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WhatsApp 自動返信:WhatsApp自動返信ガイド[2024年1月]

Stephanie Yap
2022年6月22日

ビジネスにWhatsApp自動返信を設定しませんか?このページをご覧下さい。WhatsApp 自動返信とは何か、WhatsApp ビジネスアプリと WhatsApp ビジネスAPI で自動返信を設定する方法、自動返信メッセージのサンプルをご紹介します。

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自動返信とはWhatsApp

WhatsApp の自動返信は、企業がWhatsApp の受信メッセージに対応できない場合に、自動でメッセージを送信できるようにするための機能です。

この画像は、WhatsApp で送信できる 2 種類の自動返信について説明しています。挨拶メッセージと退席中メッセージがあります。WhatsApp の自動返信メッセージを送るのに、WhatsApp の自動返信ボットは必要ありません。
WhatsApp 自動返信の2種類

WhatsApp の自動返信メッセージには、一般的に2つのタイプがあります。

  • 挨拶メッセージ:ウェルカムメッセージ:顧客が初めて会話を始めた時や14日後に送信するメッセージ。
  • 不在時のメッセージ営業時間外に顧客に対応するメッセージ

ビジネスオーナーとして、自動返信メッセージは便利な機能です。次のセクションでは、あなたのビジネスにどのように役立つかを説明します。

なぜAuto ReplyWhatsApp を使うのか?

人々は、インスタント・メッセージによるコミュニケーションが、時間帯に関係なく即座に行われることを期待している。しかし、限られた営業時間、人手不足、長い待ち行列などのために、これは必ずしも可能ではない。

WhatsAppは自動返信という形でソリューションを展開した。WhatsAppは自動返信という形で顧客サービスを向上させ、顧客満足度を高めることができます。

この画像は、顧客の期待を管理し、強い第一印象を与え、顧客情報を収集するなど、あなたのビジネスのためのWhatsApp 自動返信を使用することの利点について話している.で自動返信を送信する方法を学びたいWhatsApp ?見つけるために上にお読みください。
WhatsApp 自動返信メッセージのメリット

WhatsAppで自動返信を利用すると、以下のようなメリットがあります:

  • 対応可能な時間帯をお客様にお知らせすることで、期待される対応時間を設定します。
  • 迅速で温かいウェルカムメッセージで、新規顧客に強い第一印象を与える
  • エージェントが会話をフォローするために、チャット前のアンケートで顧客情報を収集することが可能

WhatsAppの自動返信はビジネスに多くのメリットをもたらしますが、同時に欠点も認識しておく必要があります。次にその点を確認してみましょう。

WhatsApp 自動返信の制限事項

まず、WhatsAppの自動返信はシンプルで単発のメッセージに最適です。複雑なメッセージやお問い合わせには、人間またはAIエージェントが返信する必要があります。

さらに、自動返信は最初の応答としてしか機能しない。顧客からの問い合わせをフォローアップすることはできません。自動返信メッセージで、エージェントがフォローアップすることを顧客に伝えましょう。

最後に、カスタマイズのオプションは限られている。メッセージをパーソナライズすることはできますが、その範囲は限られています。パーソナライズのオプションは、顧客名のような項目に限られています。

WhatsApp自動返信の利点と制限をご理解頂いた上で、設定方法をご説明します。

WhatsApp Business ソリューションで自動返信を設定する方法

企業は自動返信を作成することで、顧客からの期待に応え、顧客体験を向上させることができます。ただし、WhatsApp Businessソリューションでのみご利用いただけます。

企業は、WhatsApp via で受信メッセージの自動返信を設定することができます。

この画像は、WhatsAppビジネスアプリまたはWhatsAppビジネスAPI 、WhatsAppの受信メッセージに自動返信を設定することができることを示しています。WhatsAppで最高の自動返信メッセージを送りたいですか?その方法はこちらをご覧ください。
WhatsApp 自動返信の設定方法

