GETUTOR ist eine führende Bildungsberatung in Hongkong, die Tausende von Schülern mit Privatlehrern zusammenbringt. Alle Unterrichtsstunden finden bei den Schülern zu Hause oder online statt, daher wird der Verkaufsprozess vollständig online oder über WhatsApp abgewickelt.

Das Problem

GETUTOR verlässt sich auf ein kleines Agententeam, das Elternanfragen beantwortet und sie anhand ihrer individuellen Präferenzen und Anforderungen mit passenden Nachhilfelehrern zusammenbringt. Bei hohem Anfrageaufkommen wurden Konversationen leicht übersehen, wodurch Verkaufschancen verloren gingen.

Jedi Hui, Inhaber und Gründer von GETUTOR, wollte eine WhatsApp API Lösung, um Nachrichten zu priorisieren und den Buchungsprozess mit Automatisierung zu beschleunigen. Er schloss ein Jahresabo bei Sleekflow ab, da dort fortschrittliche KI‑ und Automatisierungsfunktionen versprochen wurden.

Leider erfüllte Sleekflow die Erwartungen nicht. Selbst das Einrichten einer einfachen WhatsApp‑Vorlage war nach drei Wochen erfolgloser Versuche und langsamer, wenig hilfreicher Antworten vom technischen Support von Sleekflow unmöglich. Automatisierungsfunktionen waren stark eingeschränkt und die beworbenen „fortgeschrittenen KI‑Funktionen“ funktionierten nicht.

Außerdem entstanden ihm hohe Zusatzkosten nach dem Import der Geschäftskontaktliste, da Sleekflow für alle gespeicherten Kontakte berechnet – nicht nur für jene, mit denen das Unternehmen aktiv kommuniziert. Hui bereute die Investition in einen Jahresplan, beschloss jedoch, den Schaden zu begrenzen und nach einer funktionierenden Lösung zu suchen.

Die respond.io‑Lösung

Nach seinen schlechten Erfahrungen mit Sleekflow suchte Hui gründlich nach Alternativen. Er erwog kurz Wati, benötigte aber eine Lösung, die Unterstützung beim Onboarding und bei späteren Problemen garantiert — daher gab er respond.io aufgrund des Rufs eine Chance.

Im Vergleich zu Sleekflow empfand er die Einrichtung und Verbindung als kinderleicht: Das Versenden von WhatsApp‑Vorlagen per Workflow‑Automatisierung war innerhalb eines Tages möglich statt in Wochen, und das Preismodell von respond.io 'Monthly Active Contact' bedeutete, dass das Unternehmen nicht für gespeicherte Kontakte extra zahlen musste.

Die Onboarding‑Expertin von respond.io, Victoria, zeigte ihm anschließend, wie er Workflows einrichtet und für fortgeschrittene Automatisierung optimiert, um die Geschäftsziele von GETUTOR zu erreichen.

Priorisiere unbeantwortete Leads im Team‑Postfach

Früher blieben 10–20 % der Leads unbeantwortet, weil sich Konversationen im Postfach stapelten. Konversationen hatten keine klaren Statusanzeigen, sodass ausstehende Follow‑Ups nicht erkennbar waren. Stattdessen wurden sie unter neuen Nachrichten begraben oder schlicht vergessen.

Mit dem Team‑Postfach von respond.io konnten Agenten sehen, welche Nachrichten eine Antwort benötigten, um sicherzustellen, dass alle bearbeitet wurden. Agenten wurden darin geschult, Konversationen zu schließen, um das Ergebnis zu kennzeichnen, sodass leicht ersichtlich war, welche Konversationen abgeschlossen waren. Das bedeutete, dass laufende offene Chats priorisiert wurden, sodass keine Verkaufschancen verloren gehen.

Optimiere die Kursbuchung mit Automatisierung und KI

Der Kursbuchungsprozess war ein manuelles System aus Fragen, um die Anforderungen der Eltern an einen Tutor zu ermitteln. GETUTOR hatte kein System zur Agentenzuweisung; die Bearbeitung von Konversationen hing einfach davon ab, welcher Agent die Nachricht zuerst sah und Zeit zum Antworten hatte.

