How To Article

Routage de Chat: Comment Construire une Route de Discussion vers la Bonne Equipe

Román Filgueira
Román Filgueira
· 03 Aug 2023
16 min de lecture
Routage de Chat: Comment Construire une Route de Discussion vers la Bonne Equipe

Pour les entreprises avec plusieurs équipes orientées vers la clientèle, il peut être difficile de construire un parcours de discussion. Cependant, les entreprises qui mettent en œuvre le routage correctement voient une amélioration de la vitesse et de la qualité de leurs conversations. Cet article vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur le routage de chat, y compris comment planifier et exécuter des stratégies de routage de chat en utilisant la réponse. o Module Workflows en tant que routeur de chat.

Qu'est-ce que le Routage de Chat?

Le routage est le processus qui détermine quelle équipe dans une entreprise sera responsable de gérer une conversation. Cela dépendra non seulement des besoins des contacts, mais aussi de la manière dont une entreprise organise ses équipes.

Traiter des messages instantanés et des courriels n’est pas pareil. En ce qui concerne la messagerie instantanée, la vitesse à laquelle le routage doit se produire doit être en temps quasi réel pour que le client soit satisfait.

Routage de Chat vs Ticket Routing

Traditionnellement, les entreprises s'approchent du routage par courrier électronique avec des systèmes de billetterie. Mais les systèmes de tickets ont des inconvénients par rapport au routage de chat, comme le potentiel de retards de temps de réponse.

Lors de l’acheminement des billets, les clients doivent soumettre un formulaire ou un courriel et attendre qu’un agent vienne chercher le billet. Cette période d'attente peut être frustrante pour les clients qui ont besoin d'une aide immédiate.

Sur la même note, le routage des tickets manque de communication en temps réel. Contrairement au routage du chat, qui permet des échanges rapides en arrière et en arrière par le biais de canaux de messagerie instantanée, Il se peut que les systèmes basés sur les billets n'offrent pas l'immédiat requis pour résoudre des problèmes complexes ou urgents.

Cette image montre la différence entre le routeur de chat et le routage de billets, une méthode traditionnelle pour gérer les conversations entrantes.

En outre, le routage de tickets se produit souvent par email et offre rarement le même niveau de support multicanal que le routage de chat.

Parce que de nombreux systèmes de billetterie ont été construits pour les canaux traditionnels comme les e-mails, ils pourraient ne pas s'intégrer de façon transparente aux réseaux sociaux ou aux plateformes de messagerie instantanée, limitant ainsi la manière dont les clients peuvent se connecter.

Bien que certains prennent en charge ces intégrations, ils ne peuvent généralement pas supporter les fonctionnalités natives du canal.

Étant donné que les interactions par courriel sont lentes et non conversationnelles, le routage de tickets par courriel n'est pas la meilleure approche pour les demandes simples qui devraient être traitées rapidement. En fait, elle peut potentiellement ralentir le processus global de résolution des problèmes.

Router des conversations de messagerie instantanée et des courriels n’est pas pareil. En ce qui concerne la messagerie instantanée, la vitesse à laquelle le routage doit se produire doit être en temps quasi réel pour que le client soit satisfait. Voyons comment cela peut être réalisé.

Comment fonctionne le routage du chat

Lorsque les clients ont une requête ou ont besoin d'aide, ils peuvent facilement initier une conversation par le biais du site web de la société', de l'application ou du canal de messagerie instantanée. C'est souvent aussi simple que de cliquer sur un widget de chat ou un lien de chat .

Le processus est conçu pour être facile à utiliser, en veillant à ce que les clients puissent rapidement trouver de l'aide sans obstacles inutiles.

Certains systèmes de routage demandent des informations de base aux clients avant de les acheminer vers une équipe par le biais de questions automatisées. Détails tels que le nom du client's l'adresse de courriel ou le numéro de commande jouent un rôle essentiel dans la personnalisation de la conversation et, surtout, dans le routage réussi.

