GETUTOR est un cabinet de conseil éducatif majeur à Hong Kong qui met des milliers d'élèves en relation avec des professeurs particuliers. Tous les cours se déroulent au domicile des élèves ou en ligne, donc le processus de vente est géré entièrement en ligne ou via WhatsApp.

Le problème

GETUTOR s'appuie sur une petite équipe d'agents pour répondre aux demandes des parents et les mettre en relation avec un tuteur adapté selon leurs préférences et besoins. Avec un volume élevé de demandes entrantes, il était facile de laisser passer des conversations, ce qui entraînait des opportunités de vente manquées.

Jedi Hui, le propriétaire et fondateur de GETUTOR, souhaitait une solution WhatsApp API pour prioriser les messages et accélérer le processus de réservation grâce à l'automatisation. Il a souscrit un abonnement annuel à Sleekflow car la plateforme promettait des fonctionnalités avancées d'IA et d'automatisation.

Malheureusement, Sleekflow n'a pas été à la hauteur des attentes. Même la mise en place d'un message modèle WhatsApp basique a été impossible après trois semaines d'essais infructueux et des réponses lentes et peu utiles du support technique de Sleekflow. Les fonctionnalités d'automatisation étaient très limitées et les "fonctionnalités IA avancées" annoncées ne fonctionnaient pas.

De plus, il a dû faire face à des coûts supplémentaires élevés après l'importation de la liste de contacts de l'entreprise, car Sleekflow facture tous les contacts stockés, pas seulement ceux avec lesquels l'entreprise communique activement. Hui regrettait son investissement dans un plan annuel, mais a décidé de limiter les pertes et de chercher une solution opérationnelle.

La solution respond.io

Méfiant après sa mauvaise expérience avec Sleekflow, Hui a mené une recherche approfondie d'alternatives. Il a brièvement envisagé Wati mais avait besoin d'une solution garantissant un support pour l'intégration et pour tout problème éventuel, il a donc choisi de donner une chance à respond.io en se basant sur sa réputation.

Il a trouvé la configuration et le processus de connexion faciles comparés à Sleekflow : l'envoi de modèles WhatsApp via l'automatisation des Workflows a été possible en un jour plutôt qu'en plusieurs semaines, et le modèle de tarification Monthly Active Contact de respond.io signifiait que l'entreprise n'avait pas à payer de frais supplémentaires pour les contacts stockés.

L'experte en intégration de Respond.io, Victoria, l'a ensuite guidé pour configurer et optimiser les Workflows afin d'obtenir une automatisation plus avancée et atteindre les objectifs commerciaux de GETUTOR.

Priorise les prospects sans réponse dans la boîte de réception d'équipe

Par le passé, 10–20 % des prospects restaient sans réponse car les conversations s'accumulaient dans la boîte de réception. Les conversations n'avaient pas d'indicateurs de statut clairs, donc les relances en attente ne pouvaient pas être distinguées. Elles étaient au contraire enterrées sous de nouveaux messages ou simplement oubliées.

Avec la boîte de réception d'équipe de respond.io, les agents pouvaient voir quels messages nécessitaient une réponse pour s'assurer qu'ils étaient tous traités. Les agents ont été formés à clôturer les conversations pour indiquer le résultat, ce qui permettait de voir facilement quelles conversations avaient été résolues. Cela signifiait que les chats en cours étaient priorisés afin qu'aucune opportunité de vente ne soit perdue.

Simplifie la réservation de cours grâce à l'automatisation et à l'IA

Le processus de réservation des cours était un système manuel consistant à poser des questions pour déterminer les exigences des parents concernant un tuteur. GETUTOR n'avait pas de système d'affectation des agents, et la gestion des conversations dépendait simplement de l'agent qui voyait le message et avait le temps de répondre en premier.

Avec l'automatisation Workflows de respond.io, GETUTOR a implémenté un Agent IA pour gérer les demandes initiales et recueillir les informations et préférences des élèves. Ensuite, l'agent IA compile les informations et attribue automatiquement le prospect à un agent humain disponible.

Mets en place la gestion des prospects tout au long de l'entonnoir

Pour mieux comprendre le parcours client et pourquoi les prospects se convertissent ou abandonnent, GETUTOR utilise la fonctionnalité Cycle de vie de respond.io. Cela permet à l'entreprise de suivre les prospects par étapes — par exemple Nouveau prospect, Fort intérêt et Client — afin que les agents sachent où en est chaque contact dans le parcours.

Catégories Lost Stages permettent à l'entreprise de voir en un coup d'œil pourquoi une affaire a été perdue — par exemple si le prospect a été disqualifié ou perdu au profit d'un concurrent. Cela aide à identifier où des améliorations peuvent être apportées pour conclure davantage d'affaires avec succès.

Obtiens des analyses détaillées via des rapports et des conversations exportées

GETUTOR profite des fonctionnalités avancées de reporting de respond.io pour obtenir des analyses approfondies et améliorer l'expérience client. Respond.io inclut des rapports sur le Cycle de vie, la performance des agents, les diffusions et les conversations.

Avec Sleekflow, Hui s'attendait à utiliser l'importation et l'exportation de données pour les analyses, mais il a perdu des données à cause de bugs et de problèmes non résolus.

Désormais, respond.io l'aide à accomplir tout ce qu'il espérait faire. Il exporte les conversations pour réaliser des analyses personnalisées avec l'aide de l'IA et améliore le système d'appariement des tuteurs afin d'associer les élèves au professeur qui correspond le mieux à leurs besoins.

"En tant que CEO de GETUTOR, j'ai constaté que certaines fonctionnalités annoncées par Sleekflow ne fonctionnaient pas comme prévu, et que la communication avec leur équipe de support prenait beaucoup de temps, entraînant des inquiétudes sur la fluidité et l'efficacité de nos opérations, L'intégration de Respond.io est fluide, toutes les fonctionnalités vitales sont présentes et le support client est disponible 24/7. Quand j'ai besoin de quoi que ce soit, je peux toujours compter sur eux pour fournir les fonctions dont mon entreprise a besoin." - Jedi Hui, PDG de GETUTOR

Les résultats

Depuis son passage de Sleekflow à respond.io, GETUTOR a rapidement obtenu les résultats qu'elle recherchait. En utilisant des workflows IA pour collecter des informations, le nombre de prospects que l'entreprise traite par jour a augmenté de 50 %.

Après avoir manqué 10–20 % d'opportunités par le passé, GETUTOR répond maintenant à chaque prospect en temps utile. Avec des réponses rapides et un processus de réservation amélioré, les conversions ont également augmenté. En seulement deux mois, les ventes ont augmenté de 24 %.

Grâce au suivi du Cycle de vie, les agents obtiennent un contexte instantané du parcours client, ce qui leur permet de prioriser les prospects à forte intention et de reconnaître les clients récurrents pour faire les bonnes recommandations. L'entreprise utilise continuellement les analyses pour s'améliorer et attend avec impatience de voir d'autres résultats basés sur les enseignements obtenus.

Surtout, Hui apprécie de pouvoir compter sur respond.io pour tout support nécessaire en cours de route. Respond.io est très bien noté sur G2 pour son support client et offre un ROI plus rapide que Sleekflow, comme GETUTOR l'a constaté.

Tu envisages une alternative à Sleekflow ou es-tu prêt à essayer une plateforme de gestion des conversations pour la première fois ? Contacte-nous pour une consultation gratuite aujourd'hui et commence à constater les résultats par toi-même.