¿Te interesa saber cómo configurar la respuesta automática de LINE para tu empresa? En este artículo, te explicaremos qué es la respuesta automática en LINE , las ventajas de utilizar una respuesta automática en el chat de LINE y, por último, cómo configurarla para tu empresa.
¿Qué es LINE Auto Reply?
LINE La respuesta automática es una función que le permite enviar respuestas automáticas cuando los clientes le envían mensajes a LINE. Esta función le permite responder a sus clientes 24 horas al día, 7 días a la semana, aunque no esté disponible en ese momento.
La función de respuesta automática no está disponible con una cuenta normal de LINE . En su lugar, necesita una aplicación de cuenta oficialLINE para enviar mensajes de respuesta automática.
Hay dos tipos comunes de mensajes de respuesta automática:
- Mensajes de bienvenida: Mensajes automatizados que se envían a tus clientes cuando te envían un mensaje por primera vez.
- Mensajes de ausencia: Respuestas automatizadas que se envían a los clientes cuando no se les puede atender de inmediato.
En la siguiente sección, compartiremos las ventajas de utilizar respuestas automáticas para sus empresas.
Por qué utilizar la respuesta automática en LINE
Cuando se utiliza una aplicación de mensajería instantánea como LINE para comunicarse con los clientes, éstos esperan respuestas inmediatas. Por desgracia, la mayoría de las empresas no funcionan las 24 horas del día debido a la falta de personal y a los horarios limitados.
Para resolver este problema, LINE ha lanzado la función de respuesta automática para ayudar a las empresas a gestionar las expectativas de sus clientes. Ahora, las empresas pueden informar a sus clientes de su disponibilidad incluyendo en el mensaje el horario de atención y el tiempo de respuesta previsto.
La reducción del tiempo de respuesta puede repercutir positivamente en la satisfacción de los clientes, que valoran a las empresas que responden con rapidez. Les tranquiliza saber que sus mensajes han sido recibidos.
Puede causar una buena primera impresión automatizando los mensajes de bienvenida. Si un cliente se pone en contacto con usted por primera vez, recibirá una respuesta oportuna y amable.
Añada una encuesta previa al chat justo después del mensaje de bienvenida o de despedida para recopilar información de los clientes y dar a los agentes contexto sobre las consultas antes de responder.
Ahora que ya sabes lo que es una respuesta automática, vamos a ver cómo configurar las respuestas automáticas de LINE .
Cómo configurar LINE Chat Auto Reply
Las empresas pueden utilizar tres métodos para configurar respuestas automáticas a los clientes que les envían un mensaje a través de LINE.
- LINE Cuenta oficial App
- LINE Gestor de cuentas oficiales
- Respond.iode mensajería omnicanal
Veamos a continuación los distintos métodos.
Cómo configurar la respuesta automática en la aplicación de la cuenta oficial LINE
A diferencia de WhatsApp, donde solo puedes enviar mensajes de respuesta automática basados en texto, LINE te permite elegir otros tipos de medios de mensajería: Texto, pegatina, foto, cupón, mensaje enriquecido, mensaje de vídeo enriquecido, vídeo, mensaje de voz, encuestas y mensajes basados en tarjetas.
Tienes la libertad de elegir otros medios de mensajería como el vídeo para dar la bienvenida a los clientes. Otra ventaja de utilizar la función de respuesta automática en la aplicación de la cuenta oficial de LINE es que puedes añadir hasta cinco mensajes en una sola respuesta automática.
Esto significa que, además de tu vídeo, puedes complementarlo añadiendo una pegatina, un cupón, un texto de bienvenida y una encuesta en tu respuesta automática. Aquí tienes el paso a paso para configurarlo:
En la página de inicio de tu cuenta oficial LINE , toca Mensajes de respuesta automática. A continuación, pulse el botón + Añadir y seleccione los tipos de mensajes que desea crear en la página Mensajes de respuesta automática.
Aquí tienes la opción de elaborar tu mensaje, subir una foto o un vídeo, enviar un mensaje de voz, redactar una encuesta o crear un cupón. Las posibilidades son infinitas. Para añadir otro mensaje, sólo tienes que volver a pulsar el botón + Añadir. Cuando hayas terminado, pulsa Siguiente.
A continuación, dale un título a tu mensaje de respuesta automática. Los títulos son sólo para tu referencia, así que ponles el nombre que quieras. Por ejemplo, si es un mensaje de bienvenida, puedes llamarlo simplemente Mensaje de bienvenida.
Active el botón de programación. Elija la zona horaria en la que se encuentra. A continuación, selecciona Fechas u Hora para programar tu mensaje. Ten en cuenta que si seleccionas Fechas, no podrás programar la hora de tus mensajes de respuesta automática y viceversa.
