Como mesclar contatos: um guia completo [Julho de 2023]

Vendo contatos duplos onde apenas um deve existir? Não é a sua visão que está em questão — você só tem um caso de contatos duplicados. Evite idas desnecessárias ao oftalmologista com a mesclagem de contatos. Mostraremos como mesclar contatos e suas conversas para uma visualização holística de clientes em seu Espaço de Trabalho. Também explicaremos como a duplicação de Contatos ocorre e as melhores práticas a adotar ao mesclá-los.

Mesclagem de Contato: Endereçando Contatos Duplicados

Primeiro, vamos falar sobre duplicação de contatos. Para entender o valor da ferramenta de Mesclagem de Contatos, você precisa saber como perfis duplicados são criados e identificados no respond.io, além de por que as empresas devem unir os contatos.

Uma Causa Comum de Duplicação de Contatos.

Uma grande vantagem competitiva de respond.io é que conecta empresas com os clientes em qualquer Canal. Cada primeira mensagem recebida de um Canal — seja ele o e-mail, Chat ou app de mensagens da web - cria um novo Contato como uma maneira prática de criar uma lista de contatos.

Existem algumas razões pelas quais os Contatos se comunicariam por diferentes Canais. Por um lado, os Contatos impacientes irão enviar uma mensagem a uma empresa em alguns Canais ao mesmo tempo, esperando que tenhamos respostas mais rápidas.

Eles também poderiam iniciar conversas sobre diferentes canais ao longo do tempo de acordo com a conveniência. Talvez prefiram usar o WhatsApp quando estão no celular e o chat web quando estão no desktop. Isso resultará em perfis de Contato separados.

Contatos duplicados detectados pela repetição do endereço de e-mail ou número de telefone usado

Então, como o respond.io reconhece a duplicação de contatos? A plataforma trata os números de telefone e endereços de e-mail como únicos. Repetir o uso de qualquer um dos alertas da plataforma de propriedades chave sobrepostas entre dois perfis.

Digamos que um Contato entre em contato com uma empresa no WhatsApp e Telegram. Se ambos os canais estiverem registrados para o mesmo número de telefone, o respond.io detectará as propriedades de contato coincidentes.

O problema com contatos duplicados

Isso nos leva à próxima pergunta: Por que você deve mesclar contatos duplicados? Há algumas razões pelas quais você pode não querer deixar a duplicação de contatos sem tratamento.

Em primeiro lugar, interagir com contatos duplicados é uma forma ineficiente de utilizar recursos. Digamos que um cliente pergunte sobre uma promoção de vendas tanto no WhatsApp quanto no Telegram. Abordar o mesmo cliente novamente em cada canal custaria tempo e recursos.

Se os perfis fossem mesclados, você imediatamente notaria que eles fizeram a mesma pergunta duas vezes. Deixá-los saber que você recebeu as duas mensagens e respondê-las apenas uma vez indica um alto nível de atenção ao atendimento ao cliente.

Outro potencial problema de contatos duplicados é o aumento do risco de enviá-los inadvertidamente como spam. Por exemplo, enviar a mesma transmissão para um contato várias vezes pode resultar em denúncias de spam, o que reduz sua classificação de qualidade em canais como o WhatsApp.

Soluções Elegantes de Mesclagem de Contatos com Respond.io.

A gestão de contactos é uma peça valiosa do quebra-cabeças das operações da maioria dos negócios. Embora muitas plataformas permitam que os usuários mesclem contatos, a abordagem única do respond.io para mesclagens de contatos apresenta várias vantagens.

Vamos explorar brevemente alguns desses méritos.

Mesclagem de Contato: Sugestões para Mesclar Contatos.

A maioria das plataformas exige que os usuários pesquisem manualmente ou descubram contatos duplicados. Em contraste, respond.io faz o trabalho pesado ao alertar os usuários da plataforma sobre Contatos duplicados e a desencadear mesclagens.

Mesclagem de Contato: Consolida Conversas em Canais.

Contato Mesclar não apenas mescla contatos duplicados e suas propriedades, mas também consolida todos os Canais, Mensagens, Eventos e Comentários associados a ambos em um único perfil.

As conversas entre os Canais são exibidas em ordem cronológica em uma interface integrada e rolável no console de mensagens. Mesclagem de Contato: Retém Dados de Contato Após a Mesclagem.

Unidade de Contato: Mantém os dados de contato após a fusão

Ao invés de salvar apenas uma única propriedade por campo e automaticamente deletar outros dados, o respond.io retém as propriedades e conexões de canal para ambos os perfis de contato ao mesclar.

