่านแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที จึงควรใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้และใช้โทนการสนทนา อย่าเขียนข้อความโต้ตอบแบบทันทีเหมือนกับว่าเป็นอีเมล์ รักษาข้อความของคุณให้สุภาพ สั้น และตรงประเด็น

สร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ง่ายเนื่องจากจะถูกส่งไปยังบุคคลต่างๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใส่ชื่อลูกค้าหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ข้อความดูเป็นส่วนตัวมากขึ้น

หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะที่ลูกค้าของคุณอาจไม่รู้ หากข้อความของคุณชัดเจนและเข้าใจง่าย คุณจะไม่ต้องเสียเวลาเพิ่มเติมในการอธิบายให้ลูกค้าฟัง

ทดสอบและปรับแต่งข้อความของคุณเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด หากคุณพบว่าข้อความบางข้อความไม่ได้ตอบคำถามหรือไม่สื่อความหมายได้ตรงประเด็น ให้แก้ไขจนกว่าจะทำได้

อย่าลืมใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ในกรณีที่เหมาะสม หากคุณต้องการให้ลูกค้าดำเนินการหลังจากอ่านข้อความของคุณ โปรดแจ้งให้ชัดเจน

ในหัวข้อถัดไป เราจะแบ่งปันตัวอย่างเทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้าบางส่วน

ตัวอย่างเทมเพลตการตอบกลับฝ่ายบริการลูกค้า 20 ตัวอย่าง

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างเทมเพลตการบริการลูกค้าบางส่วนที่คุณสามารถคัดลอกหรือใช้เป็นแรงบันดาลใจสำหรับข้อความของคุณเอง รู้สึกอิสระที่จะปรับเปลี่ยนเพื่อให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

เทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้า: ทักทายลูกค้าของคุณ

เทมเพลตสำหรับการบริการลูกค้าช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการทักทายและกล่าวคำอำลากับลูกค้า ทำให้คุณมีเวลาในการสนทนาจริงมากขึ้นแทน

นี่คือคำทักทายบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้:

1. “👋  สวัสดี! ขอขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] ฉันคือ [ชื่อตัวแทน] ฉันสามารถช่วยคุณได้อย่างไร”

2. “👋 สวัสดี [เช้า/บ่าย/เย็น] วันนี้มีอะไรให้ฉันช่วยไหม?”

ข้อความตอบกลับล่าช้า

ใช้ข้อความเหล่านี้หากคุณไม่สามารถตอบกลับลูกค้าของคุณได้ทันที

1. “สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ” ขณะนี้เราออกไปเที่ยวช่วงวันหยุดจนถึง [วันที่] เราจะติดต่อกลับเมื่อกลับมา”

2. “👋 ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ ขณะนี้เราอยู่ในช่วงวันหยุดยาว เราจะติดต่อคุณกลับโดยเร็วที่สุดเมื่อเรากลับมาในวันจันทร์”

แจ้งเวลาทำการให้ลูกค้าทราบ

เทมเพลตเหล่านี้มีประโยชน์ในการแจ้งลูกค้าของคุณเกี่ยวกับเวลาทำการหรือช่องทางการสื่อสารอื่นๆ สำหรับเรื่องเร่งด่วนได้อย่างรวดเร็ว

1. “📆  เปิดทำการตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันเสาร์ (รวมวันหยุดราชการ) เวลา 09.00 น. ถึงเวลา 21.00 น.”

2. “ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ ขออภัย วันนี้เราปิดทำการ สำนักงานของเราเปิดทำการตั้งแต่วันอาทิตย์ถึงวันพฤหัสบดี เวลา 10.00 น. ถึงเวลา 22.00 น. หากคุณมีคำถามเร่งด่วน กรุณาติดต่อสายด่วนฉุกเฉิน 🚨 ของเราที่: [หมายเลข]”

เทมเพลตการบริการลูกค้า: ตอบคำถามที่พบบ่อย

เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้าเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตอบคำถามที่พบบ่อย ตัวแทนของคุณจะสามารถใช้ข้อความสำเร็จรูปเหล่านี้เพื่อตอบคำถามเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถให้คำตอบที่ครบถ้วนสำหรับคำถามที่พบบ่อยได้ในคำตอบด่วนหรือเชื่อมโยงลูกค้าไปยังแหล่งภายนอกเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

1. “📍 สำนักงานใหญ่ของเราตั้งอยู่ที่ [ที่อยู่]”

2. “Respond.io รองรับช่องทางต่างๆ มากมาย เช่น WhatsApp, Telegram และ Facebook Messenger ตรวจสอบรายชื่อช่องที่รองรับทั้งหมดได้ที่นี่: [ลิงก์]”

กำหนดการนัดหมาย

เทมเพลตการตอบสนองการบริการลูกค้ายังสามารถใช้ในการกำหนดเวลาการนัดหมายกับลูกค้าของคุณได้

1. “🗓️ เรายินดีที่จะนัดหมายกับคุณ! โปรดตอบกลับพร้อมระบุวันที่และเวลาที่ต้องการหรือเลือกจากปฏิทินของเรา: [link]”

2. “สวัสดี [ชื่อผู้ติดต่อ] ขอบคุณที่ติดต่อมา เราต้องการพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์เพื่อหารือประเด็นนี้เพิ่มเติม โปรดตอบกลับพร้อมระบุวันที่และเวลาที่ต้องการ จากนั้นเจ้าหน้าที่จะติดต่อกลับ”

ส่งข้อความติดตามการสั่งซื้อ

เทมเพลตข้อความซึ่งให้คุณป้อนลิงก์ติดตามคำสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็วยังมีประโยชน์สำหรับลูกค้าที่ต้องการทราบว่าคำสั่งซื้อของตนอยู่ที่ไหน

