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Kurzfassung
Eine Nachhilfeberatung in Hongkong verlor nach dem Wechsel von Sleekflow Verkäufe aufgrund verpasster Nachrichten. Jetzt bucht sie mit der Automatisierung und KI von respond.io 24 % mehr Kurse, bearbeitet 50 % mehr Leads pro Tag und hat verpasste Nachrichten komplett eliminiert.
Ziele
- Reduzieren Sie die Anzahl verlorener potenzieller Verkäufe
- Steigern Sie die Effizienz Ihrer Kursbuchung
- Gespräche effektiv priorisieren
- Analysieren Sie Gespräche und Antworten, um das Kundenerlebnis zu verbessern
Lösungen
- Priorisiere unbeantwortete Leads im Team‑Postfach
- Optimiere die Kursbuchung mit Automatisierung und KI
- Implementieren Sie die Verfolgung des Lead-Status im gesamten Funnel
- Verwenden Sie Berichte und exportierte Konversationen für detailliertere Analysen
GETUTOR ist eine führende Bildungsberatung in Hongkong, die Tausende von Schülern mit Privatlehrern vermittelt. Alle Unterrichtsstunden finden bei den Schülern zu Hause oder online statt, daher wird der Verkaufsprozess vollständig online oder über WhatsApp abgewickelt.
Das Problem
GETUTOR verlässt sich auf ein kleines Agententeam, das Elternanfragen beantwortet und sie anhand ihrer individuellen Präferenzen und Anforderungen mit passenden Nachhilfelehrern zusammenbringt. Bei hohem Anfrageaufkommen wurden Konversationen leicht übersehen, wodurch Verkaufschancen verloren gingen.
Jedi Hui, der Inhaber und Gründer von GETUTOR, wollte eine WhatsApp API-Lösung, um Nachrichten zu priorisieren und den Buchungsprozess durch Automatisierung zu beschleunigen. Er schloss ein Jahresabo bei Sleekflow ab, da dort fortschrittliche KI‑ und Automatisierungsfunktionen versprochen wurden.
Leider erfüllte Sleekflow die Erwartungen nicht. Selbst das Einrichten einer einfachen WhatsApp‑Vorlage war nach drei Wochen erfolgloser Versuche und langsamer, wenig hilfreicher Antworten vom technischen Support von Sleekflow unmöglich. Automatisierungsfunktionen waren stark eingeschränkt und die beworbenen „fortgeschrittenen KI‑Funktionen“ funktionierten nicht.
Außerdem fielen nach dem Import der Geschäftskontaktliste hohe zusätzliche Kosten an, da Sleekflow damals für alle gespeicherten Kontakte Gebühren erhob und nicht nur für jene, mit denen das Unternehmen aktiv kommunizierte. Hui bereute die Investition in einen Jahresplan, beschloss jedoch, den Schaden zu begrenzen und nach einer funktionierenden Lösung zu suchen.
Die respond.io‑Lösung
Nach seinen schlechten Erfahrungen mit Sleekflow suchte Hui gründlich nach Alternativen. Er erwog kurz Wati, benötigte aber eine Lösung, die Unterstützung beim Onboarding und bei späteren Problemen garantiert — daher gab er respond.io aufgrund des Rufs eine Chance.
Im Vergleich zu Sleekflow empfand er die Einrichtung und Verbindung als kinderleicht: Das Versenden von WhatsApp‑Vorlagen per Workflow‑Automatisierung war innerhalb eines Tages möglich statt in Wochen, und das Preismodell von respond.io 'Monthly Active Contact' bedeutete, dass das Unternehmen nicht für gespeicherte Kontakte extra zahlen musste.
Die Onboarding‑Expertin von respond.io, Victoria, zeigte ihm anschließend, wie er Workflows einrichtet und für fortgeschrittene Automatisierung optimiert, um die Geschäftsziele von GETUTOR zu erreichen.
Priorisieren Sie unbeantwortete Leads in einem Team-Posteingang
Früher blieben 10–20 % der Leads unbeantwortet, weil sich Konversationen im Postfach stapelten. Konversationen hatten keine klaren Statusanzeigen, sodass ausstehende Follow‑Ups nicht erkennbar waren. Stattdessen wurden sie unter neuen Nachrichten begraben oder schlicht vergessen.
Mit dem Team‑Postfach von respond.io konnten Agenten sehen, welche Nachrichten eine Antwort benötigten, um sicherzustellen, dass alle bearbeitet wurden. Agenten wurden darin geschult, Konversationen zu schließen, um das Ergebnis zu kennzeichnen, sodass leicht ersichtlich war, welche Konversationen abgeschlossen waren. Das bedeutete, dass laufende offene Chats priorisiert wurden, sodass keine Verkaufschancen verloren gehen.
