Only Tourism automatiza 80% das consultas de visto com o Agente de IA da Respond.io

A Only Tourism é um fornecedor de serviços de viagem com sede em Dubai que simplifica viagens globais para clientes nos EAU e destinos internacionais. Seus serviços incluem processamento de vistos, passeios e pacotes de férias para Sri Lanka, Geórgia, Azerbaijão, Armênia e Filipinas. Conhecida por sua especialização no processamento de vistos, a empresa recebe consultas frequentes pelo WhatsApp.

O problema: agentes sobrecarregados com processos repetitivos

À medida que a Only Tourism expandiu sua base de clientes, o volume de conversas cresceu rapidamente. A empresa dependia fortemente do WhatsApp para gerenciar consultas, mas responder manualmente a cada mensagem tornou-se insustentável. Os agentes passavam horas repetindo informações sobre requisitos de visto, preços e o status das solicitações. Os tempos de resposta diminuíram, o que fez com que os leads desistissem e procurassem respostas em outro lugar.

Para melhorar a eficiência, a Only Tourism contratou o respond.io para gerenciar todas as conversas em uma única Inbox. Enquanto isso, também experimentou o Agente de IA da Intercom, Fin, para testar a melhor solução para escalar conversas. No entanto, a solução da Intercom era extremamente cara e oferecia um suporte ao cliente menos personalizado.

A solução da respond.io

Quando a equipe de Sucesso do Cliente da respond.io entendeu os desafios da Only Tourism, interveio para elaborar uma solução. O Gerente de Sucesso do Cliente Joshua Loo demonstrou que a respond.io podia oferecer as mesmas capacidades de automação que a Intercom, a um custo muito menor. Além disso, a equipe ofereceu orientações sobre como obter selo azul verificado da Meta, reforçando ainda mais a confiança da Only Tourism na plataforma.

A equipe de sucesso do cliente trabalhou em estreita colaboração com a Only Tourism para implantar um Agente de IA personalizado que pudesse lidar com a complexidade das consultas de visto, fornecer cobertura 24/7 e oferecer respostas profissionais e consistentes.

Configuração personalizada do Agente de IA para precisão e confiabilidade

A equipe de Sucesso do Cliente da respond.io realizou uma sessão dedicada de configuração do Agente de IA para garantir que o Agente de IA respondesse no tom da marca da Only Tourism, com diretrizes claras para precisão e confiabilidade. Outro passo-chave foi otimizar as fontes de conhecimento da empresa para a IA, para que o agente de IA pudesse recuperar e fornecer com precisão informações detalhadas sobre vistos sem intervenção humana.

Os Agentes de IA podem ser configurados para funções específicas com modelos e depois personalizados. Eles aprendem a partir das fontes de conhecimento da empresa, que podem incluir PDFs ou conteúdo web. Uma vez treinados nas fontes de conhecimento, os Agentes de IA devem estar totalmente capazes de responder a consultas relacionadas às suas funções, mas é importante definir diretrizes e testar os agentes antes de implantá-los.

Integração com APIs para processamento de pedidos de visto

Era importante que o Agente de IA pudesse não apenas responder a novos leads perguntando sobre requisitos de visto, mas também gerir os acompanhamentos de clientes que já haviam solicitado. Para isso, o Agente de IA precisava de acesso a dados de solicitação de visto em tempo real. Usando APIs, a Only Tourism configurou uma integração para permitir que o Agente de IA recuperasse os status das solicitações de visto usando o número de identificação do requerente.

Elimine o acúmulo de chats de fim de semana com respostas instantâneas 24/7

Quando os agentes humanos lidavam com as conversas manualmente, era difícil acompanhar as consultas que chegavam durante a noite ou aos fins de semana. Isso fazia com que os agentes chegassem ao trabalho com um grande acúmulo e os clientes ficassem à espera.

Para reduzir a pressão sobre os agentes humanos, o agente de IA foi configurado para gerir todas as conversas recebidas durante o período fora do expediente. Isso proporcionou respostas imediatas e estruturadas 24/7, garantindo que os clientes recebessem o mesmo alto nível de serviço independentemente da hora ou do dia.

“Com o Agente de IA da respond.io gerenciando 80% das nossas consultas de visto, lidamos com o dobro de conversas enquanto mantemos os clientes satisfeitos com respostas rápidas e precisas. Como nossa equipe não enfrenta mais um acúmulo interminável de consultas rotineiras, ela pode concentrar-se em oferecer suporte de qualidade para casos mais complexos.”

— Adam Xaniar, CEO da Only Tourism

Os resultados

Desde que implementou seu novo Agente de IA, a Only Tourism observou um crescimento rápido junto com melhorias drásticas na eficiência operacional. A empresa agora processa 6x mais leads mensais do que antes, pois tem capacidade para atendê‑los e os leads não abandonam mais.

O Agente de IA lida com 2x mais conversas por dia do que os agentes poderiam responder manualmente, e automatiza 80% das consultas relacionadas a vistos. Os agentes recuperaram horas anteriormente gastas em perguntas repetitivas e agora podem se concentrar em conversas de maior valor, como pacotes de viagem complexos e esforços de retenção de clientes.

Com menos tarefas manuais, tempos de resposta mais rápidos e um sistema de IA escalável em funcionamento, a Only Tourism está melhor posicionada para lidar com a demanda crescente e manter a qualidade do serviço 24 horas por dia.

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