Cette image montre comment un routeur de chat fonctionne sur les messages Google Business

Lorsque vous traitez avec des clients de retour, ces informations peuvent être récupérées automatiquement à partir de la banque de données de l’entreprise, en économisant du temps aux agents et aux clients.

Une fois les contacts identifiés, la logique de routage de l'entreprise entre en jeu. Certaines entreprises achemineront automatiquement les clients en fonction des données fournies, tandis que d'autres laisseront leurs clients choisir leur voyage à travers des menus interactifs.

Ensuite, nous explorerons certains des avantages de l’utilisation du routage de chat pour gérer conversations entrantes.

Avantages de Routage de Chat

Le routage de chat pour les entreprises offre une gamme d'avantages. D’abord, il optimise l’utilisation de l’équipe, rendant les opérations axées sur la clientèle plus rentables en gérant efficacement les ressources humaines.

Le routage de chat est facilement évolutif au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, ce qui signifie que les grandes entreprises peuvent personnaliser leurs propres stratégies de routage pour plusieurs équipes spécialisées. De cette façon, les entreprises peuvent s'assurer que les conversations sont acheminées vers des équipes d'experts dans leur domaine — par exemple, une équipe de soutien technique.

De plus, le routage de chat garantit une expérience client personnalisée, car les clients retournant ou VIP peuvent être dirigés vers des équipes spécialisées, favorisant ainsi des relations plus solides avec des clients fidèles.

Cette image montre les avantages du routage prioritaire des conversations pour les entreprises.

L'un des avantages les plus significatifs du routage de chat est la réduction du temps de résolution des conversations. En dirigeant rapidement les clients vers la bonne équipe et agent, les problèmes sont traités rapidement, ce qui se traduit par des taux de résolution au premier contact plus élevés et une meilleure satisfaction client.

Dans l'ensemble, lorsque la logique de routage est correctement appliquée, le routage du chat améliore considérablement l'expérience client. Des interactions plus rapides et plus pertinentes jouent un rôle crucial pour accroître la satisfaction de la clientèle en répondant rapidement et efficacement à ses besoins.

Maintenant que vous êtes familier avec le routage de chat et ses avantages, nous allons vous expliquer quelques-unes des méthodes de routage de chat les plus populaires.

Méthodes de routage de chat

Voici quelques façons courantes d'utiliser des stratégies de routage pour répondre à leurs besoins commerciaux. Ce ne sont que des exemples. Parce que chaque entreprise fonctionne différemment, vous devriez également trouver la stratégie de routage qui convient le mieux aux équipes de votre entreprise.

Avant de décider d'une méthode de routage, il y a deux choses à faire. Tout d'abord, énumérez les équipes qui seront impliquées dans la gestion de la clientèle. Deuxièmement, définissez quand diriger les conversations vers une équipe vers une autre.

Itinéraire de chat basé sur la fonction d'équipe

Les entreprises qui choisissent cette méthode gèrent les clients de lieux similaires qui parlent la même langue. Étant donné que les contraintes de langages et de fuseaux horaires sont minimes, le travail est organisé en fonction des fonctions des agents.

Il existe deux manières d'acheminer les conversations en fonction des fonctions d'équipe. Vous pouvez utiliser un menu de discussion pour demander aux contacts du fil de conversation à quelle équipe ils souhaitent parler. Le mieux est d'y parvenir avec une question à choix multiples.

Cette image montre un parcours de chat basé sur la fonction d'équipe et quelles entreprises peuvent l'utiliser

Alternativement, les agents peuvent demander des contacts à leur adresse e-mail et déterminer quelle équipe doit les traiter en interrogeant la banque de données de leurs clients. Dans les deux cas, le contact se poursuivra le long de la branche de la fonction désirée.

Route du chat basée sur la langue du contact

Les contacts aiment obtenir de l'aide dans leur langue préférée. C'est pourquoi cette méthode est appliquée par des entreprises avec un public international ou opérant dans des régions où les gens parlent plusieurs langues.

Similaire au routage basé sur des fonctions, vous pouvez obtenir la langue préférée d'un contact en posant une question. S'il y a eu des interactions précédentes avec le contact, vous devriez enregistrer le langage de contact comme une valeur de données pour éviter des questions répétitives.