La función de respuesta automática de la cuenta oficial de LINE también le permite añadir palabras clave a su mensaje de respuesta automática. Activar las palabras clave permite que su mensaje se envíe automáticamente cuando un cliente envía un mensaje que contiene una coincidencia del 100%.
Por ejemplo, si ha establecido menú como palabra clave para su respuesta automática y el mensaje de un cliente contiene la palabra menú, el mensaje de respuesta automática se enviará al cliente
Ten en cuenta que cada palabra clave sólo puede tener 30 caracteres o menos y que puedes añadir tantas palabras clave como quieras, siempre que estén relacionadas con la respuesta automática. Cuando hayas terminado, pulsa Guardar para publicar tu respuesta automática.
A continuación, veremos cómo configurar la respuesta automática en el Administrador de cuentas oficial de LINE .
Cómo configurar LINE Auto Reply en LINE Official Account Manager
Al igual que en la aplicación de la Cuenta Oficial LINE , puedes mezclar y combinar los diferentes tipos de medios cuando crees un mensaje de respuesta automática en el Gestor de la Cuenta Oficial LINE , y también puedes crear hasta 5 mensajes. Sigue las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en Mensajes de respuesta automática en el panel izquierdo de la página de inicio de su Gestor de Cuenta Oficial LINE .
2. Haga clic en Nuevo mensaje para crear su respuesta automática de chat en LINE .
3. Ponle un título a tu mensaje de respuesta automática.
4. Marque Programación para establecer las fechas u horas de su programación. No olvide seleccionar la zona horaria correcta.
5. Marque Utilizar palabras clave e introduzca sus palabras clave en el cuadro siguiente.
6. Seleccione los tipos de formatos de mensaje y comience a elaborar sus mensajes.
Por último, haz clic en Guardar cambios y habrás terminado.
En la página LINE Official Account Manager, tienes la opción de activar o desactivar tu mensaje de respuesta automática. Si quieres desactivar la respuesta automática, ve a la página de mensajes de respuesta automática, busca la columna de estado y desactiva la opción.
En la siguiente sección, te mostraremos los pasos para configurar los mensajes de respuesta automática de LINE en respond.io.
Cómo configurar LINE Auto Reply en respond.io
Aunque tanto el Gestor de cuentas oficial de LINE como la aplicación te dan libertad para elegir el tipo de formatos que deseas, se limitan a automatizar los mensajes de bienvenida y de despedida.
Si busca una automatización más avanzada, entonces necesita una plataforma de mensajería como respond.io. Aquí puede personalizar y automatizar respuestas basadas en las consultas de los clientes, enrutar y asignar clientes al equipo o agente adecuado, y utilizar solicitudes HTTP para intercambiar información de contacto con su CRM.
Una vez que hayas conectado tu cuenta oficial de LINE a respond.io, sigue las instrucciones que aparecen a continuación para configurar los mensajes de bienvenida y de salida de tu empresa mediante Workflows.
1. Haga clic en Flujos de trabajo en el menú de navegación lateral y haga clic en Añadir flujo de trabajo.
2. Establezca el Activador de flujo de trabajo en Conversación abierta.
3. Añada el pasoFecha y hora para establecer su horario comercial.
Los mensajes enviados durante el horario laboral irán a la rama Éxito, mientras que los mensajes enviados fuera del horario laboral irán a la rama Fallo.
4. Haga clic en el botón + debajo de las ramas Éxito y Fracaso para añadir un paso Enviar un mensaje . Asegúrese de seleccionar LINE como canal.
5. Escriba su mensaje de bienvenida en el campo de texto de la rama de éxito y su mensaje de despedida en la rama de fracaso.
6. Añade el pasoHaz una pregunta para obtener la información de los clientes y poder ponerte en contacto con ellos cuando vuelvas a estar en línea.
Las respuestas pueden guardarse como Variables, Campos de Contacto o Etiquetas para utilizarlas en otras partes del Flujo de Trabajo. Una vez que haya terminado, guárdelo y publíquelo.
Y esos son los pasos para configurar LINE respuesta automática para su negocio. En la siguiente sección, veremos algunos ejemplos de mensajes de respuesta automática que las empresas pueden utilizar en diferentes situaciones.
LINE Ejemplos de mensajes de respuesta automática del chat
Las empresas pueden utilizar la respuesta automática de LINE para varios escenarios: mensajes generales de bienvenida, mensajes de despedida, mensajes de felicitación navideña, mensajes de actualización empresarial y mensajes de captación de clientes potenciales. Cada uno de ellos tiene su propia forma de atraer a los clientes e impulsar las acciones deseadas.
