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WhatsApp 自動返信。WhatsApp 自動返信ガイド

ステファニー・ヤップ
Respond.io、コンテンツライター
2022年6月22日

WhatsAppの自動返信を設定したいですか?この機会に是非お試し下さい。この記事では、WhatsApp自動返信とは何か、WhatsAppビジネスアプリとWhatsAppビジネスAPIで自動返信を設定する方法についてご説明します。

WhatsAppの自動返信とは

WhatsAppの自動返信は、企業が受信したWhatsAppメッセージに返信できない場合に、自動メッセージを送信できる機能です。

この画像は、WhatsAppで送信可能な2種類の自動返信について説明しています。挨拶メッセージと退席中メッセージがあります。WhatsApp 自動返信メッセージの送信に WhatsApp 自動返信ボットは必要ありません。
WhatsApp自動返信の2つのタイプ

WhatsAppの自動返信メッセージには、一般的に2つのタイプがあります。

  • グリーティングメッセージ。お客様が初めて会話を始めた時や14日後に送るウェルカムメッセージ。
  • 不在時のメッセージ営業時間外にお客様に自動応答するメッセージ

ビジネスオーナーとして、自動返信メッセージは便利な機能です。次のセクションでは、それがあなたのビジネスにどのような利点をもたらすかを説明します。

WhatsAppの自動返信を使用する理由

インスタント・メッセージによるコミュニケーションは、時間帯に関係なく即座に行われることが期待されています。しかし、営業時間が限られている、人手が足りない、待ち時間が長いなどの理由で、必ずしもそうとは限りません。

WhatsAppは自動返信という形で解決策を展開しました。企業は顧客に自分の在席時間を知らせることができるだけでなく、応答時間を改善することができるため、顧客満足度を高めることができます。

この画像は、WhatsApp自動返信をビジネスに活用するメリットとして、顧客の期待値の管理、強い第一印象、顧客情報の収集などについて説明しています。WhatsAppで自動返信を送信する方法を知りたいですか?詳細はこちらをご覧下さい。
WhatsApp自動返信メッセージの使用メリット

WhatsAppの自動返信を使用すると、以下のような利点があります。

  • 対応可能な時間帯をお客様にお知らせすることで、期待される対応時間を設定します。
  • 新しいお客さまに強い印象を与える、温かいウェルカムメッセージ
  • エージェントが会話をフォローするために、チャット前のアンケートで顧客情報を収集することが可能

WhatsApp の自動返信を使用するメリットを説明した後、WhatsApp の自動返信を設定する方法を説明します。

WhatsApp ビジネスソリューションで自動返信を設定する方法

自動返信は、期待される応答時間を管理し、顧客体験を向上させることで、顧客が放置されていないことを保証するために企業向けに作成され、WhatsApp Businessソリューションでのみ利用可能です。

企業はWhatsAppの受信メッセージに自動返信を設定することができます。

この画像は、WhatsApp ビジネスアプリまたは WhatsApp ビジネス API を通して、企業が受信メッセージの自動返信を設定する方法を示しています。WhatsAppで最適な自動返信メッセージを送信したいですか?詳細はこちらをご覧下さい。
WhatsAppの自動返信を設定する方法

次に、WhatsAppで自動返信を設定するために必要な手順をご説明します。まず、WhatsAppビジネスアプリから始めましょう。

WhatsApp ビジネスアプリで自動返信を設定する方法

このセクションでは、WhatsAppビジネスアプリで自動返信を設定する方法をご説明します。

グリーティングメッセージを設定するには、「ビジネスツール」から「グリーティングメッセージ」を選択し、メッセージを作成し、変更を保存します。また、特定の受信者を含めたり除外したりして、グリーティングメッセージを受け取る人を選択することもできます。

これは自動返信の設定方法を示す画像です。まず、「ビジネスツール」から「グリーティングメッセージ」を選択し、メッセージを作成し、最後に変更を保存してください。
WhatsAppビジネスアプリでグリーティングメッセージを設定する方法

アウェイメッセージを設定するには、「ビジネスツール」から「アウェイメッセージ」を選択し、メッセージを書き込んで変更を保存してください。

この画像は、whatsapp business apiで離席メッセージを設定する方法を説明します。まず、ビジネスツールに移動し、退席中メッセージを選択し、内容を編集して保存してください。これでwhatsappビジネスアプリに自動返信を設定することができます。
WhatsAppビジネスアプリでアウェイメッセージを設定する方法

