Cómo Innov821 DMCC duplicó su inscripción de estudiantes centralizando las comunicaciones

Innov821 DMCC, mejor conocido como Dalilk Academy, es un centro establecido de capacitación y preparación de exámenes de inglés en línea. Ofrece educación de calidad a adolescentes y adultos jóvenes en todos los países del Consejo de Cooperación del Golfo (CCG), particularmente en Arabia Saudita.

Atrae a posibles estudiantes a través de las redes sociales y los dirige a un número de WhatsApp. Los agentes de ventas luego manejan y convierten a esos estudiantes. Innov821 DMCC también los reorienta a través de promociones de ventas o eventos para aumentar la conversión de ventas.

El Problema

La empresa inicialmente gestionaba las consultas sobre cursos a través de múltiples números personales de WhatsApp, pero este enfoque causó tres problemas importantes.

Primero, perdió posibles inscripciones por no responder a los estudiantes a tiempo. Gestionar múltiples números dificultaba el seguimiento de todos los estudiantes entrantes y asignarlos a los agentes. Esto resultó en que los estudiantes prospectivos fueran pasados por alto o no reciban respuesta a tiempo.

Segundo, Innov821 DMCC luchó por aumentar el número de inscripciones debido a las limitaciones de usar números personales de WhatsApp. Solo podía enviar promociones y eventos a 256 contactos por lista de difusión. Dado que era impráctico enviar múltiples difusiones a través de varios números, se enfrentaron a un estancamiento en el crecimiento.

Por último, era difícil evaluar la efectividad de los consultores, ya que sus conversaciones estaban dispersas entre múltiples números y dispositivos. Los gerentes no tenían visibilidad sobre cómo sus equipos manejaban las consultas, lo que dificultaba evaluar quién estaba desempeñándose bien y quién necesitaba mejorar. Como resultado, hubo una pérdida adicional de oportunidades de venta.

La Solución de Respond.io

Para abordar los problemas que enfrentaron al usar múltiples números personales de WhatsApp, Innov821 DMCC recurrió a respond.io. Querían mejorar sus necesidades de comunicación con los estudiantes y aumentar el número de inscripciones de estudiantes.

Una Bandeja de Entrada Centralizada que Conecta Múltiples Agentes y Dispositivos

Innov821 DMCC pasó de utilizar múltiples números personales de WhatsApp a una única cuenta de WhatsApp Business Platform (API) y se movió a respond.io. Esto optimizó sus operaciones.

En lugar de gestionar mensajes en múltiples teléfonos o aplicaciones, todas las consultas de los estudiantes llegan a una bandeja de entrada. Es más fácil llevar un seguimiento de los mensajes de los estudiantes, reduciendo la pérdida de posibles inscripciones.

También era posible identificar de qué campañas de marketing provenían los estudiantes y segmentarlos por interés en el curso. Esto mejoró el rendimiento de los agentes al permitirles responder de inmediato con los detalles relevantes del curso, proporcionando una experiencia adaptada para cada cliente potencial.

Generador de Automatización de Flujos de Trabajo para Maximizar Oportunidades para Cada Cliente Potencial

Al aprovechar las diversas herramientas de automatización de respond.io, Innov821 DMCC aumentó el número de estudiantes inscritos.

El generador de automatización de chats Workflows permitió que se asignaran y dirigieran automáticamente a los estudiantes a los consultores adecuados según sus necesidades. La configuración considera la capacidad de los agentes para asegurar que respondan a las consultas de manera oportuna, reduciendo el número de abandonos de clientes potenciales.

Se Usaron Difusiones para Promover Ventas y Eventos a una Audiencia Más Amplia

Innov821 DMCC también amplió la escala de sus campañas promocionales al enviar difusiones de marketing promocional y eventos en canales populares como WhatsApp.

Podía enviar mensajes segmentados de manera eficiente a la audiencia correcta en el momento adecuado. Por ejemplo, envió difusiones automatizadas para alertar a los prospectos sobre seminarios próximos. Estos mensajes fueron personalizados para cada estudiante, dependiendo de su curso de interés, y resultaron en un aumento en el número de inscripciones de estudiantes.

Herramientas de Reporte Aplicadas para Monitorear y Mejorar el Rendimiento de los Agentes

Las robustas herramientas de reportes de Respond.io abordaron de manera efectiva los desafíos de monitorear y evaluar el rendimiento de los consultores en Innov821 DMCC. Obtuvieron información valiosa sobre métricas como los tiempos de primera respuesta y resolución, y identificaron áreas de mejora.

Los gerentes también pudieron entender los momentos picos de mensajería, lo que les permitió optimizar la disponibilidad de sus consultores y alinear sus operaciones más de cerca con el comportamiento de los estudiantes.

Estas ideas permitieron a los gerentes tomar decisiones basadas en información y aplicar estrategias para mejorar la efectividad en la obtención de inscripciones.

Respond.io nos ayudó a escalar nuestro negocio y crecer a un ritmo rápido. Redujo la complejidad de nuestras operaciones para que pudiéramos responder rápidamente las consultas de los estudiantes y mejorar la calidad de la respuesta. Fue la clave que condujo a nuestros recientes éxitos. - Ahmad Hijazi, director general de Innov821 DMCC

Los Resultados

Innov821 DMCC vio mejoras significativas después de usar respond.io en sus procesos de ventas y marketing, impulsando las tasas de inscripción.

Ha enviado un promedio de 1 millón de mensajes de difusión mensuales, nutriendo de manera efectiva a los estudiantes para que se inscriban en los cursos. Mientras tanto, las herramientas de automatización garantizan que cada consulta se responda rápidamente, minimizando la pérdida de oportunidades potenciales.

Esta combinación de transmisiones dirigidas, flujos de trabajo automatizados y agentes que respondían rápidamente desde una bandeja de entrada centralizada resultó en una asombrosa tasa de conversión del 73,2%. En resumen, Innov821 DMCC logró duplicar sus tasas de inscripción con 730.448 estudiantes inscritos en 7 meses.

Innov821 DMCC logró un aumento del 100% en la admisión de estudiantes durante 7 meses mediante el uso de información del Módulo de Informes. Estos conocimientos les permitieron optimizar sus estrategias de participación, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos que impulsaron efectivamente las inscripciones.