Cette image montre la route de chat basée sur la langue de contact et quelles entreprises peuvent l'utiliser

Le nombre de succursales doit correspondre au nombre de langues supportées par votre entreprise. Une fois que la langue de contact est identifiée, ils peuvent continuer le long de la branche de la langue désirée qui sera acheminée vers une équipe.

Itinéraire de chat basé sur les changements d'équipe

Certaines entreprises reçoivent des messages à différentes heures de la journée, de sorte qu'elles doivent disposer d'équipes orientées vers la clientèle pour de longues périodes, voire 24 heures sur 24.

Le routage basé sur le décalage est destiné à contourner les heures d'ouverture d'une entreprise, plutôt que les valeurs de données de contact. Les succursales se fondent sur des quarts d'équipe qui permettent aux entreprises d'orienter leurs contacts vers l'équipe de travail actuelle.

Cette image montre des stratégies de routeur de chat basées sur des quarts, utilisés par les entreprises avec des clients internationaux.

Ainsi, en fonction de l'heure de la journée ils commencent une conversation, les contacts sont acheminés vers des équipes orientées vers le client avec des heures de fonctionnement différentes. Les entreprises qui utilisent cette méthode de routage ont souvent un public international.

Pour exécuter des stratégies de routage de chat efficaces, vous aurez besoin d'un constructeur d'automatisation avancé et convivial. Respond.io Workflow Builder est conçu pour simplifier les opérations commerciales telles que le routage de chat.

Transforme les conversations des clients en développement commercial avec respond.io. ✨

Gérez les appels, les chats et les e-mails en un seul endroit !

Discuter avec Respond.io : Les Bases

Tous les utilisateurs respond.io ont accès au Module Workflows indépendamment de leur plan. Alors que les Workflows peuvent être créés à partir de zéro, ce module inclut une liste de Modèles de Workflow pour aider les nouveaux arrivants avec l'automatisation respond.io.

Sur l'application Respond.io, accédez au module Workflows et cliquez sur Ajouter un workflow. Ensuite, sélectionnez Routage multi-équipes : Choix multiple par contact. Il s'agit du modèle de workflow que nous utiliserons pour vous guider à travers les bases du routeur de discussion Respond.io.

Cette image montre comment implémenter le routage des priorités de chat. en utilisant le module de workflows de respond.io.

Une stratégie de routage de chat simple a généralement trois étapes:

  1. Poser une question

  2. Enregistrer la réponse

  3. Construire des branches

Voyons ce qui se passe dans chacune de ces étapes et pourquoi elles sont importantes pour une stratégie de routage de chat réussie.

Étape 1 : Poser une question

La Poser une question Étape vous permet de demander des informations pertinentes à vos contacts. Il existe de nombreux formats de questions que vous pouvez utiliser. Selon votre choix, la liste des réponses acceptables changera.

Les questions à choix multiples sont un moyen populaire d'obtenir des informations de contact à l'aide de valeurs discrètes. Pour rendre les choses simples, nous avons déjà construit une Étape Posez une Question avec deux valeurs distinctes : parler à des ventes ou du support.

Cette image montre la première étape pour construire un flux de routage de discussion prioritaire avec respond.io : Posez une question.

Lorsque les contacts arrivent à cette étape, ils devront faire un choix. Ceci déterminera dans quelle équipe ils seront acheminés. Plus important encore, les réponses doivent être sauvegardées pour construire les étapes suivantes du flux de travail.

Étape 2 : Enregistrer la réponse

En ce qui concerne la sauvegarde des réponses, il y a deux possibilités principales. Lorsqu'une seule valeur peut être utilisée dans les conversations futures, la réponse doit être enregistrée en tant que Champ de contact. Si vous demandez des e-mails de contact avant de les router, vous pouvez enregistrer leur adresse e-mail pour une identification future.

Lorsque les Contacts choisissent entre les ventes et le support, leur choix ne sera utile que pour la conversation actuelle. Dans des scénarios comme celui-ci, les réponses doivent être enregistrées sous la forme de variables dynamiques.

