A GETUTOR despediu-se do Sleekflow e deu as boas-vindas a mais 24% de vendas

GETUTOR é uma consultoria educacional líder em Hong Kong que conecta milhares de estudantes a tutores particulares. Todas as aulas são lecionadas em casa dos alunos ou online, pelo que o processo de vendas é gerido inteiramente online ou pelo WhatsApp.

O problema

A GETUTOR conta com uma pequena equipa de agentes para responder às dúvidas dos pais e combiná-los com um tutor adequado com base nas suas preferências e necessidades específicas. Com um elevado volume de consultas, era fácil ignorar as conversas, o que levava à perda de oportunidades de venda.

Jedi Hui, o proprietário e fundador da GETUTOR, queria uma solução WhatsApp API para priorizar mensagens e agilizar o processo de agendamento com automação. Assinou uma subscrição anual do Sleekflow, pois este prometia recursos avançados de IA e automação.

Infelizmente, o Sleekflow não correspondeu às expectativas. Até mesmo configurar um modelo básico de mensagens do WhatsApp foi impossível após três semanas de tentativas falhadas e respostas lentas e inúteis do suporte técnico da Sleekflow. Os recursos de automatização eram severamente limitados e os “recursos avançados de IA” anunciados não funcionavam.

Além disso, enfrentou custos adicionais elevados após importar a lista de contactos da empresa, uma vez que o Sleekflow cobra por todos os contactos armazenados, e não apenas aqueles com os quais a empresa comunica ativamente. Hui arrependeu-se de ter investido num plano anual, mas decidiu cortar as suas perdas e procurar uma solução funcional.

A solução respond.io

Preocupado com a sua má experiência com o Sleekflow, Hui conduziu uma busca completa por alternativas. Considerou brevemente o Wati, mas precisava de uma solução que garantisse o suporte durante a integração e quaisquer problemas que pudessem surgir posteriormente, pelo que decidiu dar uma oportunidade ao respond.io com base na sua reputação.

Achou o processo de configuração e ligação muito mais fácil em comparação com o Sleekflow: o envio de modelos WhatsApp através da automatização do fluxo de trabalho era possível num dia, em vez de semanas, e o modelo de preços de contacto ativo mensal do respond.io significava que a empresa não tinha de pagar mais pelos contactos armazenados.

A especialista em integração da Respond.io, Victoria, orientou-o sobre como configurar e otimizar os fluxos de trabalho para uma automatização mais avançada para atingir os objetivos de negócio da GETUTOR.

Priorize leads não respondidos numa caixa de entrada da equipa

No passado, 10-20% dos leads não eram respondidos, uma vez que as conversas se acumulavam na caixa de entrada. As conversas não tinham indicadores de estado claros, pelo que aqueles acompanhamentos pendentes não podiam ser distinguidos. Em vez disso, foram enterradas sob novas mensagens ou foram simplesmente esquecidas.

Com a caixa de entrada da equipa do respond.io, os agentes podiam ver quais as mensagens que exigiam respostas para garantir que todas eram atendidas. Os agentes foram treinados para terminar conversas e indicar o resultado, para que fosse fácil ver que conversas tinham sido resolvidas. Isto significa que os chats abertos contínuos foram priorizados para que nenhuma oportunidade de venda fosse perdida.

Simplifique a reserva de cursos com automação e IA

O processo de reserva de cursos era um sistema manual de perguntas para determinar as necessidades dos pais em relação a um tutor. O GETUTOR não tinha um sistema de atribuição de agentes, e a gestão das conversas dependia simplesmente de qual o agente que via a mensagem e tinha tempo para responder primeiro.

Com a automação Workflows do respond.io, a GETUTOR implementou um Agente de IA para gerenciar consultas iniciais e coletar informações e preferências dos estudantes. De seguida, o agente de IA compila a informação e atribui automaticamente o lead a um agente humano disponível.

Implementar a gestão de leads em todo o funil

Para entender melhor a jornada do cliente e por que os leads convertem ou se perdem, a GETUTOR usa o recurso Ciclo de vida do respond.io. Isto permite que a empresa monitorize os leads por fases, incluindo Novo Lead, Alto Interesse e Cliente, para que os agentes tenham contexto sobre onde cada contacto se encontra na jornada.

As categorias de Estágios Perdidos permitem que a empresa veja de relance por que um negócio foi perdido — por exemplo, se o lead foi desqualificado ou perdido para um concorrente. Isto ajuda a identificar onde podem ser feitas melhorias para fechar mais negócios com sucesso.

Obtenha análises detalhadas dos relatórios e chats exportados

O GETUTOR aproveita as capacidades avançadas de reporting do respond.io para obter insights detalhados e melhorar a experiência do cliente. O Respond.io inclui relatórios de ciclo de vida, desempenho do agente, transmissão e conversação.

Com o Sleekflow, Hui esperava utilizar a importação e exportação de dados para análises, mas perdeu dados devido a bugs e problemas não resolvidos.

Agora, o respond.io ajuda-o a realizar tudo o que esperava fazer. Exporta conversas para executar análises personalizadas utilizando IA e melhora o sistema de correspondência de tutores para emparelhar os alunos com um tutor que melhor se adapte às suas necessidades.

“Como CEO da GETUTOR, descobri que algumas das funcionalidades anunciadas do Sleekflow não funcionavam como esperado, e a comunicação com a sua equipe de suporte era demorada, gerando preocupações sobre a nossa eficiência e fluidez operacional. A integração do Respond.io é tranquila, todas as características essenciais estão presentes e o apoio ao cliente é 24 horas por dia, 7 dias por semana. Quando preciso de alguma coisa, posso sempre contar com eles para fornecer as funções que o meu negócio necessita.” - Jedi Hui, CEO da GETUTOR

Os resultados

Desde que trocou o Sleekflow pelo respond.io, a GETUTOR viu rapidamente os resultados que procurava. Ao utilizar fluxos de trabalho de IA para recolher informações, o número de leads que a empresa gere por dia aumentou em 50%.

Depois de perder 10% a 20% das oportunidades no passado, a GETUTOR responde agora a todos os leads em tempo útil. Com respostas rápidas e um processo de reserva melhorado, as conversões também aumentaram. Em apenas dois meses, as vendas aumentaram 24%.

Com o rastreio do ciclo de vida, os agentes obtêm um contexto instantâneo sobre a jornada do cliente para que possam priorizar leads com elevada intenção e reconhecer clientes recorrentes para fazer as recomendações certas. A empresa utiliza continuamente a análise para melhorar e está ansiosa por ver mais resultados com base nos insights obtidos.

O mais importante é que Hui aprecia poder contar com o respond.io para qualquer apoio necessário ao longo do caminho. O Respond.io é o mais bem avaliado no G2 pelo seu apoio ao cliente e oferece um ROI mais rápido do que o Sleekflow, como a GETUTOR viu.

Está considerando uma alternativa ao Sleekflow ou pronto para experimentar uma plataforma de gestão de conversas pela primeira vez? Entre em contato conosco para uma consulta gratuita hoje e comece a ver os resultados por você mesmo.