GETUTOR es una consultora educativa líder en Hong Kong que conecta a miles de estudiantes con tutores privados. Todas las clases se imparten en las casas de los estudiantes o en línea, por lo que el proceso de ventas se gestiona completamente en línea o por WhatsApp.

El problema

GETUTOR se apoya en un pequeño equipo de agentes para responder las consultas de los padres y emparejarlos con un tutor adecuado según sus preferencias y requisitos únicos. Con un alto volumen de consultas entrantes, era fácil pasar por alto conversaciones, lo que derivaba en oportunidades de venta perdidas.

Jedi Hui, el propietario y fundador de GETUTOR, quería una solución de la API de WhatsApp para priorizar mensajes y acelerar el proceso de reservas mediante automatización. Se suscribió a Sleekflow con un plan anual porque prometía funciones avanzadas de IA y automatización.

Desafortunadamente, Sleekflow no cumplió con las expectativas. Incluso configurar una plantilla de mensaje de WhatsApp básica fue imposible después de tres semanas de intentos fallidos y respuestas lentas y poco útiles por parte del soporte técnico de Sleekflow. Las funciones de automatización eran muy limitadas y las "funciones avanzadas de IA" que anunciaba no funcionaron.

Además, enfrentó costos adicionales elevados tras importar la lista de contactos del negocio, ya que Sleekflow cobra por todos los contactos almacenados, no solo por aquellos con los que el negocio se comunica activamente. Hui lamentó invertir en un plan anual, pero decidió cortar pérdidas y buscar una solución funcional.

La solución de respond.io

Tras su mala experiencia con Sleekflow, Hui realizó una búsqueda exhaustiva de alternativas. Consideró brevemente Wati, pero necesitaba una solución que garantizara soporte con la incorporación y cualquier problema que pudiera surgir después, así que decidió darle una oportunidad a respond.io por su reputación.

Encontró que el proceso de configuración y conexión fue muy sencillo en comparación con Sleekflow: enviar plantillas de WhatsApp mediante automatización de flujos de trabajo fue posible en un día en lugar de semanas, y el modelo de precios por contactos activos mensuales de respond.io significó que el negocio no tenía que pagar extra por los contactos almacenados.

La experta en incorporación de Respond.io, Victoria, lo guió sobre cómo configurar y optimizar flujos de trabajo para una automatización más avanzada que permitiera alcanzar los objetivos comerciales de GETUTOR.

Prioriza los clientes potenciales no respondidos en el Buzon del equipo

Antes, entre el 10% y el 20% de los clientes potenciales quedaban sin respuesta porque las conversaciones se acumulaban en el buzón. Las conversaciones no tenían indicadores de estado claros, por lo que no se podían distinguir los seguimientos pendientes. En cambio, quedaban enterradas bajo mensajes nuevos o simplemente se olvidaban.

Con el Buzon del equipo de respond.io, los agentes podían ver qué mensajes requerían respuesta para asegurarse de que todos fueran atendidos. Los agentes fueron entrenados para cerrar conversaciones e indicar el resultado, así era fácil ver cuáles se habían resuelto. Eso significaba que las conversaciones abiertas se priorizaban para no perder oportunidades de venta.

Agiliza la reserva de cursos con automatización y IA

El proceso de reserva de cursos era un sistema manual de preguntas para determinar los requisitos de los padres respecto al tutor. GETUTOR no tenía un sistema de asignación de agentes, y el manejo de las conversaciones dependía simplemente de qué agente veía el mensaje y tenía tiempo para responder primero.

Con la automatización de flujos de trabajo de respond.io, GETUTOR implementó un Agente IA para gestionar las consultas iniciales y recopilar información y preferencias del estudiante. Luego, el Agente IA compila la información y asigna automáticamente el cliente potencial a un agente humano disponible.

Implementa la gestión de clientes potenciales a lo largo de todo el embudo

Para entender mejor el recorrido del cliente y por qué los clientes potenciales convierten o se pierden, GETUTOR usa la función Ciclo de vida de respond.io. Esto permite a la empresa rastrear clientes potenciales por etapas, incluyendo Nuevo cliente potencial, Alto interés y Cliente, para que los agentes tengan contexto sobre en qué etapa se encuentra cada contacto en el recorrido.

Las categorías de etapas perdidas permiten a la empresa ver de un vistazo por qué se perdió una venta — por ejemplo, si el cliente potencial fue descalificado o se perdió ante un competidor. Esto ayuda a identificar dónde se pueden hacer mejoras para cerrar más ventas con éxito.

Obtén analítica detallada a partir de informes y chats exportados

GETUTOR aprovecha las funciones de Informes Avanzados de respond.io para obtener insights en profundidad y mejorar la experiencia del cliente. Respond.io incluye Ciclo de vida, rendimiento de agentes, informes de difusión y de conversación.

Con Sleekflow, Hui esperaba usar la importación y exportación de datos para análisis, pero perdió datos debido a bugs y problemas no resueltos.

Ahora, respond.io le ayuda a lograr todo lo que esperaba hacer. Exporta conversaciones para ejecutar análisis personalizados usando IA y mejora el sistema de emparejamiento de tutores para asignar al estudiante el tutor que mejor se adapte a sus necesidades.

“Como CEO de GETUTOR, descubrí que algunas de las funciones publicitadas por Sleekflow no funcionaban como se esperaba, y que la comunicación con su equipo de soporte consumía mucho tiempo, lo que generó dudas sobre la fluidez y eficiencia operativa. La incorporación de Respond.io es fluida, todas las funciones vitales están presentes y el soporte al cliente es 24/7. Cuando necesito algo, siempre puedo contar con ellos para que proporcionen las funciones que mi negocio necesita.” - Jedi Hui, CEO de GETUTOR

Los resultados

Desde el cambio de Sleekflow a respond.io, GETUTOR ha visto rápidamente los resultados que estaba buscando. Al usar flujos de trabajo con IA para recopilar información, el número de clientes potenciales que maneja el negocio al día ha aumentado en 50%.

Antes perdía entre el 10% y el 20% de las oportunidades; ahora GETUTOR responde a cada cliente potencial de manera oportuna. Con respuestas rápidas y un proceso de reserva mejorado, las conversiones también aumentaron. En solo dos meses, las ventas aumentaron un 24%.

Con el seguimiento de Ciclo de vida, los agentes obtienen contexto instantáneo del recorrido del cliente para que puedan priorizar clientes potenciales de alta intención y reconocer clientes que regresan para hacer las recomendaciones adecuadas. La empresa usa continuamente la analítica para mejorar y espera ver más resultados basados en los insights obtenidos.

Lo más importante: Hui valora poder confiar en respond.io para cualquier soporte necesario durante el proceso. Respond.io tiene una alta calificación en G2 por su soporte al cliente y ofrece un ROI más rápido que Sleekflow, como ha comprobado GETUTOR.

¿Estás considerando una alternativa a Sleekflow o listo para probar una plataforma de gestión de conversaciones por primera vez? Contáctanos para una consulta gratuita hoy y comienza a ver los resultados por ti mismo.