Cómo Innov821 DMCC 2x su matriculación estudiantil centralizando las comunicaciones

Innov821 DMCC, más conocido como Dalilk Academy, es un centro de capacitación y preparación de exámenes en línea. Proporciona educación de calidad a adolescentes y adultos jóvenes de todos los países del Consejo de Cooperación del Golfo (CCG), particularmente en Arabia Saudí.

Atrae a los posibles estudiantes a través de las redes sociales y dirige las perspectivas a un número de WhatsApp. Los agentes de ventas entonces manejan y convierten a esos estudiantes. Innov821 DMCC también los redirige a través de promociones de ventas o eventos para aumentar la conversión de ventas.

‍

El Problema.

La empresa gestionó inicialmente consultas de cursos a través de múltiples números personales de WhatsApp, pero este enfoque condujo a tres cuestiones principales.

En primer lugar, perdió la matrícula potencial al no responder a los estudiantes a tiempo. La gestión de múltiples números dificultó el seguimiento de todos los estudiantes entrantes y asignarlos a los agentes. Esto dio lugar a que se pasara por alto a los futuros estudiantes o no se les respondiera a tiempo.

En segundo lugar, Innov821 DMCC tuvo dificultades para aumentar el número de inscripciones debido a las limitaciones del uso de números personales de WhatsApp. Sólo podía emitir promociones y eventos a 256 contactos por lista de difusión. Como no era práctico enviar múltiples emisiones desde varios números, se encontraron con un cuello de botella en su crecimiento.

Por último, era difícil evaluar la eficacia de los consultores ya que sus conversaciones estaban dispersas entre múltiples números y dispositivos. Los directivos no tenían visibilidad sobre la forma en que sus equipos gestionaban las investigaciones, lo que dificultaba la evaluación de quién estaba actuando bien y quién necesitaba mejoras. Como resultado, hubo una pérdida adicional de oportunidades de venta.

‍

La Solución respond.io

Para abordar los problemas que afrontaron usando varios números personales de WhatsApp, Innov821 DMCC se convirtió en respond.io. Querían mejorar sus necesidades de comunicación con los estudiantes y aumentar el número de matriculaciones estudiantiles.

Una bandeja de entrada centralizada que conecta varios agentes y dispositivos

Innov821 DMCC ha pasado de usar varios números personales de WhatsApp a una sola cuenta de WhatsApp Business Platform (API) y se ha movido a respond.io. Esto simplificó sus operaciones.

En lugar de administrar mensajes en múltiples teléfonos o aplicaciones, todas las consultas de estudiantes entran en una bandeja de entrada. Es más fácil hacer un seguimiento de los mensajes de los estudiantes, reduciendo la pérdida de la matriculación potencial.

Ahora también era posible identificar de qué campañas de marketing procedían los estudiantes y segmentarlos por interés del curso. Esto mejoró el desempeño de los agentes al permitirles responder inmediatamente con los detalles pertinentes del curso, proporcionando una experiencia personalizada para cada uno de ellos.

Constructor de automatización de flujo de trabajo para maximizar las oportunidades para cada potencial

Al aprovechar las diversas herramientas de automatización de respond.io, Innov821 DMCC aumentó el número de estudiantes inscritos.

El generador de automatización de chat de Workflows le permitió enrutar y asignar automáticamente a los estudiantes a los consultores adecuados para sus necesidades. La configuración considera la capacidad de los agentes para asegurar que respondan a las consultas de forma oportuna, reduciendo el número de abandonos de clientes potenciales.

Se utilizó la difusión para promocionar ventas y eventos a una audiencia más amplia.

Innov821 DMCC también aumentó la escala de sus campañas promocionales enviando mensajes de difusión de marketing y de eventos a través de canales populares como WhatsApp.

Podía enviar mensajes dirigidos al público adecuado en el momento oportuno. Por ejemplo, envió mensajes automatizados para alertar a los prospectos sobre los próximos seminarios. Estos mensajes se personalizaron para cada estudiante, dependiendo de su curso de interés, lo que resultó en un aumento del número de inscripciones.

Se aplicaron herramientas de reportes para monitorear y mejorar el rendimiento de los agentes.

Las sólidas herramientas de reportes de Respond.io abordaron eficazmente los desafíos de monitorear y evaluar el desempeño de los consultores en Innov821 DMCC. Obtuvo valiosas ideas sobre métricas como los tiempos de primera respuesta y resolución, e identificó áreas de mejora.

Los gerentes también pudieron entender los tiempos de máxima mensajería, lo que les permitió optimizar la disponibilidad de sus consultores y alinear sus operaciones con el comportamiento de los estudiantes.

Estos insights permitieron a los gerentes tomar decisiones informadas e implementar estrategias para mejorar la efectividad en la captación de inscripciones.

Respond.io nos ayudó a escalar nuestro negocio y crecer a un ritmo rápido. Redujo la complejidad de nuestras operaciones para que pudiéramos responder rápidamente a las consultas estudiantiles y mejorar la calidad de la respuesta. Fue la clave que condujo a nuestros éxitos recientes. - Ahmad Hijazi, Director General de Innov821 DMCC‍

Los Resultados

Innov821 DMCC experimentó mejoras significativas después de utilizar respond.io en sus procesos de ventas y marketing, impulsando tasas de matriculación.

Ha enviado un promedio de 1 millón de mensajes de difusión mensuales, nutriendo a los estudiantes hacia la inscripción en cursos. Mientras tanto, las herramientas de automatización garantizan que cada investigación sea respondida rápidamente, minimizando la pérdida de oportunidades potenciales.

Esta combinación de emisiones dirigidas, flujos de trabajo automatizados y agentes que responden rápidamente desde una bandeja de entrada centralizada dio como resultado una asombrosa tasa de conversión del 73,2%. En resumen, Innov821 DMCC pudo duplicar sus tasas de matriculación con 730.448 registros de estudiantes en un plazo de 7 meses.

Innov821 DMCC consiguió un aumento del 100% en la ingesta de los estudiantes durante 7 meses utilizando los puntos de vista del Módulo de Informes. Estas ideas les permitieron optimizar sus estrategias de compromiso, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos que efectivamente impulsaron las inscripciones.