Hmlet wechselte von Bird zu Respond.io und steigerte die WhatsApp‑Conversion‑Rate um das 2,5‑Fache

Hmlet ist ein Anbieter von Kurzzeitmieten, der voll möblierte Zimmer und Apartments anbietet, die auf Budget, Aufenthaltsdauer und Lebensphase der Kunden abgestimmt sind. Es richtet sich an Expats, internationale Studierende und Geschäftsreisende, die in Hongkong und Singapur flexible Unterkünfte suchen. Digitale Kanäle spielen eine wichtige Rolle bei der Generierung von Anfragen, aber mit der Ausweitung des Marketings benötigte das Unternehmen eine bessere Möglichkeit, ernsthafte Interessenten von irrelevanten Nachrichten zu trennen, bevor sie das Vertriebsteam erreichen.

Das Problem: Schlechte Lead‑Qualifizierung verschwendete die Zeit des Vertriebs und begrenzte das Marketingwachstum

Als Hmlet wuchs, war die manuelle Qualifizierung großer Lead‑Mengen eine große Herausforderung. Es hatte erheblich in einen Drittanbieter investiert, um eine KI‑Lösung zu entwickeln, die Leads qualifizieren sollte, bevor sie an den Vertrieb übergeben werden, doch das Projekt lieferte keine Ergebnisse.

Ohne eine effektive Möglichkeit, Anfragen zu filtern, erzeugten Social‑Kampagnen eine Mischung aus echten Interessenten, Spam und Nachrichten, die nicht mit dem Vertrieb zusammenhängen. Das Vertriebsteam beklagte sich häufig über die Zeit, die mit der Bearbeitung minderwertiger Anfragen verbracht wurde, weshalb Hmlet zögerte, seine Werbung über Kanäle wie Google Ads hinaus auszuweiten.

Hmlet verwaltete WhatsApp‑Konversationen zuvor über Bird, doch die Plattform bot nicht die mobilen Funktionen, die das Vertriebsteam benötigte. Agenten verließen regelmäßig das Büro, um Besichtigungen durchzuführen, konnten jedoch nur von ihren Laptops aus auf Kunden antworten. Das führte zu Verzögerungen, wenn Interessenten bereit waren, eine Buchung vorzunehmen.

Der Kundensupport von Bird sorgte für zusätzliche Reibung. Wenn Probleme auftraten, hatte das Team keinen direkten Zugang zu menschlichem Support und musste Support‑Tickets einreichen und auf langsame E‑Mail‑Antworten warten.

Die respond.io‑Lösung: Leads mit KI qualifizieren, bevor der Vertrieb übernimmt

Hmlet wählte respond.io als Plattform für Kundenkonversationen, hauptsächlich um den Prozess der Lead‑Qualifizierung zu automatisieren, den es zuvor nicht umsetzen konnte. Die Plattform gab dem Vertrieb mobilen Zugriff auf Konversationen, brachte mehrere Messaging‑Kanäle in eine zentrale Inbox und bot die Flexibilität, Konversationsdaten über Lifecycle‑Tracking und CRM‑Integration in seine Vertriebsprozesse zu übertragen.

Respond.io stellte für die ersten 30 Tage einen dedizierten Onboarding‑Spezialisten zur Verfügung, um Hmlet erfolgreich einzurichten. Mit dieser Unterstützung setzte das Unternehmen KI‑Agenten ein, um die erste Phase eingehender Konversationen zu bearbeiten und zu entscheiden, ob eine Anfrage an den Vertrieb weitergeleitet werden sollte.

KI‑Agenten qualifizieren Leads und leiten Anfragen an das passende Team weiter

Nach der Lead‑Qualifizierung leitet der KI‑Agent echte Interessenten bei Wohnungsanfragen an das Vertriebsteam oder bei Hotelanfragen an einen Hotel‑Mitarbeiter weiter. Der KI‑Agent filtert außerdem Spam und markiert irrelevante Nachrichten, damit menschliche Mitarbeiter sich auf Kunden mit echtem Buchungsinteresse konzentrieren können, anstatt Zeit mit dem Sortieren von Nachrichten zu verschwenden.

Das Team war von der Qualität und den Kosteneinsparungen im Vergleich zu Bird beeindruckt. Statt starrer Automatisierung, die Qualifizierungsfragen in fester Reihenfolge stellt, sammeln respond.io‑KI‑Agenten auf natürliche Weise die Informationen von Interessenten über den Chat anhand eines einzigen Anweisungssets. Während Birds Automatisierung auf WhatsApp‑Vorlagennachrichten basierte, die dem Unternehmen etwa 350 $ pro Monat an Meta‑Gebühren kosteten, antworten respond.io‑KI‑Agenten sofort innerhalb des WhatsApp‑Nachrichtenfensters und senken diese Gebühren deutlich.