WhatsAppで自動返信を設定する手順をご説明します。まずWhatsAppビジネスアプリから始めましょう。

WhatsApp Business アプリで自動返信を設定する方法

WhatsApp ビジネスアプリで自動返信を設定する方法を説明します。

挨拶メッセージを設定するには、「ビジネスツール」から「挨拶メッセージ」を選択し、メッセージを作成して変更を保存します。また、特定の連絡先を追加または除外することで、挨拶メッセージを受け取る人を選択することもできます。

これは自動返信の設定方法を示す画像です。まず、「ビジネスツール」から「グリーティングメッセージ」を選択し、メッセージを作成し、最後に変更を保存してください。
WhatsApp Business アプリでグリーティングメッセージを設定する方法

その後、アウェイ・メッセージを設定して有効にするには、「ビジネス・ツール」から「アウェイ・メッセージ」を選択し、メッセージをパーソナライズして変更を保存します。

この画像は、whatsapp business api 、退席中メッセージを設定する方法のプロセスを説明します。まず、ビジネスツールに移動し、退席中メッセージを選択し、内容を編集して、変更を保存します。そして、これがwhatsapp business アプリに自動返信を設定する方法です。
WhatsApp Business アプリでアウェイメッセージを設定する方法

次に、アウェイ・メッセージの時間設定を3つの方法から1つ選ぶ必要があります:

  • 常に送信:長期間利用できる場合に使用します。
  • カスタムスケジュール:これは、特定の時間帯に送信されるべき自動返信のためのものです。
  • 営業時間外:営業時間外に設定してください。

しかし、WhatsAppビジネスアプリの自動返信には以下のような欠点があります:

  • 受信者グループごとに自動返信をカスタマイズすることができないこと
  • 留守番メッセージは、あらかじめ設定した営業時間外の時間帯のみ機能します。
  • さらなる自動化を実現するためのサードパーティソフトウェアの統合をサポートできないこと

結局のところ、WhatsApp Business Appができることは限られています。その自動返信機能は、新しい顧客を歓迎し、あなたのビジネスが終了し、いつ返信を期待することを知らせることができるだけです。

小規模なビジネスであればこれで十分です。ビジネスの規模が大きくなれば、WhatsApp BusinessAPI をご利用ください。次のセクションでは、WhatsApp Businessrespond.io の使い方についてご説明します。

WhatsApp ビジネスで自動返信を作成する方法API respond.io

大規模な企業では、メッセージの自動化に役立つ高度な機能を備えたプラットフォームが必要です。WhatsApp BusinessAPI の出番です。

WhatsApp BusinessAPI を利用することで、企業は顧客からの問い合わせに基づく回答の自動化、顧客情報の取得、営業やカスタマーサポートの自動化を実現し、顧客エンゲージメントと満足度を向上させることができます。

respond.ioのワークフローモジュールで WhatsApp BusinessAPI の自動返信を設定する前に、WhatsAppAPI アカウントをrespond.io に接続する必要があります。

WhatsApp Businessで自動返信を設定する方法について、ステップバイステップに従ってくださいAPI.

1.サイドナビゲーションメニューで「ワークフロー」を検索し、「ワークフローを追加」をクリックします。

この画像は、respond.io を使用して、whatsapp business api に返信を設定する最初のステップを説明しています。ワークフローモジュールを開き、ワークフローの追加をクリックする。
ワークフローの追加をクリックして開始します

2.ワークフロートリガーを「Conversation Opened」に設定します。

この画像は、respond.io を使用して、whatsapp business api で返信を設定する方法の 2 番目のステップを説明します。ワークフ ローのトリガーを、conversation opened に設定します。
トリガーを「Conversation Opened」に設定する

3.を追加する 日付・時刻ステップ をクリックして営業時間を設定します。

この画像は、respond.io を使用して、whatsapp business apiの返信を設定する方法の3番目のステップを説明します。営業時間を設定するには、日付と時刻のステップを追加します。
営業時間の設定

営業時間内に送信されたメッセージは「Success Branch」に、営業時間外に送信されたメッセージは「Failure Branch」に分類されます。

4.成功ブランチと失敗ブランチの下にある+ボタンをクリックして追加します。 メッセージの送信.