Cette image montre la deuxième étape pour construire un routeur de chat avec les flux de travail respond.io : Enregistrer la réponse

Les variables dynamiques stockent des informations juste pour le temps que le Contact parcourt le flux de travail. Une fois que le Contact quitte le flux de travail du routeur de chat, toutes les données collectées dans des variables ne peuvent plus être utilisées. Maintenant que nous avons recueilli les réponses aux contacts, nous pouvons commencer à construire des succursales.

Étape 3 de la route du chat : Construire une branche

Combien de Branche Étapes devriez-vous ajouter à un Workflow ? La réponse est simple. Autant que le nombre d'équipes que vous souhaitez impliquer dans votre stratégie de routage de chat. Parce que nous sommes en train de router sur la base de deux fonctions d'équipe, ce modèle de flux de travail est fourni avec deux branches pré-compilées par défaut.

Pour créer une route de chat, configurez les conditions spécifiques pour chaque branche en utilisant les variables dynamiques précédemment enregistrées. Ensuite, appliquez votre stratégie d’attribution d’agent à la fin de chaque branche pour attribuer des contacts aux agents disponibles.

Cette image montre la troisième étape pour créer un routeur de chat avec les flux de travail respond.io.

Pour résumer, les contacts qui commencent une conversation avec votre entreprise déclencheront la question automatisée. Ensuite, leur réponse sera enregistrée en tant que variable. Et sur la base de cette variable, ils seront acheminés vers la bonne équipe.

Cette section jette les bases pour utiliser le module respond.io Workflows comme routeur de chat. Mais il y a beaucoup plus à faire. Nous discuterons des possibilités de routage dans la section suivante.

Techniques de Routage de Chat supplémentaires

Vous avez maintenant quelques étapes basiques de routage de chat en place, qui peuvent être appliquées sur la route des Contacts vers les équipes en fonction d'une seule condition. Cependant, les entreprises qui ont besoin de routage de chat plus complexe doivent faire quelques réglages supplémentaires.

Peut-être doivent-ils gérer les clients en fonction de diverses conditions, acheminer de nouveaux clients et de retour ou gérer efficacement les défaillances de routage. Voici quelques façons de rendre votre routeur de chat encore plus raffiné.

Itinéraire de branchement multi-conditions

Au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, le nombre et la taille des équipes de votre entreprise seront les mêmes. Ainsi, vous devrez probablement affiner votre stratégie de routage pour gérer plus de demandes et coordonner vos équipes avec efficacité.

Vous pouvez implémenter une stratégie de routage multi-conditions en construisant des branches avec deux ou plusieurs conditions. Cela vous permettra d'exécuter un routage plus complexe, comme acheminer un contact vers une équipe de vente anglophone ou une équipe de support espagnole.

Branchement multi-conditions avec le module respond.io Workflows

La mise en place de workflows de routage multi-conditions prend un peu plus de temps que prévu. Mais comme vous pouvez avoir jusqu'à quatre branches par étape Branche , vous pouvez construire des routes pour de multiples scénarios.

Routeur de chat pour les nouveaux clients et les retours

Certaines entreprises gèrent différemment les nouveaux clients et les clients retournés à partir de. Avec les nouveaux clients, l'accent est souvent mis sur l'enrichissement de leurs profils dans une banque de données pour une identification future et leur conversion en clients fidèles.

Étant donné que les clients existants ont déjà fourni leurs données pertinentes lors d'interactions précédentes, ils sont rapidement identifiés. L'objectif est de diriger ces clients rapidement et efficacement vers la meilleure équipe et l'agent pour favoriser la satisfaction et la fidélité de la clientèle.

Pour implémenter cette technique de routage, utilisez le modèle de flux de travail respond.io nommé routage : Nouveau & Contacts de retour.

Cette image montre comment créer un chatrouter pour les nouveaux clients avec respond.io Workflows.

Ce flux de travail est déjà conçu pour acheminer de nouveaux contacts et les renvoyer dans deux branches différentes. Cependant, n'hésitez pas à le modifier pour l'adapter à vos équipes et à votre logique de routage.

