Only Tourism automatizza l'80% delle richieste sui visti con l'agente AI di respond.io

Only Tourism è un'agenzia di servizi di viaggio con sede a Dubai che semplifica i viaggi internazionali per i clienti negli Emirati Arabi Uniti e oltre. I suoi servizi includono l'elaborazione dei visti, tour e pacchetti vacanza per Sri Lanka, Georgia, Azerbaijan, Armenia e Filippine. Nota soprattutto per la sua competenza nella gestione dei visti, l'azienda riceve frequenti richieste tramite WhatsApp.

Il problema: agenti sommersi da processi ripetitivi

Con l'espansione della clientela di Only Tourism, i volumi di conversazione sono cresciuti rapidamente. L'azienda si affidava molto a WhatsApp per gestire le richieste, ma rispondere manualmente a ogni messaggio è diventato insostenibile. Gli agenti passavano ore a ripetere informazioni sui requisiti per il visto, sui prezzi e sullo stato delle domande di visto. I tempi di risposta si sono allungati, causando l'abbandono dei potenziali clienti che cercavano risposte altrove.

Per migliorare l'efficienza, Only Tourism si è abbonata a respond.io per gestire tutte le conversazioni in un'unica inbox. Nel frattempo, ha anche sperimentato l'agente AI di Intercom, Fin, per testare la soluzione migliore per scalare le conversazioni. Tuttavia, la soluzione di Intercom era estremamente costosa e offriva un supporto clienti meno personalizzato.

La soluzione respond.io

Quando il team Customer Success di respond.io ha compreso le sfide di Only Tourism, è intervenuto per trovare una soluzione. Il responsabile Customer Success Joshua Loo ha dimostrato che respond.io poteva offrire le stesse funzionalità di automazione di Intercom a un costo molto inferiore. Inoltre, il team ha offerto indicazioni su come ottenere il badge blu verificato di Meta, rafforzando ulteriormente la fiducia di Only Tourism nella piattaforma.

Il team Customer Success ha lavorato a stretto contatto con Only Tourism per implementare un agente AI personalizzato in grado di gestire la complessità delle richieste sui visti, garantire copertura 24/7 e fornire risposte professionali e coerenti.

Configurazione personalizzata dell'agente AI per accuratezza e affidabilità

Il team Customer Success di respond.io ha condotto una sessione dedicata di configurazione dell'agente AI per garantire che rispondesse nel tono del brand di Only Tourism, con chiare linee guida per precisione e affidabilità. Un altro passo chiave è stato ottimizzare le fonti di conoscenza dell'azienda per l'AI, in modo che l'agente AI potesse recuperare e fornire con precisione informazioni dettagliate sui visti senza intervento umano.

Gli agenti AI possono essere configurati per ruoli specifici con modelli e poi ulteriormente personalizzati. Imparano dalle fonti di conoscenza dell'azienda, che possono includere PDF o contenuti web. Una volta che gli agenti AI sono addestrati sulle fonti di conoscenza, dovrebbero essere pienamente in grado di rispondere alle richieste relative ai loro ruoli, ma è importante definire linee guida e testare gli agenti prima di metterli in produzione.

Integrazione con API per l'elaborazione delle domande di visto

Era importante che l'agente AI non solo potesse rispondere ai nuovi lead che chiedevano informazioni sui requisiti per i visti, ma anche gestire i follow-up dei clienti che avevano già fatto domanda. Per questo, l'agente AI aveva bisogno di accesso ai dati delle pratiche di visto in tempo reale. Usando le API, Only Tourism ha creato un'integrazione per consentire all'agente AI di recuperare gli stati delle domande di visto usando il numero ID del richiedente.

Elimina l'arretrato delle chat del weekend con risposte istantanee 24/7

Quando gli agenti umani gestivano le conversazioni manualmente, era difficile tenere il passo con le richieste che arrivavano durante la notte o nei weekend. Ciò significava che gli agenti tornavano al lavoro con un grande arretrato e i clienti restavano in attesa.

Per ridurre la pressione sugli agenti umani, l'agente AI è stato configurato per gestire tutte le conversazioni in arrivo durante le ore non operative. Questo ha fornito risposte immediate e strutturate 24/7, garantendo ai clienti lo stesso alto livello di servizio indipendentemente dall'ora o dal giorno.

"Con l'agente AI di respond.io che gestisce l'80% delle nostre richieste sui visti, gestiamo il doppio delle conversazioni mantenendo i clienti soddisfatti con risposte rapide e accurate, Poiché il nostro team non deve più affrontare un arretrato infinito di richieste di routine, può concentrarsi nel fornire supporto di qualità per i casi più complessi."

— Adam Xaniar, CEO di Only Tourism

I risultati

Da quando ha attivato il nuovo agente AI, Only Tourism ha registrato una rapida crescita e miglioramenti drastici nell'efficienza operativa. L'azienda ora elabora 6x più potenziali clienti al mese rispetto al passato, poiché ha la capacità di gestirli e i potenziali clienti non si perdono più.

L'agente AI gestisce 2x più conversazioni al giorno rispetto a quelle che gli agenti potevano gestire manualmente, e automatizza l'80% delle richieste relative ai visti. Gli agenti hanno recuperato ore precedentemente dedicate a domande ripetitive e ora possono concentrarsi su conversazioni a più alto valore, come pacchetti di viaggio complessi e attività di fidelizzazione dei clienti.

Con meno attività manuali, tempi di risposta più rapidi e un sistema AI scalabile, Only Tourism è meglio posizionata per gestire la domanda crescente e mantenere una qualità del servizio 24 ore su 24.

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