留守番メッセージに設定できるスケジュールは、3種類あります。常に送信、カスタムスケジュール、営業時間外。もし、どれを選んだらいいかわからない場合は、営業時間外 から始めることをお勧めします。営業時間外に顧客からメッセージが届くと、留守番メッセージがトリガーされ、送信されます。

この機能により、メッセージを受け取ったという安心感を与え、最終的に返信をすることで顧客エンゲージメントを高めることができます。しかし、WhatsAppビジネスアプリの自動返信には以下のような欠点があります。

  • 受信者グループごとに自動返信をカスタマイズすることができないこと
  • 留守番メッセージは、あらかじめ設定した営業時間外の時間帯のみ機能します。
  • さらなる自動化を実現するためのサードパーティソフトウェアの統合をサポートできないこと

WhatsApp ビジネスアプリにできることは限られています。自動返信機能でできることは、新しいお客様をお迎えすることと、営業終了のお知らせ、返信のタイミングをお知らせすることだけです。

小規模なビジネスであれば、これで十分です。しかし、ビジネスが成長するにつれ、WhatsApp Business API の必要性を痛感されることでしょう。

WhatsAppビジネスAPIで自動返信を作成する方法 respond.io

大規模なビジネスでは、メッセージの自動化に役立つ高度な機能を備えたプラットフォームが必要です。そこで、WhatsApp Business APIが活躍します。

WhatsApp Business APIを利用することで、企業は顧客からの問い合わせに基づく対応の自動化、顧客情報の取得、営業やカスタマーサポートの自動化を実現し、顧客エンゲージメントと満足度を向上させることができます。

respond.ioのワークフローモジュールを使ってWhatsApp Business APIで自動返信を設定する前に、respond.ioに接続されたWhatsApp APIアカウントが必要です。

それでは、WhatsAppビジネスAPIで自動返信を設定する方法を順を追って説明します。

1.サイドナビゲーションメニューで「ワークフロー」を検索し、「ワークフローを追加」をクリックします。

この画像は、自動返信を設定する最初のステップを説明しています。まず、左側のパネルでワークフローを検索し、ワークフローを追加をクリックします。
ワークフローの追加をクリックして開始します

2.ワークフロートリガーを「Conversation Opened」に設定します。

この画像は、respond.ioを使用してwhatsapp business apiで自動返信を設定する方法の2つ目のステップを説明します。ワークフローのトリガーを会話オープンに設定します。
トリガーを「Conversation Opened」に設定する

3.を追加する 日付・時刻ステップ をクリックして営業時間を設定します。

この画像は、respond.ioを使用してWhatsappビジネスアプリの自動返信を設定する方法の3番目のステップを説明するものです。
営業時間の設定

営業時間内に送信されたメッセージは「Success Branch」に、営業時間外に送信されたメッセージは「Failure Branch」に分類されます。

4.成功ブランチと失敗ブランチの下にある+ボタンをクリックして、以下を追加します。 メッセージを送信する.WhatsAppをチャンネルとして選択することを確認して下さい。最後に[テキスト]で挨拶文と退席中メッセージの下書きをします。

この画像は、respond.ioを使ってwhatsapp business apiで自動返信を設定する4つ目のステップを説明しています。successとfailureの両方のブランチにsend a messageを追加します。Whatsappをチャンネルとして選択することを確認してください。最後に、挨拶文と退席中メッセージをテキストで作成します。
各Branchの自動返信メッセージの追加

設定作業のお役に立つよう、WhatsAppの自動返信メッセージのサンプルをご紹介します。

5.質問する」ステップを追加して、お客様の情報を取得し、後日連絡できるようにします。

これは、whatsapp business apiでrespond.ioを使ってwhatsapp自動返信を設定する方法の最終ステップを示す画像です。質問ステップを追加して、顧客の情報を取得し、後日連絡することができます。
必要であれば、追加で詳細を聞く

回答は変数コンタクトフィールドタグとして保存され、ワークフローの他の部分で使用することができます。ワークフローを設定したら、保存して公開します。

WhatsAppで自動返信を設定する方法をご紹介しました。respond.ioを使ってWhatsApp自動返信メッセージの送信を開始できます。サインアップしてWhatsApp API アカウントを接続し、今すぐ始めましょう。

参考文献

WhatsApp がお客様のビジネスにどのように役立つか、もっと知りたいですか?以下の記事をご覧下さい。

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