Comment Innov821 DMCC a doublé ses effectifs étudiants en centralisant les communications

Innov821 DMCC, mieux connu sous le nom de Dalilk Academy, est un centre de formation et de préparation aux examens d'anglais en ligne bien établi. Il offre une éducation de qualité aux adolescents et aux jeunes adultes dans tous les pays du Conseil de coopération du Golfe (CCG), en particulier en Arabie saoudite.

Il attire les étudiants potentiels via les réseaux sociaux et dirige les prospects vers un numéro WhatsApp. Les agents commerciaux gèrent et convertissent ensuite ces étudiants. Innov821 DMCC les recible également via des promotions de vente ou des événements pour augmenter la conversion des ventes.

Le problème

Au départ, l’entreprise gérait les demandes de cours via plusieurs numéros WhatsApp personnels, mais cette approche a entraîné trois problèmes majeurs.

Premièrement, elle a perdu des inscriptions potentielles en ne répondant pas aux étudiants à temps. La gestion de plusieurs numéros rendait difficile le suivi de tous les étudiants entrants et leur affectation à des agents. Cela a eu pour conséquence que des étudiants potentiels ont été négligés ou n’ont pas reçu de réponse à temps.

Deuxièmement, Innov821 DMCC a eu du mal à augmenter le nombre d’inscriptions en raison des limitations liées à l’utilisation des numéros WhatsApp personnels. Il ne pouvait diffuser des promotions et des événements qu'à 256 contacts par liste de diffusion. Comme il n’était pas pratique d’envoyer plusieurs diffusions sur plusieurs numéros, ils ont été confrontés à un goulot d’étranglement de croissance.

Enfin, il était difficile d’évaluer l’efficacité des consultants car leurs conversations étaient dispersées sur plusieurs numéros et appareils. Les responsables n’avaient aucune visibilité sur la manière dont leurs équipes traitaient les demandes, ce qui rendait difficile l’évaluation de ceux qui obtenaient de bons résultats et de ceux qui avaient besoin d’amélioration. Il en a résulté une perte supplémentaire d’opportunités de vente.

La solution Respond.io

Pour résoudre les problèmes auxquels ils étaient confrontés en utilisant plusieurs numéros WhatsApp personnels, Innov821 DMCC s'est tourné vers respond.io. Ils souhaitaient améliorer leurs besoins de communication avec les étudiants et augmenter le nombre d’inscriptions d’étudiants.

Une boîte de réception centralisée qui connecte plusieurs agents et appareils

Innov821 DMCC est passé de l'utilisation de plusieurs numéros WhatsApp personnels à un seul compte WhatsApp Business Platform (API) et est passé à respond.io. Cela a rationalisé ses opérations.

Au lieu de gérer les messages sur plusieurs téléphones ou applications, toutes les demandes des étudiants arrivent dans une seule boîte de réception. Il est plus facile de suivre les messages des étudiants, ce qui réduit la perte d’inscriptions potentielles.

Il était désormais également possible d’identifier les campagnes marketing dont provenaient les étudiants et de les segmenter par intérêt pour le cours. Cela a amélioré les performances des agents en leur permettant de répondre immédiatement avec des détails de cours pertinents, offrant une expérience personnalisée pour chaque prospect.

Générateur d'automatisation des flux de travail pour maximiser les opportunités pour chaque prospect

En tirant parti des différents outils d'automatisation de respond.io, Innov821 DMCC a augmenté le nombre d'étudiants inscrits.

Le générateur d'automatisation de chat Workflows lui a permis d'acheminer et d'affecter automatiquement les étudiants aux consultants adaptés à leurs besoins. La configuration prend en compte la capacité des agents pour garantir que ceux-ci répondent aux demandes en temps opportun, réduisant ainsi le nombre d'abandons de prospects.

Les diffusions ont été utilisées pour promouvoir les ventes et les événements auprès d'un public plus large

Innov821 DMCC a également augmenté l'ampleur de ses campagnes promotionnelles en envoyant des diffusions promotionnelles et marketing événementielles sur des canaux populaires comme WhatsApp.

Il pourrait envoyer efficacement des messages ciblés au bon public au bon moment. Par exemple, il envoyait des diffusions automatisées pour alerter les prospects des séminaires à venir. Ces messages ont été personnalisés pour chaque étudiant, en fonction de son cursus d’intérêt, et ont entraîné une augmentation du nombre d’inscriptions d’étudiants.

Outils de reporting appliqués pour surveiller et améliorer les performances des agents

Les outils de reporting robustes de Respond.io ont répondu efficacement aux défis du suivi et de l'évaluation des performances des consultants chez Innov821 DMCC. Il a obtenu des informations précieuses sur des indicateurs tels que les délais de première réponse et de résolution et a identifié les domaines d’amélioration.

Les gestionnaires ont également pu comprendre les heures de pointe de messagerie, ce qui leur a permis d’optimiser la disponibilité de leurs consultants et d’aligner plus étroitement leurs opérations sur le comportement des étudiants.

Ces informations ont permis aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées et de mettre en œuvre des stratégies pour améliorer l’efficacité de l’obtention des inscriptions.

Respond.io nous a aidé à développer notre activité et à croître à un rythme rapide. Cela a réduit la complexité de nos opérations afin que nous puissions répondre rapidement aux demandes des étudiants tout en améliorant la qualité des réponses. C’est ce qui a conduit à nos récents succès. - Ahmad Hijazi, directeur général d'Innov821 DMCC

Les résultats

Innov821 DMCC a constaté des améliorations significatives après avoir utilisé respond.io dans ses processus de vente et de marketing, augmentant ainsi les taux d'inscription.

Il a envoyé en moyenne 1 million de messages de diffusion mensuels, incitant efficacement les étudiants à s'inscrire aux cours. Parallèlement, les outils d’automatisation garantissent que chaque demande reçoit une réponse rapide, minimisant ainsi la perte d’opportunités potentielles.

Cette combinaison de diffusions ciblées, de flux de travail automatisés et d'agents répondant rapidement à partir d'une boîte de réception centralisée a généré un taux de conversion stupéfiant de 73,2 %. En bref, Innov821 DMCC a pu doubler ses taux d’inscription avec 730 448 inscriptions d’étudiants en 7 mois.

Innov821 DMCC a obtenu une augmentation de 100 % du nombre d'étudiants admis sur 7 mois en utilisant les informations du module Rapports. Ces informations leur ont permis d’optimiser leurs stratégies d’engagement, d’identifier les domaines à améliorer et de prendre des décisions fondées sur les données qui ont efficacement stimulé les inscriptions.