Você pode escolher em qual canal enviar mensagens de Contatos do Seletor de Canal no compositor de mensagem.

Agora que você está apto a acelerar o motivo do fato de mesclar contatos duplicados, aqui está um resumo dos vários métodos para mesclar os Contatos na plataforma.

Como mesclar Contatos em Respond.io

A fusão de contatos pode ser feita em determinados módulos por Usuários com os níveis de acesso relevantes . Pode mesclar vários Contatos, mas apenas dois perfis de cada vez.

Leia para aprender como mesclar Contatos nos diferentes módulos.

Representantes: Mesclar Contatos no Módulo Mensagens

Os agentes são tipicamente os primeiros a atender aos Contatos que entram em contato. Se propriedades de contato duplicadas forem detectadas durante uma conversa de entrada , a plataforma informará os agentes sobre uma oportunidade de mesclagem.

Uma sugestão de mesclagem será indicada na aba Canais do perfil do Contato no Módulo de Mensagens. Os agentes podem examinar a validade da sugestão de mesclagem e prosseguir com a mesclagem se os Contatos de fato forem duplicados.

1. Navegue até Mesclar sugestões

Na guia Canais, role para baixo até a lista de canais conectados até chegar na seção de sugestões de mesclagem.

2. Verifique os perfis duplicados

Clique no perfil sugerido e certifique-se de que este é um contato duplicado. Se ambos os perfis pertencem ao mesmo Contato, inicie a mesclagem clicando no ícone de Mesclar ao lado do perfil duplicado.

3. Selecione a chave Propriedades de contato

Clique nos botões relevantes para afirmar quais propriedades chave você gostaria de salvar como padrão se eles diferem em ambos os perfis. Por exemplo, se cada perfil tem um endereço de email diferente, escolha qual será o email principal para o Contato.

4. Clique em Mesclar contato

Confirme a mesclagem clicando no botão Mesclar Contato.

Proprietários ou Gerentes: Mesclar os Contatos no Painel

Nem todas as empresas querem que os agentes assumam a responsabilidade de fundir os contactos. Proprietários ou Gerentes da Área de Trabalho que preferem lidar com as fusões podem fazê-lo a qualquer momento no Painel.

1. Navegue até Mesclar sugestões

Role para baixo o Dashboard para a seção de sugestões de merge para ver se há alguma mesclagem solicitada.

2. Verifique os perfis duplicados

Clique nos perfis sugeridos e certifique-se de que estes são Contactos duplicados. Se ambos os perfis pertencem ao mesmo Contato, inicie a mesclagem clicando no ícone Mesclar ao lado dos perfis duplicados.

3. Selecione as propriedades chave de Contato

Clique nos botões relevantes para afirmar quais propriedades chave você gostaria de salvar como padrão se eles diferem em ambos os perfis. Por exemplo, se cada perfil tiver um endereço de e-mail diferente, escolha o e-mail principal para o Contato.

4. Clique em Mesclar contato

Confirme a mesclagem clicando no botão Mesclar Contato.

Proprietários ou Gerentes: Mesclar Contatos através do Módulo Contatos

Em certas situações, os proprietários ou gerentes podem saber de perfis duplicados que não compartilham identificadores chave. Isso pode ocorrer se um Contato alterna entre seu trabalho e números pessoais de telefone ou endereços de e-mail enquanto conversa com uma empresa ao longo do tempo, por exemplo.

Como não haverá nenhum alerta para uma mesclagem de Contato nesta instância, você teria que procurar esses Contatos duplicados por conta própria. Certifique-se, sem dúvida, de que elas são de fato a mesma pessoa. Só então deverá prosseguir com a fusão.

1. Selecione os perfis que você gostaria de mesclar

Clique nas caixas de seleção ao lado dos dois perfis na linha de Contatos. Se o contato tem um terceiro perfil duplicado, ele pode ser atendido após executar a primeira mesclagem.

2. Clique em Mesclar

O botão Mesclar vai aparecer na parte superior do cabeçalho da coluna. Clique nele para iniciar a mesclagem.

3. Selecione a chave Propriedades de contato

Clique nos botões relevantes para afirmar quais propriedades chave você gostaria de salvar como padrão se eles diferem em ambos os perfis. Por exemplo, se cada perfil tiver um endereço de e-mail diferente, escolha o e-mail principal para o Contato.

4. Clique em Mesclar contato

Confirme a mesclagem clicando no botão Mesclar Contato.

Como pode ver, trata-se de processos simples de fusão dos contactos. Dito isto, há alguns bons hábitos que os utilizadores podem praticar.

