Vous souhaitez savoir comment mettre en place une réponse automatique sur LINE pour votre entreprise ? Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est la réponse automatique sur LINE , les avantages de l'utilisation d'une réponse automatique au chat LINE et, enfin, comment en mettre une en place pour votre entreprise.

Qu'est-ce que LINE Auto Reply ?

LINE La réponse automatique est une fonction qui vous permet d'envoyer des réponses automatisées lorsque des clients vous envoient des messages sur LINE. Cette fonction vous permet de répondre à vos clients 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, même si vous n'êtes pas disponible à ce moment-là.

La fonction de réponse automatique n'est pas disponible avec un compte LINE normal. Vous avez besoin d'une application de compte officielLINE pour envoyer des messages à réponse automatique.

Il existe deux types de messages de réponse automatique :

• Messages d'accueil: Messages automatisés envoyés à vos clients lorsqu'ils vous contactent pour la première fois.
• Messages d'absence: Réponses automatisées envoyées aux clients lorsque vous ne pouvez pas vous occuper d'eux immédiatement.

Dans la section suivante, nous vous présenterons les avantages de l'utilisation des réponses automatiques pour votre entreprise.

Pourquoi utiliser la réponse automatique sur LINE

Lorsque vous utilisez une application de messagerie instantanée telle que LINE pour communiquer avec vos clients, ceux-ci s 'attendent à recevoir une réponse immédiate. Malheureusement, la plupart des entreprises ne fonctionnent pas 24 heures sur 24 en raison d'un manque de main-d'œuvre et d'heures d'ouverture limitées.

Pour résoudre ce problème, LINE a mis en place la fonction de réponse automatique pour aider les entreprises à gérer les attentes de leurs clients. Désormais, les entreprises peuvent informer leurs clients de leur disponibilité en indiquant les heures d'ouverture et le temps de réponse prévu dans le message.

La réduction du temps de réponse peut avoir un impact positif sur la satisfaction des clients, qui apprécient les entreprises qui leur répondent rapidement. Cela les rassure sur le fait que leurs messages ont été reçus.

Vous pouvez faire une première impression forte en automatisant les messages de bienvenue. Si un client vous contacte pour la première fois, il sera accueilli par une réponse rapide et amicale.

Ajoutez une enquête pré-chat juste après le message d'accueil ou d'éloignement pour collecter des informations sur les clients et donner aux agents un contexte sur les demandes avant de répondre.

Maintenant que vous savez ce qu'est une réponse automatique, voyons comment configurer les réponses automatiques sur LINE .

Comment configurer LINE Chat Auto Reply

Les entreprises peuvent utiliser trois méthodes pour mettre en place des réponses automatisées aux clients qui leur envoient un message sur LINE.

• LINE Application du compte officiel
• LINE Gestionnaire de compte officiel
• Respond.ioLa boîte de réception de la messagerie omnicanale de la Commission européenne

Examinons les différentes méthodes ci-dessous.

Comment configurer la réponse automatique sur LINE Official Account App

Contrairement à WhatsApp où vous ne pouvez envoyer que des messages de réponse automatique sous forme de texte, LINE vous permet de choisir d'autres types de messages: Texte, autocollant, photo, coupon, message riche, message vidéo riche, vidéo, message vocal, enquêtes et messages à base de cartes.

Vous avez la liberté de choisir d'autres supports de messagerie, comme la vidéo, pour accueillir les clients. Un autre avantage de l'utilisation de la fonction de réponse automatique sur l'application LINE Official Account est que vous pouvez ajouter jusqu'à cinq messages dans une même réponse automatique.

Cela signifie qu'en plus de votre vidéo, vous pouvez la compléter en ajoutant un autocollant, un coupon, un texte de bienvenue et une enquête dans votre réponse automatique. Voici la marche à suivre pour la mettre en place :

Sur la page d'accueil de votre compte officiel LINE , appuyez sur Messages de réponse automatique. Ensuite, appuyez sur le bouton + Ajouter et sélectionnez les types de messages que vous souhaitez créer sur la page Messages de réponse automatique.

Ici, vous avez la possibilité de rédiger votre message, de télécharger une photo ou une vidéo, d'envoyer un message vocal, de rédiger un sondage ou de créer un coupon. Les possibilités sont infinies ! Pour ajouter un autre message, il vous suffit d'appuyer à nouveau sur le bouton + Ajouter. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Suivant.

Ensuite, donnez un titre à votre message de réponse automatique. Les titres ne sont là que pour vous servir de référence, alors nommez-les comme vous le souhaitez. Par exemple, s'il s'agit d'un message d'accueil, vous pouvez simplement le nommer Message de bienvenue.

