GETUTOR adalah konsultan pendidikan terkemuka di Hong Kong yang mencocokkan ribuan siswa dengan tutor privat. Semua kelas dilakukan di rumah siswa atau daring, sehingga proses penjualan dikelola sepenuhnya secara daring atau melalui WhatsApp.

Masalah

GETUTOR mengandalkan tim agen kecil untuk menjawab pertanyaan orang tua dan mencocokkan mereka dengan tutor yang sesuai berdasarkan preferensi dan kebutuhan unik mereka. Dengan volume pertanyaan yang tinggi, percakapan mudah terlewat, menyebabkan peluang penjualan hilang.

Jedi Hui, pemilik dan pendiri GETUTOR, menginginkan solusi WhatsApp API untuk memprioritaskan pesan dan mempercepat proses pemesanan dengan otomatisasi. Ia mendaftar langganan tahunan Sleekflow karena menjanjikan fitur AI dan otomatisasi yang canggih.

Sayangnya, Sleekflow tidak memenuhi harapan. Bahkan mengatur pesan template WhatsApp dasar pun tidak mungkin setelah tiga minggu percobaan gagal dan balasan dari dukungan teknis Sleekflow yang lambat serta tidak membantu. Fitur otomatisasi sangat terbatas dan fitur AI tingkat lanjut yang diiklankan tidak berfungsi.

Selain itu, ia menghadapi biaya tambahan yang tinggi setelah mengimpor daftar kontak bisnis karena Sleekflow mengenakan biaya untuk semua kontak yang disimpan, bukan hanya yang aktif diajak berkomunikasi. Hui menyesal berinvestasi pada paket tahunan, tetapi memutuskan untuk menghentikan kerugian dan mencari solusi yang berfungsi.

Solusi respond.io

Karena pengalaman buruk dengan Sleekflow, Hui melakukan pencarian menyeluruh untuk alternatif. Ia sempat mempertimbangkan Wati tetapi membutuhkan solusi yang menjamin dukungan saat onboarding dan untuk masalah yang mungkin muncul kemudian, jadi ia memilih memberi respond.io kesempatan berdasarkan reputasinya.

Ia mendapati proses pengaturan dan koneksi jauh lebih mudah dibandingkan dengan Sleekflow: pengiriman template WhatsApp melalui otomatisasi Workflow dapat dilakukan dalam sehari, bukan berminggu-minggu, dan model harga Monthly Active Contact di respond.io membuat bisnis tidak perlu membayar biaya tambahan untuk kontak yang disimpan.

Pakar onboarding respond.io, Victoria, kemudian membimbingnya tentang cara mengatur dan mengoptimalkan Workflows untuk otomatisasi yang lebih canggih demi mencapai tujuan bisnis GETUTOR.

Prioritaskan prospek yang belum terjawab di kotak masuk tim

Dulu, 10-20% prospek tidak terjawab karena percakapan menumpuk di inbox. Percakapan tidak memiliki indikator status yang jelas sehingga tindak lanjut yang tertunda tidak bisa dibedakan. Sebaliknya, percakapan terkubur di bawah pesan baru atau terlupakan.

Dengan kotak masuk tim respond.io, agen dapat melihat pesan mana yang memerlukan respons sehingga semuanya terlayani. Agen dilatih untuk menutup percakapan guna menunjukkan hasilnya sehingga mudah melihat percakapan yang telah diselesaikan. Itu berarti obrolan yang masih terbuka diprioritaskan sehingga tidak ada peluang penjualan yang hilang.

Permudah pemesanan kursus dengan otomatisasi dan AI

Proses pemesanan kursus dulunya manual—mengajukan pertanyaan untuk menentukan kebutuhan orangtua terhadap tutor. GETUTOR tidak memiliki sistem penugasan agen, sehingga penanganan percakapan bergantung pada agen yang melihat pesan dan punya waktu untuk merespons terlebih dahulu.

