GETUTOR se despidió de Sleekflow y dio la bienvenida a un aumento del 24 % en las ventas

GETUTOR es una consultoría educativa líder en Hong Kong que conecta a miles de estudiantes con tutores privados. Todas las clases se realizan en los domicilios de los alumnos o de forma online, por lo que el proceso de venta se gestiona íntegramente online o a través de WhatsApp.

El problema

GETUTOR cuenta con un pequeño equipo de agentes para responder las consultas de los padres y conectarlos con un tutor adecuado en función de sus preferencias y requisitos únicos. Con un gran volumen de consultas, era fácil pasar por alto conversaciones, lo que conducía a perder oportunidades de ventas.

Jedi Hui, el propietario y fundador de GETUTOR, quería una solución WhatsApp API para priorizar los mensajes y acelerar el proceso de reserva con automatización. Se suscribió a una suscripción anual a Sleekflow, ya que prometía funciones avanzadas de inteligencia artificial y automatización.

Desafortunadamente, Sleekflow no estuvo a la altura de las expectativas. Incluso configurar un mensaje de plantilla básico de WhatsApp resultó imposible después de tres semanas de intentos fallidos y respuestas lentas e inútiles del soporte técnico de Sleekflow. Las funciones de automatización estaban severamente limitadas y las “funciones de IA avanzadas” que anunciaba no funcionaban.

Además de eso, enfrentó altos costos adicionales después de importar la lista de contactos de la empresa, ya que Sleekflow cobra por todos los contactos almacenados, no solo por aquellos con los que una empresa se comunica activamente. Hui se arrepintió de haber invertido en un plan anual, pero decidió reducir sus pérdidas y buscar una solución funcional.

La solución respond.io

Cauteloso después de su mala experiencia con Sleekflow, Hui realizó una búsqueda exhaustiva de alternativas. Consideró brevemente a Wati, pero necesitaba una solución que garantizara el soporte con la incorporación y cualquier problema que pudiera surgir después, por lo que decidió darle una oportunidad a respond.io basándose en su reputación.

Descubrió que el proceso de configuración y conexión era muy sencillo en comparación con Sleekflow: enviar plantillas de WhatsApp a través de la automatización del flujo de trabajo era posible en un día en lugar de semanas, y el modelo de precios de contactos activos mensuales de respond.io significaba que la empresa no necesitaba pagar más por los contactos almacenados.

Luego, Victoria, experta en incorporación de Respond.io, lo guió sobre cómo configurar y optimizar los flujos de trabajo para una automatización más avanzada para lograr los objetivos comerciales de GETUTOR.

Prioriza los clientes potenciales no respondidos en la bandeja de entrada del equipo.

En el pasado, entre el 10 y el 20 % de los contactos quedaban sin respuesta porque las conversaciones se acumulaban en la bandeja de entrada. Las conversaciones no tenían indicadores de estado claros, por lo que no se podían distinguir aquellos seguimientos pendientes. En cambio, fueron enterrados bajo nuevos mensajes o simplemente olvidados.

Con la bandeja de entrada de equipo de respond.io, los agentes podían ver qué mensajes requerían respuestas para garantizar que se atendieran todos. Los agentes fueron entrenados para cerrar conversaciones para indicar el resultado, de modo que fuera fácil ver qué conversaciones se habían resuelto. Eso significó que se priorizaron las charlas abiertas continuas para no perder oportunidades de ventas.

Agilice la reserva de cursos con automatización e IA

El proceso de reserva del curso era un sistema manual de preguntas para determinar los requisitos de los padres para un tutor. GETUTOR no tenía un sistema de asignación de agentes y el manejo de las conversaciones dependía simplemente de qué agente veía el mensaje y tenía tiempo de responder primero.

Con la automatización de Flujos de Trabajo de Respond.io, GETUTOR implementó un Agente IA para gestionar las consultas iniciales y recopilar información y preferencias de los estudiantes. Luego, el agente de IA compila la información y asigna automáticamente el cliente potencial a un agente humano disponible.

Implementar la gestión de clientes potenciales a lo largo de todo el embudo

Para comprender mejor el recorrido del cliente y por qué los clientes potenciales se convierten o abandonan, GETUTOR utiliza la función Ciclo de vida de respond.io. Esto permite a la empresa realizar un seguimiento de los clientes potenciales por etapas, incluidos clientes potenciales nuevos, de alto interés y clientes, para que los agentes tengan contexto sobre dónde se encuentra cada contacto en el recorrido.

Las categorías de Etapas perdidas permiten a la empresa ver de un vistazo por qué se perdió un trato, por ejemplo, si el cliente potencial fue descalificado o se perdió ante un competidor. Esto ayuda a identificar dónde se pueden realizar mejoras para cerrar más acuerdos con éxito.

Obtenga análisis detallados de informes y chats exportados

GETUTOR aprovecha las funciones de informes avanzados de respond.io para obtener información detallada y mejorar la experiencia del cliente. Respond.io incluye informes de ciclo de vida, rendimiento del agente, transmisión y conversación.

Con Sleekflow, Hui había previsto utilizar la importación y exportación de datos para análisis, pero perdió datos debido a errores y problemas no resueltos.

Ahora, respond.io le ayuda a lograr todo lo que esperaba hacer. Exporta conversaciones para ejecutar análisis personalizados mediante IA y mejora el sistema de emparejamiento de tutores para emparejar a los estudiantes con un tutor que mejor se adapte a sus necesidades.

“Como director ejecutivo de GETUTOR, descubrí que algunas de las funciones publicitadas de Sleekflow no funcionaban como se esperaba y la comunicación con su equipo de soporte consumía mucho tiempo, lo que generaba inquietudes sobre nuestra fluidez y eficiencia operativa. La incorporación de Respond.io es sencilla, todas las funciones vitales están presentes y la atención al cliente está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana. “Cuando necesito algo, siempre puedo contar con ellos para proporcionar las funciones que mi negocio necesita”. - Jedi Hui, CEO de GETUTOR

Los resultados

Desde el cambio de Sleekflow a respond.io, GETUTOR ha visto rápidamente los resultados que estaba buscando. Al usar flujos de trabajo IA para recopilar información, el número de clientes potenciales que maneja el negocio por día ha aumentado en un 50%.

De perder del 10 al 20 % de las oportunidades en el pasado, GETUTOR ahora responde a cada lead de manera oportuna. Con respuestas rápidas y un proceso de reserva mejorado, las conversiones también han aumentado. En solo dos meses, las ventas aumentaron un 24%.

Con el seguimiento de Lifecycle, los agentes obtienen contexto instantáneo del viaje del cliente para poder priorizar leads de alta intención y reconocer a clientes recurrentes para hacer las recomendaciones adecuadas. La empresa utiliza continuamente el análisis para mejorar y espera ver más resultados basados en las ideas obtenidas.

Lo más importante es que Hui aprecia poder confiar en respond.io para cualquier apoyo que necesite en el camino. Respond.io tiene una alta calificación en G2 por su soporte al cliente y ofrece un ROI más rápido que Sleekflow, como ha visto GETUTOR.

¿Considerando una alternativa a Sleekflow o listo para probar una plataforma de gestión de conversaciones por primera vez? Contáctanos para una consulta gratuita hoy y comienza a ver los resultados por ti mismo.