Tim WhatsApp: Memulai dengan Kotak Masuk Tim WhatsApp [Nov 2023]

Mencari solusi perpesanan kolaboratif yang memungkinkan tim Anda untuk merespons pesan di WhatsApp? Dalam artikel ini, kami akan berbagi tentang apa itu kotak masuk tim WhatsApp, manfaat memilikinya, dan cara menggunakan kotak masuk tim di respond.io.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Apa yang dimaksud dengan Kotak Masuk Tim WhatsApp?

Karena WhatsApp adalah saluran pesan instan paling populer di dunia, WhatsApp Business App telah menjadi alat yang berguna bagi bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggan secara real time.

Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, begitu pula dengan tim Anda. Meskipun menggunakan Aplikasi WhatsApp Business cukup memadai untuk bisnis kecil dengan anggota tim yang sedikit, aplikasi ini memiliki beberapa keterbatasan, antara lain:

Tidak dapat terhubung ke lebih dari 5 perangkat
Tidak ada fitur kolaboratif
Ketidakmampuan untuk melacak beban kerja individu atau tim
Ketidakmampuan untuk melacak anggota tim mana yang mengirim atau membalas pesan
Tidak ada cara untuk memastikan semua pertanyaan telah dijawab

Ini adalah gambar yang menunjukkan keterbatasan aplikasi bisnis whatsapp. Aplikasi ini tidak dapat terhubung ke lebih dari 5 perangkat, tidak ada fitur kolaboratif, tidak dapat melacak beban kerja individu atau tim, tidak dapat melacak anggota tim mana yang mengirim atau membalas pesan, dan tidak ada cara untuk memastikan bahwa Anda telah menjawab semua pertanyaan. — Tim WhatsApp: Keterbatasan Aplikasi WhatsApp Business

Jika Anda menjalankan bisnis yang besar, Anda akan membutuhkan fitur yang lebih canggih untuk mengatasi masalah yang disebutkan di atas. Di sinilah kotak masuk tim WhatsApp berperan.

Kotak masuk tim WhatsApp adalah kotak masuk pesan kolaboratif yang mengatur semua percakapan WhatsApp Anda di satu tempat untuk ditangani oleh tim Anda. Selanjutnya, mari kita cari tahu bagaimana bisnis Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaan kotak masuk tim.

Manfaat Menggunakan Kotak Masuk Bersama

Anda dapat membuat kotak masuk tim WhatsApp melalui platform perpesanan seperti respond.io. Hal ini memungkinkan semua anggota tim untuk merespons pelanggan melalui dasbor bersama dan memberikan manajer visibilitas ke semua percakapan pelanggan.

Kotak masuk bersama juga menyediakan satu titik kontak dengan setiap pelanggan untuk mencatat semua interaksi. Karena semua pesan dikonsolidasikan dalam satu kotak masuk, hal ini mengurangi risiko mengabaikan pertanyaan, sehingga memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan.

Untuk menangani volume percakapan yang tinggi, perusahaan dapat mengatur otomatisasi chat untuk mengarahkan pesan ke tim yang tepat dan menugaskannya ke agen yang tepat. Anggota tim juga lebih mudah berkolaborasi dalam kotak masuk bersama. Agen dapat meninggalkan komentar internal untuk ditindaklanjuti, menandai kolega mereka, atau mengeskalasi kasus yang rumit.

Ini adalah gambar yang menunjukkan manfaat menggunakan kotak masuk bersama. kotak masuk bersama menyediakan satu titik kontak untuk pelanggan, Anda dapat menerapkan otomatisasi obrolan, berkolaborasi di antara anggota tim, mengakses data dan laporan, serta berintegrasi dengan saluran lain. — Tim WhatsApp: Mengapa Anda harus mulai menggunakan kotak masuk tim WhatsApp

Manfaat lainnya adalah mengakses data kinerja agen dan tim secara terperinci, seperti waktu respons dan penyelesaian. Informasi ini dapat membantu mengidentifikasi hambatan atau titik lemah dalam penanganan percakapan untuk meningkatkan layanan pelanggan.

Platform omnichannel seperti respond.io menghubungkan beberapa saluran pesan seperti WhatsApp, Facebook, Google Business Messages dan Instagram ke satu kotak masuk. Menggabungkan informasi kontak dan riwayat obrolan di seluruh saluran ke dalam satu profil memberikan agen gambaran lengkap tentang pelanggan.

Setelah mengetahui mengapa Anda harus mendapatkan kotak masuk tim WhatsApp, mari kita cari tahu cara mengaturnya.