Mobiler Zugriff hält den Vertrieb bei Besichtigungen reaktionsfähig

Da die Vertriebsmitarbeiter von Hmlet häufig Kunden vor Ort zu Besichtigungen treffen, war es unpraktisch, ausschließlich vom Laptop im Büro zu antworten. Die respond.io Mobile‑App ermöglicht es Mitarbeitern, auf neue Anfragen zu antworten und aktive Verkaufsgespräche von überall fortzuführen. Dies verringerte die bisherige Antwortverzögerung und ermöglicht es Agenten, Deals voranzutreiben, solange die Kaufabsicht der Kunden noch hoch ist.

Zentralisierte Kanäle, Lifecycle‑Tracking und CRM‑Integration verbessern die Lead‑Verwaltung

Die zentrale Inbox von respond.io ermöglichte es Hmlet, weitere Akquisitionskanäle neben WhatsApp zu nutzen, darunter TikTok, Instagram, Facebook Messenger und WeChat. Das verschafft dem Team einen einzigen Ort, um Anfragen zu verwalten, während das Unternehmen seinen Marketingmix diversifiziert und das Vertrauen gewinnt, Werbekampagnen in sozialen Medien zu starten.

Die Firma nutzt außerdem das Lifecycle‑Feature von respond.io, um Interessenten zu verfolgen, während sie den Vertriebsprozess durchlaufen, einschließlich Phasen für qualifizierte Leads, bestätigte Einzugstermine und Kontakte, die nicht mehr antworten. Das verschafft den Agenten eine klarere Sicht darauf, in welchem Stadium sich jeder Lead befindet und welche Maßnahme als Nächstes erfolgen sollte.

Die Entwickler von Hmlet haben außerdem respond.io über Make mit Pipedrive verbunden, sodass Konversations‑ und Lead‑Daten in ihr CRM fließen können und dem Vertrieb sofort Kontext bieten, damit sie die Plattform nicht wechseln und Leads nicht warten lassen müssen.

„Was ich an respond.io besonders schätze, ist, dass das Onboarding‑Team uns aktiv dazu ermutigt hat, neue Funktionen auszuprobieren Wenn wir nicht dazu gedrängt worden wären, KI‑Agenten und andere Funktionen zu erkunden, hätten wir nie entdeckt, wie wertvoll sie sind.“

Angelina Liao, Marketing‑Managerin bei Hmlet

Die Ergebnisse: 2,5‑fach höhere Conversion‑Rate, da KI allen Spam filtert und Vertriebsmitarbeiter schneller antworten

Seit dem Wechsel vom ticketbasierten Support und der eingeschränkten Automatisierung bei Bird hin zum geführten Onboarding und den KI‑Agenten von respond.io hat Hmlet die Geschwindigkeit, mit der Anfragen in Kunden umgewandelt werden, deutlich verbessert.

Mit der Lead‑Qualifizierung durch KI werden 90% der irrelevanten Anfragen und des Spams jetzt automatisch herausgefiltert, sodass das Vertriebsteam mehr Zeit mit Kunden verbringen kann, die echtes Buchungsinteresse haben. Der Zugang zur Mobile‑App ermöglicht dem Vertrieb ebenfalls, schneller zu antworten, damit Leads nicht abspringen. Dies hat die Conversion‑Rate um das 2,5‑Fache erhöht.

Eine zentrale Inbox und bessere Lead‑Filterung über 5 Kanäle gaben dem Marketingteam außerdem das Vertrauen, über Google Ads hinauszugehen und neue Kampagnen auf Facebook und TikTok zu starten, wodurch das Unternehmen seine Akquisekanäle diversifizierte und die Anzahl der Leads erhöhte.

In Kombination mit mobilem Zugriff für Mitarbeiter, zentralisiertem Kanalmanagement sowie proaktivem Onboarding und Support hat respond.io Hmlet eine skalierbare Möglichkeit gegeben, digitale Anfragen in qualifizierte Verkaufschancen zu verwandeln.

Möchtest du Leads automatisch qualifizieren und dein Vertriebsteam dabei unterstützen, sich auf Interessenten mit hoher Kaufabsicht zu konzentrieren? Kontaktiere uns für eine kostenlose Beratung heute!