Eche un vistazo a algunos de estos ejemplos de mensajes de respuesta automática de LINE que puede utilizar para responder a sus clientes.
Bienvenida general
¿Quiere causar una buena primera impresión a sus clientes? Los mensajes de bienvenida le ayudarán a establecer una buena relación con los clientes potenciales, facilitarles el acceso a su marca y ganarse su confianza. Aquí tienes algunas plantillas de mensajes de bienvenida que te ayudarán a elaborar tu mensaje con eficacia.
1. "Saludos de [nombre de la empresa]. ¿En qué puedo ayudarle hoy?"
2. "Hola, gracias por su mensaje. Espere y déjenos procesar su consulta. Pronto nos pondremos en contacto con usted".
3. "¡Hola! ¡Gracias por formar parte de [nombre de la empresa]! Estamos muy contentos de tenerte aquí".
Mensajes de ausencia
Los mensajes de ausencia son una forma cómoda de responder a los mensajes de los clientes fuera del horario comercial. Aquí tienes una lista de mensajes de ausencia que puedes utilizar para informar a los clientes de que no estás disponible:
1. "Hola 👋 gracias por su mensaje. En estos momentos no estamos disponibles pero te responderemos en 24 horas."
2. "Estimado cliente, nuestro horario de atención al público es de [hora] a [hora]. Por favor, espere una respuesta en ese plazo".
3. "Gracias por ponerse en contacto con [nombre de la empresa], estamos de viaje de empresa de [fecha] a [fecha]. Nos pondremos en contacto con usted cuando estemos de vuelta el [fecha]".
Saludos navideños
¿Cerrado por vacaciones? Configura un mensaje de respuesta automática para informar a los clientes de tu disponibilidad y no olvides asegurarles que responderás a sus mensajes cuando estés de vuelta. Aquí tienes algunos mensajes de felicitación navideña de LINE como referencia:
1. "Gracias por su mensaje, pero estaremos de vacaciones de [fecha] a [fecha]. Nos pondremos en contacto contigo cuando volvamos el [fecha]. Saludos".
2. "Feliz año nuevo de parte de [nombre de la empresa] 🎊 ¿En qué podemos ayudarle hoy?".
3. "¡Feliz San Valentín! Estamos ocupados empaquetando ramos en este momento, pero nos pondremos en contacto con usted en xx horas. Saludos cordiales, [nombre de la empresa]".
Actualidad empresarial
Las empresas también pueden utilizar los mensajes de respuesta automática de LINE para informar a los clientes de eventos o acontecimientos inusuales, como interrupciones del servicio o retrasos en las respuestas durante periodos punta. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de mensajes:
1. "Gracias por su mensaje. Le pedimos disculpas por la interrupción del servicio y por las molestias que le hayamos podido causar. Nuestro equipo está trabajando duro para solucionar el problema lo antes posible. Gracias por su paciencia 🙏"
2. "Hola. Estamos experimentando un alto volumen de mensajes y estamos haciendo todo lo posible para responder lo antes posible. Nos pondremos en contacto contigo en 24 horas".
3. "¡Hola! Gracias por escribirnos. Nuestros servicios no funcionan actualmente. Estamos trabajando para resolver rápidamente este problema. Mientras tanto, consulte nuestra página de estado para conocer las últimas actualizaciones: [enlace]".
Captación de clientes potenciales
Mejore su mensaje de respuesta automática solicitando los datos de contacto de sus clientes. Es una gran oportunidad para convertir a los clientes potenciales en contactos en LINE . Aquí tienes algunos ejemplos que puedes utilizar para tu negocio:
1. "¡Hola! Gracias por su mensaje, pero en estos momentos no estamos disponibles. Por favor, déjenos su nombre y dirección de correo electrónico, y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible."
2. "Hola, en estos momentos no estamos en la oficina. Por favor, comparta su nombre completo y dirección de correo electrónico a continuación. Nos pondremos en contacto con usted en breve".
3. "¡Gracias por ponerse en contacto! Puede darnos su nombre y dirección de correo electrónico antes de continuar?".
Ahora que ya conoce las ventajas de utilizar la respuesta automática de LINE para mejorar las comunicaciones de su empresa y los pasos para configurarla, es el momento de conectar su cuenta de LINE a respond.io para empezar.
Lecturas complementarias
¿Quiere saber más sobre cómo LINE puede beneficiar a su empresa? Hemos recopilado una lista de artículos que puede leer aquí:
- Cómo generar el código QR de LINE
- Cómo enviar notificaciones push a LINE
- Guía para el envío de mensajes de difusión LINE
