GETUTOR è una delle principali società di consulenza educativa a Hong Kong che mette in contatto migliaia di studenti con tutor privati. Tutte le lezioni si svolgono a casa degli studenti o online, quindi il processo di vendita è gestito interamente online o tramite WhatsApp.

Il problema

GETUTOR si affida a un piccolo team di agenti per rispondere alle richieste dei genitori e abbinarli a un tutor adatto in base alle loro preferenze e esigenze. Con l'elevato volume di richieste in arrivo, era facile trascurare le conversazioni, portando a opportunità di vendita perse.

Jedi Hui, proprietario e fondatore di GETUTOR, voleva una soluzione WhatsApp API per dare priorità ai messaggi e accelerare il processo di prenotazione con l'automazione. Ha sottoscritto un abbonamento annuale a Sleekflow perché prometteva funzionalità avanzate di intelligenza artificiale e automazione.

Sfortunatamente, Sleekflow non ha soddisfatto le aspettative. Anche impostare un semplice modello di messaggio per WhatsApp è stato impossibile dopo tre settimane di tentativi falliti e risposte lente e poco utili dal supporto tecnico di Sleekflow. Le funzionalità di automazione erano fortemente limitate e le "funzionalità di intelligenza artificiale avanzata" pubblicizzate non funzionavano.

Inoltre, ha affrontato costi aggiuntivi elevati dopo aver importato la rubrica aziendale, poiché Sleekflow addebita tutti i contatti memorizzati e non solo quelli con cui l'azienda comunica attivamente. Hui si è pentito di aver investito in un piano annuale, ma ha deciso di limitare le perdite e cercare una soluzione funzionante.

La soluzione Respond.io

Diffidente dopo la brutta esperienza con Sleekflow, Hui ha condotto una ricerca approfondita di alternative. Ha preso in considerazione brevemente Wati, ma aveva bisogno di una soluzione che garantisse supporto durante l'attivazione e per eventuali problemi successivi, quindi ha scelto di dare una possibilità a Respond.io basandosi sulla sua reputazione.

Ha trovato l'installazione e il processo di connessione molto più semplici rispetto a Sleekflow: inviare modelli WhatsApp tramite l'automazione dei Workflow è stato possibile in un giorno anziché in settimane, e il modello di prezzo Monthly Active Contact di Respond.io ha fatto sì che l'azienda non dovesse pagare extra per i contatti memorizzati.

L'esperta per l'attivazione di Respond.io, Victoria, lo ha poi guidato su come impostare e ottimizzare i Workflows per automazioni più avanzate, al fine di raggiungere gli obiettivi di business di GETUTOR.

Dai priorità ai lead senza risposta nella posta in arrivo del team

In passato, il 10–20% dei lead rimaneva senza risposta perché le conversazioni si accumulavano nella posta in arrivo. Le conversazioni non avevano indicatori di stato chiari, quindi i follow-up in sospeso non erano distinguibili. Venivano invece sepolte sotto nuovi messaggi o semplicemente dimenticate.

Con la posta in arrivo del team di respond.io, gli agenti potevano vedere quali messaggi richiedevano una risposta per assicurarsi che tutti fossero gestiti. Gli agenti sono stati formati a chiudere le conversazioni per indicarne l'esito, così era facile vedere quali erano state risolte. Ciò significava che le chat ancora aperte venivano prioritarizzate, così non si perdevano opportunità di vendita.

Semplifica la prenotazione dei corsi con automazione e IA

Il processo di prenotazione dei corsi era un sistema manuale basato su domande per determinare le esigenze dei genitori rispetto al tutor. GETUTOR non aveva un sistema di assegnazione degli agenti e la gestione delle conversazioni dipendeva semplicemente da quale agente vedeva il messaggio e aveva tempo per rispondere per primo.

Con l'automazione Workflows di Respond.io, GETUTOR ha implementato un Agente IA per gestire le richieste iniziali e raccogliere informazioni e preferenze degli studenti. Poi, l'Agente IA compila le informazioni e assegna automaticamente il lead a un agente umano disponibile.

Implementa la gestione dei lead lungo l'intero funnel

Per comprendere meglio il percorso del cliente e perché i lead convertono o si perdono, GETUTOR utilizza la funzione Lifecycle di Respond.io. Questo permette all'azienda di tracciare i lead per fasi, incluse Nuovo lead, Alto interesse e Cliente, così gli agenti hanno il contesto su dove si trova ogni contatto nel percorso.

Le categorie 'Lost Stages' permettono all'azienda di vedere a colpo d'occhio perché un'opportunità è stata persa — ad esempio, se il lead è stato squalificato o perso a favore di un concorrente. Questo aiuta a individuare dove è possibile intervenire per chiudere con successo più opportunità.

Ottieni analisi dettagliate da report e chat esportate

GETUTOR sfrutta le funzionalità di reporting avanzato di Respond.io per ottenere informazioni approfondite e migliorare l'esperienza del cliente. Respond.io include report su Lifecycle, performance degli agenti, broadcast e conversazioni.

Con Sleekflow, Hui aveva previsto di usare l'importazione e l'esportazione dei dati per le analisi, ma ha perso dati a causa di bug e problemi non risolti.

Ora, Respond.io lo aiuta a realizzare tutto ciò che sperava di fare. Esporta le conversazioni per eseguire analisi personalizzate con IA e migliora il sistema di abbinamento dei tutor per associare gli studenti al tutor più adatto alle loro esigenze.

"Come CEO di GETUTOR, ho riscontrato che alcune delle funzionalità pubblicizzate da Sleekflow non funzionavano come previsto e che la comunicazione con il loro team di supporto richiedeva troppo tempo, causando preoccupazioni sulla fluidità e sull'efficienza operativa, L'attivazione di Respond.io è fluida, tutte le funzionalità essenziali sono presenti e l'assistenza clienti è disponibile 24/7. Quando ho bisogno di qualcosa, posso sempre contare su di loro per fornire le funzioni di cui la mia azienda ha bisogno." - Jedi Hui, CEO di GETUTOR

I risultati

Da quando è passato da Sleekflow a respond.io, GETUTOR ha rapidamente ottenuto i risultati che cercava. Utilizzando flussi di lavoro con IA per raccogliere informazioni, il numero di lead che l'azienda gestisce ogni giorno è aumentato del 50%.

Dopo aver perso in passato il 10–20% delle opportunità, GETUTOR ora risponde a ogni lead in modo tempestivo. Con risposte tempestive e un processo di prenotazione migliorato, anche le conversioni sono aumentate. In appena due mesi, le vendite sono aumentate del 24%.

Con il tracciamento Lifecycle, gli agenti ottengono un contesto immediato sul percorso del cliente per poter dare priorità ai lead con alta intenzione e riconoscere i clienti di ritorno, così da fare le raccomandazioni giuste. L'azienda utilizza continuamente l'analisi dei dati per migliorare e attende con interesse ulteriori risultati basati sulle informazioni ottenute.

Soprattutto, Hui apprezza poter contare su Respond.io per qualsiasi supporto necessario lungo il percorso. Respond.io è tra i più apprezzati su G2 per il supporto clienti e offre un ROI più rapido rispetto a Sleekflow, come ha constatato GETUTOR.

Stai valutando una alternativa a Sleekflow o sei pronto a provare per la prima volta una piattaforma di gestione delle conversazioni? Contattaci per una consulenza gratuita oggi e inizia a vedere i risultati di persona.