Melhores práticas para combinar os contatos de forma eficiente

Este conjunto de melhores práticas compreende dois componentes principais. O primeiro aborda como construir perfis abrangentes de Contato para alertar sugestões de mesclagem se um Contato duplicado for detectado e o segundo garante precisão ao mesclar contatos.

Vamos ver a coleção proativa de detalhes de contato e como ele contribui para uma gestão eficaz de contato.

Coletar propriedades do contato

Nem todos os canais de mensagens estão vinculados a um número de telefone ou endereço de e-mail, pois canais diferentes exigem diferentes formas de identificação. Sem esses identificadores de chave, a plataforma não pode detectar contatos duplicados.

Obter estes detalhes logo na frente permite que as empresas construam perfis completos de Contato e bate-papo com Contatos depois que as janelas de mensagens tiverem fechado. Por exemplo, apenas os Contatos podem reabrir conversas no WeChat, enquanto o WhatsApp cobra taxas de novas conversas para mensagens enviadas fora do período de 24 horas.

Para continuar conversando sem essas restrições, você precisa de um Canal alternativo como e-mail.

A primeira maneira de coletar essas propriedades é com um formulário de pré-chat no seu widget de bate-papo web. Antes de os Contatos começarem a conversar com você no chat da Web, faça-os preencher um formulário de pré-chat com campos de contato obrigatórios.

Decida quais campos, como números de telefone ou e-mails, são mais adequados para a captura de dados. Isso depende dos seus casos de uso ou dos aplicativos de mensagens preferidos no seu país.

Outra maneira de obter propriedades importantes de contato é por meio da etapa Fazer uma pergunta em Fluxos de trabalho. Configure uma etapa "Faça uma pergunta" que exija a entrada de um número de telefone ou endereço de e-mail como parte do seu exercício de enriquecimento de dados durante conversas de entrada.

Verificar Identidades de Contato

Antes de mesclar contatos duplicados, examine seus detalhes detalhadamente para ter certeza de que são, de fato, dois perfis da mesma pessoa. Para decidir se você precisa mesclar os Contatos, faça o seguinte:

• Verifique o nome do contato

• Verifique outros identificadores, como endereços de e-mail, números de telefone e identidades nos canais conectados

• Verifique o histórico de conversas no Módulo de Mensagens, incluindo interações em outros canais conectados, para determinar, a partir de suas questões ou tom, se são a mesma pessoa.

Se houver alguma inconsistência no perfil de um Contato duplicado, adicione um comentário para verificar sua identidade na próxima vez que entrarem em contato. Em seguida, verifique seus detalhes e obtenha um e-mail ou número de telefone preferido para ser usado como padrão da plataforma.

Se houver provas suficientes de que ambos os perfis pertencem ao mesmo Contato, prossiga com a fusão. Não mesclar Contatos se tiver dúvidas sobre as suas identidades.

Caso dois Contatos diferentes estejam incorporados erradamente, nós lhe daremos uma cobertura.

Mesclagem de Contatos: Desmesclando um Contato.

Erros acontecem com o melhor de nós e estamos preparados para tal cenário. Não se preocupe se você acidentalmente mesclou dois perfis de contato diferentes.

Como desmesclar Contatos.

Primeiro, certifique-se de ter uma razão inevitável para unmergir, como o perfil mesclado inclui dois contatos diferentes.

1. Identificar o contato

Encontre o perfil que deseja desmesclar no Módulo de Contatos.

2. Iniciar mesclagem de contato

No extremo da linha do contato, clique nos três pontos para abrir o Menu de Ações e selecionar Remover Contato.

3. Desmesclar Contato

Uma caixa de diálogo será aberta para exibir os dois perfis de Contato mesclados com seus nomes, IDs e canais conectados. Selecione o perfil a ser unmerged e clique no botão Unmerge na parte inferior. Os perfis serão imediatamente não mesclados.

Desmesclar tem que ser feito por proprietários ou gerentes, pois somente eles têm acesso ao Módulo de Contatos. Além disso, note que quaisquer conversas que tiveram lugar enquanto os perfis foram mesclados serão mantidas no histórico de conversas de apenas um perfil.

A gestão eficiente de contatos é um ponto de orgulho no respond.io, refletida na forma como alerta os usuários sobre contatos duplicados, sugere mesclagens e oferece flexibilidade na escolha de quem pode mesclar contatos. Fique atento a mais melhorias na ferramenta de mesclagem de contatos.

Leitura Adicional.

Interessado em saber como o respond.io pode resolver outros problemas do seu negócio? Confira estes artigos:

• Apps de mensagens mais populares: Top aplicativos de mensagens 2021

• Slack Notification: Criando um Webhook de entrada do Slack

• Faça uma Pergunta: Um guia prático