この画像は、respond.io を使ってwhatsapp business api  で自動返信を設定する方法の4番目のステップを説明しています。成功、失敗の両方のブランチにメッセージを送信するを追加します。あなたのチャンネルとしてwhatsappを選択することを確認してください。最後に、テキストの下にあなたの挨拶とアウェイメッセージを下書きします。
各Branchの自動返信メッセージの追加

チャンネルにWhatsAppを選択してください。最後に「テキスト」で挨拶文とアウェイメッセージを下書きして下さい。

5.質問する」ステップを追加して、お客様の情報を取得し、後日連絡できるようにします。

respond.io を使ってwhatsapp business api  で whatsapp 自動返信を設定する方法の最終ステップを示す画像です。質問ステップを追加して、顧客の情報を取得し、後日連絡することができます。
必要であれば、追加で詳細を聞く

回答は変数コンタクトフィールドタグとして保存され、ワークフローの他の部分で使用することができます。ワークフローを設定したら、保存して公開します。

WhatsAppで自動返信を設定する方法はお分かりいただけましたか?自動返信設定のベストプラクティスをご覧下さい。

WhatsApp 自動返信:ベストプラクティス

自動返信であっても、すべてのメッセージを正しく伝えることが重要です。顧客は人間味のあるやり取りを期待しているので、人間味のないメッセージや一般的なメッセージは避けましょう。ここでは、シンプルで効果的な自動返信メッセージを作成するための5つの実践方法をご紹介します:

  • 受信確認自動返信メッセージを使用して、顧客からのメッセージの受信を確認し、受信されたことを保証します。
  • 明確な時間枠を与える:営業時間内に返信が来るのか、それとも遅れるのかをユーザーに知らせましょう。この遅延を明記し、"できるだけ早くご連絡します "といった表現は避けましょう。
  • 明確かつ簡潔に:自動返信は簡潔かつ要点を絞って。必要な情報のみをわかりやすく記載しましょう。
  • すべてのメッセージをパーソナライズ:各メッセージをパーソナルなものにしましょう。パーソナライズされたメッセージを送信するには、顧客の名前やその他の関連する詳細を使用します。respond.io では、動的変数と呼ばれるプレースホルダを使用して、顧客名、日付、注文番号などを含めることができます。
  • ブランドボイスでコミュニケーションWhatsApp自動返信メッセージにブランド独自の声を反映させましょう。トーンや言葉遣い、内容をブランドの個性や価値観に合わせ、顧客の認知度を高めましょう。

これらのベストプラクティスを念頭に置いて、様々な状況で使用できるメッセージのサンプルを用意しました。

WhatsApp 自動返信メッセージのサンプル: 15の使用例

WhatsApp ビジネスの自動返信には様々な方法があります。様々なシチュエーションや希望する結果に合わせることができます。

そこで、挨拶メッセージ、退席メッセージ、リード獲得、ビジネスアップデート、季節メッセージの5つのタイプに分類しました。WhatsApp自動返信メッセージのサンプルを15個ご紹介します。

挨拶メッセージ WhatsApp 自動返信サンプル

挨拶メッセージは、第一印象を良くする最初のチャンスです。歓迎の意を表し、有益な情報を提供し、会話のトーンを設定する必要があります。

  1. "こんにちは👋!ビジネスネーム]にご連絡いただきありがとうございます。本日はどのようなご用件でしょうか?
  2. "こんにちは!ビジネス名]へようこそ。ITに関するあらゆるニーズにお応えします。始めましょう。😃"
  3. 「事業所名] からご挨拶申し上げます!お手伝いさせていただきます。お探しのものを詳しくお聞かせください。"

