Hmlet cambió de Bird a Respond.io y aumentó la tasa de conversión en WhatsApp 2.5x

Hmlet es una empresa de alquileres a corto plazo que ofrece habitaciones y apartamentos totalmente amueblados, diseñados según el presupuesto, la duración de la estadía y la etapa de vida de los clientes. Atiende a expatriados, estudiantes internacionales y viajeros de negocios que buscan alojamiento flexible en Hong Kong y Singapur. Los canales digitales juegan un papel importante en la generación de consultas, pero a medida que la empresa expandió su marketing, necesitaba una mejor forma de separar prospectos serios de mensajes irrelevantes antes de que llegaran a su equipo de ventas.

El problema: La mala calificación de clientes potenciales desperdiciaba el tiempo del equipo de ventas y limitaba el crecimiento del marketing

A medida que Hmlet crecía, calificar manualmente un alto volumen de clientes potenciales fue un gran desafío. Había invertido considerablemente en un proveedor externo para crear una solución de IA que calificara clientes potenciales antes de pasarlos a ventas, pero el proyecto no consiguió resultados.

Sin una forma efectiva de filtrar las consultas, las campañas en redes sociales generaban una mezcla de prospectos genuinos, spam y mensajes no relacionados con ventas. El equipo de ventas se quejaba con frecuencia por el tiempo dedicado a manejar consultas de baja calidad, lo que hacía que Hmlet dudara en ampliar su publicidad más allá de canales como Google Ads.

Anteriormente, Hmlet gestionaba las conversaciones de WhatsApp a través de Bird, pero la plataforma no tenía las capacidades móviles que necesitaba su equipo de ventas. Los agentes salen regularmente de la oficina para realizar visitas a propiedades, pero solo podían responder a los clientes desde sus laptops. Esto generaba retrasos cuando los prospectos estaban listos para avanzar con una reserva.

El soporte al cliente de Bird añadía otra fuente de fricción. Cuando surgían problemas, el equipo no tenía acceso directo a soporte humano y tenía que enviar tickets de soporte y esperar respuestas lentas por correo electrónico.

La solución de respond.io: califica clientes potenciales con IA antes de que el equipo de ventas intervenga

Hmlet eligió respond.io como plataforma de conversaciones con clientes principalmente para automatizar el proceso de calificación de clientes potenciales que antes le resultaba difícil implementar. La plataforma también dio a su equipo de ventas acceso móvil a las conversaciones, integró múltiples canales de mensajería en un Inbox centralizado y ofreció la flexibilidad de conectar los datos de conversación con sus procesos de ventas mediante seguimiento del ciclo de vida e integración con CRM.

Respond.io asignó un especialista en incorporación dedicado durante los primeros 30 días para preparar a Hmlet para el éxito. Con esta guía, la empresa desplegó Agentes IA para manejar la primera etapa de las conversaciones entrantes y determinar si una consulta debía ser enviada al equipo de ventas.

Los Agentes IA califican clientes potenciales y dirigen las consultas al equipo correcto

Después de calificar a los clientes potenciales, el Agente IA dirige a los prospectos genuinos al equipo de ventas para consultas residenciales o a un agente hotelero para consultas relacionadas con hoteles. El Agente IA también filtra el spam y marca los mensajes irrelevantes para que los agentes humanos se mantengan enfocados en los clientes con intención real de reservar en lugar de perder tiempo clasificando mensajes.

El equipo quedó impresionado con la calidad y los ahorros en costos en comparación con Bird. En lugar de una automatización rígida que hace preguntas de calificación en un orden fijo, los Agentes IA de respond.io recopilan de forma natural la información de los prospectos por chat basándose en un único conjunto de instrucciones. Mientras que la automatización de Bird dependía de mensajes plantilla de WhatsApp que le costaban a la empresa ~$350 al mes en tarifas de Meta, los Agentes IA de respond.io responden instantáneamente dentro de la ventana de mensajes de WhatsApp, reduciendo significativamente estas tarifas.

El acceso móvil mantiene al equipo de ventas receptivo durante las visitas a propiedades

Dado que los agentes de ventas de Hmlet se reúnen con frecuencia con clientes en las propiedades para hacer visitas, responder exclusivamente desde una laptop en la oficina era impráctico. La App Móvil de respond.io permite a los agentes responder a nuevas consultas y continuar conversaciones de venta activas desde cualquier lugar. Esto redujo la demora anterior en las respuestas y permite a los agentes mantener los acuerdos en movimiento mientras la intención del cliente sigue siendo alta.

Los canales centralizados, el seguimiento del ciclo de vida y la integración con CRM mejoran la gestión de clientes potenciales

El Inbox centralizado de Respond.io permitió a Hmlet adoptar más canales de adquisición además de WhatsApp, incluyendo TikTok, Instagram, Facebook Messenger y WeChat. Esto le da a su equipo un único lugar para gestionar las consultas mientras la empresa diversifica su mix de marketing y tiene la confianza para lanzar campañas publicitarias en redes sociales.

La empresa también utiliza la función de seguimiento del ciclo de vida de respond.io para rastrear a los prospectos a medida que avanzan en el proceso de ventas, incluyendo etapas para clientes potenciales calificados, fechas de mudanza confirmadas y contactos que dejan de responder. Esto da a los agentes una visibilidad más clara sobre el estado de cada cliente potencial y qué acción debe seguir.

Los desarrolladores de Hmlet también conectaron respond.io con Pipedrive mediante Make para que los datos de conversaciones y clientes potenciales puedan fluir hacia su CRM, proporcionando contexto instantáneo al equipo de ventas para que no necesiten cambiar de plataforma y mantener a los clientes potenciales en espera.

"Lo que realmente aprecio de respond.io es que el equipo de incorporación nos animó activamente a probar nuevas capacidades Si no nos hubieran impulsado a explorar los Agentes IA y otras funciones, nunca habríamos descubierto lo valiosos que son."

Angelina Liao, Gerente de Marketing, Hmlet

Los resultados: 2.5x más en la tasa de conversión gracias a que la IA filtra todo el spam y los agentes de ventas responden más rápido

Desde que pasó del soporte basado en tickets y la automatización limitada de Bird a la incorporación guiada y los Agentes IA de respond.io, Hmlet ha mejorado significativamente la rapidez con la que convierte consultas en clientes.

Con la calificación de clientes potenciales mediante Agente IA, ahora se filtra automáticamente el 90% de las consultas irrelevantes y el spam, lo que permite al equipo de ventas dedicar más tiempo a los clientes con verdadera intención de reservar. El acceso a la App Móvil también permite al equipo de ventas responder más rápido, evitando que los clientes potenciales pierdan interés. Esto ha aumentado la tasa de conversión 2.5 veces.

Un Inbox centralizado y un mejor filtrado de clientes potenciales a través de 5 canales también dieron al equipo de marketing la confianza para expandirse más allá de Google Ads y lanzar nuevas campañas en Facebook y TikTok, ayudando a la empresa a diversificar sus canales de adquisición y a aumentar el número de clientes potenciales.

En combinación con el acceso móvil para los agentes, la gestión centralizada de canales y la incorporación y el soporte proactivos, respond.io le ha dado a Hmlet una forma escalable de convertir las consultas digitales en oportunidades de venta calificadas.

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