Cara Mengatur Kotak Masuk Tim WhatsApp

Karena kotak masuk tim WhatsApp dimaksudkan untuk memfasilitasi kerja tim, Anda memerlukan akun WhatsApp API untuk fungsionalitas multi-pengguna. Karena API tidak memiliki antarmuka front-end untuk mengirim dan menerima pesan, akun ini harus dihubungkan ke perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io.

Cara paling efisien untuk menyiapkan kotak masuk tim WhatsApp adalah dengan membuat akun WhatsApp API secara langsung melalui respond.io karena ini adalah Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp resmi.

Kemudian, Anda dapat menambahkan anggota tim ke kotak masuk bersama dan menggunakan fitur-fitur seperti otomatisasi tingkat lanjut dan integrasi yang fleksibel untuk mempermudah kerja tim. Mari kita lihat bagaimana respond.io memberdayakan tim untuk melakukan lebih banyak hal dengan WhatsApp.

Cara Menggunakan Kotak Masuk Bersama WhatsApp untuk Bisnis di respond.io

Di sini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan kotak masuk tim WhatsApp di respond.io untuk berbagai kasus penggunaan, terutama untuk penjualan dan dukungan pelanggan.

Kotak Masuk Tim WhatsApp untuk Penjualan

Pertama, kita akan melihat bagaimana tim penjualan Anda dapat memanfaatkan kotak masuk tim. Anda dapat dengan mudah mendorong percakapan penjualan dan meningkatkan volume prospek dengan menempatkan tautan klik-ke-obrol WhatsApp di lokasi-lokasi penting yang mudah dilihat oleh pelanggan.

Kotak masuk tim WhatsApp memungkinkan bisnis untuk menangani volume percakapan yang tinggi secara efisien, sehingga meningkatkan peluang terjadinya penjualan. Terhubung dengan cepat dengan pelanggan Anda mencegah mereka merasa diabaikan dan memeriksa pesaing Anda.

Ini adalah gambar yang menunjukkan bagaimana bisnis dapat menggunakan kotak masuk tim untuk penjualan. Pertama, mereka dapat mendorong penjualan dengan tautan klik ke obrolan. Selain itu, mereka juga dapat merutekan dan menetapkan percakapan dan membuat kotak masuk khusus. Terakhir, mereka juga dapat berintegrasi dengan CRM penjualan tanpa meninggalkan platform. — WhatsApp untuk Tim: Cara menggunakan tim WhatsApp untuk penjualan

Salah satu cara mudah untuk membuat pelanggan tetap terlibat adalah melalui balasan otomatis. Dengan menyiapkan balasan otomatis WhatsApp, Anda dapat menyapa pelanggan saat mereka mengirim pesan pertama atau memberi tahu mereka bahwa Anda sedang tidak dapat dihubungi dengan pesan tandang.

Dengan otomatisasi Alur Kerja yang dapat disesuaikan dari respond.io, Anda dapat menerapkan logika perutean obrolan untuk merutekan percakapan ke tim yang tepat berdasarkan bahasa, tahap siklus pelanggan, pertanyaan produk atau layanan, atau kriteria lain yang relevan dengan bisnis Anda.

Ini adalah gambar yang menunjukkan cara menggunakan logika perutean obrolan untuk penjualan. Dengan Alur Kerja yang dapat disesuaikan dari respond.io, Anda dapat menerapkan logika perutean obrolan untuk merutekan percakapan berdasarkan bahasa, tahap siklus hidup pelanggan, pertanyaan produk atau layanan, atau kriteria lain yang relevan dengan bisnis Anda. — Tim WhatsApp: Gunakan tim WhatsApp Business untuk mempersingkat siklus penjualan

Kemudian, gunakan logika penugasan otomatis yang Anda inginkan untuk menugaskan pelanggan ke agen penjualan yang paling siap untuk tugas tersebut atau ke agen dengan percakapan terbuka paling sedikit untuk layanan yang lebih cepat.