アウェイメッセージWhatsApp自動返信サンプル

不在時のメッセージは、あなたやエージェントが不在のときに顧客の期待に応えるために重要です。不在であることと、いつ返答を期待できるかを顧客に知らせる必要があります。

  1. "こんにちは!現在オフラインです。営業時間は[挿入時間]です。24時間以内にご連絡いたします。"
  2. 「メッセージをありがとう。ただいま外出しておりますが、朝一番にお返事させていただきます。お急ぎの場合は、こちらのFAQページをご覧ください。"
  3. 「営業時間外です。メッセージを残していただければ、営業時間内(営業時間内)に迅速に返信いたします。"

自動返信サンプル

効果的なリード・キャプチャー・メッセージは、重要な情報を収集し、潜在顧客に彼らの関心を大切にしていることを示すのに役立ちます。

  1. "当社のサービスにご関心をお寄せいただきありがとうございます!詳細情報をお送りしますので、お名前とEメールをお知らせいただけますか?"
  2. "私たちはあなたとつながることに興奮しています!まずは、何をお探しなのか、少し詳しくお聞かせいただけますか?"
  3. "こんにちは!必要な情報をお届けしましょう。ご連絡先をお書きください。"

ビジネス最新情報 WhatsApp自動返信サンプル

これらのメッセージは、緊急事態や対応時間の遅れなど、ビジネスの重要な最新情報を顧客に知らせるために使用します。顧客の期待を管理し、よりスムーズな顧客体験を確保するために、積極的に活用しましょう。

  1. "より良いサービスを提供するためにシステムを更新しています。日時]まで一時的にサービスをご利用いただけません。しばらくお待ちください。
  2. "現在、大量のメッセージが寄せられています。できるだけ早く返信いたします。"
  3. 「こんにちは!この度は弊社の[サービス]をご利用いただき、誠に申し訳ございません。私たちのチームはできるだけ早く問題を解決するために積極的に取り組んでいます。今後1時間以内に解決できる見込みです。ご理解ありがとうございました。"

季節のメッセージ WhatsApp 自動返信サンプル

季節のメッセージは、ホリデーや特別なイベントの際に、より個人的なレベルで顧客とつながる素晴らしい方法です。また

  1. "季節のご挨拶🎄[企業名]のチームはあなたのお祝いのショッピングをお手伝いします。お客様のお買い物をより楽しいものにする方法をお知らせください。"
  2. "【企業名】より新年のご挨拶です!日頃のご愛顧に感謝して、アプリでお買い物いただくと30%のクーポン券を差し上げます!"
  3. "【企業名】ファミリーより休暇のお慶びを申し上げます。現在休暇中で、[日付]に戻る予定です。

まずはWhatsApp自動返信メッセージのサンプルを作成しましょう。アウェイメッセージからリードキャプチャメッセージまで、WhatsAppのサンプルで顧客からの問い合わせに簡単に対応できます。

このように、WhatsAppで自動返信を設定することは単なる利便性ではありません。顧客とのコミュニケーションを強化する戦略的な一手です。WhatsAppのサンプルとガイドラインを参考に、顧客の心に響く自動返信を作成しましょう。

さて、何をお待ちになりますか?会話AIプラットフォームでWhatsApp自動返信メッセージの送信を開始し、Meta ビジネスパートナーのバッジを取得しましょう。 respond.io 無料アカウントにサインアップし、WhatsAppAPI アカウントに接続して今すぐ始めましょう。

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参考文献

WhatsAppが御社のビジネスにどのようなメリットをもたらすか、詳しくお知りになりたいですか?以下の記事をご覧ください:

Stephanie Yap
コンテンツ・ライター
Stephanie Yap2022年からrespond.io のコンテンツ・ライター。コミュニケーションとメディア研究の学士号を取得。洞察に満ちた記事を通じて、メッセージングを模索する企業に実践への足がかりを提供している。
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