GETUTOR é uma consultoria educacional líder em Hong Kong que combina milhares de estudantes com tutores particulares. Todas as aulas são realizadas nas casas dos alunos ou online, então o processo de vendas é gerido inteiramente online ou pelo WhatsApp.

O problema

A GETUTOR conta com uma pequena equipe de agentes para responder às consultas dos pais e conectá-los a um tutor adequado com base nas preferências e necessidades específicas. Com o alto volume de consultas, era fácil deixar conversas passarem despercebidas, resultando em oportunidades de venda perdidas.

Jedi Hui, proprietário e fundador da GETUTOR, queria uma solução WhatsApp API para priorizar mensagens e acelerar o processo de agendamento com automação. Ele assinou um plano anual no Sleekflow, pois a plataforma prometia recursos avançados de IA e automação.

Infelizmente, a Sleekflow não correspondeu às expectativas. Até mesmo configurar um modelo básico de mensagem do WhatsApp foi impossível após três semanas de tentativas fracassadas e respostas lentas e pouco úteis do suporte técnico da Sleekflow. Os recursos de automação eram severamente limitados e os “recursos avançados de IA” anunciados não funcionavam.

Além disso, ele enfrentou custos adicionais elevados ao importar a lista de contatos da empresa, pois a Sleekflow cobra por todos os contatos armazenados, não apenas por aqueles com os quais a empresa se comunica ativamente. Hui arrependeu-se de ter investido num plano anual, mas decidiu limitar as perdas e procurar uma solução funcional.

A solução do respond.io

Desconfiado após a má experiência com a Sleekflow, Hui fez uma busca aprofundada por alternativas. Ele considerou brevemente a Wati, mas precisava de uma solução que garantisse suporte na integração e para quaisquer problemas que surgissem depois, por isso decidiu dar uma chance ao respond.io com base na sua reputação.

Ele achou o processo de configuração e conexão muito mais fácil do que com a Sleekflow: enviar modelos do WhatsApp por automação de fluxos de trabalho foi possível em um dia em vez de semanas, e o modelo de preços Monthly Active Contact do respond.io significava que a empresa não precisava pagar a mais por contatos armazenados.

A especialista em integração da Respond.io, Victoria, então orientou-o sobre como configurar e otimizar fluxos de trabalho para automação mais avançada e atingir os objetivos de negócio da GETUTOR.

Priorize leads não respondidos em uma caixa de entrada da equipe

No passado, 10-20% dos leads ficavam sem resposta à medida que as conversas se acumulavam na caixa de entrada. As conversas não tinham indicadores claros de status, por isso os acompanhamentos pendentes não podiam ser distinguidos. Em vez disso, eram enterradas por novas mensagens ou simplesmente esquecidas.

Com a caixa de entrada da equipe do respond.io, os agentes podiam ver quais mensagens exigiam resposta para garantir que todas fossem atendidas. Os agentes foram treinados para encerrar conversas para indicar o resultado, assim era fácil ver quais conversas tinham sido resolvidas. Isso significava que chats abertos eram priorizados para que nenhuma oportunidade de venda fosse perdida.

Simplifique o agendamento de cursos com automação e IA

O processo de agendamento de cursos era manual, baseado em perguntas para determinar os requisitos dos pais quanto ao tutor. A GETUTOR não tinha um sistema de atribuição de agentes, e o tratamento das conversas dependia simplesmente de qual agente via a mensagem e tinha tempo para responder primeiro.

Com a automação de Workflows do respond.io, a GETUTOR implementou um AI Agent para gerenciar consultas iniciais e coletar informações e preferências dos alunos. Em seguida, o AI Agent compila as informações e atribui automaticamente o lead a um agente humano disponível.

Implemente a gestão de leads em todo o funil

Para entender melhor a jornada do cliente e por que os leads convertem ou abandonam, a GETUTOR usa o recurso Lifecycle do respond.io. Isso permite que a empresa acompanhe os leads por estágios, incluindo Novo Lead, Alto Interesse e Cliente, para que os agentes tenham contexto sobre em que etapa cada contato se encontra na jornada.

Categorias de Estágios Perdidos permitem que a empresa veja de relance por que um negócio foi perdido — por exemplo, se o lead foi desqualificado ou perdido para um concorrente. Isso ajuda a identificar onde melhorias podem ser feitas para fechar mais negócios com sucesso.

Obtenha análises detalhadas a partir de relatórios e chats exportados

A GETUTOR aproveita os recursos avançados de relatórios do respond.io para obter insights aprofundados e melhorar a experiência do cliente. O Respond.io inclui relatórios de Ciclo de vida, desempenho de agentes, broadcast e de conversas.

Com a Sleekflow, Hui esperava usar importação e exportação de dados para análises, mas perdeu dados devido a bugs e problemas não resolvidos.

Agora, o respond.io ajuda-o a realizar tudo o que ele esperava fazer. Ele exporta conversas para realizar análises personalizadas usando IA e melhora o sistema de emparelhamento de tutores para combinar estudantes com o tutor que melhor atenda às suas necessidades.

“Como CEO da GETUTOR, constatei que algumas das funcionalidades anunciadas pela Sleekflow não funcionaram como esperado, e a comunicação com a equipe de suporte deles era demorada, gerando preocupações sobre a fluidez e a eficiência das nossas operações. A integração da Respond.io é eficiente, todos os recursos essenciais estão presentes e o suporte ao cliente é 24/7. Quando preciso de algo, posso sempre contar com eles para fornecer as funcionalidades que meu negócio necessita.” - Jedi Hui, CEO da GETUTOR

Os resultados

Desde a mudança da Sleekflow para o respond.io, a GETUTOR rapidamente viu os resultados que procurava. Ao usar fluxos de trabalho de IA para coletar informações, o número de leads que a empresa lida por dia aumentou em 50%.

Antes, perdia entre 10% e 20% das oportunidades; agora a GETUTOR responde a todos os leads de forma oportuna. Com respostas rápidas e um processo de agendamento melhorado, as conversões também aumentaram. Em apenas dois meses, as vendas aumentaram 24%.

Com o acompanhamento do Lifecycle, os agentes obtêm contexto instantâneo da jornada do cliente, podendo priorizar leads de alta intenção e reconhecer clientes recorrentes para fazer as recomendações certas. A empresa usa continuamente análises para melhorar e espera ver mais resultados com base nos insights obtidos.

O mais importante, Hui aprecia poder contar com o respond.io para qualquer suporte necessário ao longo do caminho. A Respond.io é altamente classificada no G2 pelo suporte ao cliente e oferece ROI mais rápido do que a Sleekflow, como a GETUTOR constatou.

Você está considerando uma alternativa ao Sleekflow ou pronto para experimentar uma plataforma de gestão de conversas pela primeira vez? Entre em contato conosco para uma consulta gratuita hoje e comece a ver os resultados por conta própria.