Mit der Workflow‑Automatisierung von respond.io implementierte GETUTOR einen AI Agent, der Erstanfragen bearbeitet und Schülerdaten sowie Präferenzen sammelt. Anschließend bündelt der AI Agent die Informationen und weist den Lead automatisch einem verfügbaren menschlichen Agenten zu.

Führe Lead‑Management über den gesamten Funnel ein

Um die Customer Journey besser zu verstehen und warum Leads konvertieren oder abspringen, nutzt GETUTOR die Lifecycle Funktion von respond.io. So kann das Unternehmen Leads nach Stadien wie New Lead, High Interest und Customer verfolgen, damit Agenten Kontext darüber haben, wo sich jeder Kontakt in der Reise befindet.

Lost Stages‑Kategorien ermöglichen dem Unternehmen auf einen Blick zu sehen, warum ein Deal verloren wurde — z. B. ob der Lead disqualifiziert wurde oder an einen Wettbewerber verloren ging. Das hilft zu identifizieren, wo Verbesserungen möglich sind, um mehr Deals erfolgreich abzuschließen.

Gewinne detaillierte Analysen aus Berichten und exportierten Chats

GETUTOR nutzt die erweiterten Reporting‑Funktionen von respond.io, um tiefgehende Erkenntnisse zu gewinnen und das Kundenerlebnis zu verbessern. Respond.io bietet Berichte zu Lifecycle, Agentenleistung, Broadcasts und Konversationen.

Bei Sleekflow hatte Hui geplant, Datenimport und -export für Analysen zu nutzen, verlor jedoch Daten aufgrund von Bugs und ungelösten Problemen.

Jetzt hilft respond.io ihm, all das zu erreichen, was er sich erhofft hatte. Er exportiert Konversationen, um individuell angepasste Analysen mit KI durchzuführen, und verbessert das Tutor‑Matching‑System, damit Schüler dem am besten geeigneten Tutor zugewiesen werden.

„Als CEO von GETUTOR stellte ich fest, dass einige der von Sleekflow beworbenen Funktionen nicht wie erwartet funktionierten und die Kommunikation mit deren Support zeitaufwändig war, was Bedenken hinsichtlich unserer operativen Abläufe und Effizienz hervorrief. Das Onboarding bei respond.io ist reibungslos, alle wichtigen Funktionen sind vorhanden und der Kundensupport ist rund um die Uhr erreichbar. Wenn ich etwas brauche, kann ich mich immer darauf verlassen, dass sie die Funktionen bereitstellen, die mein Unternehmen benötigt.” - Jedi Hui, CEO von GETUTOR

Die Ergebnisse

Seit dem Wechsel von Sleekflow zu respond.io hat GETUTOR schnell die gewünschten Ergebnisse erzielt. Durch den Einsatz von KI‑Workflows zur Informationssammlung ist die Anzahl der Leads, die das Unternehmen pro Tag bearbeitet, um 50 % gestiegen.

Nachdem früher 10–20 % der Chancen verpasst wurden, reagiert GETUTOR jetzt zeitnah auf jeden Lead. Durch schnelle Antworten und einen verbesserten Buchungsprozess sind auch die Conversion‑Raten gestiegen. Innerhalb von nur zwei Monaten stieg der Umsatz um 24 %.

Mit dem Lifecycle‑Tracking erhalten Agenten sofortigen Kontext zur Customer Journey, sodass sie Leads mit hoher Kaufabsicht priorisieren und wiederkehrende Kunden erkennen können, um die richtigen Empfehlungen zu geben. Das Unternehmen nutzt kontinuierlich Analysen zur Verbesserung und freut sich darauf, auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse weitere Ergebnisse zu erzielen.

Am wichtigsten ist, dass Hui es schätzt, sich bei Bedarf während des gesamten Prozesses auf respond.io verlassen zu können. Respond.io ist auf G2 für seinen Kundensupport hoch bewertet und liefert, wie GETUTOR festgestellt hat, einen schnelleren ROI als Sleekflow.

Interessierst du dich für eine Sleekflow-Alternative oder willst du eine Plattform zur Gesprächsverwaltung zum ersten Mal ausprobieren? Kontaktiere uns für eine kostenlose Beratung und sieh dir die Ergebnisse noch heute selbst an.