N'oubliez pas d'utiliser Envoyer un message Étapes pour communiquer avec les clients pendant qu'ils sont acheminés afin de créer une bonne impression et de gérer les attentes en matière de temps d'attente.

Routeur de chat pour les clients de haute valeur

En privilégiant les contacts VIP, les entreprises peuvent offrir un service plus personnalisé et plus rapide. Affecter une route séparée pour les Contacts VIP permet une allocation efficace des ressources, en s'assurant que les agents hautement qualifiés répondent à leurs besoins uniques.

Cette approche améliore non seulement l'expérience globale des clients, mais favorise également l'établissement de relations plus étroites avec des clients fidèles.

Cette image montre comment construire un routeur de chat en utilisant respond.io pour acheminer des clients de grande valeur.

Pour implémenter cette technique de routage, utilisez le modèle de flux de travail respond.io nommé Routing: Contacts VIP.

Ce flux de travail vous permet d'identifier les contacts VIP lorsqu'ils commencent une conversation avec votre entreprise. Les contacts sont qualifiés dans votre banque de données via une requête HTTP Étape. Ensuite, les contacts VIP et réguliers sont divisés en deux branches différentes, que vous pouvez développer avec des étapes supplémentaires.

Échec de la gestion du routeur du chat

Les contacts qui ne remplissent pas les conditions d'aucune des succursales de routage sont acheminés vers la succursale Sinon. Cette succursale a été conçue pour permettre aux entreprises de contourner la panne de routage.

Cependant, les contacts quitteront automatiquement le flux de travail si cette branche n'a aucune étape intégrée.

Traitement des erreurs de routage dans le module respond.io Workflows

Voici une façon facile de prévenir : utilisez la branche Else pour assigner des Contacts à un superviseur et demandez-lui de terminer le processus de routage avec un commentaire interne.

Même si les superviseurs s’occuperont de ces échecs et exceptions de routage, aucun contact ne passera par les fissures. De plus, vous pouvez apprendre des incidents de routage courants pour améliorer le flux de travail du routeur de discussion.

En conclusion, le routage de chat vous permet d'économiser de l'argent, du temps et des ressources tout en maintenant les clients satisfaits d'un service rapide et efficace. Pour cette raison, assurez-vous d'utiliser un constructeur d'automatisation avancé conçu pour être évolutif.

Respond.io dispose d'un module complet de Workflows et de nombreuses autres fonctionnalités pour faire passer la messagerie professionnelle au niveau supérieur. Pour commencer avec le routage du chat, essayez respond.io gratuitement!

Attirez TikTok, convertissez sur respond.io. ✨

Augmentez votre stratégie de messagerie TikTok aujourd'hui!

Lectures complémentaires

Si vous avez trouvé cet article utile, voici quelques lectures supplémentaires qui pourraient vous intéresser.

Partage cet article
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
Román Filgueira
Román Filgueira

Román Filgueira, diplômé de l'université de Vigo détenant un baccalauréat en langues étrangères, a rejoint l'équipe respond.io en tant que rédacteur de contenu en 2021. Román offre un aperçu des meilleures pratiques d'utilisation des applications de messagerie pour stimuler la croissance de l'entreprise.

Articles connexes 👩‍💻

Everything You Need to Know About WhatsApp Voice Call

Learn how WhatsApp Voice Call works, its key benefits, use cases and how businesses can leverage it for better communication and customer engagement.

Tourner les vues sur le revenu : comment utiliser TikTok pour le marketing de manière plus efficace

Vous voulez savoir comment utiliser TikTok pour un marketing plus efficace? Apprenez comment optimiser votre compte pour le marketing de TikTok pour générer et gérer des prospects.

Qu'est-ce que l'API WhatsApp pour les appels d'affaires : le Guide d'affaires ultime

Découvrez comment l'API WhatsApp Business Calling fonctionne, ses avantages, ses principaux cas d'utilisation et comment commencer à améliorer la communication, améliorer les conversions et plus encore.

Triple tes résultats commerciaux avec Respond.io 🚀