Activez le bouton de basculement pour la programmation. Choisissez le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez. Sélectionnez ensuite Dates ou Heure pour programmer votre message. Notez que si vous sélectionnez Dates, vous ne pourrez pas programmer l'heure de vos réponses automatiques et vice versa.

La fonction de réponse automatique du compte officiel LINE vous permet également d'ajouter des mots-clés à votre message de réponse automatique. L'activation des mots-clés permet à votre message d'être envoyé automatiquement lorsqu'un client envoie un message contenant une correspondance à 100 %.

Par exemple, si vous avez défini menu comme mot-clé pour votre réponse automatique et que le message d'un client contient le mot menu, le message de réponse automatique sera envoyé au client

Notez que chaque mot-clé ne peut pas dépasser 30 caractères et que vous pouvez ajouter autant de mots-clés que vous le souhaitez, à condition qu'ils soient liés à la réponse automatique. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer pour publier votre réponse automatique.

Ensuite, nous verrons comment configurer la réponse automatique sur le gestionnaire de compte officiel LINE .

Comment configurer LINE Auto Reply sur LINE Official Account Manager

Comme pour l'application du compte officiel LINE , vous pouvez mélanger les différents types de médias lorsque vous créez un message de réponse automatique sur le gestionnaire du compte officiel LINE , et vous pouvez également créer jusqu'à 5 messages. Suivez les instructions ci-dessous :

1. Cliquez sur Messages à réponse automatique dans le panneau gauche de la page d'accueil de votre LINE Official Account Manager.

2. Cliquez sur Nouveau message pour créer votre réponse automatique au chat LINE .

3. Donnez un titre à votre message de réponse automatique.

4. Cochez la case Planification pour définir les dates ou les heures de votre planification. N'oubliez pas de sélectionner le bon fuseau horaire.

5. Cochez la case Utiliser des mots-clés et saisissez vos mots-clés dans le champ ci-dessous.

6. Sélectionnez les types de formats de messages et commencez à rédiger vos messages.

Enfin, cliquez sur Enregistrer les modifications et vous aurez terminé.

Sur le gestionnaire de compte officiel LINE , vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver votre message de réponse automatique. Si vous souhaitez désactiver votre réponse automatique, rendez-vous sur la page du message de réponse automatique, trouvez la colonne d'état et désactivez l'interrupteur.

Dans la section suivante, nous vous montrerons comment configurer les messages de réponse automatique de LINE sur respond.io.

Comment configurer LINE Auto Reply sur respond.io

Bien que le gestionnaire de compte officiel LINE et l'application vous permettent de choisir le type de format que vous souhaitez, ils sont limités à l'automatisation des messages d'accueil et d'absence.

Si vous recherchez une automatisation plus poussée, vous avez besoin d'une plateforme de messagerie telle que respond.io. Vous pouvez y personnaliser et automatiser les réponses en fonction des demandes des clients, acheminer et affecter les clients à l'équipe ou à l'agent adéquat, et utiliser des requêtes HTTP pour échanger des informations de contact avec votre CRM.

Une fois que vous avez connecté votre compte officiel LINE à respond.io, suivez les instructions ci-dessous pour configurer les messages de bienvenue et d'absence pour votre entreprise à l'aide des flux de travail.

1. Cliquez sur Workflows dans le menu de navigation latéral et cliquez sur Add Workflow.

2. Définissez le déclencheur du flux de travail sur Conversation ouverte.

3. Ajoutez l'étapeDate et heure pour définir vos heures d'ouverture.

Les messages envoyés pendant les heures de bureau tomberont dans la branche "Succès", tandis que les messages envoyés après les heures de bureau tomberont dans la branche "Échec".

4. Cliquez sur le bouton + sous les branches Succès et Échec pour ajouter une étape Envoyer un message . Veillez à sélectionner LINE comme canal.

5. Rédigez votre message d'accueil dans le champ de texte de la branche "Succès" et votre message d'absence dans la branche "Échec".

6. Ajoutez l' étapePoser une question pour obtenir les informations des clients afin de pouvoir les contacter lorsque vous serez de nouveau en ligne.

Les réponses peuvent être enregistrées en tant que variables, champs de contact ou étiquettes à utiliser dans d'autres parties du flux de travail. Une fois que vous avez terminé, enregistrez et publiez.

Voilà les étapes à suivre pour configurer la réponse automatique LINE pour votre entreprise. Dans la section suivante, nous verrons quelques exemples de messages de réponse automatique que les entreprises peuvent utiliser dans différents scénarios.

LINE Exemples de messages de réponse automatique au chat

Les entreprises peuvent utiliser la réponse automatique LINE pour différents scénarios - messages de bienvenue généraux, messages d'absence, messages de vacances, messages de mise à jour de l'entreprise et messages de capture de prospects. Chacun d'entre eux a sa propre façon d'engager le dialogue avec les clients et de susciter les actions souhaitées.