Dengan otomatisasi Workflows respond.io, GETUTOR mengimplementasikan AI Agent untuk menangani pertanyaan awal dan mengumpulkan informasi serta preferensi siswa. Kemudian, Agen AI mengumpulkan informasi tersebut dan secara otomatis menetapkan prospek ke agen manusia yang tersedia.

Terapkan manajemen prospek melalui seluruh corong

Untuk memahami perjalanan pelanggan dan mengapa prospek berkonversi atau berhenti, GETUTOR menggunakan fitur Lifecycle dari respond.io. Ini memungkinkan bisnis melacak prospek berdasarkan tahap termasuk Lead Baru, Minat Tinggi dan Pelanggan, sehingga agen memiliki konteks tentang posisi setiap kontak dalam perjalanan.

kategori Lost Stages memungkinkan bisnis melihat sekilas mengapa sebuah penawaran hilang — misalnya jika prospek didiskualifikasi atau beralih ke pesaing. Ini membantu mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki untuk menutup lebih banyak penjualan dengan sukses.

Dapatkan analitik mendetail dari laporan dan obrolan yang diekspor

GETUTOR memanfaatkan fitur pelaporan lanjutan respond.io untuk mendapatkan wawasan mendalam dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Respond.io mencakup laporan Lifecycle, kinerja agen, siaran, dan percakapan.

Dengan Sleekflow, Hui berniat menggunakan impor dan ekspor data untuk analitik, tetapi kehilangan data akibat bug dan masalah yang tidak terselesaikan.

Sekarang, respond.io membantunya mewujudkan semua yang dia harapkan. Ia mengekspor percakapan untuk menjalankan analisis khusus menggunakan AI dan meningkatkan sistem pencocokan tutor agar memadankan siswa dengan tutor yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

“Sebagai CEO GETUTOR, saya menemukan beberapa fitur yang diiklankan Sleekflow tidak beroperasi seperti yang diharapkan, dan komunikasi dengan tim dukungan mereka memakan waktu, sehingga menimbulkan kekhawatiran tentang kelancaran dan efisiensi operasional kami, Proses onboarding Respond.io berjalan lancar, semua fitur penting tersedia, dan dukungan pelanggan tersedia 24/7. Saat saya membutuhkan sesuatu, saya selalu dapat mengandalkan mereka untuk menyediakan fungsi yang dibutuhkan bisnis saya.” - Jedi Hui, CEO GETUTOR

Hasilnya

Sejak beralih dari Sleekflow ke respond.io, GETUTOR cepat melihat hasil yang diharapkannya. Dengan menggunakan alur kerja AI untuk mengumpulkan informasi, jumlah prospek yang ditangani bisnis per hari meningkat 50%.

Dari sebelumnya melewatkan 10-20% peluang, GETUTOR kini merespons setiap prospek tepat waktu. Dengan respons cepat dan proses pemesanan yang ditingkatkan, konversi juga meningkat. Hanya dalam dua bulan, penjualan meningkat 24%.

Dengan pelacakan Lifecycle, agen mendapatkan konteks instan tentang perjalanan pelanggan sehingga mereka dapat memprioritaskan prospek berintensi tinggi dan mengenali pelanggan kembali untuk memberikan rekomendasi yang tepat. Bisnis ini terus menggunakan analitik untuk perbaikan dan menantikan hasil lebih lanjut berdasarkan wawasan yang diperoleh.

Yang terpenting, Hui menghargai bisa mengandalkan respond.io untuk dukungan apa pun yang dibutuhkan sepanjang perjalanan. Respond.io mendapat peringkat teratas di G2 untuk dukungan pelanggannya dan memberikan ROI lebih cepat dibanding Sleekflow, seperti yang dialami GETUTOR.

Sedang mempertimbangkan alternatif Sleekflow atau siap mencoba platform manajemen percakapan untuk pertama kalinya? Hubungi kami untuk konsultasi gratis hari ini dan mulai lihat hasilnya sendiri.