Las empresas de hoy necesitan responder a los clientes con rapidez o se quedarán atrás. La comunicación instantánea se ha convertido en la norma gracias al rápido avance de la tecnología. Por eso, las empresas tienen que estar preparadas para responder a las consultas e inquietudes en tiempo real. Es el momento de los mensajes de respuesta automática para empresas. En este artículo, aprenderemos qué es un mensaje de respuesta automática, por qué utilizarlo, ejemplos de mensajes de respuesta automática para empresas y dónde puedes utilizar las respuestas automáticas.

¿Qué es un mensaje de respuesta automática para empresas?

Un mensaje de respuesta automática se refiere a una respuesta automática que se activa por un evento o acción específica, como recibir un mensaje en una aplicación de mensajería instantánea. Se utiliza para informar al remitente de que su mensaje ha sido recibido.

No sólo se pueden configurar respuestas automáticas en canales como WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat y Vibersino también en los comentarios de Facebook. Pero, ¿por qué deberían las empresas utilizar una respuesta automática para responder a los clientes?

5 razones por las que necesita una respuesta automatizada

Las empresas con una amplia base de clientes reciben un gran volumen de mensajes. Estos pueden abrumar a los agentes, especialmente cuando se espera que respondan a estos mensajes rápidamente.

Un mensaje de respuesta automática es muy útil porque salva la distancia entre la consulta de un cliente y la respuesta de un agente. Sin embargo, eso no es todo lo que una respuesta automática puede hacer por su negocio. He aquí 5 razones por las que debería utilizar mensajes de respuesta automática en su negocio.

Respuesta automática: Responda rápidamente a las consultas de los clientes

La primera impresión importa. Un acuse de recibo instantáneo del mensaje de un cliente a través de una respuesta automática puede marcar la diferencia. Saber que su consulta ha sido recibida puede mejorar su experiencia general.

También marca el tono de la conversación. Una respuesta rápida transmite profesionalidad y atención.

Respuesta automatizada: Ahorre tiempo a los agentes

Con el enorme volumen de consultas que las empresas reciben a diario, es imposible responder a cada una de ellas al instante. Las respuestas automáticas liberan tiempo a los agentes, ya que eliminan la necesidad de redactar manualmente saludos o mensajes de presentación.

Básicamente, las respuestas automáticas actúan como un amortiguador frente a los mensajes entrantes. Este ahorro de tiempo permite a su equipo interactuar con más clientes de forma eficaz y eficiente.

Respuesta automatizada: Garantizar la coherencia en la comunicación

Las respuestas automáticas garantizan que cada cliente reciba una respuesta estandarizada y pulida, incluso cuando los agentes tienen una gran carga de trabajo.

Enviar el mismo mensaje ayuda a su equipo a ofrecer información coherente sobre su empresa. Esta coherencia genera confianza y fiabilidad y mejora la experiencia general del cliente.

Respuesta automatizada: Mantener la reputación de la marca

Cada punto de comunicación es una oportunidad para reforzar la imagen de su marca. Las respuestas automáticas bien elaboradas pueden reflejar la personalidad de tu marca, ya sea profesional, lúdica o empática, garantizando que dejas una impresión positiva en todo momento.

Además, una respuesta rápida puede demostrar al cliente que se valora su tiempo y sus preocupaciones. De este modo, los clientes tienen una mejor percepción de su empresa y su marca.

Respuesta automática: Configurar respuestas automáticas para diversas situaciones

La belleza de los mensajes de respuesta automática reside en su versatilidad. Ya sea una nota fuera de la oficina, un saludo festivo o un menú de preguntas frecuentes, estos mensajes pueden adaptarse a diferentes situaciones y canales.

En la siguiente sección, veremos los tipos de respuestas automáticas que puede enviar y le daremos ejemplos que puede utilizar.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa

Ahora que ya conoces las ventajas de utilizar una respuesta automática para tu empresa, es hora de redactarlas. Si no sabes cómo hacerlo, no te preocupes. Aquí tienes 12 ejemplos de mensajes de respuesta automática que puedes utilizar para tu negocio.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa: Mensajes de alejamiento

Puedes enviar mensajes de ausencia para todo tipo de situaciones, ya sea por indisponibilidad general, como durante los fines de semana, o durante eventos específicos como las vacaciones.