Optimieren Sie die Kursbuchung mit Automatisierung und KI
Der Kursbuchungsprozess war ein manuelles System aus Fragen, um die Anforderungen der Eltern an einen Tutor zu ermitteln. GETUTOR hatte kein System zur Agentenzuweisung; die Bearbeitung von Konversationen hing einfach davon ab, welcher Agent die Nachricht zuerst sah und Zeit zum Antworten hatte.
Mit der Workflows-Automatisierung von respond.io hat GETUTOR einen AI Agent implementiert, um Erstanfragen zu bearbeiten und Informationen sowie Präferenzen der Schüler zu erfassen. Anschließend bündelt der AI Agent die Informationen und weist den Lead automatisch einem verfügbaren menschlichen Agenten zu.
Führe Lead‑Management über den gesamten Funnel ein
Um die Kundenreise besser zu verstehen und zu sehen, warum Leads konvertieren oder abspringen, nutzt GETUTOR die Lifecycle-Funktion von respond.io. So kann das Unternehmen Leads nach Stadien wie New Lead, High Interest und Customer verfolgen, damit Agenten Kontext darüber haben, wo sich jeder Kontakt in der Reise befindet.
Kategorien der „Lost Stages“ ermöglichen dem Unternehmen, auf einen Blick zu erkennen, warum ein Geschäft verloren ging — zum Beispiel, ob ein Lead disqualifiziert wurde oder der Auftrag an einen Wettbewerber verloren ging. Das hilft zu identifizieren, wo Verbesserungen möglich sind, um mehr Deals erfolgreich abzuschließen.
Gewinne detaillierte Analysen aus Berichten und exportierten Chats
GETUTOR nutzt die erweiterten Reporting‑Funktionen von respond.io, um tiefgehende Erkenntnisse zu gewinnen und das Kundenerlebnis zu verbessern. Respond.io bietet Berichte zu Lifecycle, Agentenleistung, Broadcasts und Konversationen.
Bei Sleekflow hatte Hui geplant, Datenimport und -export für Analysen zu nutzen, verlor jedoch Daten aufgrund von Bugs und ungelösten Problemen.
Jetzt hilft respond.io ihm, all das zu erreichen, was er sich erhofft hatte. Er exportiert Konversationen, um individuell angepasste Analysen mit KI durchzuführen, und verbessert das Tutor‑Matching‑System, damit Schüler dem am besten geeigneten Tutor zugewiesen werden.
“Als CEO von GETUTOR stellte ich fest, dass während unserer Zeit mit Sleekflow einige der beworbenen Funktionen der Plattform nicht immer wie erwartet funktionierten und die Kommunikation mit ihrem Support-Team manchmal zeitaufwendig war. Das führte zu Bedenken hinsichtlich unserer betrieblichen Abläufe und Effizienz." - Jedi Hui, CEO von GETUTOR
Die Ergebnisse
Seit dem Wechsel von Sleekflow zu respond.io hat GETUTOR schnell die gewünschten Ergebnisse erzielt. Durch den Einsatz von KI-Workflows zur Informationssammlung hat sich die Anzahl der Leads, die das Unternehmen täglich bearbeitet, um 50% erhöht.
Nachdem früher 10–20 % der Chancen verpasst wurden, reagiert GETUTOR jetzt zeitnah auf jeden Lead. Durch schnelle Antworten und einen verbesserten Buchungsprozess sind auch die Conversion‑Raten gestiegen. In nur zwei Monaten stiegen die Verkäufe um 24 %.
Mit dem Lifecycle‑Tracking erhalten Agenten sofortigen Kontext zur Customer Journey, sodass sie Leads mit hoher Kaufabsicht priorisieren und wiederkehrende Kunden erkennen können, um die richtigen Empfehlungen zu geben. Das Unternehmen nutzt kontinuierlich Analysen zur Verbesserung und freut sich darauf, auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse weitere Ergebnisse zu erzielen.
Am wichtigsten ist, dass Hui es schätzt, sich bei Bedarf während des gesamten Prozesses auf respond.io verlassen zu können. Respond.io ist auf G2 für seinen Kundensupport hoch bewertet und liefert, wie GETUTOR festgestellt hat, einen schnelleren ROI als Sleekflow.
Denkst du über eine Sleekflow-Alternative nach oder bist du bereit, eine Konversationsmanagement-Plattform zum ersten Mal auszuprobieren? Kontaktiere uns für eine kostenlose Beratung noch heute und überzeuge dich selbst von den Ergebnissen.
