Only Tourism automatisiert 80 % der Visumanfragen mit dem KI-Agenten von respond.io

Only Tourism ist ein in Dubai ansässiger Reiseanbieter, der das Reisen für Kunden in den VAE und zu internationalen Zielen vereinfacht. Zu den Leistungen gehören Visabearbeitung, Touren und Ferienpakete nach Sri Lanka, Georgien, Aserbaidschan, Armenien und den Philippinen. Besonders bekannt für seine Visa-Expertise erhält das Unternehmen häufig Anfragen über WhatsApp.

Das Problem: Agenten sind durch wiederkehrende Abläufe überlastet

Als Only Tourism seine Kundschaft erweiterte, stiegen die Gesprächszahlen schnell an. Das Unternehmen setzte stark auf WhatsApp zur Verwaltung von Anfragen, doch das manuelle Beantworten jeder Nachricht wurde untragbar. Agenten verbrachten Stunden damit, Informationen zu Visabestimmungen, Preisen und dem Status von Anträgen zu wiederholen. Die Reaktionszeiten verlangsamten sich, wodurch Leads absprangen und anderswo nach Antworten suchten.

Um die Effizienz zu steigern, abonnierte Only Tourism respond.io, um alle Konversationen in einer einzigen Inbox zu verwalten. Zwischenzeitlich experimentierte es außerdem mit Intercoms KI-Agenten Fin, um die beste Lösung zur Skalierung der Konversationen zu testen. Allerdings war Intercoms Lösung extrem teuer und bot weniger personalisierten Kundensupport.

Die respond.io-Lösung

Als das Customer‑Success‑Team von respond.io die Herausforderungen von Only Tourism verstand, griff es ein, um eine Lösung zu erarbeiten. Kundenerfolgsmanager Joshua Loo zeigte, dass respond.io dieselben Automatisierungsfunktionen wie Intercom zu deutlich geringeren Kosten anbieten kann. Zusätzlich gab das Team Hinweise dazu, wie man den verifizierten blauen Haken von Meta erlangen kann, was Only Tourisms Vertrauen in die Plattform weiter stärkte.

Das Customer‑Success‑Team arbeitete eng mit Only Tourism zusammen, um einen maßgeschneiderten KI‑Agenten bereitzustellen, der die Komplexität von Visaanfragen bewältigen, rund um die Uhr Abdeckung bieten und konsistente, professionelle Antworten liefern konnte.

Maßgeschneiderte Einrichtung des KI-Agenten für Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Das Customer‑Success‑Team von respond.io führte eine spezielle Einrichtungssitzung für den KI‑Agenten durch, um sicherzustellen, dass dieser im Markenstil von Only Tourism antwortet und klare Richtlinien für Präzision und Zuverlässigkeit festgelegt wurden. Ein weiterer wichtiger Schritt war das Optimieren der Wissensquellen des Unternehmens für KI, damit der KI-Agent detaillierte Visainformationen präzise abrufen und ohne menschliches Eingreifen bereitstellen konnte.

Die KI-Agenten können mit Vorlagen für spezifische Rollen eingerichtet und anschließend weiter angepasst werden. Sie lernen aus den Wissensquellen eines Unternehmens, zu denen PDFs oder Webinhalte gehören können. Sobald die KI‑Agenten anhand der Wissensquellen trainiert sind, sollten sie in der Lage sein, Anfragen im Rahmen ihrer Aufgaben zu beantworten. Es ist jedoch wichtig, Richtlinien festzulegen und die Agenten vor dem Einsatz zu testen.

Integration mit APIs zur Verarbeitung von Visumanträgen

Es war wichtig, dass der KI-Agent nicht nur neue Leads beantworten konnte, die nach Visabestimmungen fragten, sondern auch Folgeanfragen von Kunden verwalten konnte, die bereits einen Antrag gestellt hatten. Dafür benötigte der KI-Agent Zugriff auf Echtzeitdaten zu Visumanträgen. Mithilfe von APIs richtete Only Tourism eine Integration ein, damit der KI-Agent den Status von Visumanträgen mithilfe der ID-Nummer des Antragstellers abrufen konnte.

Wochenendliche Chat‑Rückstände mit 24/7‑Sofortantworten eliminieren

Wenn menschliche Agenten die Konversationen manuell bearbeiteten, war es schwierig, mit Anfragen Schritt zu halten, die über Nacht oder am Wochenende eingingen. Das führte dazu, dass Agenten mit einem großen Rückstand zur Arbeit kamen und Kunden warten mussten.

Um den Druck auf menschliche Agenten zu verringern, wurde der KI-Agent so konfiguriert, dass er alle eingehenden Konversationen außerhalb der Geschäftszeiten übernimmt. Dadurch wurden rund um die Uhr sofortige, strukturierte Antworten bereitgestellt, sodass Kunden unabhängig von Uhrzeit oder Wochentag denselben hohen Servicestandard erhielten.

“Da der KI-Agent von respond.io 80 % unserer Visaanfragen übernimmt, bearbeiten wir doppelt so viele Konversationen und halten die Kunden mit schnellen, präzisen Antworten zufrieden. Da unser Team nicht länger mit einem endlosen Rückstand an Routineanfragen konfrontiert ist, kann es sich auf qualitativ hochwertigen Support für komplexere Fälle konzentrieren.”

— Adam Xaniar, CEO von Only Tourism

Die Ergebnisse

Seit der Einführung des neuen KI-Agenten verzeichnet Only Tourism ein rasches Wachstum und deutliche Verbesserungen der operativen Effizienz. Das Unternehmen verarbeitet jetzt 6x mehr Leads pro Monat als zuvor, da es die Kapazität hat, diese zu bearbeiten, und Leads nicht mehr abspringen.

Der KI‑Agent bearbeitet doppelt so viele Gespräche pro Tag wie Agenten manuell beantworten konnten und automatisiert 80 % der Visaanfragen. Agenten haben Stunden zurückgewonnen, die zuvor für wiederkehrende Fragen aufgewendet wurden, und können sich nun auf wertvollere Gespräche konzentrieren – etwa komplexe Reisepakete und Maßnahmen zur Kundenbindung.

Mit weniger manuellen Aufgaben, schnelleren Reaktionszeiten und einem skalierbaren KI‑System ist Only Tourism besser aufgestellt, die steigende Nachfrage zu bewältigen und die rund um die Uhr gewährleistete Servicequalität aufrechtzuerhalten.

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