1. "¡Hola! Estamos fuera de la oficina, pero volveremos el [fecha]. Espere y le llamaremos entonces".
2. "Hola [Nombre del cliente]. Estamos celebrando [Fiesta/Evento], pero no se preocupe. Nos pondremos en contacto con usted el [Fecha]. ¡Saludos! 🥳"

Y recuerde, asegúrese siempre de avisar a sus clientes de cuándo volverá.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa: Mensajes de felicitación

Dar la bienvenida a los clientes, sobre todo a los nuevos, es crucial para causar una buena primera impresión. Al igual que un cálido apretón de manos o una sonrisa de bienvenida establecen un tono positivo en las interacciones cara a cara, los mensajes de bienvenida desempeñan la misma función en las aplicaciones de mensajería instantánea.

1. "¡Hola! Gracias por pasarte por aquí. Cómo puedo hacer que tu día sea increíble 😊".
2. "Hola [nombre del cliente], gracias por ponerse en contacto con nosotros. ¿En qué podemos ayudarle hoy? "

Esto le ayuda a establecer una buena relación en cuanto el cliente le envía un mensaje.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa: Mensajes de indisponibilidad temporal

A veces, el número de consultas supera temporalmente la disponibilidad de agentes y éstos no pueden responder con prontitud.

1. ¡Vaya! Ahora mismo estamos desbordados de mensajes, pero aguanta. Eres importante para nosotros".
2. "En estos momentos estamos experimentando un alto volumen de mensajes entrantes. Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible".

Esta categoría de respuestas automáticas es una mano tranquilizadora en el hombro del cliente, que le asegura el compromiso de la empresa y su atención.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa: Avisos de emergencia y actualización

Todos los sistemas tienen sus días malos o sus fallos. Pero la forma en que las empresas gestionan estos contratiempos puede hacer o deshacer su reputación.

1. "¡Uh-oh! Estamos teniendo algunos problemas técnicos. Espere mientras lo solucionamos. 🛠️"
2. "Le pedimos disculpas si tiene algún problema. Nuestro sistema está en mantenimiento. Mientras tanto, estamos aquí para ayudarle en lo que necesite".

Las respuestas automáticas de emergencia y actualización establecen expectativas con sus clientes y les mantienen informados cuando las cosas no van según lo previsto.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa: Enlace FAQ

La resolución proactiva de problemas puede mejorar drásticamente la experiencia del usuario. Las respuestas automáticas a las preguntas más frecuentes actúan como guía, indicando a los clientes los recursos que pueden resolver sus dudas directamente y mejorando la eficiencia.

1. "Hola [Nombre del cliente]. Si tiene alguna pregunta, consulte nuestras preguntas frecuentes [enlace FAQ]. Si aún necesita ayuda, escriba "Sí", y alguien le atenderá en breve"
2. "¿Tienes preguntas?🤔 Nuestro equipo está de camino hacia ti. También puedes tocar aquí [enlace FAQ] para acceder a nuestra sección de preguntas frecuentes. Tu respuesta puede estar a un solo clic!".

Por lo tanto, en esta situación, un enlace o menú de preguntas frecuentes puede resolver los problemas más comunes a los que se enfrenta el cliente.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su empresa: Recopilación de comentarios

Buscar activamente la opinión de los clientes sobre su experiencia con la marca puede poner de manifiesto puntos débiles en sus agentes, procesos o sistemas. Obtenga información valiosa de sus clientes para poder mejorar las conversaciones con ellos.

1. "Hola, [nombre del cliente]. ¿Qué tal le hemos atendido hoy? Díganoslo en una escala del 1 al 10, de muy malo a excelente. Gracias de antemano por tu respuesta".
2. "¡Nos ha encantado charlar con vosotros! ¿Te ha gustado hablar con nosotros? Háznoslo saber dándonos un 👍 o 👎"

Para obtener los mejores resultados, debe modificar estos ejemplos para que se adapten a su empresa y a sus clientes. Pero si quieres crear una respuesta automatizada desde cero, echa un vistazo a estas buenas prácticas a la hora de redactarla.

Buenas prácticas para configurar mensajes de respuesta automática

Cuando se elabora con cuidado, una respuesta automática no sólo mejora la eficacia operativa. También mejora la experiencia del usuario, ya que los clientes son atendidos inmediatamente, aunque no haya ningún agente disponible en ese momento.

