Only Tourism tự động hóa 80% các yêu cầu về visa với đại lý AI của Respond.io

Only Tourism là nhà cung cấp dịch vụ du lịch có trụ sở tại Dubai, đơn giản hóa việc đi lại toàn cầu cho khách hàng khắp UAE và các điểm đến quốc tế. Dịch vụ của họ bao gồm xử lý visa, tour và các gói nghỉ dưỡng tới Sri Lanka, Georgia, Azerbaijan, Armenia và Philippines. Nổi tiếng đặc biệt về chuyên môn xử lý visa, doanh nghiệp nhận được nhiều yêu cầu qua WhatsApp.

Vấn đề: Nhân viên bị quá tải bởi các quy trình lặp đi lặp lại

Khi Only Tourism mở rộng cơ sở khách hàng, khối lượng cuộc hội thoại tăng nhanh. Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào WhatsApp để quản lý yêu cầu, nhưng trả lời thủ công từng tin nhắn trở nên không bền vững. Nhân viên phải mất hàng giờ lặp lại thông tin về yêu cầu visa, giá cả và trạng thái hồ sơ. Thời gian phản hồi chậm lại, khiến khách hàng tiềm năng bỏ đi và tìm câu trả lời ở nơi khác.

Để cải thiện hiệu quả, Only Tourism đăng ký sử dụng respond.io để quản lý tất cả cuộc hội thoại trong một Inbox duy nhất. Trong lúc đó, họ cũng thử nghiệm Đại lý AI của Intercom, Fin, để tìm giải pháp tốt nhất cho việc mở rộng cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, giải pháp của Intercom rất tốn kém và cung cấp hỗ trợ khách hàng ít cá nhân hóa hơn.

Giải pháp của respond.io

Khi đội ngũ chăm sóc khách hàng của respond.io nắm được những thách thức của Only Tourism, họ đã vào cuộc để tìm ra giải pháp. Quản lý thành công khách hàng Joshua Loo đã chứng minh rằng respond.io có thể cung cấp các khả năng tự động hóa tương đương với Intercom với chi phí thấp hơn nhiều. Ngoài ra, đội ngũ còn hướng dẫn cách đạt được dấu tích xanh xác thực của Meta, tăng thêm sự tin tưởng của Only Tourism vào nền tảng.

Đội ngũ chăm sóc khách hàng đã làm việc chặt chẽ với Only Tourism để triển khai một Đại lý AI tùy chỉnh có thể xử lý các yêu cầu visa phức tạp, cung cấp hỗ trợ 24/7 và đưa ra các phản hồi chuyên nghiệp, nhất quán.

Thiết lập đại lý AI tùy chỉnh cho độ chính xác và độ tin cậy

Đội ngũ Customer Success của Respond.io đã tiến hành một buổi thiết lập Đại lý AI chuyên dụng để đảm bảo Đại lý AI phản hồi theo giọng điệu thương hiệu của Only Tourism, với các giới hạn rõ ràng nhằm đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy. Một bước then chốt khác là tối ưu hóa nguồn tri thức của công ty cho AI, để Đại lý AI có thể truy xuất và cung cấp chính xác thông tin chi tiết về visa mà không cần can thiệp của con người.

Các đại lý AI có thể được thiết lập cho các vai trò cụ thể bằng các mẫu rồi tùy chỉnh thêm. Chúng học từ các nguồn tri thức của doanh nghiệp, có thể bao gồm PDF hoặc nội dung web. Khi các đại lý AI đã được huấn luyện trên các nguồn tri thức, chúng sẽ sẵn sàng để trả lời các yêu cầu liên quan đến vai trò của mình, nhưng điều quan trọng là cần thiết lập hướng dẫn và kiểm tra các đại lý trước khi triển khai.

Tích hợp với APIs để xử lý hồ sơ xin visa

Điều quan trọng là đại lý AI không chỉ có thể trả lời các khách hàng tiềm năng mới hỏi về yêu cầu xin visa mà còn có thể quản lý các lượt theo dõi từ những khách hàng đã nộp hồ sơ. Để làm được điều đó, đại lý AI cần truy cập dữ liệu hồ sơ xin visa theo thời gian thực. Sử dụng APIs, Only Tourism thiết lập một tích hợp để cho phép trợ lý AI truy xuất trạng thái hồ sơ xin visa bằng số ID của người nộp đơn.

Loại bỏ tồn đọng cuộc trò chuyện cuối tuần bằng phản hồi tức thì 24/7

Khi các nhân viên xử lý cuộc trò chuyện thủ công, rất khó để theo kịp các yêu cầu đến trong đêm hoặc vào cuối tuần. Điều này khiến nhân viên vào ca phải đối mặt với một khối lượng tồn đọng lớn, và khách hàng bị giữ chờ.

Để giảm áp lực cho nhân viên, Đại lý AI được cấu hình để quản lý tất cả cuộc trò chuyện đến ngoài giờ làm việc. Điều này cung cấp các phản hồi có cấu trúc, tức thì 24/7, đảm bảo khách hàng nhận được cùng mức dịch vụ cao bất kể thời gian hay ngày.

“Với trợ lý AI của respond.io quản lý 80% các câu hỏi về visa của chúng tôi, chúng tôi xử lý gấp đôi số cuộc hội thoại trong khi giữ khách hàng hài lòng với câu trả lời nhanh chóng và chính xác. Kể từ khi đội ngũ của chúng tôi không còn phải đối mặt với lượng tồn đọng vô tận của các yêu cầu thường xuyên, họ có thể tập trung vào việc cung cấp hỗ trợ chất lượng cho những trường hợp phức tạp hơn.”

— Adam Xaniar, CEO của Only Tourism

Kết quả

Kể từ khi triển khai trợ lý AI mới, Only Tourism đã ghi nhận tăng trưởng nhanh cùng với cải thiện đáng kể về hiệu quả vận hành. Doanh nghiệp hiện xử lý gấp 6 lần số khách hàng tiềm năng mỗi tháng so với trước, nhờ có năng lực xử lý; các khách hàng tiềm năng không còn bị bỏ lỡ.

Trợ lý AI xử lý 2x nhiều cuộc hội thoại mỗi ngày hơn so với khả năng phản hồi thủ công của nhân viên, và tự động hóa 80% các yêu cầu liên quan đến visa. Nhân viên đã lấy lại được những giờ trước đây dành cho các câu hỏi lặp lại và giờ có thể tập trung vào các cuộc hội thoại giá trị hơn, chẳng hạn như các gói du lịch phức tạp và nỗ lực giữ chân khách hàng.

Với ít tác vụ thủ công hơn, thời gian phản hồi nhanh hơn và một hệ thống AI có khả năng mở rộng, Only Tourism có vị thế tốt hơn để xử lý nhu cầu ngày càng tăng và duy trì chất lượng dịch vụ suốt ngày đêm.

Muốn đạt được kết quả tương tự cho doanh nghiệp của bạn? Liên hệ để được tư vấn miễn phí hôm nay!