1. สามารถติดตามคำสั่งซื้อของคุณได้ที่นี่: [ลิงก์] หากคุณมีปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการจัดส่ง โปรดโทรติดต่อสายด่วน 24 ชั่วโมงของเราที่: [หมายเลข]”

2. “คำสั่งซื้อของคุณกำลังมาถึงแล้ว! หากคุณต้องการติดตามตำแหน่งแบบเรียลไทม์ โปรดไปที่: [link]”

นโยบายการคืนสินค้าและการคืนเงิน

ให้แน่ใจว่าลูกค้าทุกคนของคุณได้รับข้อความเดียวกันเกี่ยวกับนโยบายการคืนสินค้าของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารที่ผิดพลาด

1. “✅ คุณสามารถยกเลิกแผนของคุณได้ตลอดเวลาโดยไม่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม เพียงติดต่อเราและแจ้งให้เราทราบว่าคุณต้องการทำเช่นนั้น”

2. “เราไม่มีนโยบายคืนเงินเต็มจำนวนโดยไม่ต้องถามคำถามใดๆ ✅ ส่งคืนให้เราในบรรจุภัณฑ์เดิมภายใน 14 วันหลังจากการจัดส่ง และคุณจะได้รับเงินคืน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูนโยบายการคืนสินค้าของเราที่นี่: [ลิงก์]”

เทมเพลตสำหรับฝ่ายบริการลูกค้า: การแก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ไม่มีใครชอบถูกทิ้งไว้ในความมืดมนเกี่ยวกับเรื่องเร่งด่วนหรือไม่สะดวก ใช้เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้าเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคต่างๆ ที่คุณอาจประสบ

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อความตอบกลับด่วนสำหรับการอัปเดตปัญหาทางเทคนิค:

1. “⚠️ ขณะนี้แพลตฟอร์มของเรากำลังอยู่ในระหว่างการบำรุงรักษาตามกำหนดการ และจะสามารถใช้งานได้ภายในเวลา 8.00 น. ของวันอังคารที่ 7/2/2023 ต้องขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น 🙇”

2. “💥 อุ๊ย! เซิร์ฟเวอร์ของเรากำลังประสบปัญหาทางเทคนิคบางประการ เรากำลังดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าว และหวังว่าจะสามารถดำเนินการได้ภายใน 12 ชั่วโมงข้างหน้า เราขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น!”

อัพเดทสต๊อกสินค้า

เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้ายังมีประโยชน์มากในการอัพเดตสต๊อกสินค้าให้ลูกค้าทราบ

1. “ขอบคุณที่ติดต่อเรา. [ชื่อผลิตภัณฑ์] จะกลับมาอยู่ในสต็อกอีกครั้งในสัปดาห์หน้า หากต้องการจองยูนิต กรุณาเยี่ยมชมร้านค้าออนไลน์ของเรา: [link]”

2. “สวัสดี [ชื่อลูกค้า] ขณะนี้ [ชื่อผลิตภัณฑ์] มีอยู่ในคลังสินค้า” คุณต้องการสั่งซื้อหรือไม่?

ขอให้ลูกค้าที่พึงพอใจเขียนรีวิว

วิธีหนึ่งที่จะทราบว่าลูกค้าของคุณพอใจกับบริการของคุณหรือไม่ก็คือการเตือนให้พวกเขาทิ้งรีวิวเกี่ยวกับธุรกิจของคุณหลังจากที่คุณจัดการกับคำถามของพวกเขาแล้ว

1. “🙏 เราหวังว่าปัญหาทั้งหมดของคุณได้รับการแก้ไขแล้ว! หากคุณมีความคิดเห็นใดๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ลูกค้าของคุณ โปรดแสดงความคิดเห็นได้ที่ [ลิงก์] เรายินดีที่จะให้บริการคุณอีกครั้ง”

2. “ขอขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ]” หากคุณมีเวลาสักนาที โปรดแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับเราได้ที่ [link] เราขอขอบคุณและยินดีรับฟังคำติชมทุกข้อที่ส่งมา 🙂”

เทมเพลตการตอบกลับของฝ่ายบริการลูกค้าช่วยปรับปรุงและเร่งความเร็วของกระบวนการในการตอบกลับลูกค้าของคุณ แต่หากธุรกิจของคุณประสบปัญหาในการรับมือกับปริมาณข้อความที่เข้ามา ให้พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้า เช่น respond.io

Repond.io ช่วยให้คุณบันทึกการตอบกลับด่วนฝ่ายบริการลูกค้าได้หลายสิบครั้ง หรือแม้กระทั่งสร้างการตอบกลับอัตโนมัติในโมดูลเวิร์กโฟลว์ อันทรงพลัง การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยให้ตัวแทนของคุณมีเวลาว่างมากขึ้น' และช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การสอบถามที่ไม่ธรรมดาหรือซับซ้อนได้

Respond.io ยังรองรับ หลายช่องทางดังนั้นคุณจึงสามารถส่งข้อความถึงลูกค้าทั้งหมดของคุณบนแอปต่างๆ ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มการส่งข้อความ นำเทมเพลตเดียวกันมาใช้ซ้ำในทุกช่องทางโดยไม่ต้องเขียนใหม่

สนใจ? ลงทะเบียนทดลองใช้งานฟรีวันนี้!

การอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้.

หากคุณพบว่าบทความนี้ให้ข้อมูลดี นี่คือโพสต์อื่นๆ ที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ:

• วิธีส่งข้อความไม่อยู่เพื่อธุรกิจ

• CSAT คืออะไร? คู่มือกระบวนการความพึงพอใจของลูกค้า

• การแชทอัตโนมัติ: วิธีเริ่มต้นใช้งาน