Consultez ces exemples de messages automatiques LINE que vous pouvez utiliser pour répondre à vos clients.

Accueil général

Vous voulez faire une bonne première impression à vos clients ? Les messages de bienvenue vous aident à établir une relation avec les clients potentiels, à les familiariser avec votre marque et à gagner leur confiance. Voici quelques modèles de messages de bienvenue qui vous aideront à rédiger votre message de manière efficace.

1. "Bonjour de la part de [nom de l'entreprise]. Comment puis-je vous aider aujourd'hui ?"

2. "Bonjour, merci pour votre message. Restez à l'écoute et laissez-nous traiter votre demande. Nous vous contacterons bientôt."

3. "Bonjour ! Merci de faire partie de [nom de l'entreprise] ! Nous sommes très heureux de vous compter parmi nous."

Messages d'absence

Les messages d'absence sont un moyen pratique de répondre aux messages des clients en dehors des heures de bureau. Voici une liste de messages d'absence que vous pouvez utiliser pour informer les clients que vous n'êtes pas disponible :

1. "Bonjour 👋 merci pour votre message. Nous sommes actuellement indisponibles mais nous reviendrons vers vous dans les 24 heures."

2. "Cher client, nos heures d'ouverture sont de [heure] à [heure]. Veuillez attendre une réponse dans ce délai."

3. "Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise], nous sommes absents pour un voyage d'affaires du [date] au [date]. Nous vous recontacterons à notre retour le [date]."

Vœux de vacances

Fermé pour les vacances ? Définissez un message de réponse automatique pour informer les clients de votre disponibilité et n'oubliez pas de leur assurer que vous répondrez à leurs messages lorsque vous serez de retour. Vous trouverez ci-dessous quelques messages d'accueil pour les fêtes de fin d'année à l'adresse LINE :

1. "Je vous souhaite un Noël joyeux🎄 Merci pour votre message, mais nous sommes en vacances du [date] au [date]. Nous vous recontacterons à notre retour le [date]. Santé !"

2. "Bonne année de la part de [nom de l'entreprise] 🎊 Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"

3. "Joyeuse Saint-Valentin ! Nous sommes occupés à emballer des bouquets en ce moment, mais nous vous recontacterons dans les xx heures. Cordialement, [nom de l'entreprise]."

Mises à jour des entreprises

Les entreprises peuvent également utiliser les messages de réponse automatique de LINE pour informer les clients d'événements ou de développements inhabituels, tels que des interruptions de service ou des réponses retardées pendant les périodes de pointe. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de messages :

1. "Merci pour votre message. Nous nous excusons pour l'interruption du service et pour la gêne occasionnée. Notre équipe travaille d'arrache-pied pour résoudre le problème le plus rapidement possible. Merci pour votre patience 🙏"

2. "Bonjour. Nous recevons un grand nombre de messages et faisons de notre mieux pour y répondre le plus rapidement possible. Nous vous contacterons dans les 24 heures."

3. "Bonjour ! Merci de nous avoir écrit. Nos services sont actuellement indisponibles. Nous nous efforçons de résoudre rapidement ce problème. En attendant, consultez notre page d'état pour obtenir les dernières mises à jour : [lien]."

Capture de prospects

Améliorez votre message de réponse automatique en demandant les coordonnées de vos clients. C'est une excellente occasion de transformer des clients potentiels en contacts LINE . Voici quelques exemples que vous pouvez utiliser pour votre entreprise :

1. "Bonjour, nous vous remercions de votre message. Nous vous remercions pour votre message, mais nous sommes actuellement indisponibles. Veuillez laisser votre nom et votre adresse électronique, et nous vous répondrons dès que possible."

2. "Nous sommes actuellement absents du bureau. Veuillez indiquer votre nom complet et votre adresse électronique ci-dessous. Nous vous recontacterons bientôt."

3. "Merci d'avoir pris contact avec nous ! Pouvons-nous obtenir votre nom et votre adresse électronique avant de poursuivre ?"

Maintenant que vous connaissez les avantages de l'utilisation de la réponse automatique LINE pour améliorer vos communications professionnelles et les étapes de sa mise en place, il est temps de connecter votre compte LINE à respond.io pour commencer.

Pour en savoir plus

Vous voulez en savoir plus sur les avantages que LINE peut apporter à votre entreprise ? Nous avons compilé une liste d'articles que vous pouvez lire ici :

• Comment générer le code QR LINE
• Comment envoyer des notifications push à LINE
• Votre guide pour l'envoi de messages à diffusion générale LINE