Aquí tienes 5 buenas prácticas que debes tener en cuenta a la hora de redactar un mensaje de respuesta automática para tu empresa.

Sea claro y conciso

Su respuesta automática debe transmitir información de forma eficaz. Evite, en la medida de lo posible, escribir frases largas. Utilice mensajes directos y concisos para evitar abrumar a sus clientes. Recuerde que es posible que no sepa quiénes son sus clientes.

Es posible que no estén familiarizados con términos técnicos o del sector. Así que opte por un lenguaje sencillo y sin jerga. Así se asegurará de que todo el mundo entienda su mensaje de inmediato, lo que ahorrará tiempo a sus agentes a largo plazo.

Establecer expectativas de antemano

Cuando envíe una respuesta automática, asegúrese de que su cliente dispone de la información pertinente. Esto puede incluir el horario fuera de oficina, las caídas del sistema, la recopilación de comentarios de los clientes, etc. Así se gestionan las expectativas de los clientes y se fomenta la paciencia.

Añada un toque personal

Aunque un mensaje esté automatizado, no debe parecer robótico. Adapte sus respuestas a las expectativas de su público objetivo. Para un público más joven e informal, un tono informal puede funcionar mejor. En cambio, los clientes corporativos pueden esperar una respuesta formal.

La personalización, como el uso del nombre de pila de un cliente, puede hacer que el mensaje suene más genuino. Puede parecer que se está hablando con los clientes en lugar de dirigirse a ellos.

Planifique sus respuestas adecuadamente

Recuerda que la relevancia de las respuestas automáticas suele estar vinculada a plazos concretos. Es esencial desactivar ciertos tipos, como los mensajes de fuera de la oficina o de vacaciones, cuando ya no sean aplicables. Así evitarás confusiones y te asegurarás de que tu comunicación se mantiene actualizada.

La incorporación de estas mejores prácticas garantiza que las respuestas automáticas no sólo cumplan su función principal, sino que también sirvan como una extensión de la voz y los valores de su marca. Son una herramienta sutil pero poderosa para fomentar la confianza, mostrar profesionalidad y consolidar las relaciones con los clientes.

Ahora que ya tienes las herramientas para crear mensajes de respuesta automática atractivos, veamos en qué medios puedes aplicarlos.

¿Dónde puede aplicar una respuesta automática?

Puede utilizar mensajes de respuesta automática en varias aplicaciones de mensajería como WhatsApp Business App, WeChat y LINE. Sin embargo, el uso de respuestas automáticas en estas aplicaciones tiene límites. Por ejemplo, en WhatsApp Business App, solo puedes configurar una respuesta automática para un mensaje de despedida y un mensaje de saludo cada uno.

Esto puede ser suficiente si tienes una pequeña empresa. Pero a medida que su empresa crezca, necesitará más flexibilidad en los mensajes de respuesta automática que puede utilizar. Conectando estos canales de mensajería a un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io, automatizas los mensajes de respuesta, el enrutamiento de contactos, la asignación de agentes y mucho más.

Auto-Repuesta para Empresas Gana el respond.io

Empresas de diversos sectores, como el inmobiliario, la hostelería o el comercio electrónico, entre otros, pueden aprovechar las potentes funciones de respond.iopara crear y enviar respuestas automáticas.

Por ejemplo, un agente inmobiliario puede configurar un mensaje de respuesta automática que pregunte al cliente la hora, la fecha y la propiedad que le gustaría ver, mientras que un sitio de comercio electrónico puede enviar un mensaje posterior a la compra que pida al cliente que se una a un programa de fidelización.

Puede hacer todo esto a través del constructor de automatización en el módulo de flujos de trabajo, las empresas pueden automatizar las respuestas basadas en las consultas de los clientes.

También puede capturar información de contacto preguntando por su correo electrónico o número de teléfono para identificar si es un cliente existente. Este contexto ayuda a los agentes a ofrecer una mejor asistencia a los clientes, aumentando su compromiso y satisfacción.

Puede enviar mensajes de bienvenida y de despedida y configurar menús de preguntas frecuentes, mensajes de recogida de opiniones, etc. También puedes crear respuestas automáticas personalizadas utilizando variables dinámicas.

Y eso es todo. Esto es lo que necesitas saber sobre los mensajes de respuesta automática para empresas. Utilice las muestras proporcionadas para empezar y modifíquelas para que se adapten mejor a sus necesidades.

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