Tenaga penjualan dapat menggunakan kotak masuk khusus untuk memprioritaskan pelanggan VIP. Hal ini memungkinkan manajer untuk menyaring dan melihat percakapan bernilai tinggi, sehingga memastikan pengalaman pelanggan yang terbaik. Hal ini membantu membangun hubungan yang kuat dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan tampilan kotak masuk khusus. Tenaga penjualan dapat menggunakan kotak masuk khusus untuk memprioritaskan pelanggan VIP. Hal ini memungkinkan manajer untuk memfilter dan melihat percakapan pelanggan yang bernilai tinggi, sehingga memastikan pengalaman pelanggan yang terbaik. Hal ini membantu membangun hubungan yang kuat dan meningkatkan loyalitas pelanggan. — Tim WhatsApp: Cara membuat kotak masuk khusus di kotak masuk tim WhatsApp Business

Dengan menghubungkan CRM penjualan Anda dengan respond.io, Anda dapat dengan mudah mentransfer data antara dua platform untuk membuat kesepakatan dengan cepat. Hal ini memungkinkan agen untuk melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan penjualan sambil mengobrol dengan pelanggan tanpa harus berpindah platform.

Seperti yang ditunjukkan di atas, Anda dapat mempersingkat siklus penjualan Anda ketika Anda menggunakan WhatsApp untuk penjualan. Di bagian selanjutnya, kami akan menunjukkan cara meningkatkan layanan pelanggan dengan kotak masuk tim WhatsApp.

Kotak Masuk Tim WhatsApp untuk Layanan Pelanggan

Sekarang, mari kita lihat bagaimana bisnis dapat menggunakan kotak masuk bersama untuk meningkatkan layanan pelanggan melalui WhatsApp.

Otomatisasi obrolan yang tepat di kotak masuk tim WhatsApp membantu bisnis meningkatkan layanan pelanggan dengan menggunakan respons otomatis untuk menangani FAQ, sehingga agen dapat fokus pada masalah yang kompleks.

Ini adalah gambar yang menunjukkan cara menggunakan kotak masuk bersama untuk layanan pelanggan. Anda dapat merutekan dan menetapkan percakapan, menangani pertanyaan umum dengan otomatisasi obrolan, berkolaborasi dengan anggota tim, mengintegrasikan dengan crm, dan memberikan laporan terperinci. — Kotak masuk tim WhatsApp Business API untuk layanan pelanggan

Pertanyaan yang tidak dapat ditangani secara otomatis dapat dialihkan ke tim yang tepat menggunakan menu chat. Kemudian, mereka dapat ditugaskan secara round robin untuk distribusi beban kerja yang merata atau kepada agen dengan percakapan paling sedikit untuk layanan pelanggan yang efisien.

Anda juga dapat mengintegrasikan CRM Anda yang sudah ada ke respond.io untuk memungkinkan agen dukungan membuat tiket sambil mengobrol dengan pelanggan tanpa meninggalkan percakapan.

Ini adalah tangkapan layar untuk menunjukkan kepada Anda cara menggunakan fitur Komentar. Fitur Komentar di respond.io memungkinkan agen untuk berkolaborasi dan menyelesaikan pertanyaan dengan lebih efisien. Selain itu, Anda juga dapat menerapkan alur kerja eskalasi untuk secara otomatis meneruskan pertanyaan yang rumit atau memiliki prioritas tinggi ke tim atau agen yang tepat. — WhatsApp untuk Tim: Gunakan Komentar untuk berkolaborasi dengan anggota tim

Fitur Komentar di respond.io memungkinkan agen untuk berkolaborasi dan menyelesaikan pertanyaan dengan lebih efisien. Atau, Anda dapat menerapkan Alur Kerja eskalasi untuk secara otomatis mengeskalasi pertanyaan yang kompleks atau berprioritas tinggi ke tim atau agen yang tepat.

Ini adalah tangkapan layar yang menunjukkan tampilan halaman Laporan. Ingin laporan terperinci tentang kinerja agen Anda? Dapatkan data kinerja dari Modul Laporan kami. Sekarang Anda tahu persis berapa banyak kontak yang ditangani agen dan seberapa efisien mereka dalam merespons pelanggan dan menyelesaikan pertanyaan. — Tim WhatsApp: Mengakses data dan laporan dari Modul Laporan

Ingin laporan terperinci tentang kinerja agen Anda? Dapatkan data kinerja dari Modul Laporan kami. Sekarang Anda tahu persis berapa banyak kontak yang ditangani agen dan seberapa efisien mereka dalam merespons pelanggan dan menyelesaikan pertanyaan.

Kami harap artikel ini memberikan semua yang perlu Anda ketahui tentang kotak masuk tim WhatsApp dan cara menggunakannya dengan tim Anda. Tertarik untuk mendapatkan kotak masuk WhatsApp untuk bisnis Anda? Daftar ke respond.io, Mitra Bisnis Meta , dan hubungkan akun WhatsApp Business API Anda untuk memulai.