Only Tourism automatizza l'80% delle richieste di visto con l'Agente AI di Respond.io

Only Tourism è un fornitore di servizi di viaggio con sede a Dubai che semplifica i viaggi per i clienti negli Emirati Arabi Uniti e verso destinazioni internazionali. I suoi servizi includono l'elaborazione dei visti, tour e pacchetti vacanze per Sri Lanka, Georgia, Azerbaigian, Armenia e Filippine. Nota soprattutto per la sua esperienza nella gestione dei visti, l'azienda riceve frequentemente richieste tramite WhatsApp.

Il problema: operatori sommersi da processi ripetitivi

Con l'espansione della clientela di Only Tourism, il volume delle conversazioni è cresciuto rapidamente. L'azienda si affidava molto a WhatsApp per gestire le richieste, ma rispondere manualmente a ogni messaggio è diventato insostenibile. Gli operatori passavano ore a ripetere informazioni sui requisiti per il visto, i prezzi e lo stato delle domande. I tempi di risposta si sono allungati, causando la perdita di lead che cercavano risposte altrove.

Per migliorare l'efficienza, Only Tourism si è abbonata a respond.io per gestire tutte le conversazioni in un'unica Inbox. Nel frattempo ha anche sperimentato l'Agente AI di Intercom, Fin, per testare la soluzione migliore per scalare le conversazioni. Tuttavia, la soluzione di Intercom era estremamente costosa e offriva un supporto clienti meno personalizzato.

La soluzione respond.io

Quando il team clienti di respond.io ha compreso le sfide di Only Tourism, è intervenuto per trovare una soluzione. Il Responsabile Customer Success Joshua Loo ha dimostrato che respond.io poteva offrire le stesse capacità di automazione di Intercom a un costo molto inferiore. Inoltre, il team ha fornito indicazioni su come ottenere il badge blu verificato di Meta, consolidando ulteriormente la fiducia di Only Tourism nella piattaforma.

Il team Customer Success ha lavorato a stretto contatto con Only Tourism per implementare un Agente AI personalizzato in grado di gestire la complessità delle richieste di visto, offrire copertura 24/7 e fornire risposte professionali e coerenti.

Configurazione personalizzata dell'Agente AI per accuratezza e affidabilità

Il team Customer Success di Respond.io ha condotto una sessione di configurazione dedicata per l'Agente AI per garantire che rispondesse nel tono di brand di Only Tourism, con chiare linee guida per precisione e affidabilità. Un altro passaggio chiave è stato ottimizzare le fonti di conoscenza dell'azienda per l'AI, in modo che l'Agente AI potesse recuperare e fornire con precisione informazioni dettagliate sui visti senza intervento umano.

Gli Agenti AI possono essere configurati per ruoli specifici con modelli e poi personalizzati. Si basano sulle fonti di conoscenza dell'azienda, che possono includere PDF o contenuti web. Una volta che gli Agenti AI sono addestrati sulle fonti di conoscenza, dovrebbero essere pienamente idonei a rispondere alle richieste relative ai loro ruoli, ma è importante definire linee guida e testare gli agenti prima del dispiegamento.

Integrazione con APIs per l'elaborazione delle domande di visto

Era importante che l'Agente AI potesse non solo rispondere ai nuovi potenziali clienti che chiedevano informazioni sui requisiti per il visto, ma anche gestire i follow-up dei clienti che avevano già fatto domanda. Per questo, l'Agente AI aveva bisogno di accesso ai dati delle domande di visto in tempo reale. Utilizzando APIs, Only Tourism ha creato un'integrazione per consentire all'Agente AI di recuperare gli stati delle domande di visto usando il numero di ID del richiedente.

Elimina l'arretrato delle chat del weekend con risposte istantanee 24/7

Quando gli operatori umani gestivano le conversazioni manualmente, era difficile stare al passo con le richieste arrivate durante la notte o nel fine settimana. Ciò comportava che gli operatori si ritrovassero al lavoro con un grande arretrato e che i clienti rimanessero in attesa.

Per ridurre la pressione sugli operatori umani, l'Agente AI è stato configurato per gestire tutte le conversazioni in arrivo durante le ore non lavorative. Questo ha fornito risposte immediate e strutturate 24/7, garantendo che i clienti ricevessero lo stesso elevato livello di servizio indipendentemente dall'orario o dal giorno.

“Con l'Agente AI di respond.io che gestisce l'80% delle nostre richieste di visto, gestiamo il doppio delle conversazioni mantenendo i clienti soddisfatti con risposte rapide e accurate. Da quando il nostro team non ha più un arretrato infinito di richieste di routine, può concentrarsi nel fornire supporto di qualità per i casi più complessi.”

— Adam Xaniar, CEO di Only Tourism

I risultati

Da quando ha abilitato il nuovo Agente AI, Only Tourism ha registrato una rapida crescita insieme a notevoli miglioramenti nell'efficienza operativa. L'azienda ora elabora 6x più potenziali clienti al mese rispetto al passato, poiché ha la capacità di gestirli e i potenziali clienti non si perdono più.

L'Agente AI gestisce 2x più conversazioni al giorno rispetto a quelle che gli operatori potevano rispondere manualmente, e automatizza il 80% delle richieste relative ai visti. Gli operatori hanno recuperato ore precedentemente impiegate per domande ripetitive e ora possono concentrarsi su conversazioni a maggior valore, come pacchetti di viaggio complessi e attività di fidelizzazione dei clienti.

Con meno attività manuali, tempi di risposta più rapidi e un sistema AI scalabile, Only Tourism è meglio posizionata per gestire la domanda in aumento e mantenere una qualità del servizio continuativa.

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